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1、工程档案管理 目录 档案验收程序 工程档案的作用及其重要性 档案的概念与管理要求 声像档案的管理要求 绿城精细化管理要求 工程档案的作用及其重要性 工程档案的作用 是项目建设的历史记录 是项目建设全过程的真实反映 是项目成果存在和延续的核心资源 对项目监管具有很大的促进作用 工程档案的作用及其重要性 基本建设项目档案在项目中的地位相当重要 国家档案局对建设项目档案验收已于2006年制定了 重大建设项目档案验收办法 将档案验收作为专项验收的重要组成部分 纳入了建设项目的竣工验收程序 明确规定必须要经过档案验收 才能进行或通过建设项目的竣工验收 为基本建设项目档案管理提出了明确要求 2006年6月
2、 国家发展与改革委员会为了规范项目建设管理 加强监管 将 重大建设项目档案验收办法 作为 国务院关于投资体制改革的决定 的配套文件与国家档案局联合印发 对引起社会各界对档案工作的重视起到了很大的推进作用 工程档案的重要性 目录 档案专项验收程序 工程档案的作用及其重要性 档案的概念与管理要求 声像档案管理要求 绿城精细化管理要求 根据 基本建设项目档案资料管理暂行规定 基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿 策划到建成投产 使用 的全过程中形成的 应当归档保存的文件 包括基本建设项目的提出 调研 可行性研究 评估 决策 计划 测设计 施工 调试 生产准备 竣工 试生产 使用 等工作活动中
3、形成的文字材料 图纸 图表 计算材料 声象材料等形式与载体的文件材料 档案的概念 1 图样科技文件 蓝图 底图 计算机出图 文字科技文件2 其它形式的科技文件 表格 合格证 记录单 试验单 验收单等 3 非纸质载体的科技文件 电子文件 声像档案 关于档案的分类 建设单位统一组织与管理的职能 负责组织协调 指导 监督和检查工作 在与设计 施工 监理单位签订合同 协议时 应当设立专门条款 明确规定有关工程文件 图纸及其他特殊载体文件的整编归档内容及各方应承担的责任 设备 施工图及部分施工文件的统一登记 分发工作 对移交的工程竣工资料进行确认 文件收集归档的分工 监理单位监理文件的收集 组卷 移交工
4、作 对施工单位文件材料的形成情况进行质量检查把关 设计单位变更资料的管理工作 负责竣工图的编制移交工作 文件收集归档的分工 施工单位建设项目实行总承包的 各分包单位负责收集 整理分包范围内的档案资料 交总包单位汇总 整理 竣工时由总包单位向建设单位提交完整 准确的项目档案资料建设项目由建设单位分别向几个单位发包的 各承包单位负责收集 整理所承包工程的档案资料 交建设单位汇总 整理 或由建设单位委托一个承包单位汇总 整理 文件收集归档的分工 设备厂家负责编制移交清册 在设备开箱验收前移交建设单位 在设备到货时 提供设备的随机资料 图纸 及有关的文件材料 文件收集归档的分工 文件资料所使用纸张规格
5、需统一 质量应在70g 90g之间 归档的文件资料应是原件 不可为复印件或传真件 文件资料所使用表格需准确 内容填写完整 签字盖章齐全 文件资料签字需清晰 工整 需使用不易褪色的黑色钢笔或签字笔 不可使用铅笔或圆珠笔 按施工工序 工艺的要求所有资料应齐全 完整 资料反映出的抽查频率 质量指标应满足有关标准 规范规定的要求 关于文字档案的管理要求 目录 档案专项验收程序 工程档案的作用及其重要性 档案的概念与管理要求 声像档案管理要求 绿城精细化管理要求 一 工程准备阶段建设地点原址 建筑物旧貌 特别是能反映原建筑物风格的 文化特色的内容 一级工程建设项目的可行性论证 土地征用 拆迁 勘测设计
