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1、 中 国 石 油 化 工 集 团 公 司 企 业 标 准 Q SH Q SH 2014 中国石化建设工程项目档案管理规定 中国石化建设工程项目档案管理规定 2014 发布 2014 实施 中国石油化工集团公司中国石油化工集团公司 发布 发布 Q SH 2014 目 次 目次 前言 1 范围 1 2 规范性引用文件 1 3 术语和定义 2 4 项目文件和档案管理 3 5 项目文件的收集 7 6 项目各阶段文档的整理要求 11 7 项目电子文件与电子档案 20 8 项目档案审查 23 9 项目档案专业验收 24 10 项目档案的归档 25 11 项目档案利用 25 12 项目后评价 项目奖励 26
2、 附录 A 建设项目行政许可表 26 附录 B 中国石化基本建设工程项目档案资源归档管理实施细则 26 Q SH 2014 前 言 本标准共分12章和2个附录 2个附录均为规范性附录 本标准由中国石油化工集团公司办公厅 工程建设管理部编制 本标准由中国石油化工集团公司办公厅负责管理 本标准起草单位 中国石化集团公司办公厅 中国石化集团公司工程建设管理部 中国石化股份有限公司金陵分公司 中国石化股份有限公司燕山分公司 中国石化股份有限公司齐鲁分公司 中国石化股份有限公司镇海炼化分公司 中国石化股份有限公司天津分公司 中国石化股份有限公司广州分公司 中国石化四川维尼纶厂 中国石化仪征化纤股份有限公
3、司 中国石化青岛炼油化工有限责任公司 中国石化股份有限公司管道储运分公司 中国石化青岛石油化工有限责任公司 中国石化销售有限公司华南分公司 中国石化中原油田分公司 中国石化石家庄炼化分分公司 本标准主要起草人 杨振刚 吕海民 赵永平 杜平生 邵志山 田 洁 万寿香 吴天军 刘华萍 陈爱华 王 力 李东军 高雪华 李国雄 张 海 徐立功 本标准为第一次发布 Q SH 2014 1 中国石化建设工程项目档案管理规定 1 范围 本标准规定了工程建设项目档案工作的组织体系 工作职责 档案考核 项目立项 审批 招 投标 合同 勘察 设计 施工 采购 监理 项目管理 生产准备及试生产 专项验收 竣工验 收
4、全过程文件的形成 积累 收集 整理 审查 归档及档案验收的要求和方法 本标准适用于中国石化各单位 合资合作企业新建 扩建 改建和技术改造等工程建设项目文 件编制 整理 归档及档案验收 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款 凡是注日期的引用文件 其随后所 有的修改单 不包括勘误的内容 或修订版均不适用于本标准 凡是不注日期的引用文件 其最新 版本适用于本标准 建设工程项目中有关铁路 公路 港口码头 电信 35KV以上送变电工程的交 工技术文件格式应按有关国家标准 行业标准的规定执行 GB T 10609 3 技术制图复制图的折叠方法 GB T 11821 照片档
5、案管理规范 GB T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T 18894 电子文件归档与管理规范 GB T 50328 建设工程文件归档整理规范 DA T 13 档号编制规则 DA T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范 DA T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 SH T 3503 石油化工建设工程项目交工技术文件规定 SH T 3508 石油化工安装工程施工质量验收统一标准 SH T 3543 石油化工建设工程项目施工过程技术文件规定 SH T 3903 石油化工建设工程项目监理规范 SH T 3904 石油化工建设工程项目竣工验收规范 Q SH 024
