《精编》零售企业管理者基本概念与组织运作原则

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1、主讲人 左凤山博士 中阶管理才能训练系列 管理基础能力展开 MTP 德國埃森州立大學ULUM研究院DID工業設計博士 德國國家行銷指導經營管理學會SUPD研修認証 日本電通廣告行銷創意激盪POPAS海外訓練研習認証 美國商業經營管理協會AMA研習認証 全球商業競爭力組織I C M A認証G I M資格 亞洲六位之一 美國商業管理教育協會A A B E商業競爭戰略研究員 台灣 企業經營管理顧問協會教委會主委 台灣 產品科技昇級協會秘書長 全國企業競爭力發展機構首席顧問首席資深講師 台北市兩岸四地文教經貿交流協會常務理事 上海市政府中小企業服務中心整體企業競爭力規劃顧問 新加坡生產力中心SPC資深

2、輔導顧問 台灣 經濟部中小企業產業顧問團資深輔導顧問 加拿大國立皇家大學 RRU 企研所MBA教授 國務院全國市長講座G I M主講師 福建省閩西南五市企業協作網企业顾问团首席顧問 中國國際商務諮詢顧問師評價委員會 IBCAC 評審委員 講師 左凤山 MTP中阶主管才能管理发展训练 MTP ManagementTrainingProgram 管理课程最早是由美国空军在第二战期间发展 1950年代引进日本 后经日本产业界有系统的推广 为目前世界最普及 最有系统与内容的中阶管理人员训练课程 目前日本产业界MTP参训人员超过100万人次 日本经济快速发展 MTP功不可没 MTP管理课程在美国参训人员

3、超过300万人次 在台湾 新加坡 香港 韩国等亚洲地区总计训练超过200万人次 在中国大陆地区到目前为止总计训练已超过30万人次 MTP共分二十回合六大部份 以定型化的训练 从实务导引切入 提供一套实用完整而系统的管理基础训练 培养有理想 有抱负 能自我启发 自我管理并且具有使命感的中坚主管 提升其管理能力 其课程特色即为采取讲师与学员 学员与学员间双向沟通的教学方式 以实务性的CaseStudy为题 分组演练讨论并作角色扮演 以引导 启发学员 增加实务经验 其中并穿插随堂测验 自我评估检查以确实达到授课预期效果 2问题分析与决策 1管理基础能力展开 3业务工作执行管理 4部属培育与启发 5信

4、赖关系的形成 6领导与管理开展 壹 现代化之管理基础分析 一 管理的意义分析 管理就是把企业中的一切资源做最灵活 最经济的运用 以达成企业经营的目标 管理的目的是为了要达成企业的经营目标 因此一切的管理方法 必须以企业的经营目标为归依 管理的对象为企业中的一切资源 亦即所谓的7M 人 Man 机器 Machine 材料 Material 技术 Method 金钱 Money 市场 Market 资讯 Message 企业中最重要且最难管理的就是人 因为其他的六项资源均靠人来运用 稍有不慎 即可铸成大错 同时由于人的潜能与能力是无形 看不见的 人有差异性 也不能量化 在管理上就更需要花特别的心思

5、 企业的目标须靠人去完成 Getthejobdonethroughpeople 因此执行任务的相关人员 特别是自己的部属更是我们的管理重点 一个称职的主管不是什么事都亲自动手 也不是在分配工作后叫部属按着主管指定的方法执行 真正好的主管不但要能将工作分配给部属 同时也会借着各种方法激发部属精力 让部属在执行的过程中 可以使用不同于主管的方式来达成目标 这种作法不但使部属有参与感及成就感 同时还能达到培育人才的目的 下君尽己之力中君尽人之才上君尽人之智 二 管理四层面分析 为达成经营目标就必须依目标拟定出不同的工作项目 事 交给不同专长的 人 去执行 因此管理的范围就可用 事 与 人 来区分 更

6、详细地来看 管理的范围与层面又可分为四部份 工作的改善 工作的管理 部属的培育以及人际关系 前二者属于 事 的层面 后二者属于 人 的层面 工作的改善须因着外在环境的改变而做调整 为达成经营目标 管理者应有突破现状的眼光与改革的热情 常想是否有任何地方需要改进 亦即具有问题意识 要改善工作 可以从四方面着手 改善工作的分配 改善工作的方法 订定各项工作的标准 发挥创造力 以新的观点 新方法来改善 事的层面 工作的管理在执行工作任务时 为确保这些工作能达成企业的目标 主管须拟订工作计划 拟定后就要以命令的方式交付部属去执行 又为了确保执行方法的正确与执行过程的顺利 主管必须要以控制 协调的方式来

