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1、慧林电子文件管理系统（HL-DCC）用户使用手册慧林数软工作室Huilin Software-DB Office中国惠州大亚湾响水河工业园峨山路91弄101号3层邮政编码：516083电邮： 说明本手册以及相关的计算机软件程序仅用于为慧林数软-电子文件管理系统最终用户提供信息，慧林数软工作室有权修改本手册。本手册是慧林数软工作室的专有信息，并受中华人民国法和国际公约的保护。未得到慧林数软工作室明确的书面许可，不得为任何目的、以任何形式或手段辅助或传播本手册的任何部分容。本手册容若有变动，恕不另行通知。本手册中例子中所引用的公司、人名和数据若非特殊说明，均属虚构。本手册以及本手册所提及的任何产品
2、的使用均受适应的最终用户许可协议限制。本手册由慧林数软工作室制作。本手册中提及的所有商标、商标名称、服务标志及徽标均归其各自公司所有。目 录一、关于本手册4针对用户4更多资源4技术支持4二、系统使用向导52.1进入慧林电子文件管理系统52.2常见问题及处理62.3主界面功能详解7三、日常 操作83.1文件上传&审批83.2修改系统登录密码123.3EC管理123.4文档管理133.5文档查询15四、系统后台管理16一、 关于本手册本手册是慧林电子文件管理系统(HL-DCC)的用户使用手册，主要是为指导用户使用本产品而编写。针对用户本手册针对慧林电子文件管理系统(HLDCC)的最终用户，本手册默
3、认用户已经具备基本的计算机操作技能，熟悉Windows操作环境并且已经掌握基本的软件操作方法，掌握Internet Explorer浏览器的基本使用。更多资源本手册涵盖慧林电子文件管理系统(HLDCC)常用功能的介绍和使用方法指导，如果您能够详细的阅读本手册，就可以轻松的使用慧林电子文件管理系统完成文件的管理工作。因客户版本不同和产品的更新、升级等原因，慧林数软工作室并不保证本手册完全描述您所使用的系统。但我们向用户提供多种帮助资源，以便您能够熟练使用本产品，从而感受到它的快捷易用。您可以根据实际情况，选择其中适合的方式。 在线咨询您只需要进入加入QQ：197436608 ，就能获得慧林客户服
4、务人员的帮助。 MAIL咨询您可以发送MAIL huilin830305163., 就可以提交您的方案和问题，工作室会给予解答和系统完善，慧林将定期回复。 培训针对大规模企业用户，慧林数软工作室可以上门培训，培训容包括：产品功能使用、系统管理员培训、系统应用推广、产品使用技巧等。用户可以自行选择培训时间和容。技术支持慧林数软工作室提供多种技术支持服务，当您在使用“慧林电子文件管理系统”遇到任何问题，请选择以上方式获得技术支持。二、 向导2.1进入文件系统您公司的系统管理员会通知您，访问什么网络地址，就可以进入电子文件管理系统（以下简称文件系统），进入方法如下：1）打开一个IE（Internet
5、 Explorer）窗口一般windows操作平台，系统在屏幕左下角有一个IE按钮，如图2-1所示：IE图标（图2-1）箭头所指图标，就是IE图标，单击IE图标就可以打开一个IE窗口。2）在地址栏中输入文件系统的网络地址系统网络地址：192.168.0.10/index.asp 如果您的输入没有问题，就会出现如2-2所示登录界面。、密码的输入框中分别填写您的、密码，和密码信息从系统管理处获取。输入帐号和密码（图2-2）3）登录成功如果您的和密码都正确，在点击“登录”按钮后就可以看到系统的主界面如下图2-3所示：（图2-3）2.2常见问题及处理1）输入系统网络地址后，出现“找不到网页”的提示 系
6、统的网络地址输入错误，请与系统管理员核对 计算机网络故障，请与系统管理员联系2）输入系统网络地址后，出现自动关闭当前IE窗口或者页面没有反应 因为您的机器上安装有拦截软件（如3721、sina、baidu、google等），方法一，请卸载拦截软件后在重新登录，有些机器可能会安装多种拦截软件；方法二，在IP地址后加上/index.asp；方法三，在拦截软件中启用该IP地址。3）输入登录名和密码登录后出现错误信息 因为您的IE安全级别设置太高，请修改为系统默认级别，再重新打开一个IE窗口登录4）输入登录名和密码登录后重复出现登录界面 因为系统IE临时文件没有清除，进入IE “工具”菜单 Inter
7、net 选项常规浏览历历史记录设置; 1、选择 “每次访问网页时(E)”；2、查看对像，清除文件夹下文件。2.3主界面功能详解2.3.1主界面功能区域分布（图2-4）2.3.2主界面区域说明主界面中按照功能区域主要分为： 系统用户信息区(图区)此区域是当前系统使用用户相关信息显示区，请确认上面信息与您相符。 常规菜单区(图区)此区域是系统主菜单区，显示用户相关权限菜单。 快捷菜单区(图区)此区域用于放置系统中常用功能快捷按钮，使用户能更加方便地使用系统。 个人工作区(图区)此区域用于显示用户文件待处理清单，方便用户处理文件。三、 日常操作3.1文件上传&审批3.1.1、文件上传(一般文件上传)
