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1、1 引言引言 1 1 1 编写目的 1 1 2 适用对象及范围 1 1 3 设计依据 1 2 1 档案管理分系统 2 2 1 1功能描述 2 2 1 2系统功能 2 2 1 3模块功能定义 2 2 1 3 1 档案录入 2 2 1 3 2 归档统计 4 2 1 3 3 档案查询 5 2 1 3 4 打印报表 6 2 1 3 5 档案借阅管理 8 2 1 3 6 档案销毁 9 1 1 引言引言 1 1 编写目的 本需求规格说明书定义应用系统软件完成的功能 业务流程 计算的数学模型 输入 信息 数据来源 输出信息 报表 本需求规格说明书作为项目合同的附件之一 是双方组成项目组进行工作的基础性文 件
2、 本需求规格说明书作为验收的依据 本需求规格说明书由甲乙双方签字并加盖公章后方可生效 协议内容如需修改 应由合 作双方协商一致 并签字盖章 任何一方不可单独修改 1 2 适用对象及范围 本需求规格说明书适用于参加本项目的所有管理人员 开发人员和维护人员 1 3 设计依据 西安供电局综合信息管理系统招标文件 西安供电局综合信息管理系统技术协议 需求调研报告 GB T19001 ISO9001 质量体系设计 开发 生产 安装和服务质量保证模式 GB T19000 3 ISO9000 3 软件开发 供应和维护中的使用指南 GB8566 88 计算机软件开发规范 西安协同软件股份有限公司 计算机软件开
3、发规范 2 1 档案管理分系统 2 1 1 功能描述功能描述 档案管理分系统实现对供电局所有档案 文件以及收发文的管理 并对档案的借阅进 行管理 档案管理分系统主要包括档案录入 档案统计 档案查询 打印报表 档案销毁以及 系统维护几个模块 2 1 2 系统功能系统功能 档案管理分系统 档案录入 归档统计 档案查询 档案销毁 系统维护 科档录入 删除 修改 文档录入 删除 修改 会档录入 删除 修改 声档录入 删除 修改 科档查询 文档查询 会档查询 声档查询 打印报表 借阅管理 2 1 3 模块功能定义模块功能定义 2 1 3 12 1 3 1 档案录入档案录入 数据流程 数据流程 功能描述功
4、能描述 对文书档案 科技档案 会计档案 声像档案进行录入 删除 修改 每 一个题名都对应一个文件 通过题名找着文件内容 实现全文录入 输入数据输入数据 报盘数据格式要求 输入数据样式 1 文书档案的录入 对文书档案按一级类目下保管期限的大流水进行录入 主要是对 0 到 6 大类即党 群工作 行政管理 经营管理 生产技术管理 财务审计 人事劳资 其他文档 保 管期限主要分永久 长期 短期 流水号 类目名称 分类号 部门 文件类型 字号 文号 日期 盒号 归档 号 件号 文件题名 主题词 附件 责任者 缩微号 页数 保管期限 密级 归 档标志 备注 2 科技档案的录入 按年度及工程代号进行大流水录
5、入 文件卡片 流水号 案卷号 卷内序 档号 工程代号 字号 文件题名 责任 者 日期 保管期限 密级 主题词 缩微号 本数 页数 图纸张数 备注 1 2 4 案卷卡片 流水号 全宗号 目录号 案卷号 档号 工程代号 工程名称 案 卷题名 编制单位 编制日期 保管期限 密级 缩微号 本数 页数 图纸张 数 库位号 备注 备考表 3 会计档案录入 4 声像档案录入 按载体分类并细分录入 载体分照片 软盘 音像及缩微 按照片录入 流水号 卷内序 分类号 题号 事项说明 拍摄人 拍摄日期 拍摄地点 保管期限 密级 底片号 参见号 备注 卡片录入 流水号 目 录号 分类号 题名 起始日期 截止日期 保管
6、期限 密级 库位号 张数 备注 案卷录入 数学计算模型数学计算模型 输出数据输出数据 报盘数据格式要求 报表样式 2 1 3 22 1 3 2 归档统计归档统计 数据流程 数据流程 功能描述功能描述 对文书档案 科技档案 会计档案 声像档案进行归档统计 按类目名称 和年度进行统计 保管期限为永久的文件数目 长期的 短期的 未归档的以及文件总数 另外对科技档案 声像档案中不立卷和已立卷的进行统计 输入数据输入数据 报盘数据格式要求 输入数据样式 1 数学计算模型数学计算模型 1 按类目名称及年度统计 永久 该年度该类目保管期限为永久的记录总数 长期 该年度该类目保管期限为长期的记录总数 短期 该
