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1、档 案 管 理 计 算 机 软 件中国电信股份有限公司泉州分公司 谭毓德 本文写于2003年档案信息化知识读本，福建省档案专业培训系列教材之一，由海峡文艺出版社出版，获福建省档案科技二等奖。随着人类社会不断进步，现代科技和生产的发展，导致了档案数量的急剧增加，档案利用率的不断提高，传统的手工管理档案，其工作程序重复、烦琐、效率低下等弊病日趋明显，成为严重阻碍档案事业发展的瓶颈。如何能够以较少的人力、物力更好地加工档案信息，为利用者提供准确快捷的服务，已成为亟待解决的问题。计算机具有运算速度快、精确度高、逻辑判断能力强、存储量大、容易操作、能够实现网络化多媒体管理等优点，正在各个领域广泛地应用。
2、以计算机为核心的现代信息处理技术，正在深入到档案管理之中。在我国，档案管理以手工为主的传统手段正发生变化，逐渐向采用现代化先进技术手段过渡。当前，档案部门面临着档案管理应用软件的配置问题，应该选用什么类型的软件？档案部门在挑选软件时应注意什么？如何选用功能齐全、适用，与配备的设备兼容，安装操作方便、易学，运行安全、可靠，满足保密要求的软件。软件的功能扩充性怎样？软件的升级是否有保证？以上这些内容是档案管理部门引进新技术，挑选软件时所遇到的难题。本章分为两节。第一节档案管理计算机知识，主要内容是用简练的语言，首先全面叙述了微型计算机系统的基本组成，生动地描述档案管理计算机软件处理信息的输入-处理
3、-输出过程；回顾档案部门应用计算机管理的发展阶段；论述档案管理部门应用计算机的发展趋势；详细介绍如何选择和评价档案管理计算机软件。通过介绍，使用户了解，在挑选软件时应注意档案管理软件的开发，要与档案工作流程有机地融合为一体，以及软件应具备的数据管理、数据保护和加密、系统维护、兼容性的四项基本功能，档案管理软件要体现的以人为本的理念。这些知识，起着指导档案部门根据本单位的实际情况选用软件的依据作用。第二节为档案管理软件基本构成，全面分析机关档案室软件与企事业档案室软件的异同，并系统地介绍了“福建科怡档案室系统3.1版本”和“福建科怡2000档案馆综合管理系统”两套档案管理软件所组成模块的功能。本
4、章的特点是通过在档案管理事业上先行一步的档案管理人员的探索和经验，用这部分知识帮助广大的档案管理人员，掌握新技术，让更多的档案人员真正成为档案与电脑管理复合型人才。第一节 档案管理计算机软件基础知识档案计算机管理系统的构成，除配备适合的计算机系统设备外，还包括一套软件。如操作系统、数据库管理系统、编程语言工具、字符和图形处理软件等，以上这些与系统设备相关的软件都是随设备提供的。而面向档案管理工作的软件需另外配置，其获得软件的途径应优先考虑选购商品化的或通用的软件。档案管理人员只要熟悉软件的基本知识，那么在实际工作中，运用计算机来进行档案管理，能使本单位的管理工作趋于完善，并使整体功能和效率提高
5、，达到优化。 一微型计算机系统的基本组成 计算机是一种不需要人的直接干预，能够对各种数字化信息进行算术和逻辑运算的快速运算工具。以微处理器为核心，加上由大规模集成电路实现的存储器、输入输出接口及系统总线所组装成的计算机称为微型计算机。一个完整的微型计算机系统应包括硬件系统和软件系统两大部分，微机系统基本组成如下：中央处理器（CPU）内存储器外存储器输入设备输出设备操作系统语言程序服务程序信息管理软件人事管理软件辅助设计软件档案管理软件主机微型计算机系统外部设备硬件系统软件软件应用软件（一）计算机硬件硬件是指构成电子计算机的电子元器件、部件或整个计算机及其有关设备。 硬件是组成计算机系统进行工作
