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1、哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT 本章主要内容系统管理的总体设计账套管理系统授权管理基础数据管理系统数据管理 第二章系统管理的详细设计 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT 第一节系统管理的总体设计 本节主要内容一 系统管理的功能模块划分二 系统管理的数据存储设计 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT 第一节系统管理的总体设计 系统管理的主要功能是对会计信息系统 或ERP系统 中的各子系统进行统一的运行管理 参数设置 权限管理 基础数据管理等 其主要职能是将通用会计软件转化为某一具体单位的专用会计软件 包括系统的初始化和投入运行后日常系统管理 系统管理包括账套管理
2、系统授权管理 基础数据管理 系统数据管理四个模块 如图2 1所示 系统管理的数据存储设计 系统管理的功能模块划分 本小节主要内容 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT 第一节系统管理的总体设计 1 账套管理 包括账套参数设置 各种编码规则的设置等 一个单位可以建立多套账进行核算 如总公司下属多个分公司 而分公司的全部或部分需要独立核算 这就需要建立多个账套来分别核算 各账套之间是独立运行的 互不干扰 但报表管理子系统可以读取不同账套的数据 可以对不同账套的财务报表进行汇总 合并等处理 2 基础数据管理 包括会计科目字典 部门字典 币种与汇率字典 往来字典 客户 供应商 个人往来 项目字
3、典等 对这些字典的数据管理包括数据的增加 修改 删除 查询 打印等处理 3 系统授权管理 包括启用系统管理员 确定账套主管 建立并分配各用户和角色的权限 进行数据权限控制等 4 系统数据管理 包括数据备份 数据引入 期初数据处理 期末结账 结转上年数据等 系统管理的数据存储设计 系统管理的功能模块划分 本小节主要内容 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT 数据存储设计就是对系统中涉及到的数据字典和数据基表进行存储结构设计 各种数据都按定义的数据结构存储在数据库中 数据存储设计在整个系统设计中占重要地位 是系统设计的关键 在某些管理信息系统的书籍中过分强调系统调查和系统分析的重要性 这对
4、于开发某一企业的专用软件或系统实施无疑是非常必要的 但值得指出的是无论是开发专用软件 还是开发通用软件 都要求系统设计人员对企业的管理业务必须十分熟悉 否则将意味着系统开发与实施的失败 用通晓计算机技术 而不懂企业管理的技术人员来设计系统 一切从系统调查和系统分析开始 这绝对是非明智之举 因此 在某些书籍中用大量篇幅所讲述的业务流程分析 业务流程图 数据流程分析 数据流程图 ER图等其实用价值都不大 系统管理的数据存储设计 系统管理的功能模块划分 本小节主要内容 第一节系统管理的总体设计 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT 经验表明 系统设计人员必须是既懂管理业务又懂计算机技术的复合
5、型人才 系统设计从数据存储设计开始 直接设计数据字典和基表结构 按原型法首先给出数据存储的逻辑结构和物理结构 然后再在系统分析的基础上对数据结构进行补充和完善 最终满足用户的所有需求 通用软件的做法是将能够确定下来的数据结构设计完备 不能确定下来的数据结构由用户在系统实施时设定 如固定资产数据结构 项目管理数据结构等 某些功能设计也是如此 如报表管理中的报表格式定义 报表公式定义等 这样做虽然能够实现系统的通用化 但却把一部分系统设计任务交给了最终用户 这无疑会增加系统使用的难度 因此 系统的通用性和可操作性之间是相互矛盾 彼此消长的关系 系统管理的数据存储设计 系统管理的功能模块划分 本小节
6、主要内容 第一节系统管理的总体设计 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT 在进行系统数据存储设计时 要避免过分依赖于书本上的理论和方法 在一些数据库原理和数据结构的书籍中 追求避免数据冗余 实现三范式数据存储结构 设计了大量的主从表处理功能 在开发工具中也是如此 等 这些理论和方法都是有用的 但不要当作原则去刻意追求 三范式主要解决两个问题 其一是节约存储空间 这在目前的计算机硬件发展条件下已不成问题 其二是确保数据源的惟一性 如果系统能够保证数据源的惟一性 那么为了加快数据处理速度和减少编程的复杂性 完全可以舍弃三范式 适当地允许数据冗余 系统管理的数据存储设计 系统管理的功能模块划