7、年度该类目保管期限为短期的记录总数 文件总数 永久 长期 短期 未归 该年度该类目未归档的文件总数 对于科技档案和声像档案中未立卷和已立卷的进行统计 输出数据输出数据 报盘数据格式要求 报表样式 1 文书档案的归档统计报表 类目名称 年度 永久 长期 文件总数 未归 2 科技档案 声像档案的归档统计报表 类目名称 年度 永久 长期 文件总数 未归 不立卷 已立卷 2 1 3 32 1 3 3 档案查询档案查询 数据流程 数据流程 功能描述功能描述 对文书档案 科技档案 会计档案 声像档案按各种统计进行查询 通用 查询 按年度和档案类型查询 输入数据输入数据 报盘数据格式要求 输入数据样式 1
8、1 2 数学计算模型数学计算模型 输出数据输出数据 报盘数据格式要求 报表样式 2 1 3 42 1 3 4 打印报表打印报表 数据流程 数据流程 功能描述功能描述 对文书档案 科技档案 会计档案 声像档案中报表进行打印 输入数据输入数据 报盘数据格式要求 输入数据样式 数学计算模型数学计算模型 各档案全宗号不输出数据 为空 1 文书档案 归档文件封面 起止件号 5 该盒号中起始件号和终止件号 其它均是从文档录 入表中取得 文档脊背 同归档文件封面 2 科技档案 所有字段均是从科技档案录入表中取得 科技档案案卷目录 科技档案卷内目录 科技档案文件目录中序号就是科技档案 中的流水号 3 声像档案
9、 所有字段从声像档案录入表中取得 其中序号均是声像档案录入表中的流水号 输出数据输出数据 报盘数据格式要求 报表样式 1 文书档案 归档文件封面 全宗名称 年度 保管期限 机构 起止件号 盒号 文档脊背 全宗号 年度 保管期限 机构 起止件号 盒号 格式见下 号宗全 度年 限期管保 构机 号件止起 号盒 归档文件目录 件号 分类号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 件号分类号责任者文号题名日期页数备注 2 科技档案 科技档案封面 档号 档案馆号 缩微号 工程名称 案卷题名 编制单位 编 制日期 保管期限 密级 档号 科技档案脊背 号档 名题卷案 科技档案案卷目录 工程代号 序号 档号 题名
10、 份数 页数 图纸张数 密 级 保管期限 编制单位 编制日期 备注 工程代号 序号档号题名份数页数图纸 张数 密级保管 期限 编制 单位 编制 日期 备注 科技档案卷内目录 档号 顺序号 字号 责任者 题名 日期 页数 备注 档号 顺序号字号责任者题名日期页数备注 科技档案全引目录 工程名称 档号 题名 编制日期 总页数 库位号 卷内 序 字号 题名 责任者 页数 备注 工程名称 档号编制日期总页数库位号题 名 卷内序字号题名责任者页数备注 科技档案文件目录 工程代号 序号 日期 档号 文件题名 字号 责任者 工程代号 序号日期档号文件题名字号责任者 3 声像档案 声像档案卷内目录 按分类号和
11、保管期限来打印 分类号 案卷号 序号 题 名 拍摄日期 拍摄人 拍摄地点 底片号 备注 分类号 案卷号 序号题名拍摄日期拍摄人拍摄地点底片号备注 事项卡 题名 事项说明 照片卡 拍摄时间 拍摄地点 拍摄人 参卷号 声像档案脊背 号宗全 号类分 称名目类 限期管保 号盒 声像档案案卷目录 按分类号和保管期限来打印 序号 目录号 分类号 案 卷号 题名 起始日期 截止日期 张数 密级 2 1 3 52 1 3 5 档案借阅管理档案借阅管理 数据流程 数据流程 功能描述功能描述 对文书档案 科技档案 会计档案 声像档案按各类档案的借阅 归还 催还进行管理 并对借阅人次和卷次进行统计 1 借阅浏览及登
12、记 序号 本人代码 借阅人 年龄 性别 职称 职务 日期 单 位 部门 文件题名 字号 分类号 案卷年代 保管期限 归档号 案卷号 卷 1 2 3 4 5 6 内序 库位号 归还日期 是否归还 签收人 2 归还登记 将借阅登记中 是否归还 的状态由借出改为已归还 3 对借阅人次的统计 数学计算模型数学计算模型 1 借阅人次统计 合计 本年度借阅次数 本年度还书次数 输出数据输出数据 报盘数据格式要求 报表样式 1 输出借阅人次统计表 2 1 3 62 1 3 6 档案销毁档案销毁 数据流程 数据流程 功能描述功能描述 对文书档案 科技档案 会计档案 声像档案中需销毁的进行记录 一般 将所选档案销毁直接进入档案销毁记录表 另外还可恢复档案 输入数据输入数据 报盘数据格式要求 输入数据样式 1 2 Prcs 6 数学计算模型数学计算模型 输出数据输出数据 报盘数据格式要求 报表样式