6、的物质基础，一般指的是一台微型计算机那些可以看得见、摸的着的物理装置，它是由实在的物理器件组成，主要包括：主机和外部设备（显示器、磁盘驱动器、键盘、打印机等。）1、主机：中央处理器CPU与内存储器合在一起，再加上输入输出接口，传统上叫主机。包括中央处理器、运算器、控制器、存储器、内存储器等。（1）中央处理器：控制器和运算器合称中央处理器，英文缩写为CPU。CPU是一块超大规模的集成电路，是计算机的核心。 （2）运算器：在电子计算机中，执行算术和逻辑操作的部件叫运算器。它负责对数字信息进行加工实现算术运算、逻辑运算及信息传送。运算器对代码进行各种基本运算，不仅能进行加、减、乘、除等基本算术运算，
7、还可以进行基本逻辑运算，实现逻辑判断、比较和移位等操作。（3）控制器：是计算机的指挥系统，根据程序中的指令发出操作命令，指挥各部件协调一致地工作，从而完成用户所需要完成的任务。控制器的运算过程就是取指令分析指令执行指令。周而复始地重复这一过程，就形成了计算机按程序自动工作的特点。（4）存储器：在计算机中，起着记忆作用的部件叫存储器。存储器的存储作用是将计算机所需要记忆的信息保存起来，提供原始信息而又不被破坏；还可以将原始信息抹去，重新记录、保存新的信息。存储器里所保存的信息主要有程序与数据，其中包括原始数据、中间结果和最终的结果数据。存储器一般可分为内存储器和外存储器两大类。a、内存储器：计算
8、机设置具有记忆功能的部件，实现程序和数据的存储。计算机的内存储器一般通过电路与中央处理器CPU相连，存取数据的速度与CPU执行指令的速度相匹配。内存储存储容量的大小决定了计算机存放数据和程序的数量，因此内存储器是衡量计算机性能的一项重要指标。内存储器按使用功能分为只读存储器(ROM)和随机存储器(RAM)。b、外存储器：简称外存或辅存。外存主要指那些容量比主存大、读取速度较慢、通常用来存放需要永久保存的或相对来说暂时不用的各种程序和数据的存储器。外存储器设备种类很多，目前微机常用的外存储器是软磁盘存储器、硬磁盘存储器和光盘存储器。2、外部设备：输入设备和输出设备统称为外部设备，是用户与计算机进
9、行信息交换的设备。磁盘机、磁带机是既能输入又能输出的输入/输出设备。（1）输入设备：接受用户的程序和数据，并转换成二进制代码送入计算机的内存储器存储起来，待计算机运行时存取使用。常见的输入设备有：键盘、鼠标、扫描仪等。（2）输出设备：将输入的信息和计算机处理的结果转换成人们能够接收的形式，显示或打印出来。常见的输出设备有：显示器、打印机、绘图仪等。（二）计算机软件与电子计算机系统的操作有关的计算机程序，规程，规则及文件，统称为计算机软件。要使电子计算机能够有条不紊地工作，就要有合理的工作程序和必要的资料，电脑的程序和资料就构成了电脑的软件系统。计算机软件可以分为系统软件和应用软件两类。1、系统
10、软件：是对计算机系统进行合理调度、管理、提供服务的一类软件。包括操作系统、语言程序、工具软件(服务程序)。（1）操作系统。它是面向计算机本身的一个大型的管理控制程序，是系统软件的核心程序。操作系统的功能如何，决定了能否充分发挥计算机的高工作效率。操作系统是系统软件中十分重要的组成部分，这是为提高计算机的利用率、方便用户使用、缩短计算机响应时间而配备的一批程序组，其主要功能是用于管理计算机的软硬件资源和控制程序的执行，使计算机硬件所提供的能力得以充分利用，支持应用软件的运行并提供相应的服务，是用户和计算机之间进行对话的一个接口。其功能：概括地说，一是对计算机的资源进行管理；二是为用户提供使用计算
11、机的接口，为用户提供良好的工作环境和友好的界面。操作系统本身由许多控制管理程序组成，如CPU管理、IO管理、存储管理、中断管理、文件、数据和日常事务管理。操作系统具有进行批处理、分时处理、实时处理等方面的功能。常见的微机西文操作系统有：PCDOS，MSDOS，WINDOWS，UNIXXENIX等；中文操作系统有：CCDOS，UCDOS，中文WINDOWS，中文之星等。 （2）语言程序 它是面向用户的程序，用户使用的语言需要通过语言程序翻译成机器能执行的语言。如BASIC语言，FORTRAN语言，PASCAL语言；COBOL语言和C语言等。 （3） 工具软件(服务程序) 它是面向计算机维护管理人
