《精编》项目控制培训讲义

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1、项目控制 陈庆新 广东工业大学机电学院工业工程所 2 项目的进度控制 项目计划的执行需要做如下两个方面的工作 需要多次反复协调消除与计划不符的偏差项目计划的控制就是要时刻对每项工作进度进行监督 然后 对那些出现 偏差 的工作采取必要措施 以保证项目按照原定进度执行 使预定目标按时和在预算范围内实现 如何做好项目的进度控制 明确项目控制的目的加强来自各方面的综合 协调和督促 要建立项目管理信息制度项目主管应及时向领导汇报工作执行情况 也应定期向客户报告 并随时向各职能部门介绍整个项目的进程 项目控制包括对未来情况的预测 对当时情况的衡量 预测情况和当时情况的比较以及及时制定实现目标 进度或预算的

2、修正方案 项目控制的流程 项目控制手段和工具 控制手段 制定并遵守计划不断监督必要时进行调整沟通团队工作 可视化图表工具 重要的关系里程碑图甘特图费用成本曲线资源负荷图项目成本记录工作绩效图项目报告表 项目进度动态曲线图 时间坐标网络图 项目进度动态曲线图 甘特图 项目进度控制的类型 1 作业控制 作业控制的内容就是采取一定措施 保证每一项作业本身按计划完成 作业控制是以工作分解结构WBS的具体目标为基础的 也是针对具体的工作环节的 通过对每项作业的质量检查以及对其进展情况进行监控 以期发现作业正在按计划进行还是存在缺陷 然后由项目管理部门下达指令 调整或重新安排存在缺陷的作业 以保证其不致影

3、响整个项目工作的进行 项目进度控制的类型 2 进度控制 项目进度控制是一种循环的例行性活动 其活动分为四个阶段 编制计划 实施计划 检查与调整计划 分析与总结 项目进度控制的类型 2 进度控制 进度控制就是采取措施来保证项目按计划的时间表来完成工作 经常出现的实际进度与计划不符的情况是托期责任心不强 信息失实或遗漏 协作部门的失误等都会影响到工期 不过有许多工期的拖延都是可以避免的 比如增强员工信心 完善信息制度等 不同层次的项目管理部门对项目进度控制的内容是不同的 项目进度控制的类型 2 进度控制 按照不同管理层次对进度控制的要求分为三类 项目总进度控制 项目经理等高层次管理部门对项目中各里

4、程碑事件的进度控制 项目主进度控制 主要是项目部门对项目中每一主要事件的进度控制 在多级项目中 这些事件可能就是各个分项目 项目详细进度控制 主要是各作业部门对各具体作业进度计划的控制 这是进度控制的基础 项目控制主要解决的问题是克服托期 但实际进度与计划不符的情况还有另外一种 即工作的过早完成 一般来说 这是有益无害的 但在有些特定情况下 某项工作的过早完成会造成资金 资源流向问题 或支付过多的利息 项目执行信息的收集 在整个报告期内 需要收集两种数据或信息 实际执行的数据 包括活动开始或结束的实际时间 使用或投入的实际资源和成本等 有关项目范围 进度计划和预算变更的信息 信息数据收集的五种

5、方法 发生概率统计法 即对某一事件发生的次数进行记录的信息收集方法 主要用于 延误报告次数 无事故天数 运行故障次数等 原始数据记录法 这是对项目中实际资源投入量和项目产出技术指标进行统计 经验法 这类指标的定量或定级来源于人的主观意志 指标法 对一些较难或者甚至无法直接获得的对象的有关信息 寻找一种间接的度量或指标 口头测定方式 这种方式常用于测定队员的合作质量 队员士气高低 项目主和业主间合作程度等 项目进展报告的内容 项目进展简介 列出有关重要事项 对每一个事项 叙述近期的成绩 完成的里程碑以及其它一些对项目有重大影响的事件 如采购 人事 业主等 项目近期趋势 叙述从现在到下次报告期间将

