《精编》库存信息系统的概念、特征与作用

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1、第5章库存信息系统 物流信息系统 本章知识点 学习目标 通过本章的学习 要求掌握库存信息系统的有关概念 特征 了解库存信息系统业务流程 了解库存业务相关信息 懂得如何将物流库存信息进行整合 掌握库存信息系统的功能 第5章库存信息系统 5 1 物流信息系统规划与设计5 2 物流信息系统 开发方法5 3 物流信息系统 实施5 4 库存分类与相关信息本章小结思考与练习实训案例分析 5 1库存信息系统概述 5 1 1库存信息系统概念 特征1 库存信息系统库存信息系统就是运用现代化物流管理思想和方法 采用电子计算机 软件及网络通讯技术 对企业物流仓储管理决策过程中的信息进行收集 存储 加工 分析 以辅助

2、库存业务处理直到决策方案的制定和优选等工作 以及跟踪 监督 控制 调节整个库存管理过程的人机系统 2 系统特征本书所附的物流管理软件仓储管理子系统 是根据企业实际量身定做 所以具有行业专家特性及实际应用特性 1 本系统是从企业战略的角度出发 在全局和总体考虑的前提下设计库存信息系统 是从企业的产品管理 仓储管理 系统权限管理 销售管理 采购管理 配送管理等系统的角度 考虑战略的实现性和信息之间的关联性 制约性的 具有系统性和整体性 2 具有历史知识的积累性和共享性 库存信息系统能够将各部门和各员工的日常工作的关键数据 存储在数据库中 并能根据权限方便查阅和调用 3 具有决策的支持性 所有的各种

3、数据可以经过计算机的处理从不同的角度得到各种分析结果 并通过报警提醒的方式 使决策者在第一时间得到相关信息 4 动态特性 由于信息的时效性和关联性 当系统中某一信息要素发生变化时 与之相关联的其他信息均发生变化 同时 由于企业的外部环境和内部要素均在动态发生变化 本系统保证企业无论从横向的规模扩充 还是从纵向的组织延伸都能够持续应用 3 基础设置为使库存管理信息系统成功地运用于企业 正确配置是必不可少的 通过 基础设置 这一过程 系统管理员可定制仓储管理系统 以满足企业对跟踪客户 货位 产品及其他信息的需求 通过该设置过程 还可对所有的系统缺省值进行规定 通过该设置也可以大致了解其涉及的仓库

4、订单 客户等各个基本方面的信息 主要包括以下一些方面 1 设置存货人 storer 2 设置货物的信息 commodity 3 货位设置 Location 4 存储区设置 putawayzone 5 包装代码设置 packcode 6 循环级别设置 cycleclass 7 批量属性设置 Lottable 8 批属性显示 验证规则设置 Lottablevalidati 9 设置收货验证 receiptvalidation 10 设置货品别称 alternatecommodity 11 设置替换货物 substitudecommodity 12 设置条件验证 conditionalvalidat

5、ion 13 设置物料单 billofmaterial 14 设置任务管理 taskmanagement 15 设置订单状态 orderstatus 5 1 2库存信息系统的作用 库存信息系统的主要作用在于 它可以为企业提供管理物流体系的整体解决方案并支持各类物流配送中心的商务处理 同时应提供实用的联机平台及应用软件集成方案 特别是可以实现与仓储管理 流动库存管理 运输规划协同 品类规划 供应商管理库存 跨区域多业态集中采购管理等的有机衔接 系统还应具备与各种现代化的物流技术设备及其他管理信息系统的接口能力 成为商业企业物流体系及物流配送中心应用的集成解决方案 系统作用归纳为 1 共享信息 确

6、保组织内的每个成员都能共享 在没有计算机 软件和网络通讯技术的前提下 企业发布信息的手段通常采用开会 发文件及书籍等手段 除了发布成本高而外 知识的传播速度 传播量 更新 查阅及查阅权限等等受到极大的制约 而本系统则有效地解决了这些问题 使知识信息交易成本大大降低 交易质量和效率大大提高 有力地发挥了知识在企业中的生产力作用 2 确保物流信息获得的及时性 库存信息系统解决了跨地区 跨时间 跨单位 跨部门 跨员工之间的查阅障碍 只要是在有权限的前提下 可以迅速通过系统找到自己需要的各种物流信息 3 提升组织或个人的隐性知识为显性知识 并保证两者之间的有效转换 在企业没有物流信息系统之前 员工的知

