《精编》会计电算化系统期末处理纲要

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1、期末处理 期末处理是指在将本期所发生的经济业务全部登记入账后所要做的工作 主要包括计提 分摊 结转 对账和结账 5 1自动转账 在会计业务中存在一些凭证 它们每月或每年有规律地重复出现 如 每月计提短期借款利息 分摊无形资产 结转收入类和费用类账户余额 年底结转本年利润等 这类凭证的摘要 借贷方科目 金额的来源或计算方法基本不变 如果要编制此类凭证 每月都将做许多重复工作 而且所取金额必须待记账后才能查阅 稍有不慎 就会出现遗漏或错误 使用总账系统中的自动转账功能可以提高这项工作的效率 1 期末转账的主要特点 转账分为外部转账和内部转账 外部转账是指将其他业务核算子系统生成的凭证转入总账系统中

2、 内部转账主要是指在总账系统内部把某个或某几个会计科目中的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中 本节阐述的是总账系统内部的自动转账 如果使用了工资核算子系统 固定资产核算子系统等 可实现外部转账 1 期末转账的主要特点 1 期末转账业务大多数都在各个会计期的期末进行 2 期末转账业务大多数是会计人员自己填制的凭证 没有反映该业务的原始凭证 它的摘要 借贷方科目固定不变 金额的来源或计算方法也基本不变 3 期末转账业务大多数要从账簿中提取数据 这就要求在处理期末转账业务前必须先将其他经济业务全部登记入账 4 有些期末转账业务必须依据另一些期末转账业务产生的数据 这就要求期末转账需要根据业务

3、的特点分批按步骤进行处理 1 期末转账的主要特点 在转账之前 将凭证的摘要 会计科目 借贷方向 金额的计算公式预先存入计算机中 系统根据预先定义的金额来源计算方法从账簿中取数 自动产生记账凭证 并完成相应的结转任务 每笔转账业务每月一般只需进行一次 记账前凭证文件 记账 科目发生额余额文件 自动转账分录文件 转账 自动转账分录 输入 2 定义自动转账凭证 总账系统都提供了定义自动转账凭证格式的功能 可利用该功能逐一定义所有的转账凭证格式 每张凭证由一个转账序号惟一表示 并存放在有关的自动转账分录文件中 自动转账凭证格式与一般凭证的区别是 自动转账凭证格式只需要输入摘要 借贷方科目和每一个科目发

4、生额的来源或取数公式 不需要人工输入具体发生额 2 定义自动转账凭证 实现自动转账包括转账定义和转账生成两部分 一般地 把用于自动转账凭证中的摘要 借贷方会计科目 金额的计算公式称为自动转账分录 而由自动转账分录所生成的记账凭证称为机制凭证 2 定义自动转账凭证 自动转账分录可分为两类 第一类为独立自动转账分录 表示其金额的大小与本月发生的任何经济业务无关 独立自动转账分录可以在任何时候用于填制机制凭证 通常一个独立自动转账分录每月只使用一次 第二类为相关自动转账分录 表示其金额的大小与本月发生的业务有关 2 定义自动转账凭证 设置自动转账分录就是将凭证的摘要 会计科目 借贷方向以及金额计算方

5、法存入计算机中的过程 其中 如何设计金额的计算公式是设置自动转账分录的关键 2 定义自动转账凭证 例2 23 WZ公司2008年12月末 发生以下转账业务 1 计提短期借款利息借 财务费用 660303 对方科目金额贷 预提费用 2191 2101科目贷方余额x0 0022结转本月未交增值税借 未交增值税21710221710101借方余额贷 应交税金一应交增值税 进项税额 21710101 21710101借方余额借 应交税金一应交增值税 销项税额 21710105 21710105贷方余额贷 未交增值税 217102 21710105贷方余额 3 结转收入类账户余额借 主营业务收入 600

6、1 主营业务收入发生额净额贷 本年利润 4103 对方科目金额4 结转支出类账户余额借 本年利润 4103 对方科目金额贷 主营业务成本 6401 主营业务成本发生额净额营业费用 6601 营业费用发生额净额工资费用 660201 工资费用发生额净额其他费用 660299 其他费用发生额净额财务费用 6603 财务费用发生额净额5 结转本年利润借 本年利润 4103 本年利润余额转出贷 利润分配 4104 本年利润余额转入 实例 WZ公司10月份发生短期借款 本金为300000元 期限6个月 年利率为10 由账套主管或授权人员 执行总账系统的 自动转账分录 功能 根据以上要求设置帐分录 操作步

