《《精编》日常账务处理之凭证管理》由会员分享，可在线阅读，更多相关《《精编》日常账务处理之凭证管理（50页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第五章日常账务处理 成都信息工程学院商学院兰庆莲lqlian 第一节凭证管理 任务是通过输入和处理各种记账凭证 审核凭证 记账 查询和打印输出各种凭证 日记账 明细账和总分类账 进行月末对账和结账 最终生成和输出各种常用报表等 同时对个人往来和单位辅助账进行管理 使用次序 凭证管理主要完成对记账凭证的录入 修改 打印 汇总 出纳签字 审核和记账等工作 记账凭证是本系统处理的起点 也是所有查询数据的最主要的一个来源 日常业务处理首先从填制凭证开始 在总账中 记账凭证的来源有三种 一是根据审核无误的原始凭证直接在计算机上编制记账凭证 或是由人工编制记账凭证 再输入计算机 二是从其他业务系统自动传递
2、到总账中的凭证 三是从外部导入的凭证 如凭证引入或接口开发 1 填制凭证 在 总账系统 的 凭证 菜单中 单击 填制凭证 打开 填制凭证 对话框 出现一张空白凭证 单击 增加 按钮或按 F5 键 增加一张新凭证 这时光标定位在凭证类别上 当前新增分录完成后 按回车键 系统将摘要自动复制到下一分录行 增加凭证 当凭证全部录入完毕后 按 保存 按钮或 F6 键保存这张凭证 按 放弃 按钮放弃当前增加的凭证 也可用鼠标单击 增加 则可继续填制下一张凭证 若想放弃当前未完成的分录的输入 可按 删行 按钮或 Ctrl D 键删除当前分录即可当一批凭证填完后 用鼠标单击 退出 或通过菜单 文件 下的 退出
3、 制单功能 P84 90实务 增加凭证 注意 会计科目必须输入末级科目 凭证编号由系统按分类按月自动编制 每月内的凭证日期不能倒流 如 12月16日收款类凭证已填到第200号凭证 则填制该类200号以后的凭证时 日期不能为12月2日 但用户可通过在 选项 中 将其中的账套参数 制单序时 取消来解除这种限制 凭证一旦保存 其凭证类别 凭证编号将不能再修改 对于要使用 支票登记簿 功能的用户 若希望在制单时也可进行支票登记 则应在 选项 中设置 支票控制 选项 则在制单时 如果所输的结算方式应使用支票登记簿 在输入支票号后 系统则会自动勾销支票登记簿中未报销的支票 并将报销日期填上制单日期 所以在
4、支票领用时 最好在支票登记簿中予以登记 以便系统能自动勾销未报的支票 若支票登记簿中未登记该支票 系统将显示支票录入窗供用户将该支票内容登记到支票登记簿中 同时填上报销日期 注意 二 涉及辅助核算业务的凭证处理 在录制凭证分录过程中 当系统检测到当前科目带有辅助核算标记时 就会弹出辅助信息录入窗 要求输入相应的辅助信息 如部门 个人 项目 客户和供应商 在总账系统核算 在这里录入的辅助信息将在凭证下方的备注中显示 当需要对所录入的辅助项进行修改时 可用鼠标双击 1 个人往来业务凭证的处理 个人往来是企业与企业内部职员间发生的经济往来业务 如个人借款等 例 2003年12月18日 总经理办公室肖
5、剑借款3000元 会计分录 借 其他应收款 1133 3000贷 现金 1001 3000 1 总账系统 填制凭证 增加 2 输入 付 制单日期 附单据数 摘要 借款 科目名称 1133 弹出辅助项窗口 3 输入部门 个人 票号 发生日期 确认 4 输入借方金额 3000 第二行的摘要不变 科目名称 1001 贷方金额 3000 或按 保存 操作步骤 2 单位往来业务凭证的处理 单位往来是企业与其他企业间发生的经济业务 包括供应商往来和销售客户往来 如果使用应收系统来管理所有客户往来业务 且在账簿选项中没有选择 可以使用应收系统受控科目 时 则在制单中 不能使用客户往来的科目 而是到应收系统中