6、要发生的事件 对每个将要发生的事件进行简单说明 并提供一份下一期的里程碑图表 预算情况 一般以清晰 直观的图表反映项目近期的预算情况 并对重大的偏差做出解释 困难与危机 困难是指你力所不能及的事情 危机是指对项目造成重大险情的事 同时可提出高层管理人员支持的要求 人 事表扬 项目进展报告的形式 日常报告 日常报告是为报告有规律的信息 按里程碑时间安排报告时间 有时根据资源利用期限发出日常报告 也有时每周甚至每日提供报告 例外报告 此种报告的方式用在为项目管理决策提供信息报告 特别分析报告 常用于宣传项目特别研究成果或是对项目实施中发生一些问题进行特别评述 各种项目进度控制报表项目 关键点检查报

7、告 项目执行状态报告 任务完成报告 重大突发性事件的报告 项目变更申请报告 项目进度报告 IBM 项目管理报告 IBM 项目进度控制总结 四 项目的费用管理 项目的费用管理主要是在批准的预算条件下确保项目的保质按期完成 其主要包括 资源计划费用估计费用安排费用控制 1 资源计划 资源计划涉及到决定什么样的资源 人 设备 材料 以及多少资源将用于项目的每一工作的执行过程之中 因此它必然是与费用估计相对应起来的 资源计划所依赖的数据 工作分解结构WBS项目工作进度计划历史信息 历史信息纪录了先前类似工作使用资源的需求情况 这些资料一般是可以获得的 范围陈述 范围陈述包括了项目工作的说明和项目目标

8、这些应该在项目资源计划的编制过程中应特别考虑 资源安排描述 什么资源是可能获得的是项目资源计划所必须掌握的 特别的数量描述和资源水平对于资源安排描述是特别重要的 组织策略 在资源计划的过程中还必须考虑人事组织 所提供设备的租赁和购买策略 资源计划的方法 专家判断 专家判断对于资源计划的制定是最为常用的 专家可以是任何具有特殊知识或经过特别培训的组织和个人 主要包括 在履行组织的其他单元 顾问 职业或技术协会 工业组织 选择确认 通过制定多种资源安排计划由专家选择 最常用的是头脑风暴法 数学模型 像网络计划中的资源分配模型和资源均衡模型等 资源计划的工具 资源矩阵 资源数据表 时间 周 注 资源

9、数据表中的数值是指工作的人周 资源甘特图 方法学家明确需要设计课程评价设计测试课程课程专家明确需要定义要求设计课程评价设计开发科学课程开发数学课程测试课程印刷 分销评估员评价设计测试课程科学专家设计课程开发科学课程数学专家设计课程开发数学课程印刷设备印刷 分销计算机主机测试课程 12345678910111213141516171819202122232425 时间 周 人力资源负荷图 计划 人力资源负荷图 实际分配 资源负荷图 实际与计划 人力资源负荷图 偏差变化 资源计划的结果 资源的需求计划各种资源需求及需求计划的描述具体工作的资源的需求安排以上结果主要用各种形式的表格予以反映 资源计划

10、总结 案例讨论 人数 周 2 费用估计 费用估计指的是预估完成项目各工作所需资源 人 材料 设备等 的费用的近似值当项目在一定的约束条件下实施时价格的估计是一项重要的因素费用估计应该与工作质量的结果相联系 费用估计过程中 亦应该考虑各种形式的费用交换 比如 在多数情况下 延长工作的延续时间通常是与减少工作的直接费用相联系在一起的 相反 追加费用将缩短项目工作的延续时间 因此 在费用估计的过程之中必须考虑附加的工作对工程期望工期缩短的影响 费用估计的主要依赖的资料 工作分解结构WBS资源需求计划 即资源计划安排结果资源价格 为了计算项目各工作费用必须知道各种资源的单位价格 包括工时费 单位体积材

11、料的费用等 如果某种资源的实际价格不知道 就应该给它的价格作出估计 工作的延续时间 工作的延续时间将直接影响到项目工作经费的估算 因为它将直接影响分配给它的资源数量 历史信息 同类项目的历史资料始终是项目执行过程中可以参考的最有价值的资料 包括项目文件 共用的项目费用估计数据库及项目工作组的知识等 会计表格 会计表格说明了各种费用信息项的代码结构 这对项目费用的估计应与正确的会计目录相对应很有帮助 费用估计的工具和方法 类比估计法 通常是与原有的类似已执行项目进行类比以估计当期项目的费用参数模型法 将项目的特征参数作为预测项目费用数学模型的基本参数 如果模型是依赖于历史信息 模型参数容易数量化