7、识和经验仅存在自己的脑子里 部门的知识也在这个部门里 物流信息呈现孤岛状态 遗忘 人员流失和成员之间交流不畅导致企业的知识大多是隐性知识 而不能转变为显性知识 组织的知识难以积累 组织随着人员的流动 时间的推移不断地交学费 企业不能形成经验曲线 生产效率和竞争力也就难以提高 使用本系统使个人知识得以沉淀 成员之间的知识得到共享和交融 企业对员工的过分依赖性降低 从而避免企业因某些关键岗位人员流失出现不可收拾的局面 5 1 3库存信息内容 1 库存信息的内容库存信息是伴随着库存管理活动而产生的信息 相对应于订购 预测 计划和执行等管理活动 库存信息有订货 订货商品的出库和商品采购反馈的信息 库存

8、信息管理需要从这些信息中筛选出有效的信息并迅速加以处理 销售管理最重要的是严格地按照顾客要求的送货时间 地点和数量进行送货 库存管理则在服务水平和成本平衡的基础上确定如何订货 订货多少及何时订货 为此 就必须建立一个能迅速地处理大量信息的库存信息系统 以便能迅速地开展物流活动并有效地管理库存 2 库存信息的重要数据有关库存信息的重要数据是衡量物流企业的服务水平 运营状况的重要参考信息包括以下几个方面的数据 1 需求满足率 一般说来 一个物流企业的服务水平是用供应量占需求量的百分比来衡量的 供应量越大 服务水平越高 但这并不意味着为了提高服务水平而一味地增加供应量 因为盲目地增大库存量会增加库存

9、管理成本 所以必须重点掌握动态的安全库存量 保险储备 的库存信息 保证供应 对于某些季节性波动的生产和供应 则更应该确定合理的库存量 从而保证生产和供应的均衡性和连续性 所以服务水平是库存信息的一个重要数据 2 缺货率 缺货率是从另一个角度衡量服务水平高低的指标 它是用缺货量与需求量的比值来计算的 3 平均供应费用 平均供应费用是指为供应每单位库存物资所消耗的活劳动和物化劳动 4 库存资金周转率 库存资金周转率是指单位库存资金用于供应的效率 为了提高库存资金周转率 要正确地掌握其相关的变动的信息数据 以便调整及确定合理的储存金额 处理积压和提高服务水平 3 库存信息的作用库存信息是物流计划 协

10、调与作业之间最基本的界面 其作用是在从生产到顾客装运的期间为明确计划需求和管理制成品库存提供决策服务 库存信息的第一个作用是预测 预测内容是每一个配送中心的顾客对产品的需求 从而支持物流企业做出决策计划 决策支持是库存信息管理的另一个功能 决策支持是指导库存计划人员在决定何时订货 订多少货时所必需的 决策支持的工具较多 范围覆盖了从简单的反应模型到复杂的计划工具等诸多内容 5 2库存信息系统功能 5 2 1库存信息系统基本功能系统以物流为基础 实现物流 资金流 信息流和工作流的完美结合 将企业管理中的主要要素 人 财 物 信息形成有机的运作整体 库存信息系统具备的功能如图5 1所示 图5 1库

11、存信息系统功能结构 5 2 2应用案例 本书编者为佛山市某生产塑胶企业开发的仓储管理系统 该系统是根据企业业务需求量身订做 开发出相关实用模块 系统具备以下功能 如图5 2所示 图5 2佛山市某企业库存管理系统 1 入仓管理功能 1 进货管理 进货凭证 凭证明细数据 明细数据查询 2 销售管理 销售凭证 凭证明细数据 数据查询 3 综合管理 商品凭证 凭证明细数据 明细数据查询 4 商品进出 凭证 凭证明细数据查询 5 客户业务管理 6 综合数据查询 凭证浏览 凭证明细数据浏览 7 商品价格信息 明细数据查询 8 商品进销价格查询 明细数据查询 9 帐表管理 明细数据查询 10 成本管理 各种

