《精编》采购管理基础知识培训

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1、采购管理实务 目录1 采购的含义与范围2 采购部门的建立3 采购部门的职责及人员选用4 采购制度与作业流程及表单5 采购计划与预算6 采购规格说明7 供应商管理 8 采购价格与谈判技巧9 交货管理10 品质管理11 采购策略的类别与运作12 国际采购管理13 采购资讯管理14 策略性供应管理15 采购绩效评估与稽核 1 采购的含义与范围 采购的含义 1 狭义的采购买方将 银钱 转让给 卖方 而卖方将 货品 转移给 买方 在买卖双方的交易过程中 一定会发生 所有权 ownership 的转移及占有 买方一定要先具备支付能力 2 广义的采购 租赁 借贷 交换 征收 1 2采购管理的内涵 就企业功能

2、而言的内涵管理是企业为了达成生产或销售计划 从适当的供应厂商 在确保适当品质下 于适当的时期 以适当的价格 购入必需数量的物品或劳务所采取的一切管理活动 即 5R 就管理功能而言的内涵采购管理系研究在取得物品与劳务的过程中 统筹兼顾事前的规划 事中的执行以及事后的控制 以达到维持正常的产销活动 降低产销成本的目的 就采购的规划而言 应包括设定目标 建立制度与组织 划分职责与权限 人员的选用 设计作业流程与表单 以及拟订计划与预算 1 3采购的范围 有形的物品 原料 副料 机具及设备 事务用品 无形的物品 技术 服务 工程发包 实例1 2某电脑公司总务主办采购项目表 一 杂项用品茶杯 壶 台灯

3、配锁 衣架 茶叶 咖啡 奶精 糖 纸巾 桌巾 刻印 冲洗照片 识别证制作二 影印及电讯有关耗材1 影印机 传真机 电报机等所用耗材2 电话机 电话线路申请等三 文具用品 制式及非制式 四 办公设备购买及维修五 广告 议比价 发包人事 法务广告 公司形象广告 产品广告 牌楼制作 国内 六 赠品采购年终纪念品 展示会或业务推广赠品 公开赠品七 印刷品依公布之印刷作业QVL规定办理八 交际礼品采购交际送礼 员工婚丧喜幛 挽联订制九 会议筹备会场洽租 布置 餐饮点心安排十 各种场厅租赁办公室 仓库 厂房洽租等 十一 福利活动全公司性福利活动 旅行 健行 休闲性 体育性 文艺性活动 日用品采购 交通车安

4、排 代订返乡团体票等十二 展览会场工程发包十三 交通设备购买及维修十四 货品托运十五 厂房设备及工程发包维修注 该公司另设有采购部 负责生产性物料之采购 2 采购部门的建立 2 1组织方式 2 1 1分权式的采购组织 即将采购相关的职责与工作 分别授予不同和部门来执行 物料或商品由制造部门或销售部门来拟订 采购工作则可能由采购部门或商品部门掌管 库存之责任则可能将成 商 品归属销售部门 分权式的组织方式 采购部门只承担整个物料管理中的一部分功能与责任 也就是将有关物料或商品需求计划 采购及库存的主管部门 分属不同的指挥系统 譬如采购部门隶属行政部或管理部 物料或商品需求计划部门隶属制造部或销售

5、部 仓储部门隶属资材部或厂务部 会产生以下缺点 权责不清 目标冲突 浪费资源 2 1 2集权式的采购组织 即将采购相关的职责或工作 集中授予一个部门来执行 1 从整体观点处理各项作业 大幅降低物料总成本 2 统筹供需 增强采购能力 提升存量管制绩效 3 指挥系统单一化 各物料部门间的沟通与合作获得改善 4 物料作业系统制度化与合理化 减低了管理费用 可获得利益 集权式的采购组织 正受到与日俱增的欢迎 但在实施之前若能依照下列的步骤来进行 必可克服障碍 奏效立功 1 有计划地推展集权式采购组织 2 把生产计划的功能从制造部门脱离出来 3 配合各行业的特性 4 建立利润中心式的物料组织 着重以行销

