《精编》高效会议会议的特征与流程

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1、高效会议 钟立祥深圳谋事精益信息咨询有限公司 高效会议主持目标与内容 目标 了解高效会议的特征与流程掌握高效会议的主持技巧解决会议主持中常见问题 内容 会议基础知识 会议的含义 会议的目的 会议的功能 会议的分类及特征 避免会议综合症 会议的基础知识 会议基础知识 一 会议的含义 三个或三个以上的相关人员聚在一起 为发挥特定的功能 达成特定的目标而进行的一种多向沟通 会议是一种管理工具 是达成目的的手段 会议结束应是行动的开始 会议基础知识 二 会议的目的 开展有效沟通信息交流与培训协调解决矛盾解决工作中遇到的问题信息分享决策 会议基础知识 三 会议的功能提供信息汇集信息解决问题研讨决策培育训

2、练 会议基础知识 四 会议的分类根据会议的功能可将会议分为解决问题类 专题讨论会 工作例会研讨决策类 座谈会 决策会 规划研讨会资讯分享类 宣贯会 务虚会 总结会 新闻发布会 会议基础知识 五 是不是真的要开会 请按以下顺序来思考 1 我有一个问题要解决2 我打算召开会议来解决 3 我开会的理由是 4 开这个会的成本是 开会人数 会议时间 相应人员工薪 6 我是否真的要开会 能否不开会 7 如果不开会 那我怎麽办 8 电话沟通解决 亲自找相关人面谈 授权下属处理 9 我不开会的理由是 10 我的最终决定是 会议基础知识 怎样主持一个高效的会议 高效会议特征高效会议主持技巧 高效会议的特征与流程

3、 高效会议的特征 简短 高效 有针对性 按计划达成会议目标会议目标能被实现会议目标能在最短的时间内被实现与会者对会议感到满意 注 与会者对会议感到满意 并不意味与会者对会议主题或决议感到高兴 高效会议的特征与流程 会议流程 高效会议也是一个PDCA的流程 会议准备 开始 展开 结束 归纳 会后跟踪 会议准备要点议题与目标设定与会人员选择会议方式时间与地点选择议程确定会务准备通知的发出开会前的最后审查 高效会议的特征与流程 1 议题及目标设定 一次会议的议题一个最好 最多不超过3个议题为澄清内容 避免遗忘 会议目标必须书面明列 会议目标必须具体 符合实际 可衡量 可达成会议目标表明的是 应实现甚

4、麽 而非 应做甚麽 2 与会人员选择 同讨论议题有直接关系 对会议目标有贡献的人能够从会议获得好处 并能履行会议决议的人发言具有代表性 能为其团体负责的人级别和地位同其他与会人员相若的人与会人员控制在5 7人范围为佳 高效会议的特征与流程 3 时间与地点选择 会议时间必须包括起止时间 以不超过1小时为宜 会议时间的安排要方便主持人的准备和与会人的出席场地必须足够大 硬件配备齐全会场必须拥有充足的照明 且安静4 议程确定 按照议题的轻重缓急编排议程 紧要事项优先处理 每一个议题均应预估所须的处理时间并明确的标示出来对有争议 复杂 与会人员不熟悉的议题要安排充分的时间如果会议必须开1 5小时以上

5、应该安排中间休息 高效会议的特征与流程 会务准备会议通知人员落实会场布置仪器设备调试交通饮食 娱乐 其它 高效会议的特征与流程 与会人员角色与职责会议准备要点召开会议技巧会议问题分析与解决 高效会议主持技巧 高效会议的特征与流程 主持人职责进行会议准备控制会议进程评价会议成效追踪会议结果 高效会议的特征与流程 记录员职责 参与会议准备 准确记录会议要点 核实重要信息 撰写会议纪要 协助跟踪会议结果 高效会议的特征与流程 时间控制控制开始结束时间提醒发言时间调整会议进度安排休息时间 高效会议的特征与流程 参会人员职责了解会议议题 议程 并就自己负责的议题 掌握足够的信息提供给其他人员参与会议的讨

6、论 并发表自己的观点 看法维护会议议程与议事和谐履行会议决议 高效会议的特征与流程 目标管理如何理解目标管理 高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责 会议流程及注意问题召开会议的技巧 召开会议的技巧主持人会议控制的技巧会议中沟通的技巧会议中达成决议的技巧与会者发挥影响力的技巧 目标管理如何理解目标管理 主持人会议控制的技巧技巧一 设计简短的开场白技巧二 营造和谐的议事气氛技巧三 控制时间 依照议程进行技巧四 及时总结讨论内容技巧五 引导发言者解释令人困惑的发言技巧六 帮助与会者理清不假思索的想法技巧七 使少数人的意见受到尊重技巧八 阻止与议题无关的争辩与讨论

7、技巧九 保持中立态度技巧十 准时结束会议 高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责 会议流程及注意问题召开会议的技巧 目标管理如何理解目标管理 技巧一 设计简短的开场白好的开场白应符合以下条件1 让与会者清楚地知道开会的目的 程序 时间安排2 让与会者知道为何请他们来开会3 取得与会者对会议议程安排的认可4 明确须讨论的问题 并提供跟讨论议题有关的资讯 含盖 问题产生的背景 原因 触及范围 目前情况 困难所在 不能解决的后果5 指定会议记录人6 开场白简洁明了 应控制在3 5分钟内 高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责 会

