《精编》汽车企业转型阶段财务信息系统分析

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1、 汽车企业转型第二阶段 2004年4月22日 汽车有限公司财务总部业务改善推进部 目录 题目页数议程3财务背景4公司财务现况7第二阶段建议13政策与流程19缩短关帐周期 CCR 和企业资源计划系统 ERP 20组织机构校准和变革管理39工作大纲50准备阶段51东风有限需具备的技能52企业转型56人员58关键成功因素69前提假设70附件A东风有限人员配置73附件B延后的项目范围103 议程 本文意图 介绍东风财务背景高度概括介绍现阶段东风汽车有限公司的财务流程设置与系统使用状况讨论项目第二阶段介绍对项目第二阶段的提议为项目第二阶段提供业务实例 BusinessCase 对东风有限最终需要选择的解

2、决方案或替代方案进行讨论 包括 系统组织流程和步骤制定下阶段计划讨论需要考虑的问题介绍下阶段的行动和可递交成果回顾企业转型讨论所需的人员安排和顾问配置 财务背景 背景 合资前的东风汽车公司 2001年 东风汽车公司在全国范围内发行企业债券来改造公司的信息系统财务信息系统是其中一个重要子项目新的东风汽车有限公司成立后 具备了国际公司背景 公司的企业目标 管理方式和未来事业计划都有很大转变新管理层对财务信息和流程管理都提出更高需求因此 东风有限开始针对其财务会计作业 系统应用现状和整体组织结构进行了 现状调查与评估 计划23 中期业务计划 成长两倍的销售量和收入乘用车 从2003年的74 000辆

3、到2007年的300 000辆 经销商从100发展到400 商用车 从2003年的226 000辆到2007年的320 000辆 经销商从90发展到300 在职工总数稳定不变的情况下单位员工的生产量提高了一倍无工厂关闭经营增长两位数的营业利润从2004年的8 到2007的10 包括集中采购学习两个合作伙伴建立 学习的文化 学习和实施 全球管理实践 提供教育培训和基于业绩的评估和奖励 东风有限现况 三个主要发现 分散化的经营40家子公司和35家东风有限报告实体 部门和工厂 的财务作业各不相同 在其提交的财务报告中使用的会计科目 会计程序和会计流程也各不相同 不一致的系统东风有限内部使用的软件 硬

4、件 数据库和相同系统的版本存在较大差异以利润中心为重点所有子公司 工厂和报告部门都是利润中心 但尚无集中管理的中央采购或销售部门对价格进行控制 经营业绩在实现利润的基础上进行单独评估 1 分散化经营 问题 不一致的会计流程和执行没有标准政策和步骤集中管理当地科目的使用不一致的会计科目 每家公司单独使用会计科目且科目彼此不匹配实例 许多子公司用相同科目代码记录不同科目内容子公司依据其个别解释记录费用科目研发费用在一些企业记录在管理费用下的销售费用中而在其他企业则被记为生产成本的一部分在商用车 卡车 厂 所有 工资 成本 包括管理和销售人员的成本 都记为生产成本 与此同时所有 福利 成本都记入管理

5、费用鉴于营业税和销售税的影响 销售折扣 奖金 佣金 回扣 促销和广告费用都直接从下月销售收入中扣除 虽然从缴税管理角度可以接受这种处理方法 但它仍旧和 集团报表和会计准则手册 以及国际会计准则手册的原则不符 目前没有可用于细分记录上述项目的辅助帐 因为出于税务压力上述项目不在账面上反映 一些专业厂把家具 电脑和软件都费用化而非资本化当总部需要不同问题的相关数据时 只能分别进行收集 1 分散化的经营 续 实例 续 经常忽略记录关联公司交易抵销所需的具体信息在记录公司代码和名称时没有标准方法没有标准政策规定关联公司交易应在何时被记录 也没有规定关联公司交易的冲突应在何时被解决月底总帐和辅助帐关帐时

