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1、秘书四级复习要点第一章 会议管理第一节 会前筹备一、拟定会议议程、日程 会议议程：是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。 会议日程：根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。1、会议议程的容：开幕式；领导和来宾致辞；领导做报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议； 闭幕式。2、会议日程的容：根据议程逐日做出具体安排。3、会议议程和日程的作用：与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。议程是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。4、会议议程的制定程序（1）明确目标和参
2、加者 （2）安排各议程事项的时间 （3）确定每一项议程（4）决定会议讨论形式： 典型的会议形式：自由讨论式 头脑风暴式 团队列名方法 小型团队（5）决定会议决策的方式5、会议日程的编制方法；（1）制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。（2）制定议程表之前还须明确会议活动人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。多采用表格形式。（3）宣布议程。 （4）尽量将同类性质的问题集中排列在一起。（5）性较强的议题，一般放在后面。6、会议议程和日程的区别：议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会前发给与会者。日
3、程是指会议在一定时间的具体安排。一般采用简短文字或表格形式。7、正确处理会议临时动议二、提供会议地点的备选方案1、会议地点选择的要求：（06年11月）考虑的因素：（1）交通便利。 （2）会场的大小应与会议规模相符。 （3）场地要有良好的设备配制。（4）场地应不受外界干扰。 （5）应考虑有无停车场所。 （6）场地租借的成本必须合理。2、会议酒店的类型划分：按类型分：商务型、度假型。按地点分：位于市中心、位于市郊。3、工作程序（1）会议目的与形态 （2）实质上的需求、与会者的期望（3）列出选择会议场地需求的工作清单：所在地区情况 会场的环境 会议地点的设施（4）确定会议场地随意抽查的容：一个单人房
4、间、一个双人房间、一个套房的设备。（5）对会议地点进行确认 随意抽查一个单人房间、一个双人房间和一个套房的设备。（06年11月）（6）签订书面合同合同应包括的细节： 确定全部会议场地，包括每个房间的名称及可供使用的时间。 确定保证的客房间数。 确定有旅馆提供的免费商品和服务。 说明特殊设备安装活改装,是否需要增加特别人员,服务或设施,并明确开支怎样负担。 确定预定和开票手续,包括组织方为宾客承担财务责任的限度。 列明应向参加者个人直接收取的费用。 指定可以取消预定而不向参会单位收费的一段时间或作后期限。4、广泛收集会议地点的信息(1) 会见能作决策的人,有利于以后解决可能出现的问题。(2) 只
5、要可能,一定要在酒店建议的日期去参观。 (3) 不要出于个人原因再次参观酒店。(4) 不要带家属同行参观。 (5) 要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至。(6) 要考虑另外一两家酒店作为备选。5、实地考察会议地点的注意事项三、布置会场和安排座次1、会场整体布局的要求：（1）庄重、美观、舒适，体现出会议主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。（06年11月）（2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。（3）型会议要保证一个绝对的中心，因此多采用半圆形， 大小方形的形式，以突出主持人和发言人。（4）小型会场要注意集中和方便。2、主席台的座次和场座次3、工做程序：（1
6、）会场整体布局安排： 确定会场形式； 合理拜访桌椅； 布置附属性设备。 声像布置的容。（06年11月）（2）主席台的座次和场座次安排： 主席台：（06年11月） 依职务高低和选举的结果安排座次。 为工作便利，会议主持人有时需要在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。 主席台的座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室，休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证证件上标明。 在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置台签。其他人员座次：（06年11月） 小型会场： 一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的
7、位置。 型会场：横排法、竖排法、左后排列法四、发布会议信息1、会议信息的类型2、工作程序（1）传递会议通知信息 （2）分发传递会议文件：环节：准备、登记、附清退目录、封装、发出。（06年11月） 签到时发出的主要文件。（06年11月）（3）沟通传递会议有关情况3、发布会议信息前要进行报审 4、要对媒体进行选择5、发布会议信息的程序：收集、筛选、加工、报送审核、发布6、媒体的类型：地方媒体、全国性媒体、会议组织者自有媒体、发言人或参会者家乡的地方媒体。五、安排会议食宿1、会议餐饮的常识（1） 食宿安排的原则是让代表吃好、住好而又不浪费。（2） 大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者
8、，照顾南北不同口味。（3） 秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，应事先将座位卡及菜单摆上。（4） 席位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上列宴会简图。2、会议住宿的常识：（1）要提前编制分配方案；（2）长者、尊者、领导要适当照顾。（3）具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。（4）有时还要考虑地区集中，便于讨论。（5）不同标准 的房间要作出合理 分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。（6）报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。3、安排会议餐饮：（1）根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。（2）就餐
