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1、档案管理制度 为加强公司档案业务管理 进一步提高档案管理水平 保证档案的系统性与完整性 完善档 案借阅手续 使公司档案管理达到规范化 合理化 标准化 更好地为公司各项工作服务 结合实际情况 特制定本制度 具体内容如下 1 档案管理的范围 本公司所有需要归档的文件资料 包括 对公司在经营活动中形成的包括行政事务 企 业管理 劳动人事 培训教育 安全管理 后勤服务 外事工作等有保存价值的原始材料 在生产经营管理上形成的经营决策 计划工作 统计工作 物资管理 产品销售 财务管理 生产调度 设备工装 模具 管理 能源管理等方面有保存价值的原始材料 2 档案的管理部门 公司综合事务部为档案管理的职能部门
2、 负责公司各类档案的管理工作 对公司各类档 案进行收集 整理和归档 各部门根据工作需要配备专 兼 职档案管理人员 负责档案进 室前的收集 整理和保管工作 各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围 定期向档案管理部门移交档案 确因工作需要继续使用的文件资料 原件移交档案室 使用 部门留存复印件 接收档案必须认真验收 并办理交接手续 维护档案的完整与安全 使档案更好地为公 司各项工作服务 3 档案的分类 在切实遵循 中国档案分类法 前提下 根据公司实际情况 将所涉及的档案划分为十大 类 A 行政管理 B 人事管理 C 财会档案 D 生产经营管理 E 技术质量安 全管理 F 基建档案 G
3、外来文件 H 声像档案 I 实物档案 J 其他档案 财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证 帐簿 报表等相关资料的收集 整理 归 档 实物档案是公司各类活动中形成的如模型 样品 赠品 证书 奖杯奖旗等实物 以上十类档案中 每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理 4 归档要求 4 1 归档的文件材料要完整 系统 准确 4 2 归档的文件材料必须是原件 如是传真件等不易保存的文件材料 应留复印件 并 将复印件与原件一起存档 并加以说明 4 3 存档的文件 材料应按照自然形成 保持历史联系的原则 并按立卷要求特征及文 件内容进行科学分类 立卷和编目编号 4 4 档案名称的填写要注
4、意内容准确 文字简练通顺 结构完整 必须揭示卷内文件的 内容和成份 并区分保管期限 卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列 按顺序编 号 填写 卷内目录 目录各项必须填写清楚 一律使用用黑色中性笔填写 字迹工整 清晰 装订整齐 4 5 档案盒 袋 内文件的排列 档案袋内文件应区分不同情况进行排列 密不可分的 文件依序排列在一起 即章程 批文在前 计划 总结在后 正件在前 附件在后 印件在 前 定稿在后 案件材料中结论性材料在前 依据性材料在后 其它文件按文件的重要程度 或形成时间先后排列 4 6 文件归档份数 一般归档1 份 重要的和经常使用的文件归档2份或 3 份 对无保 存价值和重份文
5、件 需要办理销毁手续 4 7 归档时间 部门或责任人应于相关工作结束后立即 最迟一周内 将应立卷归档的 文件整理立卷 向公司档案管理部门移交归档 5 档案的查阅和借阅 5 1 查阅档案应填写档案查阅登记表 写明查阅时间 查阅内容 查阅目的等 有关人 员应在档案室内查阅档案资料 阅后及时归还 5 2 查阅档案资料时一般不得对其进行复制 确有特殊情况必须复制的 应填写档案资 料复制申请单 经所在部门经理签署意见后方可复制 5 3 原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅 但必须由所在部门出具借阅申 请并由部门经理签名认可 借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限 借阅 档案时应做到以
6、下几点 5 3 1 借阅者不得自拿 自取 自放档案 严禁擅自打开档案柜翻阅查找 5 3 2 按规定办理登记手续 定期归还 确因工作需要不能按时返还的 需办理续借手 续 否则按管理规定停止借阅 5 3 3 要爱护档案 不得丢失 并注意保密 不得擅自转借他人 5 3 4 所借档案不得随意折叠和拆散 严禁对档案随意更改 涂写 5 3 5 借出和归还档案时 应办理清点手续 由档案管理员和借阅者当面核对清楚 5 3 6 档案如有丢失 损坏或泄密 要立即追究当事人责任 5 3 7 调离本单位的工作人员 必须清理移交档案文件后方可办理调离手续 6 档案的移交 档案移交必须办理移交手续 填写移交清单 经移交人
