《精编》现代企业文书写作专业培训资料

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1、现代企业文书写作 文书写作培训资料 讲授目录 一 文书写作概述二 中国公文写作三 商务信函写作四 经济文书写作五 常用工作文书六 社交礼仪文书 第一部分 文书写作概述 1 文书写作特点2 文书写作要求3 文书写作程序 1 文书写作特点 1 使用广泛 对象明确2 约定俗成 格式固定3 内容真实 实事求是4 讲究时效 重视办理5 语言明确 风格独特 文体 多为陈述或说明式 以叙述为基础 对人或事的过程的交代 反映情况侧重叙述 但要概括以议论为手段 对事情的评价 阐明道理偏重议论 但要针对主题以说明为目的 摆出事情的真相 提出要求多用说明 但要简明 按作用分类 指挥性文书 指示规范性文书 章程报请性

2、文书 请示知照性文书 通知联络性文书 信函记录性文书 会议记录报导性文书 新闻法律性文书 合同 2 文书写作要求 意思明确 明白无误 让人一目了然文理通顺 即流畅表达 又显示写作水平观点正确 有道理 不搞歪理实事求是 真实 不掩饰 不夸张及时迅速 讲效率 讲效益 不拖拉误事简明生动 增加可读性 防白话 套话 干巴巴层次分明 有先有后 段落清晰 不转圈标点规范 正确运用 防一逗到底格式适宜 不同文种用不同格式 l简明 用词简单明了 直截了当l准确 用词含义明确 不会误解l朴实 用词通俗自然 恰如其分l庄重 用词严肃端庄 不多情感l规范 用词符合语法 讲究逻辑 应用性文字要求 标点符号歌 一句话说

3、完 划个小圆圈 句号中间要停顿 圆点加尾尖 逗号并列词语间 点个瓜子片 顿号并列分句间 圆点加逗点 分号总结导语前 上下两圆点 冒号疑惑或发问 耳朵坠耳环 问号 标点符号歌 命令感叹语 滴水下屋檐 感叹号引文特殊词 蝌蚪上下窜 引号文中要注解 两头各半弦 括号转折或注解 一横写后边 破折号意思说不完 六点紧相连 省略号特别重要处 字下加圆点 着重点 努力提高写作能力 1 提高文字表达能力2 积累相应专业知识3 熟悉文书格式要求4 掌握政策理论水平5 具有严谨写作态度 3 文书写作程序 明确写作主旨 给写作定位 目的 写什么 文种 怎么写 收集信息资料 供写作参考 需要哪些 怎么收集 如何整理

4、拟定结构提纲 搭写作框架 通盘安排 强化要点 有祥有简完成正文草稿 填写作内容 按照提纲一步步充实内容 加工成章认真修改检查 定写作终稿 反复推敲斟酌 直至满意 二 中国公文写作 1 公文的作用特点2 公文的范围 类型7 通知和通报3 公文的处理方法和程序8 报告4 公文的行文规则9 请示5 公文的通用格式10 函6 公文的种类11 会议纪要 1 中国公文的作用 公文 国家机关 社团组织 企事业单位在公务活动中行使职权制定的公务文书 公文性质 工具公文作用 1 贯彻政策 规范行为 2 通报情况 指导工作 3 方便查找 积累史料 公文的特点 公文特点 1 制发者的法定性 2 作用的权威性 3 效

5、用的现实性 4 体式的规范性 5 制作的程序性 2 中国公文范围 按事业范围分 专用公文 通用公文按行文方向分 上行文 下行文 平行文按公文来源分 收进文 外发文 内部文按发文性质分 问文 复文按处理要求分 参阅性公文 承办性公文按办文时间分 特急文 特急件 急办文 急件 常规文 平件 按机密程度分 绝密文 机密文 秘密文 普通文 3 公文处理方法和程序 三大环节 1 发文处理 拟稿 审核 签发 登记 缮印 用印 分发2 收文处理 签收 登记 分办 拟办 批办 承办 催办 督办 办复3 公文管理 制定立卷类目表 归卷 调用 立卷 归档 销毁 4 公文行文规则 l行文关系要和隶属关系一致l行文方