6、间不协调销售辅助帐的关帐时间通常比其它辅助帐晚 导致关联公司交易调整的诸多问题如果产品由一家工厂销售到市场后被其它子公司购买 没有相关的关联公司交易信息被记录下来后果 时滞 每月 加总 不含关联公司交易抵销 需要11到14天 年度合并需要2到4个月缺乏财务控制以致管理决策能力不足没用对科目 政策 流程和解释的集中管理较低的会计数据 透明度 缺乏知识资源 即 专长 KnowHow 各部门的财务人员之间缺少沟通 不一致的系统 问题 所有40家子公司和35家东风报告实体 部门和工厂 选择和管理使用自己的信息系统对信息技术的支出 软件选择和版本更新没有集中管理没有标准成本系统支持生成利润率报告 也没有

7、标准预算软件目前使用的财务系统多是独立界面 无法满足同时处理多套GAAP帐目 货币和会计科目的需求实例 多数财务系统是独立界面软件多数财务系统间没有接口界面 数据输入需求大量人力参见下页的系统细分报告后果 财务和信息技术人员因为专业 语言 科目 系统和接口界面 不同 使得其专业技能无法在子公司和报告单位间均衡的发挥得不到协调的发展投入不能准确地评估经营业绩不能提供及时而一致的财务管理信息和分析大量人工调整 注 调查的67家单位包括43家子公司和13家工厂等 2 不一致的系统 细分报告 总帐 54个 用友45 83 自编5 9 金蝶2 4 安易1 2 九恒星1 2 固定资产 41个 自编1 2

8、好帮手33 81 用友6 15 安易1 2 成本 价格 10个 智友1 10 自编9 90 现金 3个 自编2 67 智友1 33 其他 7个 友联1 14 艺腾1 14 安易2 29 自编3 43 3 侧重利润中心 问题 由于东风有限的子公司通常被指定采购其关联公司的产品 使得提供产品的那些关联公司能够以高出市场价格的标价出售其产品实例 关联公司间销售额占总销售额的30 但占到总利润的80 后果 各子公司的利润并不能反映真实的市场经济由于没有集中管理的采购或销售部门来确定和控制价格水平 同种产品的多种价格给合理计算产品的平均成本和价格带来阻碍 且增加了存货估价和关联公司交易抵销的困难不适当的

9、业绩评价体系 子公司根据利润得到激励 而此利润在合并后将消失 第二阶段项目计划书 未来状况展望 实际业务需求推动第二阶段发展 一致 准确 透明的财务数据自2005年12月开始东风有限所有子公司能够在3天内提交财务信息 5天完成对财务数据的合并 使用Magnitude工具 自2006年开始 所有子公司在5天完成对东风有限季度财务数据的合并2005年1月1日满足对交易代码设置使用的要求到2005年12月31日能够提供产品和市场的管理信息以及产品信息车辆成本核算的额外需求 全球成本核算 业务评估报告 关键业绩指标 待定 预算控制 东风有限需要改善包括系统 组织结构 流程和步骤在内的财务组织基础架构

10、同时 日产和东风提出在2005年11月30日前对财务和管理信息实行标准化的宏伟目标 第二阶段建议 整合的方案 政策和程序根据全球控制流程计划 GCPP 编写和实施标准的东风有限通用会计政策和程序手册一贯 精确 透明的财务信息实施企业资源计划 ERP 系统 实现建立 缩短关帐周期 CCR 的各项目标选择整合的财务系统运行东风有限的会计作业选择模块范围 应收帐款 A R 应付帐款 A P 总帐 G L 存货 Inventory 销售 Sales 报表 Reporting 合并 Consolidation 选择公司范围在企业资源计划系统的业务蓝图设计中加入缩短关帐周期目标 3天子合并和5天合并 为子

11、合并工具和Magnitude文件包提供财务信息对于实施企业资源计划系统的子公司和部门对照当前的关帐流程并识别关帐流程和 或现有系统中的瓶颈以支持3天子合并和5天合并关帐需要对于不实施企业资源计划系统的子公司和部门支持不实施企业资源计划系统的子公司 提供它们项目管理表格并共享缩短关帐周期工具和技术以实现缩短关帐周期目标 3天子合并和5天合并 不实施企业资源计划系统的子公司必须开发自己的解决方案 3 为东风有限进行组织机构校准 OA 和实施把会计和报表作业在东风有限的财务组织机构中进行中央化恢复财务控制和会计透明度标准化的会计科目 政策步骤以及对企业资源计划系统的采纳就员工当前技能和未来技能要求之

