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1、什么是人力资源信息系统 HRIS是组织进行有关人及人的工作方面的信息的收集 保存 分析和报告的过程 是获得人力资源决策所需相关及时信息的有组织的方法 它往往通过利用计算机或其他先进技术来促进决策过程 系统 特指为实现特定目标而将各种分散活动组合成合理的 有意义的整体的过程 人力资源信息系统的复杂程度 建立HRIS应着眼于企业实际 HRIS是进行人力资源规划所必不可少的 而且是现代企业HRM的基础性工作 HRIS内容庞杂 有些信息的采集成本较高 虽然从理论上讲 HRIS越详细越好 但这势必增加了企业管理的成本 达不到有效进行HRM的目的 同时还要考虑企业发展时系统的扩展性和使用过程中系统的可修改
2、性 因为任何一位职工的信息都不是永远不变的 随时需要更新 建立HRIS这一过程要考虑如下因素 1 企业发展战略及现有规模 2 管理人员对人力资源有关数据要求掌握的详细程度 3 企业内部信息复制及传递的潜在可能性 4 人力资源管理部门对HRIS的运用程度和期望 5 其他企业人力信息系统的建立和运用情况 HRIS所提供的信息主要特征 1 及时 管理者必须能够获得最新的信息 2 准确 管理者必须能够依赖系统所提供信息的准确性 3 简明 管理者一次只能吸收一定量的信息 系统不应当让重要的信息被淹没 4 相关 管理者应当能通过系统获得特定情况下有较针对性的信息 5 完整 管理者应获得完整的 而不是部分的
3、信息 如果缺少上述特征之一 都会降低HRIS的有效性并使决策过程复杂化 有效的HRIS所产生的若干重要报表和与经营相关的预测 1 常规报表 按时间进度汇总的经营数据 如每周或每月用人情况报表可能被送达总经理 而每个季度该报表可能被送达最高管理层 2 例外情况报表 着重强调在经营活动中十分严重的 足以引起管理者注意的变化 如人力资源经理可能对质量例外报表这类信息感兴趣 从而确定是否需要额外的培训 3 按需提供的报表 如具有5年工作经验 能讲流利的西班牙语的工程师的数量是人力资源可能要求的一种按需提供的报表 4 预测 预测将一种模型应用于特定的情况 管理者需要预测为满足企业产品或服务的需求所需要的
4、员工数量和质量 HRIS的功能 1 可为企业提供人力资源数据 以便企业制定发展战略 包括人力资源规划 2 可为人力资源决策提供信息支持 3 可为企业管理效果的评估提供反馈信息 4 可为其他有关人力资源的活动提供快捷 准确的信息 HRIS所包含的基础信息 1 自然状况 性别 年龄 民族 籍贯 政治面貌 体重 健康状况等 知识状况 文化程度 专业 学位 所取得的各种证书 职称等 能力状况 表达能力 操作能力 管理能力 人际关系协调能力及其它特长的种类与等级 阅历与经验 做过何种工作 担任何种职务及任职的时间 调动的证明和原因 总体评价等 HRIS所包含的基础信息 2 心理状况 兴趣 偏好 积极性水
5、平 心理承受能力等 工作状况 目前所属部门 岗位 等级 直接领导和下属 绩效及适应性等 收入状况 工资 奖金 津贴及职务外收入等 家庭背景及生活状况 爱好情况及偏好 家庭职业取向及个人对未来职业生涯的设计等 所在部门的使用意图 提 留 调 降等 HRIS所包含的基础信息 3 根据上述信息 可综合开发许多有用的二次信息 如人力分布 结构 积极性及冗员等 根据国外的有关经验 250人以下的组织 员工的档案管理和索引卡系统十分有效 但对大型组织则需采用计算机 且需配备既有人力资源管理经验 又懂计算机的专门人员负责建立和管理人力资源信息系统 HRIS所包含的基本模块 1 资料备份 操作日志 用户 高层
