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1、工作分析注意要点 人力资源部2002年8月 岗位描述综述 岗位描述分为两类 管理人员 岗位名称 直接上级 直接下级 本职工作 直接责任 领导责任 主要权力 管辖范围 岗位素质常模员工级 岗位名称 直接上级 本职工作 工作责任 工作范围 岗位素质常模 一 岗位描述填写说明 1 描述中最重要的就是把责任与权限界定清楚 既无重叠又无空白 2 直接责任要抓准 精辟 全面 并体现一定的先进性3 属业务责任的放前 从总体到具体 4 涉及到相关部门和岗位时用具体的岗位名称或部门名称 5 根据岗位特点有选择的使用标准语言 6 上下级岗位描述中的责任关系必须对应统一7 遇到与其他系统有关联的时候请与总办及时沟通
2、协调形成统一 8 在企业众多工作和工艺程序中 要涉及到各个岗位的直接责任和主要权力 例如请假程序 二 管理人员岗位描述内容及要求 1 岗位名称要求 1 体现岗位层次和岗位属性 每个岗位都有自己特定的名称 例如 技术副总裁 人力资源部部长 商务主管2 尽可能和大众和国际接轨人力资源部长人事部部长 2 直接上级1 每个岗位都有一个上级领导 在岗位图上表示的是每个岗位上方指挥线所连接的岗位的负责人 职务名称 按照管理原则 这位领导也只能是一个人 2 直接上级是 天 是你要对其负责的的唯一的人 董事长和总经理除外 他们都是对董事会负责 3 直接下级 1 一个管理人员无论是什么职务都是加在直接上级和直接
3、下级之间2 直接上级决定你的命运 判定你工作的成败 直接上级任何权力其实都包括在向其直接下级下达指挥命令 3 直接下级就是你的左膀右臂 是你的 地 他们的工作完成与否 工作的好坏 直接关系你管辖的整个部门的工作绩效 4 本职工作 1 一个岗位的最根本的职责 要用一句话来描绘 财务部长的本职工作是负责企业财和物的管理人事部长的本职工作是及时为企业提供合格的人才和人力2 本职工作的实质就是最终责任每个岗位为它所属的工作对其直接上级负最终责任 本职工作范围内负最终责任是无条件的 3 从下到上 本职工作所要负的最终责任范围越来越大 只要所属下级有过错 他就要对其直接上级负本部门最终责任 因此每一级只有
4、对自己的直接下级加强管理 才不会失职 5 直接责任 1 管理人员责任分为直接责任和领导责任2 凡需管理人员本人亲自做的工作所带来的责任叫直接责任 通用的直接责任 参与制定公司年度总预算 预算调整 制定 部门年度 季度工作目标和工作计划 按月作出工作计划和预算报批后执行 主持制定 修订部门主管的工作程序和规章制度 报批通过后组织施行 制定 部门年度培训计划 报总裁办并协助实施 监督检查和处理反馈 部门主管的工作程序 规章制度的实行情况 按工作程序作好先管部门的横向联络 并及时对部门间争议提出界定要求 定期主持xx部门例会 及时准确传达上级指示 召集公司xx方面工作会议 定期参加xx方面会议 掌握
5、和执行国家有关 方面的方针政策和法律法规 批阅xx部门及与其相关的文件 按工作程序签批直接下级上报的年 月度工作计划以及年月度预算和培训计划 指导 监督 检查所属下级的各项工作 掌握部门工作情况了解相关数据 及时向直接上级汇报本部门的真实情况和有关数据 定期向直接上级述职 在必要的情况下向所属下级授权 制定直接下级的岗位描述并界定直接下级的工作 定期听取直接下级的述职 并对其作出评定 及时对下级工作中的争议作出裁决 受理直接下级上报的合理化建议 按照程序处理 根据工作需要和按照程序申请招聘 调配直接下级工作岗位 报总裁办批准后实行 负责直接下级岗位人员任用的提名 建议直接下级的过失和奖励处理办
6、法 完成直接上级临时授权交办的工作 关系所属下级的思想 工作思路和生活 培养下属成才 本岗位特有的 例如 事务部部长调车 总工程师审查设计方案 财务部长的融资等直接责任的本质是对本人的行为负责 6 领导责任 指挥 命令 交待下属或他人完成工作 自己要对其结果负责 管理人员不仅要对自己的行为负责 还要对所管辖的区域 所领导的下属职责 所涉及的范围以及其领导行为所产生的最终结果负责 对本部门的秩序 面貌 质量 效益 发展和生存负责 通俗来讲 你领导的部门出了问题 你就有责任 1 每个管理人员的领导责任大致分为以下几项 本部门工作任务完成情况和工作质量下级员工的精神面貌下属人员的纪律行为所属人员的
