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1、时间管理 人生的时间表 0 20岁20 40岁40 60岁60 80岁 70岁人的时间分配工作睡觉看电视其他休闲吃东西坐车 什么是时间 1 时间是主管最宝贵的资源 也是最大的敌人2 做好时间管理 就能享受工作和生活3 能掌握每一天 就能掌握一生 时间管理的涵义时间的观念时间效益观念 时机观念时机观念就是要抓住时机的意思 任何一项工作 在一定的时机内在做就会产生非常好的效果 错过时机就会适得其反 管理者只有抓住时机 才能取得良好的时间效益 时间的特性 1 时间有限 而工作无限2 努力工作却并不快乐3 能主导自己的生命4 能实现自己的理想5 能兼顾自己和别人的要求6 做到忙而不盲 时间管理的重要性
2、 由于记忆欠佳 需要重新阅读同一材料 对每天规定的目标只完成一半 却不知为何 每天的大量时间用于对凡事大惊小怪上 漠视自己的行动计划变得越拖越长 当需要时 无法找到重要的文件 由于随手乱放 不得不耗费时间四处寻找 浪费时间 1 我做了什么根本不需要做的事 2 我做了什么能够由别人 并且应该由别人做的事 3 我做了什么耗时过长的事 4 我做了什么会浪费别人时间的事 如何找到原因 1 应有一张思考的床 不要穷忙 瞎忙 无心的忙 2 对不可控制的时间先行控制 并订定处理原则 3 养成事先规划时间的习惯 依事情的轻重缓急优先顺序妥善安排 4 定期研讨工作内容与时间安排 如何改进并提升效率 5 心无旁骛
3、地在一段时间内解决一件事情 6 有效运用每天的黄金时间 时间管理的原则 1 我是否难以说清一天里干了些什么 2 我是否碰到了一个无法再拖延的问题 3 我是否做了实际上不需要做的事 4 我是否常常越权处理 5 我是否往往对某些任务要花费更多的时间 6 我是否难以按时赴约 7 我是否经常会忘记接下去准备做的事 自我检查 各时段工作状态表 08 00 10 0010 00 12 0013 00 15 0015 00 16 0016 00 18 00 1 记录自己的时间 追踪流向 诊断并分析时间运用的状况 2 订定目标并拟订计划 使时间的应用更具效用 3 切实执行计划 研究造成时间浪费的因素及因应之道
4、改掉浪费时间的习惯 成为掌握时间的主人 时间管理三步曲 时间管理之诊断与分析 每日活动记录表时间清单时间管理自行诊断表 每日活动记录表 姓名 年 月 日 时间清单 时间管理自行诊断表 今天作了哪些有意义的事 今天有哪些事情是适当的时间内做的 今天有哪些事情是在不适当的时间内做的 为什么在不适当的时间做了这些事情 今天在哪一段时间着手进行最重要的工作 为什么在这段时间做这份工作 这工作是否可以提早进行做 今天最有效率的是哪段时间 为什么这段时间最有效率 今天最没有效率的是哪一段时间 为什么这段时间最没有效率 今天工作中最大干扰是什么 为什么产生过干扰 这干扰是否可以控制或排除 今天最严重的三个时
5、间陷阱是什么 以后有无可能遗址这些陷阱 如何跨越他们 今天做了哪些不必要的事 今天做了哪些不需要亲自动手的事 今天花费了多少时间做重要的事 今天花费了多少时间做不重要的事 今天有哪些事情本来应花费更多的时间去做 今天有哪些事情本来可以花费较少的时间去做而不至于减低效果 从明天开始 应该怎样做才能改进时间的效果 时间计划表 计划的基本概念 1 充分利用企业的有限资源 发挥最大的效能 2 预测问题 防范事端于未然 3 事情推展前 做有效沟通 让其他部门了解我们需要的协助 也同时了解我们能为他们做些什么 4 协助评估目标的可行性 5 避免不必要的重复 减少无谓的浪费 6 建立优先顺序 按部就班 不赶
6、工 不加班 良好计划的好处 事情分类表 良好的工作计划的技巧优先顺序 设立目标设立目标需要 有效目标计划的关键 目标的要求 排时间表 1 列清单 2 处理文书工作 归档 执行 传阅 废弃 3 个人记事 4 有序排列 摆放物品及文件 5 采用便捷方法 节约时间的方法 与他人共事 1 有一套制度用以监督管理 2 你选择的人务必是心甘情愿 并且有能力 3 教育部属 指导部属使他们有成长的机会 4 确定他们有必要的工具和支援供给 以便完成工作 5 鼓舞部属 促使部属保持积极与热诚的态度 6 授权意味着不仅要分配不好干的事 也要分配容易做的事 7 不能把自己难以胜任的工作转交给别人 授权时应注意 为自己创造时间 突发状况的处理 主管应该懂得说不拒绝时的艺术处理必须要处理的事情 安排在后来的时间计划中 完全时间管理 1 事先周详的计划2 排定工作的优先顺序3 设定长短程目标4 订定每日工作计划5 挑战效率最高点6 学习分配工作 7 今日事今日毕8 避免分散注意力9 将阻碍减到最低10 培养说 不 的能力11 应付突发状况12 随时检视 完全时间管理 结论 透过有效的时间管理 带动部属推动组织成长 创造企业利润 做好时间管理 则他的身体必健康 家庭必美满 财务会富裕 工作圆满达成