6、 中层 一般员工 权限管理 企业公告板 公共信息查询 个人信息查询 留言板等 审批权限 预警系统等功能必须渗透到HRIS的体系之中 2 基本信息模块 组织结构信息 支持虚拟组织的建立 维护等 员工个人基本信息 人力资源管理方面的规章制度查询 3 战略模块 企业战略与人力资源战略的结合 人力资源规划 人力资源需求和供给预测 4 企业人力资源管理实践模块 招聘与甄选 培训与开发 绩效管理 薪酬管理 员工关系管理 社会保险及商业保险 考勤 包括休假 劳动合同管理 转正 离职 解雇 退休等 劳动争议处理 人力资源调配管理 升职 降职 轮岗等 5 报表管理模块 HR会计 工资报表 社会保险报表 劳动合同
7、报表等 HRIS举例 1 薪资福利 预算 选拔培训 其它有权使用的人或部门 HRIS举例 2 培训成绩 HRIS建立前的沟通 建立人力资源信息系统 事先要进行周密的筹划 包括清楚地阐明目标 充分地分析系统的要求 并认真研究细节 应该特别强调的是 要帮助管理者和全体员工了解什么是人力资源信息系统 其用途是什么 它将怎样有助于企业等等 还要强调的是 如果得不到将受到新系统影响的那些人的全力支持与合作 几乎是不可能成功的 HRM业务职能需求书写流程 1 各业务模块的工作流程2 各业务模块所要达到的目标3 各模块具体业务分解 1 基本信息的收集 2 信息的处理 输入 存储 计算 查询 统计分析 各种报
8、表的产生等 3 数据的进 出接口 4 数据的管理权限 审批流程 预警系统等 实施HRMIS的思路 1 分步 分模块实施 先从集团开始 然后到典型的子公司 在到各子公司以及海外分支机构 具体实施的模块要结合企业现阶段的人力资源管理水平 先实施能满足当前人力资源管理水平的业务模块 然后在此基础上提升实施其他的人力资源管理模块 2 集团层次实施的模块可以和子公司实施的模块不同 如招聘模块 子公司一般应用很少 而集团层次的应用就比较多 可以考虑分层和分模块相结合的思路 建立HRIS要具体地考虑四个方面 1 1 系统的规划 使全体人员充分理解人力资源信息系统的概念 考虑人事资料设计和处理方案 作好系统发
9、展的时间进度安排 建立起各种责任制和规划制度等 2 系统的设计与发展 分析现有记录 报告和表格 以确定对人力资源信息系统中数据的要求 确定最终的数据库内容和编码结构 说明用于产生和更新数据的文件保存和计算过程 规定人事报告的要求和格式 决定人力资源信息系统技术档案的结构 形式和内容 确定计算机制作的员工工资福利表的格式及内容等要求 确定工资和其他系统与人力资源信息系统的接口要求 建立HRIS要具体地考虑四个方面 2 3 系统的实施 考虑目前及以后系统的使用环境以找到潜在的问题 检查计算机硬件结构 所用语言和影响系统设计的软件约束条件 确定输入 输出条件要求 运行次数和处理量 提供有关实际处理量
10、 对操作过程的要求 使用者的教育情况及所需设施的资料 设计数据输入文件 事务处理程序和对人力资源信息系统的输入控制 4 系统的评价 估计改进人事管理的成本 确定关键管理部门人员对信息资料有何特殊要求 确定人们对补充特殊信息的要求 对与人力资源信息系统有关的组织问题提出建议 提出保证机密材料安全的建议 HRIS资料秘密的安全措施 1 保证所有使用者在离开个人电脑以前 哪怕甚至是仅仅离开一个很短的时间 都加上锁 2 提醒使用者不把他们的口令给任何人 3 在一个有规律的基础上改变口令 4 保证目前的和替代的拷贝 资料档案 软件和打印输出都恰当地被控制在这种程度 只有被授权的使用者才能获取它们 5 建立监视程序 以保证个人电脑使用者正在维持某种有效的安全水平 6 为原始资料编上密码 从而使它对于一个未经授权的使用者说来没有任何意义 7 保留一个详细的复核记录 确保在资料上所做的任何操作都被记录在一个详细的执行档案中 人力资源信息化的原则 管理规范在前 软件应用在后 边建设 边应用
