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1、在首期办公室系统管理人员培训班上的讲话（摘要）董事长兼CEO 吴 明 夏一、几点要求（什么样的员工适合办公室工作）（1）富有激情的员工。激情、热忱是迈向成功的基本动力。（2）吃苦耐劳的员工。要能够任劳任怨、意志坚强、情绪稳定。（3）敢于负责的员工。完成任务，没有任何借口；只有尽职尽责，执着追求。在美国西点军校，凡遇到上级问话、交待任务，下级员工只有四种回答：报告长官，是；报告长官，不是；报告长官，不知道；报告长官，没有任何借口。这是职业化员工应当具备的素质。（4）善于创造的员工。创造是使工作不断进步的源泉。（5）独当一面的员工。要能够得体地支持上司，对自己所负责的一块工作，担负起向上司建言献策
2、的责任。（6）努力学习的员工。通过学习，完善自我、提升自我，才能适应公司的发展。二、几点希望（办公室管理人员的主要工作）（1）做好上传下达工作。（2）做好宣传推广工作。要做一个播种机，把正虹的文化、品牌、服务撒向千家万户。（3）做好内外沟通协调工作；（4）协助总经理做好总公司各项决策、制度的落实工作。（5）及时、准确地做好总公司需要的各项情况反馈工作。从零做起，建设一支勤勉务实的办公室队伍（提要）湛细满欢迎 加盟正虹，加盟办公室队伍 正虹集团：品牌 行业地位 人才 技术 管理文秘工作：国家关注 社会需要 公司重视一、从零做起编制 制度 队伍（知识、技能、素质、凝聚力、执行力）二、勤勉务实品质：
3、礼貌、谦虚、敏感、自控、敬业、负责、忠诚、得体、务实心态：豁达平和、宠辱不惊基本条件年龄、学历、知识、技能、经验、素养操作实务行为规范、工作规范、管理规范（职业化）三、做哪些事？参谋、助手、中枢：上传下达、迎来送往、沟通内外、参谋协调、辅助管理分子公司办公室职责：（1）协助总经理处理好公司日常行政事务，完成总经理办公会交办的各项具体工作，承担总经理办公会秘书事务；（2）为总经理办公会和总部提供各种信息情报资料及建设性意见；（3）负责公司各种文件的起草制作、发布和回收归档，组织公司的各种行政会议和行政性活动；（4）负责印鉴管理和公司保密工作；（5）负责计算机信息管理工作；（6）负责工商和统计事务
4、的日常管理工作；（7）负责人力资源日常管理工作；（8）负责公司资证和荣誉的申办工作；（9）负责公司形象宣传，保证所有宣传品符合集团总部Vi设计要求；（10）选拔和培养业余通讯员，为正虹报和正虹简报提供有价值的新闻通讯文章和情况报告；（11）做好传达、接待、文印、打字和报刊征订及邮件收发工作；配合总部档案室做好档案建设工作；（12）做好机关后勤服务、车辆调度和管理、办公用品采买和发放、办公用固定资产的管理等工作；（13）协调好公司上下及内外的各种关系，疏通对外联络渠道，处理好各种公共关系；负责政府办、工商、组织人事、饲料、统计、交通、公安、新闻、信息等政府部门和相关社会团体的对口事务。四、遵循哪
5、些规则？（一）行政管理办法一、总 则第一条 为加强本集团行政事务管理，理顺企业内部关系，使各项管理制度化、标准化、程序化，提高办事效率，特制订本办法。第二条 本集团行政管理事务主要包括：1.印鉴管理；2.文件管理；3.会议管理；4.档案管理；5.保密管理；6.公共关系管理；7.总部机关管理；8.分子公司办公室系统管理。 二、印鉴管理第三条 本集团印鉴主要是指：1.总公司印鉴，包括行政印鉴、高层机构印鉴、财务专用印鉴、合同专用印鉴；2.部门印鉴；3.分子公司印鉴。第四条 各类印鉴由行政部以书面形式报告法定代表人批复后，根据工商和民政管理规定统一刻制并归口管理。第五条 印鉴使用单位，须在取得公司法
6、定代表人授权后，到行政部办理印鉴领用手续。领条须由使用单位一把手开具或签字，并由其指定办公室人员或行政秘书负责保管。如相关机构或人事变动，行政部应及时将印鉴收回。第六条 印鉴的使用：凡涉及公司经营决策、业务往来、经济合同、授权委托、资金借贷与流转、人事任命与变动、司法诉讼等关系公司利益的事项须经CEO、总裁（分子公司经总经理）签字或许可后执印者方可盖章。凡一般介绍信、证明、公司已作出决定或规定工作流程中的相关公文，须经行政部主任（分子公司经办公室主任）签字或许可后方可盖印。第七条 公司一般不允许开具加盖印鉴的空白介绍信、证明等文件，如因特殊需要开具时，须经CEO或总裁（分子公司经总经理）批条方
7、可开出。执印者要在存根上作出说明。第八条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。三、文件管理（略）四、会议管理第九条 会议分类与组织1本集团会议分为例常会议（定期召开的会议）和非例常会议（临时召开的会议）两大类和公司级会议、系统会议、部门会议、分子公司会议四小类。2集团公司级、上级或外单位在企业召开的会议，一律由行政部受理安排，有关业务对口部门协助作好服务工作。系统和部门会议，由相关部门受理安排，行政部协助作好准备工作。第十条 例常会议规定为避免会议过多或重复，公司的常规性会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容，组织召开。1人力资源委员会会议：CEO主持，人力资源委员会成员参加，
8、每季度召开一次，主要回顾人力资源管理工作情况，研究讨论人事制度、人事安排与管理等事项。时间定于季初。2经营管理委员会工作会议：总裁主持，公司经营管理委员会成员参加，每月召开一次，主要报告上月经营工作情况，总结分析工作经验和教训，布置下个月的工作任务。时间定于月底。3经营管理委员会扩大会议：CEO或总裁主持，每季度召开一次，公司经营委员会成员和全体分子公司总经理参加。主要听取中高层领导述职，讲评其工作业绩和工作中存在的问题，总结上季度的经营工作情况，布置下季度的工作任务。时间定于该季度最后一个月的月底。4部门工作会议：由各部门总经理主持，所在部门员工参加。每月召开一次，主要总结本部门本月工作情况