6、9 油气田地面建设工程项目竣工资料和交工技术文件编制规定 SEP IDM GS2000 中国石化工程建设标准 建设项目竣工环境保护验收管理办法 国家环境保护总局令第13号 企业会计准则 财会 2006 3号 重大建设项目档案验收办法 档发 2006 2号 建设工程消防监督管理规定 中华人民共和国公安部令 第106号 防雷装置设计审核和竣工验收规定 中国气象局令 第21号 建设项目安全设施 三同时 监督管理暂行办法 国家安全生产监督管理总局令 第36号 危险化学品建设项目安全监督管理办法 国家安全生产监督管理总局令 第45号 工作场所职业卫生监督管理规定 国家安全生产监督管理总局令 第47号 建
7、设项目职业卫生 三同时 监督管理暂行办法 国家安全生产监督管理总局令 第51号 中国石化建设项目档案验收细则 中国石化办 2011 119号 中国石化档案分类规则 中国石化办 2011 214号 Q SH 2014 2 中国石化物资采购招标档案管理办法 中国石化物 2013 407号 中国石化档案数字化规范 中国石化办 2013 592号 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准 3 1 建设项目 指建设 安装等形成固定资产的活动中 按照一个总体设计进行施工 独立组成的 在经济上 统一核算 行政上有独立组织形式 实行统一管理的单位 3 2 单项工程 建设项目中具有独立设计文件 可独立组织施工
8、 建成后可独立发挥生产能力或工程效益的工 程 3 3 单位工程 具有独立设计文件 可独立组织施工 但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程 3 4 单元工程 设计文件按独立施工条件或独立使用功能对单项工程的细分 具有单独设计编号 3 5 EPC 工程设计 采购和施工承包商 项目实施阶段的一种管理模式 业主 或PMC 通过招标确定EPC承包商 项目管理模式可以采 用EPC方式 也可采用EP C 或E PC 或E P C等方式 3 6 中间交接 工程中间交接标志着工程施工安装的结束 由单机试车转入联动试车阶段 是承包单位向建设 使用 单位办理工程交接的一个必要程序 中间交接只是工程保管 使用责
9、任的移交 不解除承 包单位对工程质量 竣工验收应负的责任 3 7 试生产 投料试车至竣工验收完成或取得生产许可期间的生产过程 3 8 交工验收 工程项目经投料试车产出合格产品 或具备使用条件后 建设单位组织监理 工程承包单位及 相关单位按工程合同规定对交付工程的验收 3 9 专项验收 政府行政主管部门对建设工程项目消防 防雷 职业卫生 安全 环境保护等设施及其实施效 果的验收 3 10 生产考核 石油化工生产装置在试生产阶段 通过规定期限的连续运行 对设计的生产能力 工艺指标 产品质量 设备性能 自控水平 消耗指标及环保指标等数据实施测量 采集并与设计值进行对比 分析与评价的活动 3 11 竣
10、工验收 建设工程项目完成交工验收 专项验收 生产考核 竣工决算审计 档案验收 项目批准部门 或授权单位组织项目有关单位和部门进行工程验收 验收合格并签署 竣工验收证书 的过程 3 12 项目文件 建设项目在立项审批 土地征迁 招标投标 勘察设计 设备材料采购 施工 监理 试生产 及竣工验收等全过程中形成的文字 图表 声像等不同载体形式的文件 3 13 项目前期文件 指工程开工以前在立项 审批 招投标 勘察 设计以及工程准备过程中形成的文件 3 14 项目竣工文件 Q SH 2014 3 指项目竣工时形成的反映施工 指建筑 安装 过程和项目真实面貌的文件 主要由项目施工 文件 项目材料 设备采购
11、文件 项目竣工图和项目监理文件组成 3 15 项目施工文件 指项目施工过程中形成的反映项目建筑 安装情况的文件 3 16 质量证明文件原件 加盖生产厂检验专用章或质量证明专用章的产品质量证明文件或供应商在产品质量证明文件 复印 件上加盖确认印章的延续性的质量证明文件 3 17 项目竣工图 指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸 3 18 项目监理文件 指监理单位对项目工程质量 进度和建设资金使用等进行控制的文件 3 19 项目竣工验收文件 指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件 3 20 交工技术文件 工程总承包单位或设计 采购 施工 检测等承包单位及工程监理单位在建设工程项目施工