9、方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡自助餐制和分餐制。（3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮的时间和地点。（4）事先设计和确定就餐的凭证。（5）要与饭店一起确定菜单，饮食要干净、卫生、美味可口、品种多。（6）事先准备好干净的饮食用具。（7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。（8）做好饮水、饮料的供应。 4、安排会议住宿安排会议住宿方式的最简单方法是由与会者自己安排住宿。5、会议餐饮的类型和标准：正式宴会、便宴、酒会、茶会、工作餐等。6、会议房间的分配六、邀请会议嘉宾1、会议嘉宾的类型： 组织方的上级领导和政府官员 企业的重要客户和各种利益方 社会名流和影视明星对实现会议目标有潜在贡献的人
10、2、嘉宾邀请的要求（1）首先确定嘉宾的，并事先确认能否出席； （2）要发出正式邀请函。（3）要做到有礼貌。 （4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。（5）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则，邀请他们参加，以免遗漏。 （6） 嘉宾人数不宜过多。3、工作程序：（1）研究邀请嘉宾。 （2）拟发请柬。（3）要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。（4）在会议正式开始之前，要再次与嘉宾 联系，并确认如何接送。4、会议嘉宾的安全和保卫职责： 应熟悉地方和国家法律、法规，能够冷静协助公安人员制服滋事者；防火灾；熟知会场的紧急疏散示意图，了解如何在大规模恐慌中维持秩序；
11、向领导汇报事故情况；监督装卸会议用品，防止与会议有关的财产或展品被盗；会议值班制度要健全，安全保卫人员要坚守岗位。（06年11月）检查：确保会场所有设备线路、运转及操作规的安全可靠；确保会场消防设施齐全有效；确保会场的防窃听装置灵敏高效；确保会场的防盗设施处于运行状态；检查进出会场的人员的身份，禁止与会议无关的人员进出会场。5、会议嘉宾的接待：接站工作、迎接工作、具体接待工作。七、准备会议资料、会议用品1、会议资料的类型：来宾资料、会务资料、沟通资料2、会议用品的类型：必备用品、特殊用品3、工作程序（1）准备会议资料来宾资料袋容：会议手册、会议文件资料、分组、笔记本、文具、代表证会务资料容：接
12、站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。沟通资料容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议和协议合同以及相关资料。（2）准备会议用品4、处理会议临时产生的文件：由临时动议产生的提案记录、决议等。5、选择会议用品及会议经费使用应该注意的问题（1）树立全局观念，搞好综合平衡。 （2）经济适用，合理先进。（3）严格根据会议经费的预算，量入为出。 （4）注意轻重缓急，精打细算。八、安排会议礼仪服务1、会议的通用礼仪（1）会议文书礼仪。会议的请柬、邀请函、通知等文书在格式、称谓、语言上都应遵守相关礼仪要求。（2）迎送礼仪。无论是参会的领导、
13、嘉宾还是一般的参会人员都应该热情接待和周到服务。一般应在会前组成一个会务组，专门处理有关问题。（3）参会礼仪。要遵守会议纪律和时间，不交头接耳，不迟到早退，发言不超过规定时间。（4）服务礼仪。在会议的签到、引领、食宿接待服务中要遵守礼仪的一般要求，注意服务忌语，使用礼貌用语。2、主持人的礼仪3、会议发言者礼仪4、会议参加者礼仪5、工作程序：（1）选择会议礼仪服务人员 （2）分解工作程序（3）培训会议礼仪服务人员 （4）准备服装用具 （5）礼仪执行九、检查会议常用视听设备是否正常1、工作程序（1）确定工作人员的职责 （2）预演和检查会场视听设备2、远程会议视听设备的检查3、会议视听设备的保管（注
14、意）（1）电源及连线 （2）散热 （3）清洁第二节 会中服务一、安排会议值班1、会议值班工作的容：（1）值班记录 （2）值班接待记录 （3）值班日记 （4）作好信息传递。2、工作程序（1）制定值班工作制度 （2）明确值班工作任务 （3）编制会议值班表3、编制值班表应有的项目（1）会议值班时间期限和具体值班时间。 （2）会议值班人员。（3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。（4）会议值班负责人或带班人。（5）有时须用简明的文字表明值班的工作容。（6）标明人员 缺勤的备用方案或替班人员。二、接待采访会议的新闻媒体1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则：（1）会议要事。 （2）掌握会议信息的度，做到外有别。（3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定，以免造成差错或失误。（4）要准备得全面周到、主动积极。（5）在传递的方式和容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。（6）要随时收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道，为领导准确掌握会议的效果提供参考。（7）会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料，使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况，回答记者的提问。2、接待新闻媒体的工作容：（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导者审阅后，向媒体发送。（2）在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随
