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1、软件服务社协同管理系统使用教程系列人力资源管理系统使用教程（下）软件服务社2012年11月30日 目 录1第四阶段：人事合同管理31.1与合同相关的概念及说明31.2主控系统中的基础设置31.2.1人事合同类别管理31.2.2信息字典维护合同解除原因51.3合同签订51.4合同终止71.5无合同人员查询81.6临期合同查询91.7合同综合查询102第五阶段：招聘管理112.1招聘管理流程112.2有关人员的授权112.3简历录入122.4简历维护132.5简历查阅处理142.6面试预约162.7应聘面试172.8招聘查询分析172.9附：关于简历状态183第六阶段：带薪休假管理203.1带薪休
2、假权益计划设置203.1.1带薪休假权益计划设置203.1.2带薪休假权益计划的查询与修改223.2带薪休假权益批量设置233.3带薪休假权益记录维护233.4带薪休假登记263.4.1请假登记263.4.2查询283.5相关查询293.5.1带薪休假权益记录查询293.5.2即将过期的带薪休假权益记录303.5.3带薪休假查询314其它功能简介324.1系统管理功能324.1.1定时任务管理324.1.2自定义查询管理324.2外协人员管理335总结：怎样尽快用好HR系统341 第四阶段：人事合同管理HR系统的合同管理模块管理的是“企业”与“员工个人”所签订的各种合同，并不局限于劳动合同。因
3、为企业中可能存在普通的“劳动合同”之外的各种其它合同，如保密协议、培训协议、岗位协议等。注：本阶段也可以放在考勤、薪资、福利管理之前实施。1.1 与合同相关的概念及说明人事合同管理涉及一些基础概念，例如：1. 合同终止：由于某种法定或约定事由的出现，致使合同当事人双方的权利义务归于消灭。2. 合同终止原因：分为两种：因履行终止：表示在合同已履行完毕的前提下，合同终止因解除终止：表示在合同未履行完毕的前提下，合同终止3. 合同状态：本系统中合同状态只有两种：未终止、已终止。说明：应当明确“有效、无效、生效、终止、解除”等概念。目前在系统中实际上并不管理人事合同是否“生效”。另外，应注意，“无效”
4、与“终止”是两个完全不同的概念。在本系统中不使用“有效”这个概念，合同状态只有“未终止、已终止”。4. 无固定期限合同：指的是没有明确的终止日期的合同。对于无固定期限合同,系统中不记录终止日期。1.2 主控系统中的基础设置实施人事合同管理前，必须先在主控系统中执行下列功能、设置好相关的基础信息。包括：1.2.1 人事合同类别管理在HR系统管理人事合同之前，必须先设置好合同的类别，以便对合同进行分类管理。本功能用于设置人事合同类别。比如劳动合同、保密协议、培训协议、岗位协议不同人员需要签订的合同的类别可能不同。执行本功能时，数据区的左边显示出当前“在用”的所有人事合同类别，可以点击查看其详细信息
5、。系统中预置了下列常用的合同类别：合同类别劳动合同（01）劳务协议（05）保密协议（10）培训协议（20）岗位协议（30）可以在此基础上补充或修改。合同类别允许设置为多级，比如可以在“劳动合同”下面设置二级分类：保洁员劳动合同、保安员劳动合同、职能部文员劳动合同、部门经理劳动合同、高层管理人员劳动合同等，保洁员劳动合同又分为2011版、2012版如下：合同类别 劳动合同保洁员劳动合同2011版保洁员劳动合同2012版保洁员劳动合同保安员劳动合同职能部文员劳动合同部门经理劳动合同高层管理人员劳动合同Loading.保密协议Loading.培训协议Loading.岗位协议具体可以根据本单位的管理需
6、要决定如何设置。如果涉及类别不是很多，可以只设置一级。可以进行下列操作：1. 新增：由于合同类别允许设置为多级，所以点击“新增”时，系统会要求先指定“上级”（即新增的这个合同类别作为哪个合同类别的下级。如果增加的是一级分类，可以点击“合同类别”作为上级），再点“新增”。然后可以在数据区的右边填写要新增的合同类别信息：*编号：必填。要求是数字，且不得与已有的编号重复。*名称：可以是中、英文及数字，必填。*上级类别：当前显示的是点“新增”按钮前选择的上级。可以修改。合同模板：合同模板相当于一个标准合同。可以上传合同模板文件，也可以不上传（即合同模板不是必有的）只有末级类别上传模板才有意义，非末级类
7、别上传的模板没有什么用途（但系统并不禁止非末级类别设置合同模板）。描述：用于对这个合同类别进行说明，可以不填。填写完毕后，点击“保存”，这个新增的合同类别就显示在左边的列表上了。2. 列表显示：可以指定状态，并点击“列表显示”，列出有关合同类别。状态缺省为“在用”。当指定状态为“全部”或“停用”时，可以查出“停用”的合同类别。3. 修改现有合同类别信息：如果要修改“在用”的合同类别，可以点击左边的“合同类别”，然后在右边进行修改。可以修改任何信息（包括名称、编号、上级、模板、描述）。另外，还可以修改“状态”：如果有的合同类别以后不再使用，可以将其状态修改为“停用”。对于已“停用”的合同类别，如
