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1、东莞市ABC有限公司QMS程序文件文件名称：质量记录控制程序文件编号：Target VFA QP-002制定部门：文控中心生效日期：2018-11-29第 4 页，共 4 页版本：A1、目的规范质量记录的管理，客观、真实、准确地反映质量活动和质量体系的有效运行；为产品的可追溯性以及采取改进、纠正和预防措施提供依据。2、范围本程序文件适用于负责相关质量记录的编制、处理的审批。3、职责3.1工厂各部门负责人负责相关质量记录的编制、处理的审批。3.2各部门负责相关质量记录的编制、填写、收集、归档、移交、处理。3.3管理者代表负责监督、审查质量记录控制的实施情况。3.4质量记录的填写人员对所记录的每一
2、种数据文件负责。4、作业程序4.1质量记录的分类、范围和形式4.1.1凡质量体系中的记录、报告、检验和验证资料等，均属“质量记录”的范围，对需要控制的质量记录，可分为下列两种类型：（1）与质量体系运行有关的质量记录。主要有：质量体系审核、管理评审、合同评审、合格供货商评定、纠正和预防措施、培训及考核等等记录。（2）与产品有关的记录。主要有：生产计划、生产日报表、物料交收记录、质量检验记录、不合格处置、产品让步等等记录。4.1.2质量记录可以是表格、图表、报告、磁带、磁盘、照片等形式。4.2质量记录样式的编制和审批4.2.1各部门根据工作需要，可自行编制质量记录样式的草案。编制时，应按部门代码、
3、文件编号、文件分发编号规定给质量记录样式唯一的编码。4.2.2新编制的质量记录样式，需经部门主管和管理者代表审批（可与文件一同审批，单独审批时，采取在背面签名的方式进行）。4.3质量记录样式的发放与更改4.3.1按文件控制程序的规定做好质量记录样式的发放与管理。4.3.2文控中心应编制在用质量记录样式目录质量记录汇总表，分发各部门，以便各部门使用。4.3.3质量记录样式的更改，需经部门主管和管理者代表批准，质量记录样式更改时，应给予新的版号，更改后的质量记录样式按文件控制程序的要求发放，同时收回旧样式。 4.4质量记录的管理4.4.1填写要求。质量记录的字迹应清晰、真实，并按要求正确填写，且不
4、应随意涂改。如有错误，应用划线的方式进行更正，并签名，必要时注明日期。4.4.2收集、归档（1）质量活动的开展均伴随有质量记录的产生，每一项活动结束后，该项活动的负责人应将该项记录整理成文交予相关部门。各部门由专人负责收集质量记录。（2）各部门专门负责质量记录管理的人员，根据需要复制规定份数分发至有关部门，分发时应要求收件人在原件背后签安（必要时）。原件则进行分类、装订后归档。4.4.3查阅。经相关部门负责人同意，可查阅其质量记录；所有记录的原件一律不借工厂以外的单位/人员。4.4.4质量记录的标识、贮存和保护 （1）质量记录按类装订成册（至少一年装订一次），做好名称、部门、时间标识，保存在适
5、当的档案柜（箱）中便于查阅，并注意做好防虫鼠、防潮等工作以防止质量记录的损坏、变质和丢失。（2）采取其它媒介的质量记录，也应有相应的贮存条件，如软盘，应注意防潮、防压、防磁，以免贮存内容丢失。必要时，可复制备份。4.5外来质量记录的控制4.5.1供货商提供的物料，其有关的质量记录，由仓库管理。4.5.2顾客的质量投诉，由品管部进行管理。4.5.3其它外来记录由相关部门保存。4.6质量记录的保存期自生产结束后，相关的质量记录和生产记录必须要保存5年，以便产品出现问题时可以得到完善的追溯。4.7质量记录的处理4.7.1已超过保管期或无参考价值的质量记录，可剔除处理。4.7.2质量记录的处理方式为销毁。4.7.3需销毁的质量记录，由其文件管理员填写申请单，经部门负责人审核，总经理审批后，文件管理员负责销毁，并登记于文件/记录销毁登记表。5、相关文件5.1文件控制程序5.2部门代码、文件编号、文件分发编号规定6、记录/表格/附件6.1质量记录汇总表6.2文件/记录销毁登记表质量记录控制流程图作业流程权责部门相关表格/记录编制表格/记录相关质量记录收集质量记录格式样本归档记录/填写NG编制质量记录汇总表审批审批(管理者代表)分发保留查阅相关部门文控中心相关部门文控中心相关部门负责人相关部门相关部门相关部门相关记录质量记录汇总表分发记录
