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1、湖南省烟草公司营销流程调研报告一、行业背景 烟草行业作为嗜好类消费品工业，有着明显的行业特殊性。为了加强该行业的管理，更好的服务于国民经济发展，中国政府于1981年决定改革烟草管理体制、实行烟草专卖制度，并分别于1982年1月和1984年1月批准成立中国烟草总公司和国家烟草专卖局。1991年6月，全国人民代表大会常务委员会审议通过了中华人民共和国烟草专卖法，用国家立法的形式进一步确立和强化了国家烟草专卖制度，并于1992年1月1日起正式施行。1997年7月3日，国务院颁布了中华人民共和国烟草专卖法实施条例，使烟草专卖法更具有可操作性。 根据烟草专卖法及其实施条例的规定，卷烟、雪茄烟、烟丝、复烤
2、烟叶、烟叶、卷烟纸、滤嘴棒、烟用丝束、烟草专用机械，均属烟草专卖品。国家烟草专卖局对烟草专卖品的生产、销售、进出口贸易及对外经济技术合作业务依法实行专卖管理。中国烟草总公司及所属2000多家工商企业依法组织烟草专卖品的生产经营活动。 中国烟草行业实行统一领导、垂直管理和专卖专营的专卖管理体制。国家烟草专卖局（中国烟草总公司）主管全国的烟草专卖工作及统一管理和经营全国烟草行业的产供销、人财物、内外贸业务。国家烟草专卖局和中国烟草总公司在全国省、地、县设有各级烟草专卖局和烟草公司、全系统有50多万名员工，分别从事着烟草专卖行政管理工作和烟叶种植的技术指导和收购、烟叶复烤、卷烟、雪茄烟等烟草制品的加
3、工，烟草机械和烟用辅助材料的生产；卷烟批发；烟草行业对外贸易与合作等等。二、湖南烟草公司简介 湖南省烟草公司暨湖南省烟草专卖局隶属于中国烟草总公司暨国家烟草专卖局，是湖南省烟草行业的省级管理机构，具有烟草专卖市场的行政管理职能；同时作为企业，依法承担烟草产品购进、生产、调拨、营销及行业管理工作，具有半行政（计划）半企业（市场）的特点。目前管辖有13家地市州烟草（分）公司、1家工商合一的集团公司郴州湘南集团公司、102家县公司、3家调拨站（长沙烟厂调拨站、常德烟厂调拨站、零陵烟厂调拨站）等119家独立核算单位，同时对省内15家烟厂（中央直属4家、计划内地方烟厂5家、地方烟厂4家）进行行业管理和指
4、导。另外各级市县公司拥有近千家批发部具体承担卷烟批发销售工作（批发部不作为独立核算单位）。湖南省烟草公司销售处作为湖南省烟草公司重要职能机构，具体负责全省烟草行业卷烟销售的计划分配、全省卷烟销售市场的管理、销售网建等行业管理工作；同时作为一级批发部门，负责省内外卷烟的购进、调拨、贮运、销售，承担省公司下达的一定数量及利润指标的卷烟产品的销售工作。销售处（10人）目前设置业务科（2人）、财务科（2人）、信息科（3人）、物价科（1人）等部门，具体职能如下：业务科：负责省内外卷烟产品的购进、调拨、销售等工作财务科：负责对销售处发生的经营费用、销售收入、销售成本、往来账款、应交税金等进行核算，并向公司
5、财务处上报销售处资产负债表、损益表、应交款项表等物价科：负责收集市场信息，参与定价领导小组制定批发价格，向市县公司下达价格通知单并监督该价格的执行信息科：负责收集整理省内网点建设信息省烟草公司销售处财务处计划处其它职能部门地州 市公司财务科业务科信息科物价科县公司批发部卷烟厂及调拨站湘南烟草集团公司中国烟草总公司图1 湖南省烟草公司组织结构示意图三、 总体需求湖南省烟草公司营销管理信息系统是由湖南省烟草公司立项，省公司销售处牵头，省公司信息中心配合实施的服务于各级烟草公司，尤其是省烟草公司的管理和决策，面向全省商业环节的营销管理信息系统。本项目的提出是基于对当前的烟草市场发展的需要。目前湖南省