6、为出发点来加以检讨 依据销售预测来进行产品 物料 生产等计划 并将采购 外包 制造 加工 仓储 输送等 当作一个体系来运作 5 借重电脑化使效益扩增 2 2隶属关系 总经理 行政副总经理 业务副总经理 生产副总经理 仓储 生管管制 采购 制造 品管 隶属于生产部 总经理 行政副总经理 业务副总经理 生产副总经理 人事 采购 财务 计算机中心 生产管制 仓储 制造 品管 隶属于行政部 总经理 人事副总经理 业务副总经理 财务副总经理 生产副总经理 采购副总经理 生产管制 仓储 制造 品管 隶属于高阶管理阶层 总经理 资财部副总经理 生产部副总经理 其他部门副总经理 采购 跟催 文书处理 储运 生

7、产计划 生产管制 生产日报 物料管制 仓储 运输 收发料 储运 隶属于资材部 采购部经理 采购课课长 稽催课课长 管理课课长 研究课课长 原料组组长 燃料组组长 设备组组长 办公用品组长 维修组组长 铅采购员 铅采购员 化学品采购员 电器采购员 机械采购员 某金属制造公司组织表 2 3采购部门的建立方式 按物品类别 采购部 采购三课 采购二课 采购一课 电子零件 包括集成电路 开关 电阻 连接器 变压器 电热调节器 制动器 机黾器等 机械制品 包含塑料胶品 机器设备 模具等 工程发包事务用品维护机械维护水电 某电子公司采购部组织表 按采购地区 采购部 外购课 内购课 某水泥公司采购处组织表 按

8、采购价值或重要性 E部 制造工程部 制造部 品管部 生管二部 生管一部 仓储部 内购部 厂务部 电脑工程部 机械工程部 视讯工程部 安规部 软件工程部 电源工程部 计划管制部 业一部 业二部 外购部 资讯部 财会部 进出品部 会计部 工业关系部 工厂 厂长室 研究开发处 ID中心 X TERMINAL 业务处 产品中心 财务处 总经理室 内部稽核组 总经理 某电脑公司组织表 按采购过程 供应处 内购课 外购课 接辖课 资讯课 结报组议价组访价组 综合组履约组订约组 报关组验收组提货组 资讯组稽催组物料管理组 某国防科技单位采购组织表 混合式编组 采购处 内购课 原料课 内购课 五多及其他机器零

9、件仪表塑胶制品包装材料工程 主要原料助剂染料 机器零件 某人造纤维制造公司采购组织表 2 4采购部门组织方式之优劣比较 一贯作业的组织方式 有下列优点 1 一位采购人员可综理全部采购过程 权责相当分明 2 符合规模经济的原则 3 对供应商的关系良好 4 由于对供应商有取舍的权力 故可增强及时交货及改善品质的管理效能 一贯作业的组织方式 也有如下缺点 1 一位采购人员负责全部过程的各项作业 工作相当繁复 且无法专精 2 采购案从头至尾 全由一人包办所有过程 使采购人员掌握生杀大权 难免滋生弊端 3 采购人员常因某一采购案件之羁绊 而无法进行其他的案件 致采购完成效率偏低 分段作业的组织方式 有下

10、列优点 1 每位采购员只负责采购过程中的一部分 熟能生巧 减少错误的机会 并提高办事效率 2 一方面是分工合作 另方面则内部牵制 除非全体人员沆瀣一气 否则勾串不易 3 采购过程每一阶段均由专业人员负责 应可提升采购作业的品质 分段作业的组织方式 会有如下缺点 1 采购过程由不同人员分段处理 发收转接手续较多 延误时效 2 各自为政 无人负责 且购用之间 接手人员太多 徒增联系上的困难 3 采购人员的工作满足感比较低 因其对任何采购案件均无完整之决定权 3 采购部门的职责及人员选用 3 1采购部的职责 3 1 1以整体公司而言 请购单位 1 非存量管制物料之申请 2 拟订请购物料之规格及其他需

11、求条件 包括数量 用途及交货日期等 3 采购物料规格之确认与验收 4 重大请购物料预算之编订或估价 物料管制单位 1 根据生产计划拟订物料需求计划 2 制定公司主要物料存量管制水准 3 物料交货进度之管制 4 缺料之稽核 仓储单位 1 请购单位之处理 收件 登记 转送等 2 物料之验收 存储与发主 3 呆料 废料之处理 4 存量管制物料之申请 采购单位 1 审查请购单之内容 包括是否有采购之必要以及请购单之规格与数量等是否恰当 2 与技术 品质管制等部门人员 共同参与合格厂部之甄选 3 执行采购功能 包括询价 比价 议价及订购 4 交货之稽催与协调 5 物料之退货与索赔 采购单位 6 物料来源