9、，考核评估员工工作业绩，检讨工作中存在的问题，布置下个月工作。时间定于月底。5系统工作会议：主要指财务、质监、市场、资金、采购、办公室等系统的工作会议。由高层分管领导或部门总经理主持，各分子公司所属系统负责人参加，每半年召开一次，主要总结系统半年度工作情况，总结经验，检讨工作中存在的问题，布置本季度、下半年或新一年的工作。时间定于元月和六月初。6、分子公司总经理办公会议：总经理主持，总经理办公会成员参加，每月召开一次。主要传达集团总部文件或会议精神，总结分析研究本月经营工作情况，讨论会议例常事项，布置下个月工作任务。第十一条 非例常会议：主要指各部门各系统为集中解决某个专项问题或紧急问题而召开
10、的会议。如人力资源委员会临时会议、经营工作临时会议、部门联席会议、市场营销紧急会议、安全工作紧急会议等。凡非集团总部安排的且在总部召开的非例常会议，须在开会前三天请示CEO或总裁同意，并报行政部协调。第十二条 会议纪律和注意事项1所有会议主持人和召集部门与会人员都应分别作好有关准备工作，包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、茶具茶水、奖品、纪念品、通知与会人员等。2凡与会者须服从会议组织与安排。会前详细了解会议通知内容，严格按通知要求参会。赴会时履行签到手续；与会者要按时参会，着装整洁，精神振作；不迟到、不早退、不中途离席；不抽烟，不私
11、语，不做与会议无关的事；关好手机，认真听会并作好笔记；会议发言要求简洁明了，讲普通话；如作书面要事先向会务组提交word和幻灯片两种版本的电子文件。第十三条 会议费用由主办部门或单位在本部门、本单位会议预算费用中开支；与会人员的住宿费和车船费回单位报销。五、档案管理（另发文件）六、保密管理第十四条 企业秘密是关系企业权利和权益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。第十五条 凡企业附属组织、分支机构的职员都有保守企业秘密的义务。第十六条 本办法所指的企业秘密包括下列秘密事项：1企业重大决策中的秘密事项；2产品配方、专利技术及其他科研成果；3企业尚未付诸实施的经营战略、经营
12、方向、经营规划、经营项目及经营决策；4企业内部掌握的合同、协议、文稿、意向书、及可行性报告、主要会议记录；5企业财务预、决算报告，及尚未在新闻媒体上公布的各类财务报表、统计报表；6企业所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；7企业职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料；8其他经企业确定应保密的事项；一般性决定、决议、通告、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。第十七条 企业秘密的密级为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。绝密是最主要的企业秘密，一旦泄露会使企业的权益遭受特别严重的损害。机密是重要的企业秘密，一旦泄露会使企业的权益遭受到严重的损害。秘密是一般的企业秘密，泄露会使企业的权益遭受损害
13、。第十八条 企业秘密的确定：1企业经营过程中，直接影响企业权益的重要决策文件资料和科研成果、配方等为绝密级；2企业的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、企业经营情况为机密级；3企业人事档案、合同、协议、职员工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级；第十九条 属于企业秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条之规定表明密级，并确定保密期限。保密期限满，自行解密。第二十条 属于企业秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由机要秘书和行政部（或办公室）专人执行。采用电脑技术存取、处理、传递的企业秘密，由电脑使用者负责保密，信息中心提供技术保障。第
14、二十一条 对于密级的文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：1未经行政部批准，不得复制和摘抄。2需要发送、传递和外出携带的保密文件，须指定责任人。责任人须对保密件负责。3须在设备完善的档案室或其他保密装置中保存。第二十二条 保密工作及保密措施由行政部门归口管理与实施。第二十三条 在对外交往与合作中，需要提供企业秘密事项的，应当事先经CEO或总裁批准（在密件的复印件上签字）。第二十四条 具有属于企业秘密内容的会议和其他活动，主办部门应当采取下列保密措施：1选择具备保密条件的会议场所；2根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；3周密规定使用会议设备管理会议文
15、件；4确定会议内容是否传达及传达范围。第二十五条 不准在私人交往和通讯中泄露企业秘密，不准在公共场所谈论企业秘密，不准通过其他方式传递企业秘密。第二十六条 公司员工发现企业秘密已泄露时，应当立即采取补救措施，并及时报告CEO或总裁及行政部（办公室），由行政部（办公室）及时作出处理。第二十七条 出现下列情况之一者，给予通报、警告、罚款等处罚。1泄露企业秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；2凡违反本制度第九条、第十条、第十一条、第十二条、第十三条、第十四之规定者；3已泄露企业秘密，但采取了补救措施的。第二十八条 出现下列情况之一的，予以辞退；情节严重者，追究法律责任：1故意或过失泄露企业秘密，造成严重后果或重大经济损失的；2违反本制度规定，为他人窃取、刺探、出卖企业秘密的；3利用职权，强制他人违反保密规定的。第二十九条 本制度规定的泄露，是指下列行为之一：1企业秘密被不应知悉者知悉的；2使企业秘密超出限定接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。七、公共关系管理第