7、签字 接收方核对签收 7 档案的保管 要做好档案的防火 防虫 防盗 防尘 防阳光直射 五防 工作 档案柜所在办公室 严禁吸烟 档案管理人员要定期对档案进行安全检查 发现问题要及时向领导报告 并采取 补救措施 对于不易继续保存的档案资料 应及时予以复制 对于已破损的档案资料应及时 予以修复 为做好档案的提供和利用工作 所有文件资料均应按照其分类组卷 并按照其性 质分为短期 长期 永久三类分别保管 档案管理人员要做好档案资料的保密工作 档案管理部门除外 其他各部门人员不得查 阅与自己工作内容无关的档案资料 8 档案的销毁 公司对各类档案每二年进行一次鉴定 对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销
8、 毁处理意见 报总经理批准后予以销毁 公文管理制度 1 为规范机关及项目部文印管理 提高文印质量 根据有关规定 结合实际 制定本制度 2 文印工作必须坚持 统一管理 分级负责 的原则 公司综合事务部为本公司文印管 理职能部门 主管公司公文处理工作 各部 室 项目办及各项目部负责本部室各自的公文 处理工作 3 公司公文必须由公司综合事务部统一收发 分办 传递 督办 缮印 用印 立卷 归档和销毁 4 公司行文程序规定如下 根据文件性质和内容 由相关职能部门承办拟稿 部门负责人核稿签字 如多部门联合 行文 必须由联合行文的部门会签后送公司综合事务部审稿 属行政序列文件须经行政领导 签发 公司综合事务
9、部统一编排字号和登记后 并打印出来 相关职能部门原拟稿人校对后 再缮印 用印和封发 文件底稿 附带二张正文 加盖公章后由档案室存档 5 各类公文的拟稿 修改和签字必须使用钢笔 不准使用元珠笔和铅笔 经修改后的底 稿 如果稿面较乱 必须由拟稿人或承办部门清稿后交付签发和打印 6 上行文的呈办 下行文的执行 检查 均由拟文部门负责 7 公司设立档案室 统管各类文件 实行文件立卷归档制度 档案管理人员负责并及时 地对各类文件进行分类 标引 立卷 存档 8 凡公司和各项目部在各项工作中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料 均应及时 交档案室统一归档 9 严格履行文件阅办手续 凡需借阅 传阅文件 均须及
10、时签字 登记 档案管理人员 须敦促限期归还 10 外单位人员需查阅本公司公文案卷 必须持介绍信 查阅一般性公文案卷 由综合 事务部部长审批 查阅重要公文和重要资料须经公司总经理审批 11 归档公文和资料的复印或复制 必须经分管领导审批 并要在档案管理人员的监督 下完成复印或复制工作 12 严格保密制度 严守国家机密 凡属机密文件 承办部门或个人不得擅自带出分散 保存 一律交档案室集中保管 密级文件未经上级批准 不允许复制 根据上级机关的要求 和安排 文秘人员应按时上交标密文件 13 有关公文的具体处理办法 按 公文处理办法 执行 文档管理制度 1 目的 为加强公司的档案管理 安全有效地保管和利
11、用档案 特制定制度如下 1 1 档案管理包括公司所有的文档 技术 设备 财务和人事等文本 图表和声像等不 同形式的资料 1 2 本公司所有职工有保护义务 2 行文条例 2 1 公司行文由发文部门拟办后呈部门负责人核稿 一般情况下报总经理签发 最后送 至综合事务部打印发文 2 2 公司收发各类文件 根据文件性质 以文头为准 报总经理批示办理 并及时做好 文件的登记 归档工作 2 3 公司领导不在时由指定的负责人负责各类行政性文件的签发 批示 3 管理 3 1 工作人员在工作中形成的各种材料应及时移交至本部门 集中管理 个人不得据为 己有 3 2 各部门的工程技术资料一般按年定期汇总移交至综合事务
12、部管理 综合事务部根据 文件资料性质 定期汇总存档 3 3 公司举办重大活动应通知档案管理人员参加 收集活动中的材料 集中管理 3 4 财务资料由财务人员按规定管理 3 5 各种资料应建立电子文档 实行电子化档案管理 3 6 销毁档案必须经过总经理认可 才可以销毁 禁止管理人员擅自销毁 3 7 禁止个人将公司档案及复印件送他人或出卖 3 8 公司对保密档案 落实专人妥善保管 3 9 综合事务部应严格按档案性质 类别 保存年限来处理 销毁 档案 意见先报公 司总经理 4 责任 有下列行为者 将根据公司有关规定和国家法规 给予责任行为人行政 经济处罚 情 节严重的 给予解聘直至追究法律责任 4 1 擅自涂改档案 4 2 未按规定办理档案登记 擅自拿走档案 4 3 未按规定向他人提供档案 4 4 损毁 丢失属于公司所有的档案 4 5 档案管理人员玩忽职守 造成档案损失
