《精编》系统分析与需求调查问卷

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1、系統分析簡介與需求調查 IntroductiontoSystemAnalysisandRequirementDetermination 內容大綱 系統分析簡介使用者需求的重要分析流程分析重點需求訂定調查方法表達工具 使用者需求的重要 使用者需求 使用者期待系統解決的問題與希望從系統獲得之資訊 為系統開發最關鍵 最重要且最容易發生錯誤的部分 是資訊系統失敗的主因之一 各階段修正錯誤的相對成本如下表 系統分析流程Systemsanalysisprocess 非常重要的階段與活動 主要是應用已通過驗證之原理 技術 語言與工具 瞭解問題或描述新系統之外部行為 範疇定義Scopedefinition 可

2、使用ContextDiagram 如前章所述 問題分析Problemanalysis需求擷取調查RequirementsDiscovery需求分析與塑模RequirementAnalysisandModeling 發掘及分析問題 以石川圖IshikawaDiagram Agraphicaltoolusedtoidentify explore anddepictproblemsandthecausesandeffectsofthoseproblems Oftenreferredtoasacause and effectdiagram因果圖orafishbonediagram魚骨圖 需求分析的流程

3、 擷取 對系統範圍內之各種事物與相關現象 加以瞭解 判斷及選擇 並設計成描述性綱目 轉換成結構性之需求 將描述性綱目以系統模式語法轉換成概念性綱目 常平行及反覆的 Parallelanditerative 進行 分析的重點 現況 As is vs 未來系統 To be 資料流程邏輯 系統需求調查訂定的態度 直截了當的詢問保持中立的思考鬆綁現有限制注意細節重新建構 SystemsAnalystCharacteristicsforSuccessfulRequirementsDeterminationImpertinenceImpartialityRelaxingconstraintsAttenti

4、ontodetailsReframing 產出與結果DeliverablesandOutcomes 與使用者交談或是觀察使用者所獲取之資料 訪談筆記或會議紀錄 現存的書面資訊 企業使命與策略聲明 企業內的各式文件格式與電腦報表 作業手冊 工作說明書 訓練手冊 現行使用系統上的文件件與流程或公司顧問的報告 電腦上的資訊 協合應用系統設計 JAD 階段的結果 現行系統上的CASE的儲存庫 repository 內容 現有系統報表與系統雛型呈現 需求擷取方式 系統發展猶如對企業作診斷及治療過程 需求調查也像對人的診斷 需運用 望 聞 問 切 的技巧 必須瞭解系統之潛在使用者及可能之人機互動 常用方式

5、 可單獨或混合使用 查閱文件觀察問卷訪談開會討論聯合開發 JointApplicationDevelopment JAD 查閱文件 研究企業的內部文件是瞭解企業運作邏輯之初步工作 內容包括 工作說明書 含流程圖 或標準作業程序 StandardOperationProcedure SOP 手冊表單報表一般來說 組織中很少有完整的文件詳細地描述出系統之全貌 加上系統可能已經過多次的修改 文件往往未能配合更新 因此以該方式蒐集之資訊常有過時之慮 觀察 一般來說 實地觀察所獲得的資料正確性會比查閱文件為高 亦能驗證所蒐集資料之正確性及補充不完整的部分 透過觀察可以獲得第一手的資料 僅用觀察仍無法完整

6、地反映出組織的真實情況與需求 例如被觀察者的行為可能改變 選擇正常與例外情況之時機或對象來作觀察 可獲得各種可能的資料 訪談 最有效且最普遍的資料蒐集方法 系統分析師親自與使用部門的主管或相關作業人員面對面討論實際作業的情況 報表和資訊需求等 蒐集到的可能是事實 選擇或推測 並可觀察到人們的肢體語言 情緒和他們對現行系統之觀感等 開放式訪談不預定表格 問卷或固定的標準程序 過程全由使用者自由談論其工作 適用於系統分析師對問題領域不熟悉或無法預期之情況 結構化訪談又稱標準化訪談或導向式訪談 過程近似於詢問而非交談 所要求資訊的深度 專門程度亦較深 把問題標準化 然後由受訪者回答或選擇 訪談 問題

7、依其性質可分開放性問題用來探索系統分析師無法預期的回答或明確詢問之問題 優點 能讓先前不知道的資訊浮現出來 系統分析師可以用一些非預期中的問題 不斷地來探究新的資訊 缺點 回答問題所花的時間較長 也較難作結論 封閉性問題適用於問題可預期且回答可明確描述之情況 優點 訪談的時間較短 問題可較廣泛 缺點 所列之選項未必包含受訪者所要回答的答案 幾種設計形式 對與錯多重選擇Likert尺度的衡量方式 例如用很好 好 普通 差與很差五個等級 訪談指引 周詳的規劃 仔細地聆聽 重點記錄 得到允諾 可錄音或錄影 以掌握內容 結束後 須48小時內將內容整理出來 以防記憶消失 不要強調問題的對或錯 不要對新系