7、工作范畴之内 管辖区的面貌管辖区设备完好本部门的费用等 2 通用的 对xx部门工作目标的完成负责对xx部门预算开支的合理支配负责对xx下级的纪律行为 工作秩序 整体精神面貌负责对xx部门工作程序的正确性负责对xx部门负责监督检查的规章制度的实行情况负责对xx部门管辖的设备设施的完好性负责对xx部门所掌管的公司的秘密的安全负责对xx部门给公司造成的影响负责 3 本岗位特有的 例如 检验部长对进入车间元器件质量负责总工程师对由于图纸错误给工作带来的失误负责人力资源部长对招聘人员的质量负责 4 要求 撰写领导职责时 越具体越好 与本人工作特点联系越紧密越好 可以看出 真正的管理最主要的是对各级管理人
8、员的管理 而不是对职工的管理 领导责任的本质是对结果负责 7 主要权力 与其责任相一致的权力 权力大小根据其职务高低 责任大小而定例如 检查权 批评权 指挥权 批准权 考核权 评估权 裁决权 财务支配权 对外代表权 向上级报告权等 1 通用的 有对xx部门所属员工和各项业务工作的管理权有对直接下级岗位调配的建议权和任用提名权对所属下级的工作有监督和检查权对所属下级的工作有奖惩的建议权对所属下级的工作争议有裁决权对所属下级的管理水平 业务水平和业绩有考核权2 特殊的业务上的人力资源部经理有对初试人员的否决权等等 8 管辖范围 能管辖的工作范围和地域范围关键是 界定 9 岗位素质常模 该岗位所需人
9、才的素质要求由人力资源部与其直接上级讨论决定 一般不写在下级的岗位描述中 人事部门存档 供招聘 调拨该岗位的人时使用内容见表格 三 员工级岗位描述及格式 岗位名称直接上级本职工作工作责任工作范围岗位素质常模 四 企业制定岗位描述的步骤 1 先上后下 逐级制定 人力资源部备案2 责任和权力界定清楚所有岗位描述制定之后 经由相邻部门的负责人在统一上级主持下 界定责任范围 界定语言要具体明确 有可操作性 3 在工作实践中不断修订4 发现问题 立即上报 由共同上级召集相邻部门进行调整 要做到小事不过日 大事不过周 5 对组织系统表和岗位描述的任何修改必须由人事部门核准 总经理批准 以补充决定方式 附加
10、在原文件上 补充修改对象 新条款和应作废条款 起草人 人事部核准人 批准人 应通知范围 生效时间 对于不同企业情况不同 步骤也略有区别 1 新生企业1 在企业开始正常运行前由企业设计者连同管理模式一起设立 2 交各级管理人员试行 并参与讨论 由管理模式设计人员修改3 各级管理人员在实践中不断修改和补充2 现有企业由专家在调查研究的基础上制定 有企业各级管理人员修改 检查所有部门职能和岗位描述是否符合制定原则 1 既无重叠有无空白1 部门职能表现在以下两个方面第一部门之间不能重叠 主要是指时间上和范围上不重叠 一事无二管 第二部门之间职能无空白 职能应互相衔接 使企业运转所需的一切职能都有相应的
11、部门负责 不留下任何职能的空白 做到凡事有人管 2 岗位描述第一无重叠原则 一个岗位所具有的直接责任和领导责任以及下属人员和任何其它岗位不能有任何重叠 第二无空白原则 所有岗位描述所列的责任加在一起严格镶嵌成整个企业管理的责任范围 任何时间 区域 人员和工作责任不能出现无归属或无人负责的现象 2 涵盖原则 1 部门职能作为上一级的部门 应在部门职能的描述中包括下级部门职能在内的整个系统应该承担的一系列工作 下级部门是零部件 上级部门就是由这些零部件组成的机器 2 岗位描述对于直接上级而言 它下属的所有下级岗位的直接责任都是他自己的领导责任 3 分权原则是在涵盖原则的基础上 对各项具体工作和人物在各部门之间进行分工 因为在企业经营过程中一项工作常常是分阶段由不同部门和岗位来完成 界定部门分工和岗位职责的方法 1 企业可以采取 吵明白了 的方法首先要认定如果企业中的某些经理因 面子 或其他原因对别人负责任的事项没有提出界定要求 或没向上级提出裁决要求 发生任何问题都将由本人负责 把不该自己负的责任推出去 明确大家的责任 2 案例法 企业要利用例会不断解决企业中发生的各种问题 方法还是由下级讨论 上级决定 这样会产生界定文件 公司要求转变成具体业务 用心体会身体力行领导的作用是伟大的80 20公司关于工作分析的通知
