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1、附件6：阶段工作检测阶段工作检测1 基本准则行政事务工作在执行业务时发挥了区纽的作用，但它本身不可能成为目的的。行政事务工作的性质是，只有了解了业务功能，事务工作存在的价值才会得到承认。（1） 有关内部行政管理规定的调查A是否有内部管理规定?如有,应调查规定是否体系化,有哪些具体规定?B部分或整体看来,规定有无重复之处?C部分或整体看来,有无不必要的规定?D部分或整体看来,有无需要更改的规定?F有无遣漏的规定?G是否完整而正确地更改了应更改的规定?H是否按规定执行业务?I有无要求更改规定的呼声的愿望?J所规定的内容是否被充分了解了?K是否在必要的部门作了充分的必要规定?L有无无视规定擅自带公司
2、东西出公司或遣失的现象?M有无必要重作新的规定?N在发生组织变动,建议作出改善及其他影响规定的情况时,是否能适时修改规定?废除,修改及核准规定的权限是否明确?（2） 有关文件会签呈核制度的调查A是否实行了文件会签呈核制度?如已实行,应调查实行后执行过几次?B有无文件会签呈核制度方面的规定?如有,应调查有哪些规定?C依据什么来规定文件会签呈核制定的基本内容,即文件事项和会签呈核手续的规定是什么?应调查依据下述哪一项：a.文件会签呈核方面的独立规定;b.文件会签呈核方面的其它规定;c.惯例;d.特定管理人员的指示.D文件会签呈核方面的规定和其它各项规定关系是否明确?E文件会签呈核的重要步骤(例如起
3、草 会签 呈核 定稿)是否明确? F每月平均作几次文件会签标准?应调查下述几点：a.全公司文件会签核准的月平均次数;b.分公司、分店、办事处文件会签核准的月平均次数;c.会签核准文件最多的是哪个部门;d.各类（人事 、生产 、销售、进货、经营管理、总务等）会签核准文件的提出次数。G是否按内容规定了具体的区别文件会签呈核项目的标准？H在文件会签呈核手续方面，是否明确规定相关人员的起草权、审查权、协商权调整权、管理权、批准权的权限I会签呈核文件的管理情况如何？应调查是由特定部门集中管理，还是由各部门分散管理。J在起草论文件前是否进行了协商？K怎样起草文件？应调查是单独起草，还是共同起草。L是否规定
4、了文件的式样？M文件是否标有整理号码？如果有，应调查下述哪种？a.职能分类号；b.部门分类号；c.文件分类号；d.其它。N是否对文件的附件作了具体规定？如已规定，应调查是下述哪项a.不作为附件，而是记入正文；b.在附件多的情况下加以整理，使之一目了然。O是否将紧急会签呈核文件或机密呈核文件与普通会签呈核文件分开，且按特殊手续提出？P共同讨论协议是否在特定机构、委员会会议、会签呈核文件审议会进行？如果有这种机构，应调查机构名称。Q采取何种方式促进会签和协商，应从负责人、次数、方法等方面进行调查。R是否确立了在会签人员不在的情况下，能由别人代理的制度？S有关会签呈核的决议是否明确地分为核准或附有条
5、件修改、保留及否决的核准。T对于已核准附条件修改、保留、否决的会签呈核文件，是否明确地提出了理由、条件？U按什么手续处理已核准但附条件修改、保留、否决的会签呈核文件？V是否规定了通知已核准文件的方法？W是否明确规定了业已核准的会签呈核事项的有效期？X如何报告已核准的会签呈核事项的实施情况及实施结果？Z如何明确规定了会签呈核文件的保存年限？如规定了，应调查其具体年限。（3） 有关报告制度的调查A是否考虑了各级管理人员所需报告书种类级使用方法？B有无重要的报告书是一时心血来潮作在成而又不知不觉地被废除的情况？C有无方便的时候提出报告书，而在不方便的时候就不提出报告书的情况？E各管理人员是否要求提供