8、议流程及注意问题 目标管理如何理解目标管理 高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责 会议流程及注意问题 技巧二 营造和谐的议事气氛 为每个与会人员创造平等的条件和机会 鼓励与会者发言避免同与会者发生争执保持轻松 避免紧张 目标管理如何理解目标管理 高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责 会议流程及注意问题 技巧三 控制时间 依照议程进行 议程 迈向 最佳决议 之路 目标 目标管理如何理解目标管理 高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责 会议流程及注意问题 技巧四 及时总结讨论内容 在我们

9、进行下一阶段讨论之前 先整理一下已经达成共识的部分 未经复核的意见会导致质量不佳的决议 目标管理如何理解目标管理 高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责 会议流程及注意问题 技巧五 引导发言者解释令人困惑的发言 我们准备推行3W方案 甚麽是3W方案 可以举一个例子吗 当发言者用专用名词 令其他与会者只能 臆测 时 主持人就要追问发言者能把确切的意思讲出来 目标管理如何理解目标管理 技巧六 帮助与会者理清不假思索的想法 高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责 会议流程及注意问题 我们都同意 大家都知道这是常识 我怎麽知道 主

10、持人要避免与会者陷入 自以为是 的思考泥潭 要求其拿出证据 目标管理如何理解目标管理 高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责 会议流程及注意问题 技巧七 使少数人的意见受到尊重 大家都知道地球是平的 是圆的 是圆的 主席要使与会者了解到即使不同意他人的看法 也要尊重他人发言的权利 当少数人意见被压制时 尽可能让他们多发言 目标管理如何理解目标管理 高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责 会议流程及注意问题 技巧八 阻止与议题无关的争辩与讨论 当发言者情绪化的要他人承认其想法是错误的时候 就会产生争端 此时主持人要立即打断发

11、言 说明其争辩同讨论议题无关 目标管理如何理解目标管理 高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责 会议流程及注意问题 技巧九 保持中立态度 主持人在讨论中要尽力协助与会者以客观的态度议事 而不是暗示与会者何者是其满意的意见 目标管理如何理解目标管理 高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责 会议流程及注意问题 技巧十 准时结束会议 预留足够的时间做结束总结1 复述本次会议的目标 总结本次会议的成果2 确定任务的妥当分配 多谢与会者参与3 必要时 宣布下一次会议主持人 目标 时间 地点 准时结束会议及时处理会后事务 1 会议纪要

12、须及时发出2 决议事项落实情况跟踪 会议结果1 达成共识2 明确行动计划3 落实责任人4 确认监控措施5 会议效果评估 目标管理如何理解目标管理 高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责 会议流程及注意问题 会议中沟通的技巧 陈述技巧倾听技巧研讨的技巧 目标管理如何理解目标管理 高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责 会议流程及注意问题 陈述技巧 发言的内容要有组织 可将发言内容要点写下 供发言参考发言时只针对一个特定的要点 且要讲证据合理运用有声语言和形体语言1 要与听众保持视线接触2 适当地改变音量 音调3 避免后仰 打

13、哈欠 目标管理如何理解目标管理 高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责 会议流程及注意问题 倾听技巧 用 耳 听 接受发言者发出的所有信息用 眼 听 观察发言者形体信息 判断发言者有声语言的真正含义用 心 听 换位思考 站在发言者的角度 去体会他的处境和感受用 脑 听 用大脑去分析发言者的动机 以了解其弦外之音 尊重他人的发言权力 避免打断别人发言 目标管理如何理解目标管理 高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责 会议流程及注意问题 会议研讨技巧一 图文呈现 作用 运用不同呈现方式 便于收集归纳 步骤 1 陈述表达 用不同

14、词描述2 运用文字 图形 图表清晰描述3 分类 归纳整理 提炼问题 目标管理如何理解目标管理 高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责 会议流程及注意问题 会议研讨技巧二 脑力激荡 作用 与会成员运用创造力 提供多方面建议 供选择决策 要求 成员踊跃发言不要讨论观点不提反对意见可在观点上发挥记录所有观点 目标管理如何理解目标管理 高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责 会议流程及注意问题 会议研讨技巧三 虚拟 小组 作用 提供信息 集思广益 步骤 1 小组研讨前 每人写出意见2 汇总整理 形成意见清单 3 反馈小组成员 分别

15、评估4 核对整理结果 提交会议 目标管理如何理解目标管理 高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责 会议流程及注意问题 会议研讨技巧四 小组划分 作用 调动与会成员积极性 收集建议 便于研讨 步骤 分成3 7人的小组 与会成员可自由发言确认组长 承担小组会议主持复杂问题 可由小组分别负责 进行研讨小组研讨 向会议提交结果 目标管理如何理解目标管理 高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责 会议流程及注意问题 会议中达成决议的技巧 传统的会议决策方式如何有效率的达成决议会议决议的执行效率 目标管理如何理解目标管理 高效会议基本环

16、节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责 会议流程及注意问题 传统的会议决策方式权威式决议 快速达成目标 但与会者贡献有限 出错率高强势少数决议 快速达成目标 但议题不能充分讨论 受埋怨 少数服从多数决议 参与性高 决策民主 但时间缓慢 无异义通过决议 参与性高 全体接受 但时间非常缓慢 目标管理如何理解目标管理 高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责 会议流程及注意问题 如何有效率的达成决议 理清问题与议事目标用足够多的时间检视困难所在 并使与会者达成共识例举或图示各提案并开始讨论之客观比较各提案优劣 估计各提案之获益率评估有无采集更多参考资料的需要 如需要 议定搜寻方向征求反对意见 并以中立角度检视正反意见寻求与会者对各提案要点的认同并确认议事结果组成或指定决议案执行的责任与督导单位 目标管理如何理解目标管理 高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责 会议流程及注意问题 会议决议的执行效率 ED Q A ED effectivedecision 决议执行效率Q quality 客观资料采用的多