12、员的程序，是维护人员的软件工具。 诊断程序用于机器故障诊断。 查错程序检查程序中出错的程序语句。 监控程序具有使机器正常启动、调用汇编程序、编译程序、控制输入装置、输入信息、输入用户源程序及运行等功能。 调试程序对新编制的程序进行调试，以便发现或寻找错误。2、应用软件：应用软件是主要为了某一类的应用需要而设计的程序或用户为解决某个特定问题而编制的程序或系统管理软件。例如财务软件、图书馆检索软件、人事管理软件、辅助教学软件。档案管理计算机软件包括以下内容：档案的收集、档案的整理、鉴定销毁、档案保管、档案检索、档案利用、档案统计、档案编研、数据交换、光盘发布等。硬件和软件是一个不可分割的整体，如果
13、说硬件是工具，那么软件是使用的方法。电子计算机硬件所具有的潜在功能是非常大的，计算机的运算能力，规模和档次都是由硬件决定的。但是只有编制更好的软件，才能使硬件所具有的这些潜在功能得以充分发挥。所以，人们将软件的制作称为“开发”。软件开发得越多，质量越好，计算机的潜能就发挥得越充分，它的应用领域就越广，作用就越大。二、档案管理计算机软件处理信息的过程计算机应用软件对原始数据进行收集、整理、分类、选择、输入、存贮等加工过程称为信息处理。现在的计算机不仅能记录、运算数字，而且还能处理数字以外的声音和图像等信息。电子计算机能按照人们事先编排的程序，自动地、高速地进行信息加工，计算机处理档案信息的过程可
14、表示为“输入处理输出”。 (一) 档案信息的输入档案信息的输入，就是档案部门将收集到档案的内容和形式特征进行分析、选择、记录，最终将原始的档案信息转换成适合于输入到计算机的形式过程。从计算机的角度来说，称为档案的前期处理工作，从档案工作的角度来说，叫做档案的著录与标引。档案信息的输入，参照档案著录规则，文件级机读目录著录的必要项目有：分类号、文件编号、题名、责任者、保管期限、文件形成时间等。福建省地方标准文书档案目录数据交换格式与著录细则考虑到传统档案，又兼顾到今后立卷改革的方向，要求案卷级和文件级一起著录。为适应文书运转和文件立卷系统计算机处理信息的需要，档案管理软件在著录项目中增加了文件的
15、外部信息，如文书处理过程的拟办、批办、承办信息和用于计算机组卷的标识符实体分类号。在文件处理阶段，文件录入人员按照文件的内容和形式特征，根据文件级和案卷级的著录范围，进行档案信息的采集工作，摘取每份文件的信息数据，分析、选择地输入计算机，为计算机下一步运行“处理输出”程序准备信息源。计算机具有对输入的数据一次输入，各级系统享用的功能。为此，输入计算机的原始档案数据的完整性、准确性，直接影响计算机管理档案的质量，影响计算机输出结果-检索档案的查准率和查全率。如果其输入数据错误百出，可比喻为“输入计算机的是垃圾，输出的仍然是垃圾”。由此可知，输入计算机数据的质量和输出信息的质量是紧密联系的，数据的错误输入，就会引起检索出来文件内容的误检和漏检。应用计算机管理档案不是简单地将档案数据输入计算机，而是需要精心地进行数据准备，确保输入计算机的原始档案数据和特征信息完整、准确。档案人员在计算机数据录入时，对录入的各项数据要认真核对，要比人工管理档案付出更加艰辛的努力，更加深入细致的工作，才能高质量的完成档案数据的输入工作，以确保计算机档案管理系统输出档案信息的高质量。（二） 档案信息的处理档案信息的处理过程中，计算机对输入的原始数据进行整理、分类、选择，把文件级数据库的数据，通过立卷、编目的程序，迁移存贮到档案数据库。对归档文件的处理，有自动组