7、管理整个过程 因此工作管理可说是以下的过程 计划 命令 控制 协调 部属的培育身为管理者不但要培育部属能够执行某项工作的能力 并要以企业发展的目标作为长期培育部属的规划标准 培育部属应包括培育部属的个人能力与组织能力 一方面培育能力 一方面塑造其人格 培育部属不只要培养他能胜任目前的工作 同时也要栽培他能胜任属于管理层面的工作 为公司储备管理人员 人的层面 人际关系任务的完成与工作意愿 协调合作有关 主管身为单位的领导者 须建立能使部属有工作意愿 并能关系和谐的环境 管理者必须要 了解部属的行为 启发部属的良好工作态度 处理解决人事问题 提高士气 贰 管理者基本概念 一 管理者的任务分析 中阶

8、层管理者的任务有三方面 对上要能明确地向上司报告工作进度与执行结果 对下要能有效地组织部属完成工作任务 对其他单位要能时常沟通协调 须把企业的经营方针与目标融入每日的管理活动中 因此管理包括 提供部属一个具挑战性的工作环境 收集正确资讯以修正经营目标 激发部属的工作意愿 建议改善组织结构 培养部属的能力 承担权限内的责任当机立断做出决定 二 管理者的态度分析 除要有与部属共同完成任务的心态外 尚需具备以下的基本态度 方能达成组织的目标 使命感管理者的企业观 企业存在的理由 职业观 工作对自己的意义 与人生观 人生活的目的与价值 的认识 并依此信念来完成管理的任务 达成任务的意愿对完成组织目标有

9、强烈的意愿 并将此意愿灌输给部属 使部属亦有相同的意愿 突破现状的精神对于工作现况有 还有更好 的改革意愿 效率意识须对执行任务时所需的成本与预期的目标有清楚的认知 以最合乎成本效益 Cost effectiveness 的方式 让部属自动自发地工作 重视原理原则须依据人性调整方式 人的弱点在好逸恶劳 为杜绝这弊病 时时刻刻盯着部属只会造成反效果 若能善用人性 可用让部属在会议中自行报告成果与进度的方式 让部属自动自发地工作 健全的判断主管要做决策判断 判断力的敏锐与否 或者是决策力的好坏 多半是由后天的经验而来 在做决策前 须收集各样事实 然后依各人的知识 经验 原则 组织的目标来分析问题

10、做出合理判断 科学化的步骤管理者面对问题时 要先收集相关事实 然后经由以下的科学方式 找出解决方案 观察 收集事实 分析 找出因果关系 综合 归纳出原理 法则 验证 求证原理之真实性与规律性 有意识的管理管理者必须将上述的各种工作态度时时放在心中 并且表现在每日的管理工作中 以身作则 三 工作管理自我检讨表 管理体检站一 主管最常面临的挑战可能是 我的管理方式恰不恰当 我是不是一个称职的主管呢 下面的这份自我评估表 可以让您了解在这么多的工作项目中 您那一项做得较得心应手 那一项还需要加油 甚至您可以多影印几份 每隔一段时间后就拿出来再做一次 让您了解自己有没有比昨天更好 本检讨表不计分或收回

11、 只让你了解身为管理者已做到何种程度 同时应该加强哪一点 希望检讨后 在认为适当的评估栏内做记号 这样就可以了解应该向哪一方面努力 在课程中或结业后 做定期的检讨 对你认为是弱点的项目再用心研究 参 组织运作的原则 一 组织的意义 为了要达到企业的目标 我们就必须把企业中的任务分门别类 然后把不同专长的人安排到这些工作岗位上 这种编制的方式就叫做组织 换名话说 组织是由二种不同的编制体而构成的 一种是以任务 亦即 业务内容 组成的 另一种是由人员 也就是不同专长的 人员 所组成的 组织的结果可以使得整个企业内产生一种上下 纵横的分工关系 通力完成企业目标 主管的最基本任务就是如何把 业务内容的

