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1、后勤基础管理 综合口工作人员培训01 相关要求 时间 地点 参加人员 公司各部综合口工作人员 后勤22条推行方案 一 规范后勤管理的重要性二 22条设计的整体思路三 22条点检的主要内容四 22项条款的要求及作用 规范后勤管理的重要性 后勤管理是一项非常重要但常常被忽视的管理活动1 后勤管理是企业管理水平的直接体现2 后勤管理是推行精益生产的基础 二 22条设计的整体思路 后勤点检22条主要分为以下六大部分工作计划人力资源工作流程基础管理持续改善5S管理 三 22条点检的主要内容 1 部门明确的工作目标1 部门内部年度 月度 周度计划2 长期计划与短期计划应对应 短期计划是长期计划的细化和完善
2、 如部门内部的实际工作发生较大变动时 需调整长期计划 应与短期计划和开展的实际工作相符 3 计划中每一项工作均由具体负责人 确认人和计划的开始 完成时间 4 要求有计划的编制时间 人员和上级领导批示 同时还要有计划确认人签字栏 2 工作计划及进度指示 1 根据每项工作的实际性质设置节点 在月计划中不允许长达一个月的工作 中间无任何的节点控制 以实现工作过程控制 年度计划相同 2 在计划进度确认中出现不同的颜色 取消 延期 正常进行 3 工作质量确认 1 周度 月度各类工作开展完成同时 及时进行相应落实工作并对其质量进行确认2 严格相应的时间节点确认要求3 统一质量确认标准 并统计格式进行相应记
3、录 未完成 基本完成 完全完成 超额完成 4 计划定期总结 1 每周六确认2 分析原因 对策及改进措施3 滞后的工作项目填写相关申请并签字确认4 月度进行评价通报5 保留相关记录 5 人员组织结构 1 部门内部目视 负责人 科室分类 级别分类及各职责人配置状况2 注明日期及相关确认3 有部门内部的职责描述 体现部门全部的工作职责4 岗位说明书进行年度维护 确保其与组织结构相一致 6 人员工作技能分布 1 根据部门内的职责描述 将所有工作项目分类2 评价出现行工作岗位人员对本职工作的熟练程度3 对新生事物规划学习 并纳入相应的培训计划中4 在没有人员变动的情况下 人员技能每季度更新一次 并保存记
4、录5 对出现的人员变动及离职情况 及时补充相关人员空缺并理顺相关工作开展 7 人员面对面评价记录 1 每半年对直接下级进行面对面评价 找出最弱项 指出改进方向并记录 做为下次面谈基础2 领导的改进方向应具有监督性和可实时性3 每次的基本评价方向应根据实际工作情况进行相应的调整4 直接领导人在人员进入部门3个月后及时与之进行面谈 保存相关记录 8 内部人员培训记录 1 部门内部的培训计划 新人培养 基本技能培养及素质提升2 严格按照计划时间节点执行 并注明相应的变化及要求3 培训签到表 培训日期 讲师 培训内容及相应记录4 培训完成后确认培训效果 以试卷或别的形式进行考核5 保存相应的记录 为后
5、期工作开展指导 9 人员信息管理 1 建立部门内部人员履历表 方便内部管理2 履历表中的相关信息记录详实3 体现部门内部的人性管理 10 工作流程 1 根据各部工作职责及相应组织结构图描述并细化部门所有工作内容 要求能够体现部门内部的所有重点工作2 流程能指导部门内部的具体实际工作3 每个环节应有完成工作的时间 标准4 及时更新工作流程图 使其与实际工作相符 11 流程改进 1 每一季度进行相应的流程改进 具体讨论的内容 时间在计划中体现2 改进完成后 留下相应的记录及改进的效果 并修订完善相关流程 使其与工作相符 能够有效指导相应的工作3 根据删除 简化 合并 重排 新增的原则 进行流程的改
6、进和时间标准的细化4 对出现的问题填写相关记录 特别针对没有流程的项目 12 联络单 1 部门间使用的联络书 需要针对回复人和实施计划进行相关的领导确认 13 规章制度 1 部门内部的规章制度及领导对部门人员的要求2 部门内部明确相关内容并严格遵守 14 文件的分类及存放 1 建立相关台账及明细 涉及下发等文件 2 确认相关编号 也可部门内部设置 部门内部人员熟悉使用3 部门内部文件的保存建档 3分钟内无法找到视为没有 15 部门物品管理 1 台账建立 名称 数量 负责人 并及时更新 保持相符2 制定相关物品点检表 点检时间 点检项目 点检方法 点点检人 确认人3 相关点检要求内容明确 点检周
