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1、onlyit 企业管理软件使用手册-人力资源文件状态 草稿文件 正式文件 更改正式文件文件标识：当前版本：2011-07-07作 者：完成日期：同当前版本1总体描述32操作描述42.1资料初始导入42.1.1了解导入文件42.1.2录入用户数据92.1.3导入数据到软件系统92.1.4导出数据到文件122.2建立工资单122.2.1准备工作122.2.2创建工资单步骤162.2.3编辑计算公式182.2.4录入工资数据222.2.5审核工资数据222.2.6工资单数据快捷录入222.3结合考勤机的考勤402.3.1设置员工打卡号402.3.2定义考勤机412.3.3打卡数据采集442.3.4员
2、工考勤班次462.3.5生成考勤结果482.3.6考勤月帐中用脚本生成自定义统计数据521 总体描述本文档为人力资源软件的使用帮助文档,包含了以下几个部分：资料初始导入、结合考勤机的考勤、建立工资单等。2 操作描述详细介绍各模块的使用操作。2.1 资料初始导入 资料初始导入，可让用户很方便的把excel/wps文件中的员工资料等信息导入到软件系统。2.1.1 了解导入文件资料初始导入的文件，是有格式规定的，用户必须严格按照规定的格式修改导入文件，才能把员工资料顺利导入到软件系统中。2.1.1.1 模板文件l 软件系统提供了导入文件的模板，以便于用户能方便的完成导入文件。模板文件位于下载软件文件
3、的dll目录下，如图：2.1.1.2 模板文件格式l 请不要对每页的名称做修改。l 各页的第一行，这个软件系统有特殊规定，一般不允许修改,有些特殊的，如员工资料页，可以在系统的许可范围内添加列。l 标题为蓝色的列不能为空。l 标题为红色的列不能为空并且不能重复，如工号以及相关编码（如部门编号等）。2.1.1.2.1 分公司页分公司页是定义分公司信息的页，所有的分公司必须在这个页面定义，才能被其他页面引用。编号列不能为空并且不能重复。名称列不能为空。2.1.1.2.2 部门页部门页定义部门的信息，所有的部门必须在这个页面定义，才能被其他页面引用。分公司字段必须是在分公司页中已经定义的，可以填分公
4、司名称也可以填分公司编号。2.1.1.2.3 级别页级别页定义岗位级别的信息，所有的级别必须在这个页面定义，才能被其他页面引用。2.1.1.2.4 岗位页岗位页定义岗位的信息，所有的岗位必须在这个页面定义，才能被其他页面引用。部门编码字段必须是在部门页中已经定义的部门，级别必须是在级别页中已经定义的级别。2.1.1.2.5 民族页民族页定义民族的信息，所有的民族必须在这个页面定义，才能被其他页面引用。2.1.1.2.6 技术职称页技术职称页定义技术职称的信息，所有的技术职称必须在这个页面定义，才能被其他页面引用。2.1.1.2.7 最高学历页最高学历页定义最高学历的信息，所有的最高学历必须在这
5、个页面定义，才能被其他页面引用。2.1.1.2.8 最高学位页最高学位页定义最高学位的信息，所有的最高学位必须在这个页面定义，才能被其他页面引用。2.1.1.2.9 政治面貌页政治面貌页定义政治面貌的信息，所有的政治面貌必须在这个页面定义，才能被其他页面引用。2.1.1.2.10 员工数据页员工数据页定义了所有员工的具体的信息。l 员工资料内容很多，员工数据里面列出了常用的，不需要的列可以删掉。l 部门、员工编号、姓名、状态4列不允许删除。l 也可以添加列，添加的列必须是系统允许的，完整的资料内容页包含了所有允许的列的名称。l 部门、岗位、职称、民族等列的值必须是在相应的页面中已经定义的。l
6、状态列只能在如下范围内选择：试用期、合同期、已离职。特别注意不能选择在职。l 婚姻状况列只能在如下范围内选择：未婚、已婚、离异、不详。l 性别列只能在如下范围内选择：男、女。l 日期为如下格式： 2007.01.22，注意中间的点不要用中文输入。2.1.1.2.11 完整的资料内容页完整的资料内容页定义了所有员工数据页允许的列的名称。2.1.1.2.12 关于自定义信息的导入系统支持最多8个扩展熟悉，可以在系统中进行定义（人事资料=）扩展熟悉）。整理导入模板的时候可以通过扩展一、扩展二 到扩展八导入，注意保持导入模板中第一行扩展一、扩展二的内容不要变，填入相应的内容进行导入就可以了。例如：扩展
7、一 定义为健康证，那么导入模板中第一行还是扩展一，里面的内容填具体健康证。2.1.2 录入用户数据l 模板文件中已经有一部分的员工资料，这个是为便于用户的理解而提供的示例，可以删除。l 用户请不要直接在系统提供的模板文件中录入用户自己的员工资料，请先把模板文件复制一份，然后在复制的文件中录入用户自己的员工资料记录。l 默认的模板是excel格式的，如果只安装了wps，请用wps打开后保存为wps表格（ett扩展名)。2.1.3 导入数据到软件系统l 导入请先备份导入的文档，以防万一发生数据丢失。l 如果软件系统有数据，请先备份软件系统中的数据，导入时会先清空软件系统中已有的员工数据。导入界面：