12、编制体 与 人员的编制体 做一种最适宜 最有效的编排 同时 做主管的还必须像 媒人 一样 把每一位人员安插到最合适的工作岗位上 使每一位 人员 与每一项 业务内容 均能形成 最佳拍档 发挥最高的效率 为了使企业内 外的人对这二种编制体能一目了然 我们通常都会将它们画成图表 称为 组织图 画出组织图的好处是每一位员可以了解他所属的部门在整个企业组织中所负担的任务 以及与其他部门的关系 画组织图时 我们可以有三种法画法 一种只画出业务性质的编制体 例1 另一种只画出人员的编制体 例2 第三种则是把业务内容与人员一并画上去 例3 例1 以业务性质为主的组织图 例2 以人员编制为主的组织图 例3 以业

13、务内容与人员为主的组织图 二 组织的原则 每个企业虽然依其性质的不同而有不同的组织方式 但是其组织的原则却是一样的 那就是命令系统要统一 控制幅度要适当 上司与部属对工作职责认同要一致 上司要授权 命令系统要统一在工作的任务上 我们需要有安全感 希望能明确知道自己的任务与权限 也希望别人能认同并尊重我们的任务与权限 这种认同与尊重常常是是透过 下达命令 这个管道来的 如果一个人不是经由一个固定的上司接受命令 而是任何人都可以下命令给他时 这个人的安全感会立刻受到威胁 同时也会影响到他的工作意愿 所以在组织中 我们一定要有一个固定的命令系统 谁向谁下达命令 谁向谁报告 这个管道一定要切实遵守 才

14、不致造成混乱 在以下特殊情况 我们须要超越这个命令系统 紧急又重大的情况如业务部经理发现仓库有浓烟冒出时 应立即打电话给总务部的安全人员 而不是先通知总务经理 再由总务经理通知安全人员 对方逃避责任时如人事经理交待训练课课长 请课长征调二位课员参与公司训练课程的规划 训练课课长却逃避责任 迟迟不动时 人事经理就可以直接指派这二位课员 不用再透过训练课课长 不用判断又轻微的事件如厂长在走廊上发现一滩污水时 可立即请一旁的清洁人中来处理 而不用再经庶务课的课长 属于公司中的情报系统如研发部某专案小组开发新产品 基于保密缘故 此专案小组可直接向总经理报告进度 总经理也直接向他们下达命令 三 控制幅度

15、要适当 每位主管能直接控制的部属人数与任务有其一定范围 主管的控制幅度太大时 也就是管的人 事太多时 主管不能顾全每一位部属的需要 部属的工作使命感与信任感会变得较涣散 不容易集中大家的工作精神 影响工作品质 但是当主管的控制幅度太小时 也就是管的人 事太少时 主管容易事必躬亲 而造成部属工作意愿低落 缺乏自动自发的精神 沦于表面功夫 影响主管控制幅度的因素 工作的性质工作同质性愈高时 主管管理起来也较轻松 控制的幅度就可以大一点 工作标准化的程度工作标准化的程度愈高时 主管花的心力就可以较少 控制的幅度可以大一些 工作场所的地理条件工作场所愈集中时 管理就较容易 控制的幅度自然就可以更大 调

16、整工作项目所需要的时间调整工作所需的时间愈少 控制幅度就愈大 部属的能力部属的能力愈强 就表示主管控制幅度可更大 管理者的能力能力强的主管 自然其控制幅度可更大 运用幕僚协助的程度愈懂得运用幕僚的主管 其控制幅度就可愈大 四 职务分配的认同要一致 主管在分配任务时 当然要依照工作的性质与部属的能力来考虑 但是 我们却常常忽略部属在接受任务时的心态所以主管在分配任务时 一定要与部属沟通 了解他们个人对任务有什么期待与想法 同时也要让部属了解主管在分配任务时 对部属有何期待 唯有将双方的认知差距缩短到最小时 整个组织在动作时 才能真正达到预定的目标 王志明的工作是线路板的设计 他认为自己对公司最大的贡献就是他能够在极短的时间内设计出一个很好的线路图 但是因为公司新增了一批较没有经验的设计师 设计部的李经理希望这些设计师能够早一点独当一面 因此就交待王志明每天要拨3小时的时间来教这一批新的设计师 从李经理的角度来看 是希望借重王志明的经验来替公司培育人才 但是如果王志明认为上课会占掉他设计新的线路图的时间 同时讲课也不是他的专长 可能反而会使原本工作得起劲的王志明 失去对工作的热忱 进而影响