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1、最后编辑于2016年5月10日目录1合同管理系统简介：11.1 简述：11.2 流程图21.3 功能简述32 合同初始设置42.1 新建角色42.2 设置菜单权限42.3 设定合同类型62.4 设置合同编号62.5 设定合同权限72.6 设置客商信息102.7 设置合同流程112.8 合同提醒设置163 合同其他设置183.1 设置自定义字段183.2 设置合同代码204 工作台（桌面）215 客商管理236 合同的新建247 合同关联信息268 合同查询289 合同导入2910 合同审批3011 工作办理3212 合同工作查询3313 合同收付款3414 合同统计3715 合同归档4315.
2、1 归档合同4315.2 归档管理4415.3 借阅档案4515.4 借阅管理4616 系统注册481合同管理系统简介：1.1 简述：合同管理有七大模块，分别是： 合同录入 合同工作流审批 合同查询 合同统计 合同收付款管理 合同客商管理 合同归档1.2 流程图合同审批履约收款付款新建统计结束归档图1.2.1 合同流程图图1.2.2 合同管理导航图(工作台合同管理)1.3 功能简述合同系统主要解决单位/公司的合同管理的难题，提供合同录入、工作流审批、收付款、统计、归档的功能，使合同管理起来方便快捷。合同的录入和合同的工作流审批是分开的，新建合同可以是一人，把合同带到工作流中可以指定专门的人，在
3、合同工作流中，也指定了可操作的人员权限，并且合同的部分表单容在流程中可以进行人为的控制，使得流程操作人员对表单可写，或者不可见表单敏感的信息（比如合同金额等信息）。这样无形中加强了合同的安全性。合同收付款，可以帮助你管理合同的收付款问题，使得合同的款项收付一目了然。可以设置定时间的收付款提醒，来加强公司的办公效率，提升公司整个的工作效率。合同统计可以帮助查看指定类型合同或者指定人员的合同的总体情况，对来款付款的情况一清二楚，合同归档对已经完成的合同进行归档处理，记录实际合同归档的信息，并提供了借阅的功能，使用户可以借阅合同的电子档也可以借阅存放在库室的纸质合同。在使用合同管理之前，你必须要先进
4、行如下的操作（前提是你已经安装了通达公司的通达办公系统，并且已经设置好了组织机构等）：2 合同初始设置图2 合同初始化导航图(系统管理员工作台基础设置)2.1 新建角色合同归档需要由专人负责，可以新建角色（档案管理员）来专门管理合同归档。（此为可选操作）2.2 设置菜单权限安装合同管理以后，只有管理员有全部的合同管理的菜单权限，所有你必须为需要的角色设定必须的角色。这里给出菜单设置的分配建议，如表2.2。表2.2 菜单设置建议序号合同菜单菜单简述菜单权限分配建议1客商管理客户信息新建客户分配给需要新建客户的职员2客商管理客户回收误删除、恶意客户回收建议分配给管理员3客商管理供应商信息新建供应商
5、分配给需要新建供应商的职员4客商管理供应商回收误删除、恶意供应商回收建议分配给管理员5客商管理其他对方信息新建供其他对方分配给需要新建其他对方的职员6客商管理其他对方回收误删除、恶意其他对方回收建议分配给管理员7我的合同新建合同依照不同合同类型新建合同分配给需要新建合同的职员8我的合同合同查询根据权限查询合同如果有新建合同的权限，一般也建议分配此权限9我的合同合同导入批量导入旧合同建议分配给管理员10我的工作当前合同工作流转交到的工作如果在合同流程中需要审批，必须分配此菜单权限11工作查询查询所有的工作流进展情况一般分配给管理员12合同收付款合同收款合同收款的添加计划，审核，流程建议分配给收付
6、款相关职员，包括收款人和合同创建者13合同收付款合同付款合同付款的添加计划，审核，流程建议分配给收付款相关职员，包括收款人和合同创建者14合同统计对合同的统计，包括合同数量，金额等信息普通职员只可以查看到自己合同的统计，部门主管可以查看部门所有合同的统计，管理员可以查看到所有合同的统计。15合同流程设计合同工作流分配给OA管理员16合同设置往来单位合同往来单位的添加，维护分配给专人，管理员，行政人员17合同设置合同类型合同的类型的建立和维护建议分配给管理员18合同设置合同编号合同自定义编号的设置建议分配给管理员19合同设置合同模板查看、添加合同模板普通员工只可以查看模板，有管理员权限的可以新建
7、，修改，删除模板20合同设置合同自定义字段设置合同自定义字段建议分配给管理员21合同设置合同类型设置合同类型建议分配给管理员22合同设置相关法律查看、添加合同相关法律普通员工只可以查看法律，有管理员权限的可以新建，修改，删除法律23合同设置合同代码设置合同系统代码建议分配给管理员24合同设置合同权限设置合同操作权限建议分配给管理员25合同设置合同提醒设置设置合同到期、收付款到期提醒的间隔时间和开关建议分配给管理员26合同设置缓存清理清理系统运行中的缓存建议分配给管理员27系统注册系统注册以及更新分配给管理员28合同归档我的借阅合同登录用户当前正在借阅的归档合同档案和历史借阅分配给需要借阅合同的