6、生成相应的凭证 供应商往来同客户往来处理相似 2 单位往来业务凭证的处理 若使用总账系统来管理所有单位往来业务 则在填制凭证时 屏幕将提示用户输入 客户 或 供应商 业务员 及 票号 等信息 其中 客户 或 供应商 可输入代码或简称 也可通过参照功能输入 业务员 可输入该笔业务的销售或采购人员 票号 则输入往来业务的单据号 注意 对于同一个往来单位来说 名称要前后一致 否则系统会将其当成两个单位 3 涉及部门核算业务的凭证处理 系统为部门核算科目自动开设部门核算辅助账 在处理涉及部门核算业务时 系统会自动弹出相应辅助信息输入窗 提示用户输入 部门 信息 4 涉及项目核算业务和凭证处理若科目为项
7、目核算 则屏幕弹出辅助信息窗提示用户输入 项目 信息 三 填制凭证的其他功能说明 生成和调用常用凭证若某张凭证应作为常用凭证保存时 可通过菜单 编辑 下的 生成常用凭证 制作常用凭证 调用常用凭证 在制单时单击 编辑 菜单下的 调用常用凭证 按向导操作即可 在填制凭证中 通过按 首页 上页 下页 末页 按钮翻页查找或按 查询 按钮输入查询条件 找到要修改的凭证 修改完毕后 按 保存 按钮保存当前修改 按 放弃 按钮放弃当前凭证的修改 P90 91实务 修改凭证 若在 选项 中设置了 制单序时 的选项 那么 在修改制单日期时 不能在上一编号凭证的制单日期之前 1月份制的凭证不能将制单日期改为2月
8、份的日期 若在 选项 中设置了 不允许修改 作废他人填制的凭证 则不能修改他人填制的凭证 若在 选项 中设置了 合并凭证显示 打印 的选项 那么 在合并状态下不能录入 修改凭证 只有切换到展开状态才可以 使用快捷键Ctrl A自动切换合并 展开 如果某笔涉及银行科目的分录已录入支票信息 并对该支票做过报销处理 修改该分录 将不影响 支票登记簿 中的内容 外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改 只能在生成该凭证的系统中进行修改 在填制凭证中 通过按 首页 上页 下页 末页 按钮翻页查找或按 查询 按钮输入查询条件 找到要作废的凭证 用鼠标单击菜单 制单 下的 作废 恢复 凭证左上角显示 作
9、废 字样 表示已将该凭证作废 作废 恢复凭证 作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号 只在凭证左上角显示 作废 字样 作废凭证不能修改 不能审核 在记账时 不对作废凭证作数据处理 相当于一张空凭证 在账簿查询时 也查不到作废凭证的数据 若当前凭证已作废 用鼠标单击菜单 制单 下的 作废 恢复 可取消作废标志 并将当前凭证恢复为有效凭证 P91 92实务 作废 恢复凭证 进入填制凭证后 用鼠标单击菜单 制单 下的 整理凭证 选择要整理的月份 按 确定 后 屏幕显示作废凭证整理选择窗 若本月有凭证已记账 那么 本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理 只能对其后面的未记账凭证作凭证整理 若想对已
10、记账凭证作凭证整理 请先到 恢复记账前状态 功能中恢复本月月初的记账前状态 再作凭证整理 整理凭证 若由于手工编制凭证号造成凭证断号 也可通过此功能进行整理 方法是不选作废凭证 直接按 确定 按钮即可 对由系统编号时 删除凭证后系统提示是否整理空号凭证 若选取 是 则将作废凭证删除并重新排凭证编号 P92 93实务 整理凭证 进入填制凭证后 用鼠标单击菜单 制单 下的 冲销凭证 制作红字冲销凭证 先输入制单月份 然后回答将冲销哪个月的哪类多少号凭证 则系统自动制作一张红字冲销凭证 本功能用于自动冲销某张已记账的凭证 P91实务 冲销凭证 用于查询已记账及未记账凭证 用鼠标单击系统主菜单 凭证
11、下的 查询凭证 进入 查询凭证 功能 屏幕显示查询条件窗 输入查询凭证的条件后 屏幕显示凭证一览表 在凭证一览表中用鼠标双击某张凭证 则屏幕显示此张凭证 可用鼠标单击 首页 上页 下页 末页 按钮翻页查找或按 查询 按钮查找输入条件查找 P98 99实务 2 查询凭证 出纳签字查询条件设置签字前需先确定会计科目中已执行过 编辑 指定科目 将现金与银行存款科目指定为现金 银行总账科目 指定后才能进行出纳签字 用鼠标单击系统主菜单 凭证 下的 出纳签字 进入 出纳签字 对话框 输入出纳凭证的条件后 屏幕显示凭证一览表 3 出纳签字 在凭证一览表中用鼠标双击某张凭证 则屏幕显示此张凭证 如果此凭证不