12、费用计算明细入仓 出仓管理操作界面如图5 3 5 4所示 图5 3进仓管理 2统计盘点功能统计盘点流程如图5 5所示 盘点开始生成盘点计划盘点产生盘点差异报表查找原因修正库存盘点结束 图5 5统计盘点流程 1 每日统计报表 2 每月自动统计报表 3 盘点管理 4 盘点凭证生成 5 盘点明细数据查询 6 明细数据单行显示 7 盘店数据统计 盘点统计操作界面如图5 6所示 图5 6统计盘点管理 3 封装打包功能 1 数据封装打包 2 打包进货查询 3 打包销售查询 4 打包综合查询 5 打包每日查询 6 合并商务数据 4 数据管理功能组功能 1 数据备份 2 数据修复 3 数据库管理 4 进销存数

13、据初始化 5 合并商品资料 6 合并客户资料 7 合并商务数据5 运输管理功能 1 商品装车信息 2 装卸费 3 装车单 4 司机信息 派车管理流程如图5 7所示 图5 7派车管理流程 运输管理操作界面如图5 8所示 图5 8运输管理 6 应用系统维护数据 1 商品科目参数设置 2 科目代码设置 3 商品资料设置 4 检查商品资料 5 客户科目参数设置 6 科目代码设置 7 客户资料设置 8 出纳收支科目设置 7 辅助功能模块及数据主要数据 1 词汇编辑 2 密码修改 3 设置软件背景图片 4 软件参数设置 5 权限设置 6 结算管理 报表打印 7 计算器 8 日历 9 关于版本信息 5 2

14、3库存信息系统原型 库存子系统原型见图5 9所示 图5 9库存子系统原型 5 3库存信息系统业务流程 5 3 1库存业务种类与相关信息1 概念库存信息是指仓储过程中商品流动引发的数据 库存信息管理就是对库存活动过程的相关信息进行收集 整理 传输 存储 集成和利用的过程 2 库存的业务种类与相关信息库存作业主要包括入库管理 库内管理和出库管理 入库管理的相关信息有 入库商品信息 商品种类 编号 颜色 尺寸 规格 单价 数量 2 仓库资料 编号 名称 地址 电话号码 传真 负责人 是否计算库存 备注 3 客户资料 编号 名称 联系人 电话 传真 地址 备注 4 供方资料 编号 供方名称 联系人 电

15、话 传真 地址 备注 5 收款收据 客户名称 编号 日期 货号 品名及规格 单位 数量 额 交款人 收款人 收款单位 6 采购单 供方名称 采购单号 采购日期 编号 晶牌 类别 颜色 价 金额 备注 已执行 制单人 财务审核 仓管员 7 采购退货单 退货单号 退货日期 供方名称 编号 类别 颜色 数量 单价 还是以上述企业为例 说明库存信息系统业务流程 5 3 2库存业务流程 1 入库业务流程 企业生产的成品 首先由申请人填写入库申请单 入库申请单主要包括以下几项 申请入库部门单位 入库时间 入库货位号 入库产品的品种 质量 数量 件数 重量 金额 检验员签字 申请人签字 成品库库房主管签字等

16、 如表5 1所示 表5 1入库申请单 申请人持填写好的入库申请单 由检验员检验后签字 并由库房人员核实入库数量登记 库房主管签字 入库申请单一式四份 第一联 存根 第二联 成品库留存 第三联 财务核算 第四联 申请人留存 入库时做好各项记录 包括系统分配 打印单据 资源匹配 储位确认 装卸货品到库房 信息反馈等环节 以备查用 1 入库管理入库业务流程 在正式入库作业之前 仓储物流企业需要按与客户签定的合同要求 包括验证 合同确认 系统分配 打印单据 资源匹配 储位确认 装卸货品到库房 信息反馈等环节 2 入库业务数据 入库管理由多个其他业务活动引发 例如将生产成品入库 或采购入库 调拨入库 销售退货入库 烫金入库 顾客预订产品后 打上烫金标记然后再入库 等 不论哪种形式入库 都需要先生成入库单 然后系统将生成应付款信息 转入相应的财务流程进行处理 见本书软件的入库管理界面 前面的图5 3所示 这一过程的数据有 进仓日期 凭证类别 进仓时间 进仓序号 仓库地点 进仓数量 制单日期 制单人等信息 3 入库主要内容与作业相关信息见表5 2所示 表5 2入库管理内容与相关信息 2 库内作业流程