8、用户29合同归档我的归档合同归档用户所归档的档案分配给专门的档案管理员30合同归档借阅管理合同归档用户管理的档案借阅情况分配给专门的档案管理员31合同归档归档查询查询所有归档的信心分配给需要查询归档档案的用户2.3 设定合同类型用管理员账号登陆系统，进入合同设置合同类型中，添加合同类型。其中权限部门是指可以建立此合同类型的合同的部门，如果设置了某一个权限部门，则在此权限部门的用户才可以新建合同，如图2.3.1。图2.3.1 合同类型设置2.4 设置合同编号合同编号说明：合同编号是合同的唯一标识，对合同进行编号，良好的合同编号有助于合同的分类和查找。本系统的合同编号可以按照多种形式来自由组合。编
9、号回收功能默认开启，在该模式下被删除的编号将自动回收并重新分配给新的合同。如图2.4.1。操作方法：进入合同设置合同编号中，填写需要设置的编号格式。例：如果要设置编号类似为“器材销售_2016_001”，则填写编号格式：器材销售_yy_auto-i(000)图2.4.1 合同编号设定2.5 设定合同权限合同权限说明：合同权限是合同系统在菜单权限之外的权限细化，根据设定的合同角色，权限细化到每一个按钮操作。同一个角色的用户权限是一致的。操作方法：首先结合本单位/公司的需求，建立合同角色，一般都应该有（合同管理员、档案管理员、总经理、财务主管、部门主管、职员）等角色，如图2.5.1。图2.5.1
10、合同角色列表点击新建角色按钮，到新建角色界面，如图2.5.2。录入角色排序号，角色名称，角色用户。当全部角色都建好后，开始设置各个角色的合同管理权限，如图2.5.3。权限主要分为七大块，客商管理、客商关联信息、合同管理、合同关联信息、合同收付款、合同查看、合同信息设置。客商管理包含：全部客户、全部客户回收、全部供应商、全部供应商回收、全部其他对方、全部其他对方回收六个权限，用来查看与操作相关的全部数据。其中回收包含：恢复、彻底删除权限，其他包含：添加、修改、删除、导入、导出权限。客商关联信息包含：相关合同、收款/付款、交货/交付记录、资金统计四个查看关联信息的权限，如图2.5.4。合同管理包含
11、：新建合同、新建子合同、提交审批、提交履约、结清合同、关闭合同、完成合同、删除合同、归档合同八个权限。新建合同：拥有新建合同的权限，只有分配了此权限才可以新建合同；提交审批：当新录入一个合同，如果没有此权限，则不能提交审批；提交履约：审批完成后，如果没有此权限，则不能提交履约审批，此操作必须在审批完成后才能操作；结清合同：结清合同表示合同金额全部结清完毕，当审批完成和收付款结束方可执行此操作；关闭合同：废除此合同，但是不删除该合同的数据；完成合同：表示一个合同的结束，当合同所有的事情都办理完成，可以完成此合同；删除合同：当录入了错误的合同可以执行此操作，类似关闭合同，但是不同的是不保留合同相关
12、数据；归档合同：归档已经完成的合同，必须是完成的合同才能进行归档；合同关联信息包含：收付款(添加、修改)、发票、交货/交付记录(添加、修改、删除)、合同进度(添加、修改、删除)、合同变更、资金统计、子合同、合同查阅人(添加、删除)共计八个查看关联信息的权限和若干对应的子权限。如图2.5.5。合同收付款包含：添加收付款、提交收付款审核、收付款确认、收付款废弃四个权限。添加收付款：对录入的合同添加收付款计划；提交收付款审核：对添加的收付款计划进行提交审核；收付款确认：当合同金额支出或者有收入时，对收付款计划进行确认款额到账；收付款废弃：对错的或者不需要的收付款进行废弃处理；废弃的收付款将不会对合同
13、产生影响；合同查看权限是对角色用户拥有的可查看/管理 人员/部门的一个权限设置，可以设置本部门、可查看部门、可查看人员。信息设置是对查看表单详情进行的设置，如果登录用户有某合同的查看权限，但不是该合同的合同经办人，那么查看这个合同表单详情则按照此处设置的信息来显示合同表单，被的字段将会以（*）来替代显示。图2.5.2 新建合同角色图2.5.3 设置角色管理权限图2.5.4 客户、供应商、其他对方关联信息图2.5.5 合同详情-合同关联信息2.6 设置客商信息客商管理说明：客商管理用来管理合同系统中的客户、供应商、其他对方，可以方便查询所有有业务往来的客户、供应商、其他对方，接近于一个小型的客户
14、管理系统。客商信息可以由多个用户来建立，除了在此处建立外，还可以在新建合同时，在选择用户单位插件中新增单位也可以新建客商信息，一般来说每个用户新建的用户自己可以编辑、删除，其他用户除了管理员以及拥有全部数据操作权限的人员外都不可以编辑、删除。管理员角色用户可以编辑、删除、管理所有的客商信息。操作方法：进入客商管理客户信息或供应商信息或其他对方信息，录入客户名称、所属行业等信息并且提交。如图2.6.1。图2.6.1 新建客户信息2.7 设置合同流程合同流程说明：合同流程是合同系统工作流的核心，工作流通过合同流程设置的工作步骤执行，流程按照合同类型进行分类，每个合同类型的合同流程可以彼此都不一样，满足了不同类型的合同审批需求。操作方法：进入合同流程中，在左侧的合同类型下选择合同类型，如果是第一次，则在右侧会出现自动建立流程的按钮，点击按钮自动建立流程