8、 常规菜单区选择一般文件上传，如图3-1（图3-1） 1、选择文件适用项目; 2、选择文件类别 3、选择文件有效期 4、选填文件编号与文件版本 5、选填文件生效日期 6、点击“浏览”选择对应文件，点击“上传”上传文件系统，文件真超大会传不上服务嚣(大约200M以下可以正常上传)，超出则上传小的假文件，后续人工通过FTP将改名后原文件上传。 7、填写关键字，方便用户查找文件。 8、填写容墒要，方便用户了解文件大体容。 9、选择文件发放部门 10点击“保存”，检查并保存文件，系统转至个人工作区(图区); 点击“重置”放弃录入容，清屏重新填写容。3.1.2、文件上传(升级文件上传) 常规菜单区选择升
9、级文件上传，如图3-2(图3-2)1、选择文件适用项目; 2、选择文件类别 3、选择文件有效期 4、填写编号与文件版本 5、选填文件生效日期 6、点击“浏览”选择对应文件，点击“上传”上传文件系统，文件真超大会传不上服务嚣(大约200M以下可以正常上传)，超出则上传小的假文件，后续人工通过FTP将改名后原文件上传。 7、填写关键字，方便用户查找文件。 8、填写容墒要，方便用户了解文件大体容。 9、选择文件发放部门 10点击“保存”，检查并保存文件，系统转至个人工作区(图区); 点击“重置”放弃录入容，清屏重新填写容。3.1.3、文件提交 进入个人工作区可以看到“我上传的待处理文件”模块如图3-
10、3, 在此选择要提交审批的文件，多个文件可以使用下方全选/反选来方便选择要提交审批的文件 (图3-3)3.1.4、文件修改点击上图文件对应的图标，进入文件修改。如图3-4(图3-4)在如图中修改相关容或删除文件重新上传，点击“保存” ，系统转至个人工作区(图区)。3.15、文件删除点击上图文件对应的图标，进行文件删除。(删除记录必须有上传文件)3.1.6、文件查看点击上图文件对应的图标，查看上传文件是否正确。3.1.7、文件审批 选择菜单文件审批管理，如图3-5(图3-5)点击文件编号，查看文件履历，点击文件图标查看上传文件与记录的一致性，点击“审批”进入审批界面，如图3-6(图3-6)点击“
11、确认”，文件进入下一级审批或文件生效发行。点击“回退”，填写回退原因，文件退回上传录入人员修改。3.2修改系统登录密码用于用户定期修改密码。具体操作为：1）常规菜单区点击更改密码，进入您的密码修改界面如图3-7；(图3-7)2）然后修改您的登录密码，填写旧密码、并输入新密码确认后保存。3.3 EC管理用于哏进EC类文件(文件由数据库视图V_ECFileList_0320 )。3.3.1、EC关闭个人进入后可以看到属于您待关闭EC清单，如图3-8(图3-8)1、点击“物料处理”填写库存物料处理情况；2、点击“在制品处理”填写在制品处理情况；3、点击“成品处理”填写成品处理情况4、处理完以上三项点
12、击“关闭”，才本条EC记录进行关闭动作。3.3.2、EC跟踪 选择常规菜单进入EC查询状态，看哪些EC待关闭，哪些EC已关闭，什么时候关闭，执行状况如何。待关闭EC文件清单(如图3-9)(图3-9)点击上方红色连接“已关闭EC文件”进入已关闭EC文件清单，如图3-10(图3-10)点击上方绿连接“待关闭EC文件”进入待关闭EC文件清单，如图3-93.4文档管理3.4.1、文件传阅进入个人工作区，可以看到“待我阅读的文件”模块如图3-11(图3-11)点击文件名查看文件容，点击已阅进行签名。3.4.2、文件废止选择常规菜单区文件管理中心，查找要废止的文件，如图3-12图3-12 找到文件如图3-
13、13图3-13点击废止连接，如图3-14，输入废止说明后文件废止。图3-143.4.3、文件启用同3.4.2 第1、2项。点击启用连接，如图3-15，输入启用说明和启用时效后文件重新生效图3-153.4.4、文件续期同3.4.2 第1、2项。点击续期连接，如图3-16，输入续期说明和续期时效后文件重新生效图3-163.4.4、文件补发同3.4.2 第1、2项。 点击文件补发，进入文件补发界，图3-17通过此功能修改文件发放部门。操作为选择发放部门后保存。3.5文档查阅选择快快捷菜单区文件查询菜单，如图3-18 ，(图3-18)输入条件，系统顺符合条年的文件清单图3-19、（图3-19）四、 后台管理后台管4.1、系统基本资料管理4.1.1、组织结构管理4.1.2、项目管理4.1.3、文件类别管理4.2、用户管理4.3、用户权限管理4.4、数据库管理慧林数软工作室2012-08