7、分 本小节主要内容 第一节系统管理的总体设计 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT 例如在会计信息系统中 如果追求三范式 避免数据冗余 那么只存储凭证数据即可 其他数据都可以用凭证数据算出 都是冗余数据 然而由于计算机的数据处理速度仍然有限 为了提高系统的运行速度 还必须存储大量的发生额和余额数据 以便于快速生成各种账簿和报表 至于主从表处理功能在实际应用中也用的不多 这一点从各种ERP软件的应用中不难看出 在ERP系统的各种功能中 真正使用主从表处理功能的非常罕见 系统管理的数据存储设计 系统管理的功能模块划分 本小节主要内容 第一节系统管理的总体设计 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾
8、文国教授HIT 根据上述数据存储设计思想 下面分别阐述系统管理涉及到的各个数据字典和数据基表的作用和数据存储结构 系统管理涉及到的数据字典和数据基表如表2 1所示 系统管理的数据存储设计 系统管理的功能模块划分 本小节主要内容 第一节系统管理的总体设计 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT 系统管理的数据存储设计 系统管理的功能模块划分 本小节主要内容 表2 1系统管理涉及到的数据字典和数据基表 第一节系统管理的总体设计 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT 系统管理的数据存储设计 系统管理的功能模块划分 本小节主要内容 表2 1系统管理涉及到的数据字典和数据基表 续表 第一节
9、系统管理的总体设计 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT 系统管理的数据存储设计 系统管理的功能模块划分 本小节主要内容 表2 1系统管理涉及到的数据字典和数据基表 续表 第一节系统管理的总体设计 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT 对于需要存储历史数据的基表在数据库中应各设计两个 其数据结构基本相同 只需在给出数据结构的基础上 加上一个4位的年份字段 并将此字段作为组合主键之一 这样就可以保证主键数据的惟一性 不同年份的数据以年份字段加以区分 不同账套的数据以账套号加以区分 用设有年份字段的基表存储历史数据 以年份字段的内容区别各个不同年份的数据 另外其基表名也应不同 可采
10、用在每个基表名前加一个L 历史 字母以示区别 用首位附加有L字母的基表存储历史数据 而用首位不附加L字母的基表存储当年数据 系统管理的数据存储设计 系统管理的功能模块划分 本小节主要内容 第一节系统管理的总体设计 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT 在年终结账后结转上年数据时 将已结账年度数据转存到历史数据基表中 由于历史数据查询不经常使用 其速度慢些可以接受 因此 将历年的历史数据存储在同一基表中 而当年数据处理却经常发生 将当年数据单独存储 有利于提高其数据处理速度 系统管理的数据存储设计 系统管理的功能模块划分 本小节主要内容 第一节系统管理的总体设计 哈尔滨工业大学管理学院会
11、计系艾文国教授HIT 在表2 1中标识 公用 的基表 其数据是整个信息系统所公用的 包括ERP系统 CRM系统 SCM系统等 在C S网络环境下 系统中的所有数据基表都存储在服务器端 服务器必须安装与会计软件配套的数据库管理系统 软件安装程序分服务器安装程序和客户机安装程序两种 服务器安装程序将自动在数据库中创建所需要的数据基表和与数据库连接的登录名 系统管理的数据存储设计 系统管理的功能模块划分 本小节主要内容 第一节系统管理的总体设计 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT 另外 正如本教材的前言所述 由于课程教学的课堂演示和上机试验都采用用友U88 61 教学版 软件产品 而本书所