12、 且模型应用仅是项目范围的大小 则它通常是可靠的 从下向上的估计法 这种技术通常首先估计各个独立工作的费用 然后再汇总从下往上估计出整个项目的总费用 从上往下估计法 同上述方法相反是从上往下逐步估计的 多在有类似项目已完成的情况下应用 计算工具的辅助 项目管理软件及电子表格软件辅助项目费用的估计 从下向上的估计法 示意图 从上往下估计法 示意图 费用估计示例 费用估计的基本结果 项目的费用估计 描述完成项目所需的各种资源的费用 包括 劳动力 原材料 库存及各种特殊的费用项如折扣 费用储备等的影响 其结果通常用劳动工时 工日 材料消耗量等表示 详细的说明 费用估计的详细说明应该包括 工作估计范围

13、描述 通常是依赖于WBS作为参考 对于估计的基本说明 比如费用估计是如何实施的 各种所作假设的说明 指出估计结果的有效范围 费用估计总结 3 费用预算 费用预算包括给每一独立工作分配全部费用 以获得度量项目执行的费用基线 图示 费用预算可以分为以下三部分 直接人工费用预算 辅助服务费用预算 采购物品费用预算 累积费用曲线 总的计划支出 当日实际支出与计划支出之间的差异 费用支出 时间 今天 实际支出 计划支出 费用预算 费用预算依赖的主要数据包括 费用估计 工作分解结构 项目进度 费用的分配和安排应该是与进度计划相适应的 费用预算的技术和方法 类同于费用的估计 费用预算的结果 费用预算的主要结

14、果是获得费用线 费用线将作为度量和监控项目实施过程中费用支出的依据 通常的费用曲线随时间的关系是一个S型曲线 费用预算表 ABCDEF 月计累计 费用负荷曲线 费用累积负荷曲线 预算基准线 费用预算总结 单位时间费用支出 案例讨论 绘制费用负荷及累积曲线 费用负荷曲线 费用累积曲线 4 费用控制 费用管理不能脱离技术管理和进度管理独立存在 相反要在成本 技术 进度三者之间作综合平衡 及时 准确的成本 进度和技术跟踪报告 是项目经费管理和费用控制的依据 费用控制就是要保证各项工作要在它们各自的预算范围内进行 费用控制的基础是事先就对项目进行的费用预算 费用控制的基本方法是规定各部门定期上报其费用

15、报告 再由控制部门对其进行费用审核 以保证各种支出的合法性 然后再将已经发生的费用与预算相比较 分析其是否超支 并采取相应的措施加以弥补 费用控制的内容 费用控制主要关心的是影响改变费用线的各种因素 确定费用线是否改变以及管理和调整实际的改变 费用控制包括 监控费用执行情况以确定与计划的偏差 确使所有发生的变化被准确记录在费用线上 避免不正确的 不合适的或者无效的变更反映在费用线上 股东权益改变的各种信息费用控制还应包括寻找费用向正反两方面变化的原因 同时还必须考虑与其它控制过程 范围控制 进度控制 质量控制等 相协调 比如不合适的费用变更可能导致质量 进度方面的问题或者导致不可接受的项目风险

16、 费用控制的依据 费用线实施执行报告 这是费用控制的基础 实施执行报告通常包括了项目各工作的所有费用支出 同时也是发现问题的最基本依据 改变的请求 改变的请求可能是口头的也可能是书面的 可能是直接的也可能是非直接的 可能是正式的也可能是非正式的 改变可能是请求增加预算 也可能是减少预算 费用控制的方法与技术 费用控制改变系统 通常是说明费用线被改变的基本步骤 这包括文书工作 跟踪系统及调整系统 费用的改变应该与其它控制系统相协调 实施的度量 主要帮助分析各种变化产生的原因 挣得值分析法是一种最为常用的分析方法 费用控制的一个重要工作是确定导致误差的原因以及如何弥补 纠正所出现的误差 附加的计划 很少有项目能够准确的按照期望的计划执行 不可预见的各种情况要求在项目实施过程中重新对项目的费用作出新的估计和修改 计算工具 通常是借助相关的项目管理软件和电子制表软件来跟踪计划费用 实际费用和预测费用改变的影响 项目的费用控制图解 挣得值方法 挣得值方法是对项目进度和费用进行综合控制的一种有效方法 挣得值方法的三个基本参数 计划工作量的预算费用 BCWS 即 BudgetedCostforWor