6、烟草经营形式不容乐观：u 全省15家卷烟工厂分别隶属于中央直属、计划内地方烟厂和地方烟厂，省烟草公司仅仅代行行业管理职责，没有人才物管理权限。由于烟草行业在地方经济发展中的特殊性，各烟厂的生产欲望很强，生产能力过剩，限产压库难度非常大，超产时有发生，造成商业环节烟草库存增加，销售难度加大。湖南卷烟市场增长缓慢，产品价格低迷不振，商业销售毛利率持续下降，1998年全省商业销售毛利率甚至达到负数u 卷烟销售信息反馈慢，信息失真现象严重。各级公司得到的下级报表、数据不能真实反映发生的业务情况。u 省公司对烟草销售的调控能力较弱，制定的各项政策不能在全省范围内很好的执行。目前，省烟草公司只能通过一些事
7、后检查的手段进行控制，缺乏事前和事中的控制能力。如最低批发销售价格问题；超计划生产问题；流通领域烟草的体外循环问题等等。由此，本项目在湖南省烟草公司需求较为迫切。本系统的实施应能达到以下要求：u 覆盖全省所有商业环节（到批发部）营销管理u 全面、准确、快速反映各流通环节发生的业务及其信息。如各品牌销售数量、价格、地域、销售增长速度等。u 对收集到的业务信息进行深度分析，辅助进行生产和销售的决策u 系统灵活有弹性。可以适应各种销售政策的变动。如价格政策（省公司制定的最低批发销售价格，那么在不同的单位（市、县、批发部）必须按此价格执行）；限区销售政策（对某些品牌的卷烟限定只能在部分地区销售）；顺价
8、销售问题（销售价必须大于购进价）等。u 系统操作简单、便捷；界面亲切友好。u 其它。四、流程现状41采购流程现状描述说明在湘南烟草集团、岳阳市公司、株洲县公司及各相应批发部调研报告的基础上，整理出湖南烟草行业目前的基本采购流程。其采购流程图见图2-1，这个采购流程图含盖了省公司、分公司和县公司。其中，大部分公司按此流程开展采购业务的，有些公司可能只是执行了大部分流程，这在该流程图中会标识出来。下面描述一下各公司的基本采购流程，这里的供应商分为省内外烟厂、调拨站、烟草公司等。X公司可以向省内外外厂及调拨站采购卷烟，同时，它也可以向省外烟草公司采购。另外，若X 公司是县公司，有向上级公司购进的情况
9、。411省外卷烟的采购的一般流程1、签定合同X公司业务部门根据市场变动情况、结合历史销售业绩和上级公司下达的购销指标，做出销售预测，在每年的5月和10月和全国主要供应商进行业务洽谈，形成购销意向。然后X公司在一年两次的全国定货会上和供应商签定合同。由于运输中存在专卖检查问题，一般需要按每次发货的实际运输能力签定数张合同，每张合同明确到品牌、数量、价格、运输方式等。在购销总指标内，X公司经过与省外供应商协商可以调整合同的执行如推迟发货时间、取消合同执行等。如果需要临时或追加采购，X公司可以到中国烟草交易中心批发市场进行交易，重新签定合同。2、供应商通知发货并开出发票省外供应商在发货之前与业务部门
10、协商，确定是否执行合同，一般是按合同执行，但也有不执行、变更合同和推迟执行等情况。确定执行合同后，省外烟厂根据合同安排发货。同时该供应商开出销售发票递交到业务部门。3、验收入库货到达仓库以后，仓库保管员根据随货同行联验收入库，填写卷烟入库验收单，一式四联，其中第一联存根、第二联业务部门、第三联财务、第四联统计。第三联送交财务科作帐，第二联送交业务部门，以便业务员根据库存情况开展销售业务。同时，仓库保管员在送货回单上签字交给送货人。4、申请付款业务员收到供应商转来的发票，核实无误后填写付款申请单，经业务主管签字后将发票和付款申请单一并交财务部门。另外，如供应商要求先付款后发货，业务员填写预付款申
