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1、字号规格公文标题居中排一行或数行。公文标题用2号宋体。正文用3号仿宋。一般每页22行，每行28个字。用A4纸打印。结构层次序数，第一层为“一”；第二层为“”；第三层为“”；第四层为“”。成文时间用汉字，“零”可写为“”，右空4个字。印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。所谓骑年就是盖章的时候，要盖在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，就好像骑上去了一样，而同时，章子要把月份整个盖住，这就是盖月，主要是为了防止篡改公文日期。一、格式公文名称：置于首页上方，一般用红色套印。（即红头文件）秘密等级：分为机密、秘密两种，注于公文首页右上角。发文字号：包括机关代字、年份、序号，置于文件名称之下并居中
2、。年份和序号使用阿拉伯数字。年份写在内，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如“嘉文广200823号”。标题：一般应标明发文机关名称、公文主要内容和公文种类，标题中除了法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如“嘉定区文广局关于加强档案工作的意见”。主送机关：应当使用全称或者规范化简称、统称。应置于标题之下、正文之上，顶格写。正文：每自然段前空两个汉字。文中有结构层次的，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。无正文说明：文章排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施，务使印章与正文同处一页，不得采取标注“此页无正文”的方
3、法解决。附件说明和附件：有附件的公文，应在正文之下、成文日期之上标明附件顺序和名称，或在正文相关处用括标注“见附件”等字样。但正文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转报、发布的文件的，不加附件说明，也不标注“见附件”等字样。附件应在用印页之后另起一页，并尽可能与正文装订在一起。生效标识：包括印章和成文日期。用印应端正、清晰，上不压正文，下压成文日期4至7个字（视印章的大小而定）。成文日期以领导同志签发的日期为准。二、字体公文名称红头用小初号黑体字；正文和附件的标题均用二号黑体字（不加粗）；正文采用小三号仿宋体字；文中要突出层次的，第一层“一、”“二、”的用小三号黑体（不加粗），其他层次的用
4、小三号仿宋体字加粗。除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，公文中的数字应使用阿拉伯数码。三、排版1、页面设置：公文文字从左至右横排，每自然段前空两个汉字，一般每页二十四行，每行二十八个字。行距28磅。上页边距为3.0cm，下页边距为2.5cm，左页边距3.2cm，右页边距2.8cm，以留出左侧装订的位置。此类操作可在“文件页面设置”中进行设置。2、独字不成行：文中如果有单个字的不能单独成一行，可在“格式字体字符间距间距紧缩”中作调整。3、序号排列：正文中如果需要分几个方面来说明事件的，会用到“一、.”“二、.”等，此时在写完“一
5、、.”，按回车键后会出现电脑自动编号的现象，此时须在工具栏内按一下“撤销键入键”，然后自己再打上“二、”，这样就会出现正常的文字排版了。（“1、.”“2、.”同样操作。）千万不能用计算机自动生成的序号排版格式。4、插入页码：凡超过两页的公文，都需居中插入页码。5、正文和落款、日期的距离：通常以空三行为准。6、附件：与正文空一行，顶格写所加附件的标题。7、日期写法：正式文件需使用中文日期，如上报的计划、总结、请示、报告等，其他一般的文字材料可以用阿拉伯数字来标明日期，如通知。通知写作要点通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。一、标
6、题：制发机关事由通知。二、正文：通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决的问题，经批准，现将，具体规定通知如下。通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。三、结尾：三种写法：意尽言止，不单写结束语。在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾再次明确主题的段落描写。通知格式：（指示性通知）北京积水潭医院关于的通知各科室：。北京积水潭医院二五年三月十日例文(指示性通知)国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知国发(1996)号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模
7、不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%，调整为中央80%、地方20%。有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。中华人民共和国国务院一九九六年十二月十六日通知格式：（会议性通知）关于会议的通知各职能处室：定于月日召开会。现将有关事宜通知如下：会议议题。参加人员。会议时间月日（会期，报到。）会议地点。有关事宜（一）。（二）。（三）。联系人：，电话：，传真：。北京积水潭医
8、院年月日函的写作格式函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期、函告的事项、结语等。标题一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为关于*（事由）的函；复函为关于*（答复事项）的复函。正文一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：务希研究承复，敬请大力支持为盼等。公文的含义 公文就是公务文书。指机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统的各种书面材料，或称文件。 公文的特征 一、有鲜明的政治性。 二、有法定的作者。法定作者，即有依法成立并能以自己
9、的名义行使权利和承担义务的组织。 三、有法定的权威和特定的格式。作为机关的喉舌，公文可以代表机关发言代表制发机关的法定权威。因此，制发公文必须统一格式，不能各行其是。 四、有现实的效用。 公文的作用 一、有上传下达、互通情报的作用。 二、有工作依据和凭证的作用。 三、有宣传教育的作用。 四、有规定人们行为的规范作用。 公文的格式 公文的格式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关（或机关用章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。 一、标题。公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。如：*局关于捐款的通知这一文件标题中
10、，“*局”是发文机关，“关于捐款”是发文事由，“通知”是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。公文标题的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。 二、主送机关。上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可彩抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。 三、正文。这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱
11、。请示问题应当一文一事，不要一文数事。 四、发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。 五、发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。 六、主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事 任免 通知”，“财务 管理 规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。 七、抄报、抄送
12、单位，是指需要了解此公文内容的有关单位。送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。抄报、抄送单位名称列于文尾，即公文末页下端。为了整齐美观，文尾处的抄报抄送单位、印刷机关和印发时间，一般均用上下两条线隔开，主题词印在第一条线上，文件份数印在第二条线下。 八、文件版头。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。 九、公文编号。一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发19975号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字，“1997”是年号，（年号要使用方括号“ ”），“5号”
13、是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。 十、签发人。许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：”。 十一、机密等级。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，
14、以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。 十二、紧急程度。这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。 十三、阅读范围，根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“（此件发至县团级）”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。 十四、附件。这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后 、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件件”。 十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。 公文的行文关系 行文的关系，指的是发文机关与收文机关之间的关系。注意：
