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1、档案管理 熠晖集团人事行政部 提纲 一 档案定义二 档案归档 档案定义 中国档案学界从20世纪50年代起 就一直在不断的探讨档案的定义 直到1987年9月5日公布 1988年1月1日实施的 中华人民共和国档案法 诞生 才对档案的定义有了一个比较一致的认识基础 该法称 档案 是指过去和现在的国家机关 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史纪录 档案定义 中华人民共和国档案行业标准 档案工作基本术语 对档案的定义表述是 国家机构 社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录 档案的最
2、新定义是 档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的 确定的 具有完整记录作用的固化信息 管理原则分类归档 统一保管 档案归档 归档流程1 收集分类2 立卷组合3 编写目录4 装订移交 档案归档 档案分类 档案分类就是依据一定的标准 按照档案来源 时间 内容和形式特征的异同点 对档案进行有层次的区分 并组成一定的体系 广义为档案概念分类 档案实体分类 档案检索分类 狭义指全宗内档案分类 即档案整理的分类 它仅是档案实体分类中一个方面的内容 档案分类 根据不同的分类标准 档案可划分为不同的种类 常见的有以下几种方法 1 按档案产生的领域分 有文书档案 科技档案 如基建 设备 产品等
3、及各种专门档案 如会计档案 干部档案 诉讼档案 财务档案等等 2 按档案的制成材料分 除纸质档案外 还有甲骨 竹简 缣帛 胶片 磁带 光盘和其它实物形式的非纸质档案 按信息表达方式又可分为文字档案 音像档案等 按记录方式还可分为普通档案 机械和模拟记录 电子档案 数字 等 3 按立档单位性质分 有党政机关档案 事业单位档案 企业档案 军队档案 农村档案等 4 按时期分 有建国前档案 包括革命历史档案和旧政权档案 建国后档案 包括建国以来党和国家和各个机关 部队 团体 企业和事业单位的档案 前者通常称为历史档案 后者通常称为现实档案 档案分类 目前 被人们普遍认可的现实种类有文书档案 科技档案
4、专业档案 声像档案 电子档案 实物档案 划分标准不统一 档案分类 熠晖公司档案分类1 文书档案2 人事档案3 经营档案 营销 采购 运输4 财务档案5 生产档案 基建 设备 产品 档案归档 职责分工文书档案 各部门 人事档案 人事行政部 经营档案 营销部 矿产资源部 采购部 综合部 财务档案 财务部 审计督察部 生产档案 生产部 企划部 一 归档途径每个人手里收集的文件都要进行清理 收集 交给部门档案管理员 再由管理员归档 编号 装订后 交到人事行政部 档案归档 档案归档范围及保管期限表 档案管理环节 归档份数一般一式一份 存原件 特别重要的或利用频繁的可多存几套 档案归档 二 立卷组合立卷组
5、合一般应以问题为主 便于查找利用为原则 兼顾其它特征 使之联系紧密 组成一卷 同一内容的文件材料组成一卷或数卷 每卷不超过200页 档案归档 1 排列卷内文件材料每卷文件按照重要程度或时间顺序排列 具体原则为 批复 批示 在前 请示 报告 在后 正件在前 附件在后 正本在前 底稿在后 转发件在前 被转发件在后 上级通知在前 上报材料在后 文字材料在前 图表在后 非诉讼案件结论性材料在前 依据性材料在后 基建材料 文字材料在前 图纸在后 图纸按图的类别序号排列 其它文件材料按时间顺序排列 档案归档 2 修整文件材料对在装订线以外有字迹或破损的文件材料要进行加边 修补和裱糊 对较大的表格 要适当地
6、折叠 去掉文件材料上的金属物 档案文件材料上不能留有曲别针 书订 大头针等 3 编写页号用铅笔为卷内文件编页号 无论单面或双面只要有字迹 均应一面编写一个页号 页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角 正面为右上角 反面为左上角 每卷文件材料为一个流水号 即1 2 3 N 档案归档 4 填写卷内文件目录顺序号 每卷文件依其排列先后填写顺序号 每卷均从1开始 文号 填写文件制发机关的发文字号 如果没有则不填 责任者 填写生成文件的单位或部门 必须要填 题名 照实抄录日期 生成文件材料的日期 落款日期 页数 填写每份文件材料的首页号 最后一份文件填写起止页号 备注 留空 以备文件材料发生变化时作说明
7、用 档案归档 5 填写备考表备考表需填写情况说明 立卷人和立卷时间 其中 情况说明指填写本卷需要说明的具体内容 无需说明不填 立卷人指组成本卷的责任者签 即兼职档案员签名 立卷时间为填写完成立卷的日期 档案归档 三 编写目录1 以卷为单位 根据本卷文件内容拟写卷皮项目 1 档号 档号由年度号 分类号 流水号组成 中间用 连接 如 2010 RS 1即 2010年人事类档案第一卷 档案归档 2 案卷题名 案卷题名即案卷标题 由立卷人自拟 案卷题名应简明确切 结构完整 一般不超过50个汉字 其常用结构 作者 时间 问题 内容 名称 文种 作者一般指卷内文件主要责任者 要写出全称或通用简称 不得简称
8、为 本公司 上级 等 名称 文种 应按重要程度顺序标注几种主要文件文种 除会议文件外 不得用 XXX文件材好料 除一般函件外 不得用 XXX来往文书 如 熠晖公司2010年度员工花名册 档案归档 3 保管期限 依据保管期限表 确定案卷的保管期限 4 卷内文件目录 逐项填写 档案归档 备考表要放入盒内 每盒必有备考表 档案归档 四 装订 移交1 将一个完整的案卷 其中包括 案卷封面 卷内文件目录 文件材料 用标准细线 采用三孔一线法或装订机装订成卷 档案归档 2 立卷部门向公司档案室移交档案时 双方必须对档案案卷进行严格检查和验收 是否符合质量标准和规范的要求 如有问题 人事行政部提出整改意见 并限期改正后方能移交归档 档案归档 3 移交档案时必须履行交接手续 填写档案移交目录一式两份 双方各执一份 以备查考 档案归档 装订工具保管期限为定期的 可以用不锈钢订书机装订保管期限为永久的 装订时不能出现金属物 可用线 热压胶管 胶水 档案归档 4月30日各部门收集资料5月15日各部门立卷并分类5月25日各部门归档并编写目录6月15日各部门移交档案及目录6月30日人事行政部编制检索目录 时间进度 谢谢 熠晖集团人事行政部