8、果想改为“在用”状态，或修改其它信息，可以把查询条件中的“状态”指定为“全部”或“停用”，再点击“列表显示”，找到这个合同类别进行修改。1.2.2 信息字典维护合同解除原因每个“因解除终止”的合同都必须记录“合同解除原因”。可以在“信息字典维护”功能中设置。系统中预置了一些原因，如：员工离职、因员工违规违纪行为、改签新版合同、因录入错误、其它。可以根据需要补充调整。完成主控系统中的上述基础设置后，即可在HR系统中进行人事合同管理，系统中提供了下列功能：1.3 合同签订本功能可以用来管理本单位与员工签订的各种合同。不仅包括劳动合同，还可以包括培训合同、保密合同、竞业禁止合同等。本功能可以对某一个
9、员工签订合同，也可以对选定的多个员工批量签订合同。注：执行本功能时，只能查出本人数据权限内的员工并签订合同。操作方法如下：先按条件查出要签合同的员工（可以按自定义查询方式，查出当前“在职”的员工）。查询结果显示如下：选择、编号、姓名、部门、职务、岗位、未终止合同数、已终止合同数、操作其中：未终止合同数、已终止合同数：显示该员工的未终止合同数量和已终止合同数量，以便能从上面的列表中直接看到该员工的合同概况。如果当前行的员工已申请离职（但还不是离职状态），则这一行橙色显示。这样可以便于提示操作人员确定该员工是否还要签合同。点击“查看”按钮，弹出窗口显示这个员工的信息。可以点击其中的“合同信息”页签
10、，查看该员工签订的所有合同（包括“已终止”的），显示内容如下：合同编号、合同类别、合同签订单位、合同期限类别、有效期自、有效期至、合同状态其中：合同状态可以是“未终止”、“已终止”。还可以点击每一行后面的“查看”按钮，查看这个合同的详细信息。可以选择一个或多个员工，然后点击“签订合同”按钮，此时弹出窗口要求指定下列信息：1) 合同类别：表示本次要签订的合同的类别。必须指定一个在用的合同类别。2) 合同签订单位：用于指定要与哪个单位签订合同，必须指定一个单位。3) 合同期限类别：缺省为空，可以选择“固定期限、无固定期限”。4) 有效期自：要求指定日期。5) 有效期至：如果“合同期限类别”选择“固
11、定期限”，则要求必须“大于或等于”“有效期自”；如果“合同期限类别”选择“无固定期限”，则不显示“有效期至”。6) 合同附件：指的是这个员工的具体合同文件，用于记录该员工合同的具体内容，因此如果需要对每个人保存不同的合同内容，可以上传为附件。也可以不上传（此时相当于按模板内容）。如果是批量签订，上传的文件会作为每个员工的合同文件、每个员工一份。这种情况也很常见，比如有些员工的合同完全相同。7) 说明：可以填写简单的文字说明。上述内容填写完毕，点击“确定”后，系统给所选择的员工增加一个合同，即在员工信息的“合同信息”页签中增加一条记录，记录上面填写的各个内容，同时生成“合同编号”（由系统自动生成
12、，格式为“年月日+6位序号”）。说明：在“合同签订”功能中，可以将每个员工的“合同文件”以附件形式添加到员工的信息中，其中包括了具体的内容，因此可以每个人各不相同。如果不是要求记录得很细，一般不需要上传合同文件。1.4 合同终止本功能用于将合同终止。合同终止分为二种情况：因履行终止：指合同正常履行完毕后，合同终止。因解除终止：指因为某些原因解除一个未履行完的合同，使合同终止。相关说明：1. 关于“员工离职”与“合同终止”：员工离职时，合同并不会自动终止。员工“是否在职”与“合同状态”之间没有必然联系，即可以把这两个信息独立起来。员工离职时合同不改变状态，这样有时会比较方便，比如：可以便于查询已
13、离职的员工有谁的保密协议或竞业禁止协议还没过期、也没终止。2. 关于“合同过期”与“合同终止”：合同过期（即当前日期大于“有效期至”）后，合同并不是自动终止，而是需要人工确认（即执行“合同终止”功能）后才终止。操作方法如下：先查出要终止的合同（可以用自定义查询的方式），查询结果显示符合条件的“未终止”合同，内容如下：选择、员工编号、姓名、部门、职务、岗位、入职日期、合同编号、合同类别、有效期自、有效期至、操作可以点击“查看”按钮，弹出窗口显示这个合同的详细信息。注：对于无固定期限合同，“有效期至”为空。如果当前行的员工已离职，则这一行红色显示。如果当前行的员工已申请离职（但还不是离职状态），则
14、这一行橙色显示。一个员工可以有多行数据，因为一个员工可以有多个类别的合同，也可能有同一类别的多个合同（比如上一年的劳动合同还没有终止，又签了新的劳动合同）。查出符合条件的、当前“未终止”的合同后，可以选择并点击“终止”按钮（可以批量选择后、批量终止所选的合同）。此时，系统要求输入合同终止原因：缺省为空，可以选择“因履行终止、因解除终止”。如果选择“因解除终止”，系统还要求指定“合同解除原因”（缺省为空，必须指定）。还可以输入一些文字“说明”，以便记录。点击“确定”后，即可将所选的合同指定为“已终止”。本功能常用于以下情况：查询在职员工的“过期”合同，然后批量终止（合同终止原因：因履行终止）。查询在职员工某个类别的“未过期“合同，然后批量终止（合同终止原因：因解除终止）。查询离职员工的合同（本功能查出的肯定是“未终止”的合同），然后批量终止（合同终止原因：因解除终止或因履行终止）1.5 无合同人员查询本功能用于查出本人数据权限内的、无合同的“在职”人员。注意：本功能中提到的“无合同”指的都是没有“未终止”的合同。如果一个员工曾经签订过合同，但目前都是“已终止”的，则这个员工也是“无合同人员”。操作方法如下：执行本功能时，系统会自动查出所有无合同的人员。显示内容如下：编号、姓名、部门、职务、岗位、入职日期、已终止合同数、操作可以点击操作栏的“查看”按钮，显示该员工的信息，可以在“合