12、阶 段形成并在工程交工时移交建设单位的工程实现过程 安全质量 使用功能符合要求的证据及竣工 图等技术文件的统称 是建设工程文件归档的组成部分 3 21 质量证明文件原件 加盖生产厂检验专用章或质量证明专用章的产品质量证明文件或供应商在产品质量证明文件 复印件上加盖确认印章的延续性的质量证明文件 3 22 施工过程技术文件 施工单位在建设工程项目施工过程中形成的质量管理文件 质量控制记录 安全质量见证等技 术文件的统称 3 23 项目档案 指经过鉴定 整理并归档的项目文件 3 24 项目文件归档 建设项目的设计 施工 检测 监理等单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交 经整理的全部相应
13、文件 项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期向档案管理 机构移交 3 25 项目档案移交 项目竣工验收后 建设单位根据合同 协议和规定向业主单位 生产使用单位 项目主管部门 及有关档案管理部门移交有关项目档案 3 26 项目电子文件 指在数字设备及环境中生成 以数码形式存储于磁带 磁盘 光盘等载体 依赖计算机等数字 设备阅读 处理 并可在通信网络上传送的记录和反映项目建设和管理各项活动的文件 包括文本 电子文件 图像电子文件 图形电子文件 视频电子文件 音频电子文件等 3 27 项目电子数据 在项目建设期间 基于计算机应用 通信和现代管理技术等电子化技术手段形成包括文字 图 形
14、符号 数字 字母等的客观资料 3 28 元数据 描述文件的背景 内容 结构及其整个管理过程的数据 4 项目文件和档案管理 4 1 项目文件管理 Q SH 2014 4 4 1 1 工作要求 a 项目建设单位应明确项目文档管理模式和管理责任 建立相应的文件管理程序 纳入项目 管理程序文件 构建项目文档信息系统 b 项目文件应统一归口收发和管理 建立并保存收发记录 避免文件和资料散落和遗失 c 项目文件应按照文件编码规定进行统一编号管理 便于查阅 整理 归类 d 项目建设单位负责组织 协调和指导勘察设计单位 施工单位 采购单位和监理单位等编 制项目竣工文件和整理项目文件 e 在签订项目设计 施工
15、采购及监理等合同 协议时 应设立档案专门条款或专篇 明确 有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理 归档责任 f 项目文件的收集 整理 归档和项目档案的移交应与项目的立项准备 建设和竣工验收同 步进行 4 1 2 管理程序 4 1 2 1 发文管理程序 发文管理包括草拟 审核 签发 复核 编号登记 缮印 用印 登记 分发等程序 4 1 2 2 收文管理程序 收文管理包括签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办等程序 4 1 3 过程控制 在项目建设期间 建设单位 参建单位应做好项目管理性文件 设计文件 交工技术文件 生 产准备及试生产文件等各类文件控制 4 2 项目档案管理 4 2 1 工
16、作要求 项目档案工作应建立以项目管理为核心 以合同为依据 以监理控制为手段的管理机制 实施 事前介入 事中控制 事后核查 验收把关的全过程控制管理模式 工作要求如下 a 实行 谁形成 谁归档 的管理原则 b 项目文件的收集 整理 移交应与项目的立项准备 施工安装 中交 竣工验收同步 c 确保档案完整 准确 系统 d 纸质文件与对应的电子文件一并移交归档 4 2 2 档案工作职责 4 2 2 1 项目建设单位档案工作职责 a 贯彻执行上级建设项目档案工作要求 建立健全项目文件 档案管理制度 明确管理部门 b 建立项目文件 档案管理体制 明确项目文件 档案管理程序 明确管理岗位 落实档案 管理设施设备 c 落实项目档案管理费用 纳入项目概算管理 d 落实项目档案管理 三纳入 四参加 要求 确保项目文件形成 编制 移交同步 e 负责组织 协调和指导各参建单位完成项目文件的编制 整理 移交归档工作 f 负责组织专业人员对项目归档文件的齐全 准确情况进行审查 g 负责项目文件归档移交工作 4 2 2 2 档案部门职责 a 负责统筹规划项目档案工作 制定项目档案管理规章制度 指导项目管理部门建立和