7、骤 l 输入转账序号 转账说明及凭证类别 其中 转账序号是该张转账凭证的代号 不是凭证号 凭证号在凭证编制时自动产生 2 输入转账分录 包括摘要 科目和金额等栏目 其中 金额公式是自动生成转账凭证时其发生额的计算公式 操作步骤如下 l 执行 期末 转账定义 自定义转账 命令 打开 自定义转账设置 窗口 2 单击 增加 按妞 输入 转账序号 为 0001 输入 转账说明 为 计提短期借款利息 定义 凭证类别 为转账凭证 单击 确定 按钮 3 在 自定义转账设置 窗口中 输入 科目编码 为6603 确定 方向 为借方 4 移动滚动条至 金额公式 栏 双击 金额公式 栏 打开 公式向导 对话框 选择

8、 期末余额 QM 下一步 5 科目 2191 期间 月 方向 贷 按默认值取数 继续输入公式 乘 下一步 6 常数 下一步 常数 0 1 继续输入公式 除 下一步 7 常数 下一步 常数 12 完成 8 自动转账设置 窗口中 增行 摘要 计提短期借款利息 科目 2191 方向 贷 输入 JG 9 保存 10 继续定义转账凭证分录信息 2191 3 结转处理 自动转账分录定义完成后 并未生成记账凭证 需执行转账生成功能 自动生成转账凭证 相关自动转账凭证与本月的其他经济业务 以及自动转账分录之间有一定的联系 相关自动转账分录只能在全部相关的经济业务入账之后按顺序使用 否则计算金额时就会发生差错

9、因此 在生成转账凭证之前 必须将以前的经济业务全部登记入账 方可采用已定义的转账分录生成机制凭证 相关转账业务一般放在月底结账时进行 不同的财务软件对机制凭证生成的处理有所不同 例2 24 2008年12月末 编制转账凭证 由制单人或授权人员 执行总账系统的 生成转账凭证 功能 即可快速生成转账凭证 经确认后保存 操作步骤如下 l 执行 期末 转账生成 命令 单击 自定义转账 屏幕显示自定义转账凭证信息 2 在 是否结转 处双击 输入 Y 表示该转账凭证将执行结转 也可单击 全选 或 全消 按钮 选择 或取消 要结转的凭证 3 单击 确定 按钮 系统开始进行计算并自动编制记账凭证 4 单击 保

10、存 按钮 系统自动将当前凭证追加到未记账凭证中 在产生机制凭证时 自动转账分录中的摘要 借贷标志 会计科目直接作为凭证的正文内容 同时 计算机根据金额计算公式自动计算金额 并将其结果存入机制凭证的金额栏在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证库文件中 凭证并未记账 需要与制单人输入的其他凭证一起进行凭证审核 记账处理后 才能最终反映到会计账簿上 真正完成结转工作 由于自动转账凭证是按照已记账的数据进行计算的 所以先将所有相关未记账凭证记账 然后再进行下一个自动转账凭证的处理 否则生成的转账凭证中的数据会有误 上例中 转账业务2是相对独立的 而转账业务1 3 4 5是有严格次序的 转账业务1 2

11、生成 审核 记账后 再对转账业务3 4生成 审核 记账 最后对转账业务5生成 审核 记账 完成全部相关转账处理 如下图所示 转账2转账1 转账3转账4 转账5 生成 审核 记账 生成 审核 记账 生成 审核 记账 转账定义分五部分 它包括 自定义转账设置 对应结转设置 销售成本结转设置 汇兑损益结转设置 期间损益结转设置 第一次使用本系统的用户进入系统后 应先执行 转账定义 用户在定义完转账凭证后 在以后的各月只需调用 转账凭证生成 即可 5 2转账定义 操作步骤 1 用鼠标单击系统主菜单 期末 下的 转账定义 再选择其下级菜单中的 自定义转账设置 屏幕显示如下图 5 1 1自定义转账设置 2