8、統做任何預期想法 需讓受訪者知道他們的意見會納入考慮 專案需很多步驟來完成 他人的觀點需要一起考慮 從潛在使用者 管理者與對現行系統有經驗的專業人員等尋找各式各樣的觀點 以對新系統全盤性的瞭解 如此才能設計出大多數使用者都可接受的系統 問卷 使用者太多或分布太廣時 可考慮使用 涉及的作業範圍或對象太廣 無法逐一親自調查 需有相當練習與經驗 因問卷上以文字靜態表達 題之語意與邏輯必須很清楚且有條理 可用各種不同方法問同一問題 以觀察各種可能的答案 需有先導測試之檢討與回饋進一步修飾 提升問卷效度 問卷 抽樣 決定調查的對象 通常為系統使用者 抽樣方法分 機率抽樣簡單 將名單編號 再以亂數抽樣 決

9、定成為受測的對象 分層 分成若干互斥的組或層 再從中隨機抽選預定數目為受測對象 非機率抽樣便利抽樣 以最容易找到的系統使用者 願意接受調查的人或是動機高的使用者 判斷抽樣 根據設計者的判斷來選擇受測之使用者 必須對使用者之特徵有相當地瞭解 然後針對符合某些特徵的名單抽樣 例如針對使用系統已經兩年以上的使用者或者是經常使用的人 抽樣策略可單獨或混合使用 當問卷回收後 應該逐一檢查回收問卷之回答是否完整 並去除異常之問卷 以便進行資料分析 開會討論 一種很有效率的資料蒐集方式 使用者代表與系統開發人員齊聚一堂 將所知道的事實 觀念說出 讓所有與會人員一起相互溝通意見 較易獲得正確的資料 即使有不同

10、的意見與觀念 經由眾人研究亦能加以修正 此外 亦可發揮腦力激盪的效果 缺點 要安排共同的時間來進行 在溝通與協調上較困難 名目群體技術 NGT 一個協助群體產生想法的過程名目群體成員可以群聚在同一地點來解決問題 但是他們會先各自獨立作業一段時間 成員先各自寫下想法 引導者將所有人的想法排序後 再讓提出者大聲說出他的想法 另一人則將這些想法寫到黑板或活動白板上 引導者會請與會者公開進行討論並進一步釐清每一個想法 可用來彌補傳統的群體訪談的不足之處 也可以當作是協合應用系統設計的一部分 聯合開發 JointApplicationDevelopment JAD 透過一個二至五天的集會 讓開發者與顧客

11、能夠快速有效 而且深入地檢討需求並取得共識 具體結果是產生完整的需求文件 依五步驟進行 範圍界定專案出資高階主管定義專案的範圍 並以文字記載 由高階主管和召集人一起簽訂契約 使召集人授權進行需求分析 對於目標與範圍也有了約定 關鍵人員的熟悉召集人訪談關鍵使用者及管理人員 以瞭解專案的背景資料及重要的需求 聯合開發 會議準備整理分送需求文件草稿 安排助理人員 準備會議室會議進行引導利用各種視覺輔助工具 如貼紙 白板 投影片 圖表或簡報檔等 溝通需求及達成共識 文件產生整理需求文件 最後再召開一次審查會議 以確認需求文件內容 需求表達工具 企業程序是企業處理有組織的結合 其結果需能完成某企業功能

12、例如行銷或生產管理等 結構化系統分析與設計主要是考量流程與資料塑模 工具包括 流程圖 表達實體與作業程序及所需資訊間之關係 處理描述 表示流程圖中之作業處理 程序與規則及其相關之資訊輸入與輸出等 藍圖 表示資訊之展示格式與內容等 例如表單之格線與縱橫項目 資料詞彙 描述藍圖內資訊之詳細內容與規則等 需求塑模 作業流程圖的製作 流程圖 對事務進行步驟的一種圖形表達 有相當多的標準 如美國的ASME 日本的JMA 德國的NESUCHEL等等 ANSI流程圖圖示符號 作業流程圖的製作 續 開始與結束符號的應用 開始 結束 作業流程圖的製作 續 處理與判斷符號的應用否是 不良率 5 檢驗 驗收 退貨

13、作業流程圖的製作 續 頁內連結符號的應用 1 1 作業流程圖的製作 續 跨頁連結符號的應用 A A 作業流程圖的製作 續 實例 開始 請購作業 採購作業 驗收作業 合格 付款作業 結束 流程圖依描述的深入程度分 功能等級 functionlevel 流程圖 又稱為系統流程圖 用來描述流程的主要功能 作業等級 activitylevel 流程圖必須先將參與該流程的部門列出 然後再將各個作業步驟依執行順序畫在該部門之下 由於此等級的流程圖主要的用意只是要告知使用者各個部門在此流程所負責的事務 所以對於流程中的詳細步驟與流程的分歧 branch 並不需要描述任務等級 tasklevel 流程圖要將所有的作業步驟描述到最詳盡的步驟 流程中的各個分歧 branch 也要描繪清楚 功能等級 functionlevel 流程圖一例 需求單位採購單位倉儲單位會計單位 請購作業 採購作業 驗收作業 請款作業 付款作業 作業等級 activitylevel 流程圖 需求單位採購單位倉儲單位會計單位 任務等級 tasklevel 流程圖實例 流程 Process亦譯為 處理 或 過程 描述 進一步表達每個處理之執行步驟 法則 控制等 並說明資料之輸入和輸出內容與所涉及之實體等 每個處理描述之名稱應與流程圖中之處理同名 表達如下表