11、请单，经业务主管同意签字后交财务部门。5、财务付款财务部门收到业务部门转来的付款申请单、采购发票以及库管部门转来的入库验收单，审核无误后付款，或者根据预付款申请单审核付款。付款方式有汇票和托收承付两种。运费有三种付款方式：1.单独托收，2.货款和运费同时托收，3.有承运人持运输发票给x公司的财务部门，财务部门付款。412省内卷烟的采购1、签定计划衔接书X公司业务部门根据市场变动情况、结合历史销售业绩和上级公司下达的购销指标，做出销售预测，在每年的5月和10月和省内供应商进行业务洽谈，形成购销意向。然后X公司在省内的两次定货会上签定计划衔接书。在计划衔接书中没有细化到品牌，只明确购进总量。在总量
12、不变的情况下，由省内供应商（中央直属烟厂）为主确定每月安排发货的卷烟品牌及数量。2、供应商通知发货并开出发票省外供应商在发货之前与业务部门协商，确定是否执行合同，一般是按合同执行，但也有不执行、变更合同和推迟执行等情况。确定执行合同后，省外烟厂根据合同安排发货。同时该供应商开出销售发票递交到业务部门。3、验收入库货到达仓库以后，仓库保管员根据随货同行联验收入库，填写卷烟入库验收单，一式四联，其中第一联存根、第二联业务部门、第三联财务、第四联统计。第三联送交财务科作帐，第二联送交业务部门，以便业务员根据库存情况开展销售业务。同时，仓库保管员在送货回单上签字交给送货人。4、申请付款业务员收到供应商
13、转来的发票，核实无误后填写付款申请单，经业务主管签字后将发票和付款申请单一并交财务部门。另外，如供应商要求先付款后发货，业务员填写预付款申请单，经业务主管同意签字后交财务部门。5、财务付款财务部门收到业务部门转来的付款申请单、采购发票以及库管部门转来的入库验收单，审核无误后付款，或者根据预付款申请单审核付款并做相应的财务处理。付款方式有汇票和托收承付两种。运费付款方式：一般是自提，若对方送货，承运人开票给财务，由财务付款。413向上级公司采购一般有两种情况：分公司替县公司代签合同；下级公司向上级公司申请调剂（临时性）。第一种情况下，县公司的购进流程如下：1、 县公司向分公司上报购进计划（品牌、
14、型号、数量等）2、 由分公司替县公司到全国定货会上代签合同3、 省外烟厂向分公司发货并开票4、 货到分公司后，分公司通知县公司提货5、 县公司的业务员带汇票去分公司先交钱取得发票后自行提货6、 到县公司后，仓库保管员凭随货通行联验收入库，并填写入库验收单，分别交财务部门和业务部门处理。 下级公司向上级公司申请调剂购进时，其购进流程如下：1、 下级公司提出申请2、 上级公司进行审核3、 下级公司叫款提货并取得增值税发票4、 货到下级公司仓库后，仓库保管员凭随货通行联验收入库，并填写入库验收单，分别交财务部门和业务部门。414调拨站购进 由于调拨站和烟厂的特殊关系，调拨站一般没有独立的仓库，没有独
15、立的采购环节。对于调拨站而言，销售和采购是同步实现的。也就是说销售时，调拨站向客户开票，同时烟厂向调拨站开票。415对于罚没烟罚没烟由专卖部门以较低的价格收购或没收，存储在仓库中，然后以较低的价格买出。416采购流程的例外情况由于烟草行业的特殊性，各级公司的部分业务流程是不相同的，采购流程也如此。1 存在代签的情况：有些县级公司没有与某些省外烟草公司签合同的权限，所以由其上一级分公司代它签合同。2 县级公司或分公司向其上级公司购进卷烟：由于市场行情好，县级公司可能出现某种品牌短缺，这时可以向其上级分公司要货，如果分公司同意则成交，但没有正式的采购合同。分公司同样存在向省公司要烟的情况，但也没有正式的采购合同。3 向省外烟草公司购进卷烟：省公司或分公司可以从省外烟草公司购进卷烟，但必须在国家烟草交易中心签合同。4 长沙烟厂每季度订一次货。 42库存现有业务流程主要涉及采购入库，销售出库，内部调拨，从烟厂购进，批发部向所属零售户配送等五种主要业务流程。其中内部调拨又应分为内部调拨的特殊情况和烟草公