12、 用鼠标单击 增加 按钮 可定义一张转账凭证 屏幕弹出凭证主要信息录入窗口 如图 3 输入以上各项后 单击 确定 开始定义转账凭证分录信息 摘要 科目 部门 项目 客户 供应商 方向 公式 函数使用说明 1 账务取数函数基本格式2 函数定义3 函数内容说明4 公式组合举例5 应用举例 函数名 科目编码 会计期间 方向 辅助项1 辅助项2 注意函数中的各项可根据情况决定是否输入 如科目是部门核算的科目 则应输入部门信息 如某科目无辅助核算 则不能输入辅助项 科目编码可以为非末级科目 各辅助项必须为末级 由于科目最多只能有两个辅助核算账类 因此 辅助项最多可定义两个 期间 方向由函数确定 若按年取

13、数 则期间为 年 若按月取数 则期间为 月 若取借方发生或累计发生 则方向为 借 若取贷方发生或累计发生 则方向为 贷 1 账务取数函数基本格式 例如 QM 10101 月 的执行结果为取10101科目结转月份的期末余额 QM 52101 月 销售部 的执行结果为取52101科目销售部的期末余额 结转月份可在生成转账凭证时选择 2 函数定义 1 期初余额2 期末余额3 发生净额4 发生额5 累计发生额6 对方科目数值7 借贷平衡差额函数8 通用转账公式9 UFO报表函数 1 期初余额 QC 科目编码 会计期间 方向 辅助项1 辅助项2 外币期初 WQC 科目编码 会计期间 方向 辅助项1 辅助

14、项2 数量期初 SQC 科目编码 会计期间 方向 辅助项1 辅助项2 2 期末余额 QM 科目编码 会计期间 方向 辅助项1 辅助项2 外币期末 WQM 科目编码 会计期间 方向 辅助项1 辅助项2 数量期末 SQM 科目编码 会计期间 方向 辅助项1 辅助项2 2 函数定义 3 发生净额 JE 科目编码 会计期间 辅助项1 辅助项2 外币净额 WJE 科目编码 会计期间 辅助项1 辅助项2 数量净额 SJE 科目编码 会计期间 辅助项1 辅助项2 4 发生额 FS 科目编码 会计期间 方向 辅助项1 辅助项2 外币发生 WFS 科目编码 会计期间 方向 辅助项1 辅助项2 数量发生 SFS

15、科目编码 会计期间 方向 辅助项1 辅助项2 5 累计发生额 LFS 科目编码 会计期间 方向 辅助项1 辅助项2 外币累计发生额 WLFS 科目编码 会计期间 方向 辅助项1 辅助项2 数量累计发生额 SLFS 科目编码 会计期间 方向 辅助项1 辅助项2 6 对方科目数值 JG 科目 JG zzz 或JG ZZZ 或JG 7 借贷平衡差额函数 CE 8 通用转账公式 TY Access数据库文件名 数据表名 计算表达式 条件表达式 9 UFO报表函数 UFO UFO报表文件名 表页号 行号 列号 3 函数内容说明 1 科目编码2 会计期间3 方向4 辅助项5 结果函数 1 科目编码 用于确

16、定取哪个科目的数据 科目编码必须是总账系统中已定义的会计科目编码 如果转账凭证明细科目栏的科目与公式中的科目编码相同 则公式中的科目编码可省去不写 例如 QM 表示取当前分录左边科目栏定义的科目的月末余额 WQM 表示取当前分录左边科目栏定义的科目的外币月末余额 SQM 表示取当前分录左边科目栏定义的科目的数量月末余额 1 科目编码 2 会计期间 可输为 年 或 月 或输入1 2 12 如果输入 年 则按当前会计年度取数 如果输入 月 则按结转月份取数 如果输入 1 2 等数字时 表示取此会计月的数据 注意 会计期可以为空 为空时默认为 月 当输入1 12的数字时 代表从1 12的会计期 而不是自然月 例11 1 QM 50201 月 表示取50201科目结转月份的月末本币余额 FS 50201 年 借 表示取50201科目的借方当前年度全年本币发生额合计 QM 50201 3 表示取50201科目的第3个会计月的月末本币余额 QM 50201 表示取50201科目结转月份的月末本币余额 2 会计期间 3 方向 发生额函数或累计发生额函数的方向用 J 或 j 或 借 或 Dr 英文借方