12、间的差异进行适当的培训培养会计专才协助沟通不同的项目实施和东风有限组织机构之间的需求 第二阶段的建议 整合的方案 提供一贯 准确和透明的财务信息以实现5天合并关帐 流程 组织 业绩管理 企业资源计划系统 ERP 现有系统 组织校准 组织机构变革管理 企业资源计划 缩短关帐周期 会计政策和程序 推行该项目的原因 建立控制每家公司以一致而便于获取的科目格式提交数据每家公司以一致的结构格式提交关联公司交易信息 关联公司交易问题是造成财务信息发布延误的首要原因实施该项目的成果是可以获取更加及时 准确而透明的财务和管理数据建立标准流程在东风有限的平台上将会计科目 会计标准 会计方法和会计政策以及系统标准

13、化 追求会计方法的一致性和使用的统一性打造未来让东风汽车有限公司实施一个 全球管理实践 和世界一流的信息技术标准建立基础构架来支持23计划所描述的东风汽车有限公司到2007年的业务增长目标推广共同的使命该项目涉及多数子公司和部门是一个在企业内部建立相互信任和尊重的良好机会 也是东风有限财务人员在一个更广泛的层面上工作的有效途径 第二阶段的主要因素 如何组织 如何管理 由谁控制 激励机制 权力下放 在哪些子公司实施 SAP还是用友 哪些模块 流程与政策 组织 系统 如何能够确保在5天内完成合并关帐 需要执行哪些任务 制订政策 1 会计政策和会计程序小组 项目目标 整体 基于全球控制流程计划 GC

14、PP 实施标准化的东风有限通用会计政策和程序手册步骤 由来自东风有限及其子公司的主要用户组成核心小组 编写具体的中心会计政策手册审核东风有限目前的会计程序和中国本地会计的特别需要在集团报告会计准侧手册 GRAPH 基础上编写关于全球控制流程计划 GCPP 的P1和P2政策与流程的详细培训 确保与日产全球控制流程计划 GCPP 的要求达成一致益处 一贯 准确和透明的财务信息标准化的会计程序和会计流程对会计科目 政策以及对科目和政策诠释的中央管理同样的科目代码仅记录同一性质的成本不再将自己的 诠释 作为会计科目登录的基础采用全球标准 对财务活动进行集中的管理控制 2 缩短关帐周期 CCR 项目目标

15、 整体 到2005年11月30日完成日产的缩短关帐周期目标东风有限能够在5天内完成财务报表合并关帐这意味着东风有限必须要求子公司在第三天完成数据提交项目目标决定公司的范围和优先级对优先范围内的公司的关帐流程进行现状评估出列现有的财务系统清单为东风有限层面设计未来状态下的最佳作业标准发现关帐流程的瓶颈为解决瓶颈制订工作计划和日程安排实施子项目以明确和解决系统改造后仍未解决的瓶颈执行流程改善和信息技术人员一起进行系统改造监督 管理项目的完成情况 流程 缩短关帐周期 CCR 改善流程 现状评价流程分析明确瓶颈确定优先级问题解决方案执行流程 现有系统改造 系统清单系统分析明确瓶颈更换还是改造 缩短关帐

16、周期 为中期目标成立两个缩短关帐周期的子团队 一个注重分析和改善流程 另一个注重信息技术支持和现有系统改造 项目推进 缩短关帐周期 CCR 项目 未来状况和差距分析 实施 实施 具体计划 具体计划 具体计划 04财年第一季度04财年第二季度04财年第三季度05财年第四季度 单个项目的执行监督 管理项目完成情况从相关和重叠的角度监督 管理整合 例如 SAP或用友 检查那些同在缩短关帐周期目标下的非相关项目带来的影响 整体项目计划 未来状态下的远景建立当前状况评估和未来状况远景的差距分析确认具体的项目以引入公司长期发展远景对已明确要实施的项目逐一进行高层规划预计的项目期间预计的资源需求和其他项目的依存关系高层次的项目初步进度安排与修正 至04财年第四季度 确认具体的项目以引入公司长期发展远景为缩短关帐周期分析进行公司的范围定义高层次的现状评估准备初步制订高层的项目进度安排 至04财年第四季度 最佳作业将通过一系列由缩短关帐周期团队确认和完成的项目引入 并将利用季度计划法管理动态需求 高层次的项目进度安排修改 确定进行下一个季度项目的详细计划项目计划的制定确定资源需求 类型 位置 责任定义解