6、式要根据工作需要灵活掌握l行文名义和内容要与发文机关的职权范围相对应l行文线路要尽量缩短l处理好主送与抄送的关系l经过批准 有些文件可以通过新闻媒介公开发布l如有必要 可以联合行文l党政之间的行文关系要按规定执行 5 通用公文的格式 1 排版 自左至右2 单位 国家法定计量单位3 字体 发文单位初号宋体标题2 3号宋体4 用纸 A4 B55 文头 套红 占首页三分之一 文头部分格式 红头上1 3 1 代码5 收文处理章 2 份号3 秘级4 紧急程度6 文件版头7 发文字号8 签发人 行文部分 下2 3 1 标题2 题注3 主送单位4 正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

7、XXXXXXXXXXXXX6 发文署名7 成文日期5 附件说明8 印章 文尾部分 最后 1 主题词2 抄送单位3 印发说明4 页码 单右双左 通用公文惯用语 一 开篇起首的惯用语根据 遵照 按照 兹将 因 有 介绍 证明 就派 为了 关于 敬悉 等 终篇收束的惯用语此致敬礼 特此 恳请 妥否 请 当否 请 以上 如无不当请 为盼 为荷 为感等 公文序码标示 第一层 一 二 三 四第二层 一 二 三 第三层 1 2 3 4 第四层 1 2 3 第五层 6 中国公文种类 12类13种 1 命令 发布重要行政法规 采取强制性行政措施2 决定 对重要事项或重大行动的安排3 议案 各级政府向同级人民代表

8、大会或常委会提请审议事项4 指示 对下级布置工作 阐明工作活动的指导原则 中国公文种类 12类13种 5 批复 答复下级请示事项6 通告 公告 一定范围内公布应遵守或周知的事 向国内外宣布重要或法定的事7 通知 批转下级 转发上级和无隶属机关的公文 发布规章 任免 传达周知事项8 通报 表彰先进 批评错误 传达得要精神或情况 中国公文种类 12类13种 9 报告 向上级汇报工作 反映情况 提出意见 建议 答复询问10 请示 向上级请求指示批准11 函 无隶属关系商洽工作 询问答复 向主管部门请求批准12 会议纪要 记载和传达会议情况和议定事项 1993 11修订 7 通知 概念 向特定的受文对

9、象告知有关事项的晓谕性公文特点 适用范围广 使用频率高 知办时限强 运用种类多格式 1 标题2 上款3 正文 开头 主体 结尾4 落款 通知的种类 l指示性通知 通知的依据 主体 结尾l转发性通知 来文单位及来文名称 转发 顺带要求l发布性通知 发布的依据 内容要求 目的意义l事务性通知 说清事项l会议通知 会议背景 有关事项 其他说明l任免通知 任免依据 日期 人员 职务 通报 概念 表彰先进 批评错误 传达重要情况的公文作用 弘扬正气 抵制歪风 指导工作格式 1 标题2 上款3 正文4 签署和日期注意 及时 真实 典型 突出教育性 掌握政策性 8 报告 概念 向上级汇报工作 反映情况 提出

10、意见 建议 答复询问时使用的陈述性公文特点 只指上行文只指行政机关公文不同于一般调查报告 考察报告 预测报告等 报告种类 1工作报告 总结工作经验 汇报工作进展 提出工作意见 向上反映 2调查报告 调查概况 调查的情况 事后研究分析 建议和方案 3建议报告 提出工作中急待解决 需上级关注的意见或建议 供参考 4答复报告 如实汇报和答复上级有针对的询问问题或催办工作 5报送报告 随着向上级报送文件 物件时写的说明报送对象和目的报告 报告 按要求分 呈报报告 直接向上级汇报反映情况 不批转 呈转报告 呈送上级并建议批准转发有关单位执行或参照 按性质分 综合性报告 汇报全面或多方面工作的报告 专题性

11、报告 汇报某项工作 某一问题 某方情况的单一报告 报告格式 1标题 标准式标题 公司上半年各类产品质量评比工作的报告 2主送单位 多为发文单位的上级单位 3正文 缘由 概括基本情况 原由 说明报告主旨 目的 意义 事项 系主体内容 情况措施 经验教训 意见建议等 结尾 惯用尾语 特此报告 请审阅 如无不妥 请批转 4发文单位和日期 同其他公文 9 请示 概念 向上级请求指示 批准时用的公文分类 请求指示的请示 遇有疑难问题 新情况 不明确求上级指示或解释 请求审批的请示 对不能做主的经济 物资 编制等问题请上级审批 请求帮助的请示 完成工作需要在人 财 物上得到上级的帮助 请求批转的请示 解决