6、自己所需要的报告书？ F是否认为报告书过多？ G是否果真能充分利用报告书？H管理人员是否认为现有的报告书足够了？F企业最高领导者及部属、科主管是否清楚自己需要什么样的报告书？G有无因循旧习而制作无用报告书的情况？H报告书有无明确的重点？I 记入报告书的内容是否适合报告书使用者使用？J是否规定了日报、周报、月报的提出期限？K是否按期提出报告书？L是否能够自行发现并修改报告相同的报告书？M各部门是否重复制作了内容相同的报告书？N是否能够通过改变报告方法来提高速度？O是否考虑利用拍照、复印来减少制作报告书所必须的事务工作？P报告书的发送途径是否明确？Q是否对企业的高阶主管用的报告书规定了一定的档案制
7、度？R报告书的统计数字是否除了合计外，还与上个月比较，与上一年同月比较，与标准值比较？S是否能够一看报告书便可以了解目前的状况？U报告书是否图表化？是否以记号、红线、黑框简明扼要地指出存在的问题？V是否对数字以及重要事项作了说明？W纸张大小、书写格式是否统一？（4） 有关组织部门的调查A是否绘制了组织系统图？如果绘制了，应调查是否向括职务分类情况？B组织系统图是否附有职务分类规定？ C各部门的名称与其职务是否一致？ D组织系统图是否记有组织部门不可缺的全部职能？ E组织部门是否有优先安排人事工作的倾向？ F组织的职务分类是否明确？G组织的各部门在工作上是否取得了平衡？H组织的各部门是否能够完全
8、合作？ I是否即使改变组织结构也不影响整个部门的工作？J对组织的各部门是否都配备了最佳人选？K各组织部门的职责是否尽可能地做到单一性？L组织的各阶层是否尽可能地做到了单一性？M组织的各部门是否适合企业所要求的特殊性？N组织是否有过大、过小、层级过多的倾向？O指挥命令系统是否繁杂？P组织是否有独裁经营的倾向，即不依靠组织的力量经营，而由经营者亲自指挥、监督？Q有无从管理范围的角度出发，由一个人监督指挥许多部属的情况？R权限的授权是多还是少？S主管是否有足够的能力管理部属？T主管间有无足够的能力管理部属？U主管间有无纠纷？V主管和职员之间有无纠纷？W职员之间有无纠纷？X有无旨在组织营运的顾问制度？
9、Y是否为组织营运而召开各种委员会、研究会、协商会等 。（5） 有关职务权限的调查事项A 各职位的责任和权限是否明确？B 责任和权限有无重复？C 责任和权限有无脱节现象？D 是否充分作到了权限授权？E 上下级的命令、报告关系有无障碍？F 平行联系有无障碍？G 是否每个职位都建立了职务细则职务分派表？如果建立了，应调查每人是否充分理解并活用职务细则。H 是否经常根据条件的变化考虑改善职务细则？I 是否根据工作性质，将工作适当地分配给男性和女性职员？J 是否详细作了分派规定？K 各部门职权范围是否明确？L 每个人的职务分配在质和量方面是否都取得了平衡？如果没有，应该调查有无因事务工作量过大造成工作停
10、滞和责任不明确的情况。（6）有关分析事务工作手续的调查事项A 调查事务工作手续时是否制定了日程计划？B 在正式调查前是否作了预先的调查？C 在公司内是否充分作了启发和宣传?D 调查现状时执行了下述几点：a. 正式征提实施部门负责人的同意；b. 决定是否请求对方派出配合人员；调查那里的部门业务工作分派情况；采用询问实际工作人员的方法来调查现状；不批评；普遍调查现状；将所得的情况列成图表； 无遣漏地汇集单据、帐册、报表、；问题和已得到改善之处一定备案；如果建立了现状图表，证实一下图表是否正确；向实务负责人和部门主管说明调查经过。（7）有关事务工作安排手续的调查事项A 是否谋求加快事务处理的速度？B