12、阐述的理论 方法 设计思想 特别是存储设计都与用友软件存在较大的差异 因此 本教材所涉及功能界面中的数据项 并不是与相应基表字段完全对应 以上说明在以后各章节的功能设计和数据基表设计中都是如此 这里的说明在以后各章节中将不再赘述 系统管理的数据存储设计 系统管理的功能模块划分 本小节主要内容 第一节系统管理的总体设计 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT 1 会计科目字典的作用及其数据结构科目字典存储所在账套的主要会计科目基本信息 预算数据 以及12个月的发生额与余额数据 其中除1月份外 其他各月都要设计累计发生额字段 该字典体现了会计核算的体系与内容 用于反映企业经济业务预算与核算信
13、息 为登记账簿 编制财务报表奠定基础 使提供总括与明细信息成为可能 从而为企业的经营管理者提供有用的管理与决策信息 会计科目是有级别的 一级科目应按准则规定设置 二级以下科目可由企业自行设置 科目级次最多可设九级 科目字典的数据结构如表2 2所示 系统管理的数据存储设计 系统管理的功能模块划分 本小节主要内容 第一节系统管理的总体设计 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT 科目设置是会计信息系统的核心 它反映整个企业会计核算乃至财务管理的体系结构 科目字典的数据结构设计是会计信息系统设计的关键 其结构设计将影响整个系统的设计思想 有许多会计软件将科目字典设计为如下结构 账套号科目编号助
14、记码一级科目名称二级科目名称三级科目名称 且将科目发生额与余额另设基表加以存储 这样设计无疑是不合理的 不管采用那种科目字典设计方案都应将科目发生额与余额数据包括在内 假设将表2 2设计方案称为方案1 而将上述多级科目名称分别列示的设计方案称为方案2 则其优缺点如下 系统管理的数据存储设计 系统管理的功能模块划分 本小节主要内容 第一节系统管理的总体设计 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT 方案1的优点是各级科目的发生额与余额已全部具备 需要时可直接读取 而方案2由于只存储末级科目及其发生额与余额 所以在需要上级科目的发生额与余额时 则需要按其下级科目进行汇总计算 但方案1的缺点是多
15、设计一个 末级科目标志 字段 另外在增改会计科目时 方案1和方案2也具有很大区别 这一点在科目字典维护中说明 系统管理的数据存储设计 系统管理的功能模块划分 本小节主要内容 第一节系统管理的总体设计 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT 表2 2会计科目字典的数据结构 系统管理的数据存储设计 系统管理的功能模块划分 第一节系统管理的总体设计 本小节主要内容 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT 表2 2会计科目字典的数据结构 续表 系统管理的数据存储设计 系统管理的功能模块划分 本小节主要内容 第一节系统管理的总体设计 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT 表2 2会计
16、科目字典的数据结构 续表 系统管理的数据存储设计 系统管理的功能模块划分 本小节主要内容 第一节系统管理的总体设计 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT 表2 2会计科目字典的数据结构 续表 系统管理的数据存储设计 系统管理的功能模块划分 本小节主要内容 第一节系统管理的总体设计 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT 2 部门字典的作用及其数据结构部门字典存储核算主体 本账套 的所有下属部门 其下属部门最多可分5级 在会计核算中 往往需要按部门进行分类核算和汇总 有隶属关系的上下级部门之间具有数据汇总关系 值得指出的是不能将部门字典设计为各账套公用 因为账套是为核算主体而设计的 不同账套一般对应于不同的核算主体 所以不同账套的部门绝大多数是不同的 若各账套公用部门字典可能导致部门杂乱 使各账套核算时选择部门困难 因此 部门字典应分账套设置为宜 若不同账套有相同的核算部门时 则可在各账套中分别设置这些部门即可 部门字典的数据结构如表2 3所示 系统管理的数据存储设计 系统管理的功能模块划分 本小节主要内容 第一节系统管理的总体设计 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授H