12、是要进行签字的凭证 可用鼠标单击 首页 上页 下页 末页 按钮翻页查找或按 查询 按钮查找输入条件查找 当屏幕显示待签字凭证时 用户可进行签字 通过菜单 查看 下的 科目转换 可切换显示科目编码和科目名称 用 或 键在分录中移动时 凭证下将显示当前分录的辅助信息 3 出纳签字 出纳人员在确认该张凭证正确后 用鼠标单击 签字 将在出纳处自动签上出纳人姓名 若想对已签字的凭证取消签字 可用鼠标单击 取消 取消签字 用鼠标单击 签字 菜单下的 成批签字 系统自动对当前范围内的所有未签字凭证执行签字 用鼠标单击 签字 菜单下的 成批取消签字 系统自动对当前范围内的所有已签字凭证执行取消签字 P93 9
13、5实务 凭证合并状态可以进行出纳签字 但不能填补结算方式和票号 已签字的凭证 不能被修改 删除 只能取消签字才能进行 取消签字只能由出纳人自己进行 企业可根据实际需要决定是否要对出纳凭证进行出纳签字管理 若不需要此功能 可在 选项 中取消 出纳凭证必须经由出纳签字 的设置 使用前提 在 总账 设置 选项 凭证 中选择 凭证必须经主管签字 几种不能签字的情况 已签字凭证不能再签字 未经授权的凭证不能签字 取消签字必须由签字人本人取消 签字人不能与制单人相同 未签字凭证不能再取消签字 签字前先对凭证进行合法性检查 有错凭证不能签字 未通过的凭证不能签字 P97 98实务 4 主管签字 用鼠标单击系
14、统主菜单 凭证 下的 审核凭证 进入 审核凭证 对话框 输入审核凭证的条件后 屏幕显示凭证一览表 选中任意一张凭证 单击 确定 进入 审核凭证 界面 即可进行凭证审核 两种方式 逐张审核 成批审核 P95 97实务 5 审核凭证 审核人和制单人不能是同一个人 若想对已审核的凭证取消审核 单击 取消 取消审核 取消审核签字只能由审核人自己进行 凭证一经审核 就不能被修改 删除 只有被取消审核签字后才可以进行修改或删除 审核人除了要具有审核权外 还需要有对待审核凭证制单人所制凭证的审核权 这个权限在 基础设置 的 数据权限 中设置 采用手工制单的用户 在凭单上审核完后还须对录入机器中的凭证进行审核
15、 作废凭证不能被审核 也不能被标错 已标错的凭证不能被审核 若想审核 需先按 取消 取消标错后才能审核 已审核的凭证不能标错 凭证汇总 本功能可按条件对记账凭证进行汇总并生成一张凭证汇总表 进行汇总的凭证可以是已记账凭证 也可以是未记账凭证 因此财务人员可在凭证未全部记账前 随时查看企业目前的经营状况及其他财务信息 单击系统主菜单 凭证 下的 科目汇总 进入 科目汇总 对话框 输入汇总凭证的条件后 按 汇总 屏幕显示科目汇总表 当光标在科目汇总表的某一科目行上时 按 详细 按钮 则显示对方明细科目汇总表 按 级次 按钮 可指定汇总的级次 如果凭证中存在红字 按 切换 按钮 可按两种方式进行展开
16、 点击 还原 按钮 恢复系统默认的栏目列宽 P99 100实务 6 科目汇总 记账凭证经审核签字后 即可用来登记总账和明细账 日记账 部门账 往来账 项目账以及备查账等 本系统记账采用向导方式 使记账过程更加明确 P101 104实务 7 记账 如果用户发现某一步设置错误 可通过鼠标单击 上一步 返回后进行修改 如果用户在设置过程中不想再继续记账 可通过鼠标单击 取消 取消本次记账工作 记账范围输入采用范围列示方式 可以输入数字 和 在记账过程中 不得中断退出 在第一次记账时 若期初余额试算不平衡 系统将不允许记账 如有不平衡凭证 不能记账 未审核凭证不能记账 记账范围应小于等于已审核范围 作废凭证不需要审核可直接记账 选择记账范围 可输入连续编号范围 例如1 4表示1号至4号凭证 也可输入不连续编号 例如 5 6 9 表示第5号 6号 9号凭证为此次要记账的凭证 进入系统时 本功能并没有显示 如果要使用该功能 必须在 期末 对账 功能界面按下快捷键 Ctrl H 激活 恢复记账前状态 功能 退出 对账 功能 在系统主菜单 凭证 下显示该功能 系统提供两种恢复方式 一种是将系统恢复到最