11、 是否适当地使用了机器、仪器来处理事务工作？C 单据、转帐、报表种类是否齐全？D 文件整理工作是否顺利？E 是否经常研究事务工作手续？F 更正错误工作情况是否多？G 是否作了适当的检查？H 有无消除违法行为的安排？I 是否为减少需要熟练的工作量而推行了标准化？J 是否对工作的繁简作了调整？K 必要的资料、机器、仪器是否齐全？L 环境是否良好？M 是否经常将工作所需成本和工作成果加以比较？N 各部门是否制定作过多的文件和单据的副本？O 办公桌、备用品等的配备是否适当？P 文件是否经常周转不动？Q 单据、帐册、报表的种类是否过多？R 除正规单据、帐册、报表兼有多种用途反而不便使用？S 是否根据单据
12、、帐册、报表的传递顺序考虑办公桌的配置？T 在办事员缺勤时，其他人是否不了解工作而感到困难？U 是否提出了办公标准？V 是否有般工作能力的人都能作事务工作？W 对处理大量工作是否有安排？（8）改善事务工作的检查表A 改善事务工作的原则，应从下述四方面检查：a.能否取消；b.能否合并；c.能否改变顺序；d.能否简化。B 研究是否符合目的？应从下述几方面检查：a.该事务工作的目的何在；b.该事务工作是为了达到目的所真正需要的吗；c. 是否针对目的组织事务工作；d.要达到目的，事务工作是否健全；e.是否能够用其他更好的办法来达到目的。C 方针、组织、外部条件的研究，应从下述几方面检查：a.组织是否分
13、得过细，划分标准有无偏差；b.功能的划分是否重复或部分重复；c.各管理人员和监督人员的职务及权限是否明确；d.在权限授权和权力分散方面是否都成功；e.如果改变方针，事务工作手续及事务工作是否会更简化；f.是否对事务工作手续作了调整，使之适合外部环境条件；g.如果充分研究外部环境条件，是否就有可能并更容易作某种程度的修改。D 事务工作手续的综合研究，应从下述几方面检查：a.该事务工作手续是否必要？如必要，其顺序是否能提高办事效率；b.能否按其他事务工作手续作事，工作本身是否重叠；c. 实际上关系不大的部门是否处理显然应在该部门处理的事务工作；d.是否分别实施目的相同，但形式不同的工作；e.是否分
14、别实施形式完全相同，但目的不同的工作；f.是否将同一项目记入几个不同的单据、帐册、报告书，可否把登记项目加以处理，以便统一记帐。g.管理是否过细；h.是否经常费力去处理一些极少发生的事情；i.资料、统计等是否方便人使用；j.内部工作相互制衡，使彼此的工作能自行发现错误；k.是否可以通过改变工作方法来消除工作拖拉、浪费时间现象；l.是否能想出方法消除工作零乱等现象。E 工作和检查状况的研究，应从下述几方面检查：a.这一步骤的目的何在？是否为达到目的所必要的；b.这一步骤是否能包括在其他步骤中；c.如果取消这一步骤，工作流程是否会缩短或加速，是否能够改变这一步骤的顺序；d.如果取消这一步骤，对其他步骤会有什么影响；e.能否取消转记，能否采取省时有力、无误的方法进行必要的转记，能否用机器转记；g.是否能通过采用单据一次复制多份方式取消这转记；h.能否采用单据制度，能否使单据帐簿化，从而取消转记；i.是否填写了不必要的单据、帐册、记录及报告书；j.是否重复进行了验算和计算；k.是否对详细程度和计算上的正确程度作了不必要的要求；l.能否把同类的工作，例如计算工作集中起来；m.一旦消减现在的检查要点，是否会产生遗漏，遗漏的问题是否重大；n.核对和盖章是否都必要，是否为盖章而盖章；o.如果改变检查时间，是否会进一步减少检查次数；p.工作流程是否最短；