6、方案评审 招投标等重大决策的场景 建设前期重大活动 如开工典礼 二 工程施工阶段施工过程中形成的反映重点部位 重点工作 新技术应用 质量事故等方面的声响材料 关于声像档案归档范围 三 工程竣工阶段工程竣工验收情况 竣工后建筑物整体外观和立面状况 室外亭台 连廊 小品等景观建筑 四 其他工程建设期间 领导视察等活动 反映工程建设情况的有关专题片 资料片 反映工程获国优 部优 市优奖项的声像材料 与工程有关的航拍材料 有关工程建设的其他有保留 纪念价值的声像材料 关于声像档案归档范围 一 质量要求归档的文件必须是可读文件 在设备上演示或检测运转正常 无病毒 清洁 无划伤 确保文件的完整性和内容的准
7、确性 一件载体只能录制同一工程项目的内容 不同的工程项目 其声像档案不宜存放在同一载体中 照片分类 排列正确 说明完整 组卷规范 录像资料片 专题片需配解说词 录音的文字整理稿 应完整 准确地反映录音内容 录音带需简要说明讲话人的姓名 职务 录制日期等 标签内容填写完整 关于声像档案归档要求 二 型号规格1 照片 可采用普通相机或数码相机拍摄 采用普通相机拍摄的照片 底片使用普通胶片 彩色100ISO 照片一般为5寸光面彩照 采用数码相机拍摄的照片 应使用像素在500万以上的相机 并将拍摄内容刻录在光盘上 要求每张大小为TIFF 15M JPEG 2M或BMP 8M 关于声像档案归档要求 2
8、录像 可采用数码带或模拟带拍摄 采用数码带拍摄 应使用像素在200万以上的数码摄像机录制 并刻录DVD保存 确保普通DVD设备能正常播放 采用模拟带拍摄 应使用BETACAM专业摄像机录制 内容应保存在BETACAM录像带中 录音带使用模拟带 数码带录制 录音带文字整理稿为XML DOC TXT RTF格式的电子文件 关于声像档案归档要求 三 拍摄要求构图完整 重点突出 曝光准确 影像清晰 画面完整 能准确反映建设工程的实际 拍摄内容要覆盖工程全过程 各环节拍摄的数量均要占一定比例 关于声像档案归档要求 目录 档案专项验收程序 工程档案的作用及其重要性 档案的概念与管理要求 声像档案管理要求
9、绿城精细化管理要求 1 主体工程 辅助工程和公用设施已按批准的设计文件要求建成 2 项目经试运行试运行考核各项指标已达到设计能力 3 工程档案已按照国家有关规定做好如下工作 1 工程全过程档案已收集齐全并规范整理 2 编制案卷目录和工程简介 3 配备符合档案管理要求的工作间 阅览室和适宜的库房 必要的设施 关于档案专项验收的条件 一 申请需提报的资料档案行政许可申请表 档案专项验收申请报告 项目档案工作汇报材料 自评分表 二 辅助补充材料项目批复文件项目档案案卷目录依据性材料 验收资料汇编 关于档案专项验收的申请 档案竣工验收会议程序 1 验收组组长主持验收会通过档案专项验收组成员名单 2 建
10、设项目档案管理情况汇报 1 建设单位汇报项目档案管理总体情况 2 施工单位汇报项目施工档案管理情况 3 设计单位汇报项目设计档案管理情况 4 监理单位汇报项目监理档案管理情况 关于档案专项验收的程序 3 档案验收组察看现场并分组检查档案和库房 4 验收组对照 淳安县重点建设项目竣工档案专项验收评分表 进行评议打分确定等级 5 验收组反馈验收意见 注 重点建设项目档案管理等级分为不合格 75分以下 合格 75 85分含75分 优良 85分以上含85分 三个等级 凡档案验收不合格的建设项目由省档案局建议工程竣工验收组织单位不予组织验收 关于档案专项验收的程序 目录 档案专项验收程序 工程档案的作用
11、及其重要性 档案的概念与管理要求 声像档案管理要求 绿城精细化管理要求 内控资料管理要求 一 招投标阶段收集简历 施工单位的供方考察 背景调查及招标资料 各分管人员做好供方评价工作 若投标单位为集团合格供方 则无需评价 收集开标记录 包括各单位的投标保证金收条和参保人员的身份认证材料收集询标纪要收集决标报告 并核实是否已按集团公司审批权限要求进行审批 内控资料管理要求 二 开工准备阶段监理单位及时上报 监理规划 监理细则 提交至工程管理部相关人员及工程分管领导审批 并将审批意见及时落实至监理单位 归档经报批后的总包和分包单位的 施工总进度计划 收集各专业 施工组织设计 专项施工方案 监理先行审