7、期至少每月一次 且相关人员签字确认4 记录出现的异常及崔策 16 工具改善 1 每月至少一次2 讨论的工具 使用的表格 软件 工作方法等并保存相关记录17 问题反省记录表1 问题原因 对策 发生时间 记录人 确认人姓名2 问题发生2天内记录 5天内确认3 针对发生的问题进行分析原因及制定对策4 每月汇总部门内部发生的问题 组织学习分析 制定对策并存档相关会议纪要 18 月度总结及汇报 1 对月度工作中的不足点进行详细分析总结 制定对策2 要求有本月工作的感想及下月工作开展的计划3 要求必须有上级领导评价及签字确认 以指导后期工作 19 成本控制 1 控制本部门内部的陈本 要求由部门内部的支出费
8、用预测表 明确部门内部的项目和费用支出2 鼓励从细节上节约成本 记录部门内部的一些材料消耗 成本消耗等 并记录部分节约成本的方法和效果3 要求形成部门内部的成本控制图表 包括当月计划支出 实际支出 节约成本 降耗目标值 形成对比图 目视以提高部门内部员工的节约意识 20 办公区域5S 1 办公室区域桌面整洁 文件框标识格式 大小 标识统一2 办公区域内的电线 电话线 电脑线整齐有序3 整个区域内无卫生死角4 办公桌椅摆放整齐 人员要离开后要将桌椅推入桌下 21 部内5S点检 1 点检周期每月至少一次2 点检的项目 方法和应该达到的目标应根据各自特点自行规定 22 目视管理 1 要求将部门的长期
9、计划 规章制度 成本控制表 人员培训 组织结构图 技能分布图 物品点检图 部门5S点检等目视 四 22项条款的要求及作用 1 服务意识2 责任心3 执行力4 变通性5 反馈制 一 服务意识强是做好行政后勤工作的基础 二 责任心强弱决定后勤保障的深度 愿意为组织付出多少 三 执行力度决定后勤保障的有效性 做了没有 做到何种程度 对于有异议或不赞同的地方 以部门领导为主 先执行后评议 以免耽误工作进展 四 变通性决定后勤保障的广度 此路不通另换他法 条条道路通罗马 不要一条道走到黑 杜绝两手一摊 非此即彼 别无他法 响应度和满意度 五 反馈制是提高满意度和执行力的要求 要求 事事有反馈 反馈的方法
10、有多种 让交办任务的人知道你做了没有 做到什么程度 有什么困难 需要什么支持 取得了什么成果 如何反馈 本部门交办的事 做之中反馈进度 做之后反馈结果 其他部门交办的事 做之前请示或知会 领导交办的事 必须得做 除了及时向该领导反馈外 还得在做之前知会部门负责人 做之中反馈进度 做之后反馈结果和领导满意度 外来任务 做之前请示 做之中反馈进度 做之后反馈结果 简单事务 做了之后反馈结果即可 如何沟通 在处理部门间沟通和工作联系中需要注意几点 1 凡是其他部门需要向行政部索取任何物品 文件 尤其是文件 1 公司物品借用 领用做好书面登记 2 制度等公共制度均已发布 其他各部门需要可告知他们在公共
11、文件夹中获取 3 涉密文件等基本涉及不到 若不小心从非正式渠道获得 注意不要在行政部内部流通 根据需要可向部门负责人汇报 更不能向行政部外部流通 唯一原则是行政部不能作为泄密的源头 4 行政部内部使用的管理面单 其他部门如果需要借鉴提出要电子版等 应向部门负责人提出申请 2 凡是其他部门员工或部门领导要求做职责范围外的事情 原则是 职责外的事先请示部门负责人 私事可自己决定帮与不帮 但不得影响本职工作 1 一般情况下 如果是 超出职责外的事 任何情况下都请对方向部门负责人提出 由负责人决定是否承担这些额外事项 并且由谁来承担 2 处理原则是 在确保完成本职工作的前提下 花费的时间和精力不是很多 其他部门确实需要帮助的前提下 尽可能协助完成 避免一些本该由其它部门自行承担的零星 杂活推到行政部 行政部应接不暇并且大家习惯成自然后自然而然成为行政部的 本职工作 比如其他部门文件复印 发送其他部门传真 代打电话联系人员等 拒绝其它部门无理要求或额外要求 在拒绝其它部门无理要求或额外要求时 绝大部分情况下应注意心平气和 遇到不公对待可向部门负责人提出 部门负责人会通过合适的方式和渠道进行处理 如果是侮辱性的 绝对支持正面反击 除打架 辱骂方式外的任何合法的形式 宗旨是 在确保公司大局的前提下 一要保护部门利益 二要保护自我利益