12、某问题涉及其他部门单位 请求上级批转执行 请示格式 1标题 标准式 关于开展公司上半年产品质量评比工作的请示 2主送单位 根据隶属关系主送一个上级 不可多头免批复意见不一 一般不越级行文 3正文 缘由 请示目的 原因 依据 理由充分 言之有据 事项 系主体 要求审批的具体问题或事项 要写明确 坚持一文一事 要求 系结尾 提出肯定性要求 当否 请批示 4发文单位和日期 同公文 写明确 以便批复 请示和报告的区别 1 文目的不同 2 写作结构不同 3 结束语不同 4 处理方式不同 5 内容宽窄不同 6 行文时间不同 7 报送制度不同 10 函 概念 无隶书单位商洽工作 问答问题及向主管部门请求批准

13、事项时使用的公文分类 商洽函 不相隶属单位商洽工作的行文 答询函 单位 部门间进行问题或事项的询问和答复的行文 请批函 向不相隶属单位和主管部门请求批准有关事项的行文 函形式 公函 内容比较重要 行文郑重 具有完整的公文格式 便函 多用于公务中事务性工作 不需完整公文格式 不能用私事 特点 1简便轻捷 内容简约 形式精短 商洽联系 及时迅速 2行文多向灵活 不相隶属单位间上下左右均可 自由灵活 3语言质朴自然 多是陈述 说明性 明白晓畅 恳切平和 函格式 1标题 发函用 关于XXXX的函 复函用 关于XXXX的复函 正式公函 应在标题下方标注发文字号 2主送单位 发函可多头 复函主送来函单位

14、3正文 开头 发函说明缘由 目的 商洽工作原由 情况交代清 复函引述来函日期 发文号做起首语 表明收到函 函格式 主体 发函写清商洽 询问 请求的事项 明确具体 复函要针对来函事项逐一郑重作答 不能回避不答 结尾 发函用 盼复 请回复 专此函达 复函用 特此复函 此复 4 发文单位和日期 同公文 有的加盖公章 有的写明抄送单位 11 会议纪要 定义 按会议宗旨 精练准确记述其要点 以上报和下达贯彻执行 写作 1 忠实会议实际 准确反映会议情况和意见 2 突出会议中心 内容概括 有取有舍有主有次 言语精练 3 逻辑条理清楚 观点鲜明 不堆砌拼凑 必要时加理论说明 4 及时印发 作为依据 起到指示

15、 指导 协调 约束作用 会议纪要 格式 列为法定公文 版面编排由版头 本体 版尾三部分 可不盖公章 本体 标题 1 会议名称 纪要2 单位名 会议名 纪要3 正题 主题 副题 会议名称 纪要 时间 标题下写纪要印发时间 署名下写成文时间 会议纪要 正文 概况 会期 会址 主持 参会 议题 结果六要素主体 具体反映会议的主要情况 内容与成果 方法见后 结尾 可用简短 明确 有力的语句提出要求 希望 号召签署 正文右下方署明主办单位或会议名称 会议纪要的主体 主体 具体反映会议的主要情况 内容与成果 表达方式有 概述式 综合原始材料 围绕议题概述多用小型会议条块式 规模大 议题多的会根据不同内容分

16、块表达独立意思 或分条列项归纳会议内容 或先块后条混合使用 层次明确记录式 有重要讲话时用记录方式构成记要主体 三 商务信函写作 1 商务信函写作6个C要求2 商务信函写作格式3 商务信函写作常用标注4 商务信函样例5 商务传真写法 1 商务信函的六个C要求 1 正确 Correctness 涉及权力 义务 利害关系 必须正确贯彻上司的意图 2 清楚 Clearness 思路 表达要清楚 让人一目了然看明白 且遵循一文一事 3 具体 Concreteness 忌一般化 抽象化 表达清做什么 要求什么 商务信函的六个C要求 4 完整 Completeness 表达 意图 缘由 措施 建议 要求 希望 时间 地点 人物等 完整 不可遗漏 5 简洁 Conciseness 文字简炼 力戒修饰语堆积 函件冗长 拖沓 6 礼貌 Courtesy 态度诚恳 亲切 措词妥贴得体 谦恭有礼 商务信函的其他要求 国际通用A4纸 不能用B5纸信纸 信封最好有企业的CI 企业形象识别系统 标志 且平整 清洁文字书写或印制清晰 打开后 全景 漂亮每页上至少又有3行正文 不能只有落款可不盖公章 用手签名格式不严