12、核通过 传递审批 分管人员需及时上报重要工程施工方案 及时将审批后的施工方案发送相关单位 重大方案报集团公司总工程师办公室会签 归档经报批后的 工程总体进度计划 内控资料管理要求 二 开工准备阶段图纸会审后 各专业分管人员形成会议纪要 交资料室发放 备案 收集各专业设计交底及施工技术交底记录 监理单位审核开工条件 签发开工令 并交资料室备案 内控资料管理要求 三 施工阶段 一 每周 月的报告 纪要项目公司工程管理部经理召开每周部门例会 例会要求项目公司总经理参加 纪要与会后24小时内完成 经与会人员会签 领导审批后报集团产品中心备案 各分管人员每周 每月进行工作总结和计划编制 报项目公司工程部
13、经理审核 各分管人员完成每周品质巡查报告 与例会纪要一同报产品中心备案 各分管人员及项目公司工程管理部经理每月及时做好监理月报回复工作 内控资料管理要求 三 施工阶段 一 每周 月的报告 纪要各分管人员及项目公司工程部经理及时审核施工单位进度计划 并及时将审批后的进度计划交资料室回复至相关单位 监理单位及时上报每周监理例会纪要 对监理上报的工地例会 须三方会签盖章 内控资料管理要求 三 施工阶段 二 工程通知单 工程联系单工程管理部通知单应有分管人员 部门负责签字 由资料员统一编号后 发送至相关单位 如需整改 督促相关单位及时回复 并将整改回复单附于通知单后面交分管人员进行最终的结果验证 工程
14、管理部工程联系单在交资料室发放前签字 审批流程需齐全 督促施工单位对联系单内容在规定日期内进行反馈 分管人员进行最终的结果验证 施工单位上报的联系单 各分管人员在规定期限内进行审批 如涉及费用则按 工程变更控制工作规程 相关规定进行审批 内控资料管理要求 三 施工阶段 三 过程检查 验收记录文件桩基施工是分管人员及时填写 桩基施工记录表 各分管人员按工程实际进度及时填写 砼浇筑旁站记录 隐蔽工程验收记录表 渗漏水试验记录表 外门窗打胶工程检查表 苗木进场验收表 并及时报资料室备案 精装修工程的 重大节点的防水方案 石材施工方案 阳台 卫生间 厨房防水隐蔽工程验收记录 和 给水管试压报告 和 排
15、水管通球试验或灌水试验报告 及时报资料室备案 内控资料管理要求 三 施工阶段 三 过程检查 验收记录文件各分管人员按工程实际进度及时填写 过程验收记录表 并及时报资料室备案 各阶段的隐蔽工程的照片及时交资料室备案 各分管人员需在7天内反馈集团公司工程质量督导部现场督导提出的整改意见 根据集团公司总工程师办公室 景观专业公司的通知要求 项目公司工程部经理组织工程对口检查 检查结束后5天 景观2天 内 将 工程对口检查记录表 反馈给被检查单位 并报集团公司总工程师办公室 景观专业公司备案 内控资料管理要求 三 施工阶段 三 过程检查 验收记录文件各分管人员对施工单位技术管理资料 安全资料进行不定期
16、检查 并填写相关记录 精细化管理内控资料所用表单 施工技术资料报送时间要求 1 经监理 设计单位复核确认的桩基控制点 桩位测量复核资料 桩基施工前一天抄送监理 工程部 2 经监理 设计单位复核确认的工程定位测量复核资料 施工单位在基坑开挖前二天抄送监理 工程部 3 经总监理工程师签认盖章的隐蔽工程验收记录 施工单位在浇捣混凝土前 或下道工序施工前 抄送监理 工程部 4 混凝土级配单 浇捣混凝土前抄送监理 工程部 砂浆级配单砌墙前抄送监理 工程部 5 混凝土 砂浆抗压试验报告出来后 必须在2天内抄送监理 工程部 施工技术资料报送时间要求 6 钢材质量证明书及复试报告 钢筋焊接报告施工单位在浇捣混凝土前抄送监理 工程部 7 其它各类施工记录 测试报告 实验报告 材质质量证明等施工单位按有关规定时间抄送监理 工程部 8 技术 质量 安全交底记录 分部分项技术复核记录和分部分项工程自检互检 质量评定 质量核验等 施工单位必须随工程进展收集 整理好 每月30日前各施工单位资料员将本单位施工技术资料进行汇总整理 由工程部资料员对各施工单位所整理的技术资料进行检查 检查结束两天内将检查情况反馈于各施