8、2.1.3.1 操作步骤l 选择导入文件l 选择文件中要导入的页面, 不需要导入的信息，请把勾去掉。l 开始导入数据l 根据错误提示信息耐心修改导入错误错误提示请从上往下修改，因为后面的错误可能是因为前面的错误引起的。2.1.4 导出数据到文件系统不仅支持文件导入，也支持导出到文件。2.2 建立工资单 工资单是记录员工工资信息的单据，历史记录的工资单可以批量导入，文件格式参考系统提供的工资单导入模板.xls文件，导入方式请参考上一节“资料初始导入”。本章节主要介绍如何在软件系统中建立工资单。2.2.1 准备工作2.2.1.1 建立工资科目工资科目是工资单的具体工资数据项目，用户可根据自己的需要
9、增加修改或删除工资科目。工资科目管理界面工资科目编辑界面注意：如果勾上，则表示这个科目在工资单中是可以直接手工输入数值，否则表示不能直接输入，必须通过计算公式计算。这个数值决定了工资科目在工资单中的排列顺序。2.2.1.2 工资单类型工资单类型用于区分工资单的不同类型。2.2.1.3 帐套设置工资帐套是工资科目与计算公式的集合，主要目的是为了生成工资单时，能快速的设置工资单的工资科目集合与计算公式。选择列有勾的表示该帐套拥有该工资科目，否则表示没有。可直接双击工资科目记录来改变选择或不选择，也可右键鼠标，批量修改。点击，可编辑帐套的计算公式。2.2.1.4 所得税率组所得税率组主要用于计算员工
10、的个人所得税。2.2.2 创建工资单步骤l 进入录入界面l 点击新增按钮，进入工资单条件定义l 选择工资单包含的员工，选择列有勾的表示选中，否则表示没选。可直接双击员工记录来改变选择或不选择，也可右键鼠标，批量修改。l 选择工资单所需要的工资科目，注意如果用户想在计算公式中，设置或获取工资科目的值，那么必须在这里把工资科目选上。l 工资表的所需要的工资科目的快速选择点击，可以选择某一帐套，把该帐套的工资科目集合与计算公式迅速拷贝到工资单。l 点击确定按钮，即可生成一张简单的工资单。2.2.3 编辑计算公式由于有些工资科目需要通过复杂的计算才能得到，系统提供了计算公式，以便于用户方便的计算工资科
11、目的值。计算公式具体的语法规则请看学习导航的脚本说明。计算公式可直接在工资单里编辑，见下图，也可在帐套里面设置，然后选择该帐套，可把该帐套的计算公式拷贝到工资单。l 运算符直接点击可添加到计算公式中。l 公式里可以添加的函数直接选择函数可添加到计算公式中。1. cal_tax(应税额)：计算个人所得税。参数应税额是员工所有收入中应缴税部分的工资科目的名称，如果用户不是这个名称，要改成用户系统中相应的工资科目名称。所使用的所得税率组是，参考。注意应税额不是已经减去2000元的数据，而是减去2000元前的原始数据。2. cal_tax_org(税后金额)：根据税后的金额计算税前的金额。参数税后金额
12、是员工税后收入的工资科目名称，如果用户不是这个名称，要改成用户系统中相应的工资科目名称。3. cal_tax_grp(应税额,税率分组)：根据用户指定的所得税率组计算个人所得税。参数应税额是员工所有收入中应缴税部分的工资科目的名称，如果用户不是这个名称，要改成用户系统中相应的工资科目名称。参数税率分组要改成所得税率组的名称或代码，并且用单引号括起来，比如cal_tax_grp(应税额,A)表示按1600起征计算个人所得税，参考。4. tax_get_top_factor(税前金额)：根据税前金额计算应缴税的税率, 税率分组是。税率见下图：5. tax_get_top_factor_grp(税前
13、金额,税率分组)：根据税前金额、税率分组计算应缴税的税率。6. tax_get_top_deduct(税前金额)：根据税前金额计算速算扣除数, 税率分组是。7. tax_get_top_deduct_grp(税前金额,税率分组)：根据税前金额、税率分组计算速算扣除数。8. get_wage_emp_num()：计算工资单中的员工总数量。9. get_dept_wage_emp_num(dept_id)：计算工资单中的某个部门员工总数量(不包括下级部门的员工)。参数dept_id要改成某一具体部门的名称或代码，并且用单引号括起来。10. get_top_dept_wage_emp_num(dep
14、t_id) ：计算工资单中的某个部门员工总数量(包括下级部门的员工)。参数dept_id要改成某一具体部门的名称或代码，并且用单引号括起来。11. get_wage_amount(subject_id)：计算工资单中某一工资科目的总额。参数subject_id要改成某一工资科目的名称或代码，并且用单引号括起来。12. get_dept_wage_amount(dept_id,subject_id)：计算工资单中某一部门（不包含下级部门）某一工资科目的总额。参数dept_id要改成某一具体部门的名称或代码，并且用单引号括起来。参数subject_id要改成某一工资科目的名称或代码，并且用单引号括起来。13. get_top_dept_wage_amount(dept_id,subject_id) ：计算工资单中某一部门（包含下级部门）某一工资科目的总额。参数dept_id要改成某一