12、之开发与价格调查 7 采购计划与预算之编订 8 国外采购之进口许可申请 结汇 公证 保险 运输及报关等事务之处理 9 供应商之管理 10 采购制度 流程 表单等之设计与改善 财务单位 1 物料采购预算之审核 2 各处物料与劳务付款方式的规定 3 物料付款凭证之审查与支付 4 供应商违约赔偿 扣款等之执行 3 1 2以采购部门内部而言 作业层面 1 品质 1 能够明确说明规格 2 提供客观的验收标准给供应商 3 参与品质问题的解决 4 协助供应商建立品管制度 5 尊重供应商的专业技术 2 交货 1 给供应商正确而能达到的交货期 2 提供长期的需求计划给供应商 3 使供应商同意馐及运输方式 4 协

13、助供应商处理交货问题 3 价格 1 给供应商公平的价格 2 让供应商分享共同推行价值分析的成果 3 尽速付款 4 其他 1 对供应商的问题及报怨尽快回应 2 提供技术或检测仪器 使供应商生产更佳产品 3 使供应商尽早参与产品的设计 管理阶层 1 采购经理 1 拟订采购部门工作方针与目标 2 负责主要原料或物料之采购 3 编制年度采购计划与预算 4 签核订购单与合约 5 采购制度之建立与改善 6 撰写部门周报或月报 7 主持采购人员教育训练 8 建立与供应商的良好关系 9 督导采购部门全盘业务及人员考核 10 主持或参与采购相关业务的会议 并做好部门间的协调工作 2 采购课长 1 分派采购人员及

14、助理的日常工作 2 负责次要原料或物料之采购 3 协助采购人员与供应商谈判价格 付款方式 交货日期等 4 采购进度之追踪 5 保险 公证 索赔之督导 6 审核一般物料采购案 7 市场调查 8 供应商之考核 3 采购员 1 经办一般性物料采购 2 查访厂商 3 与供应商谈判价格 付款方式 交货日期等 4 要求供应商执行价值工程的工作 5 确认交货日期等 6 一般索赔案件之处理 7 处理退货 8 收集价格情报及替代品资料 4 助理 1 请购单 验收单之登记 2 订购单与合约之缮打 3 交货记录及稽催 4 访客之安排与接待 5 采购费用之申请与报支 6 进出口文件及手续之申请 7 电脑作业与档案管理

15、 8 承办保险 公证事宜 3 2采购人员的选用 3 2 1才能方面 价值分析能力预测能力表达能力专业知识 3 2 2品德方面 临财不苟得敬业精神虚心与耐心 采购人员的能力与训练 3 3采购授权 为了圆满执行工作并达成目标 一个企业或机构会授与采购部门下列四种决策权 1 供应商之选择 2 交易价格及条件之决定 3 采购规范之确认 4 与潜在供应商之接触联系 某卫浴器材公司采购职务权限表 授权金额大小 通常取决于 1 企业规模愈大 授权金额愈高 2 对采购主管信任程度愈高 授权金额愈高 3 经营者心态愈开放 授权金额愈高 4 企业内部控制制度愈完备 授权金额愈高 3 4采购人员之管理 3 4 1人

16、员招募 内部招募外部招募面谈及选用 3 4 2人员轮调 轮调之优点 1 扩大员工知识领域2 促进部门关系3 提升决策能力4 防止日久生弊5 降低离职率 轮调之缺点 1 人才养成不易2 工作投入不够专心 4 采购制度与作业流程及表单 4 1作业流程4 1 1一般采购作业的流程设计 1 注意先后顺序及时控制2 注意关键点之设置 为便于控制 国外采购 从询价 报价 申请输入许可证 开信用状 装船 报关 提货等均有管制要领或办理时限 3 注意划分权责或任务 譬如请购 采购 验收 付款等权责均应予区分 并指定主办单位 4 避免作业过程中发生摩擦 重复与混乱 5 程序繁简或被重视的程度 应与所处理业务或采购项目的重要性或价值的大小相适应 6 处理程序应合时宜 7 配合作业方式的改善 4 1 2美国采购学者威斯汀 J H Westing 等 主张之采购作业基本步骤 1 确认需求2 需求说明3 选择可能的供应来源4 合宜价格的决定5 订单安排 6 订单追踪与稽核7 核对发票8 不符与退货处理9 结案10 纪录与档案维护 4 2采购表单 4 2 1请购单 编号 订购日期 预定交货日 交易条件 分批交货