《精编》会计凭证的填制、审核与传递保管

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1、第四章会计凭证与帐簿 学习目的与要求 学习本章的目的 1 会计凭证的种类 填制与审核 2 会计帐簿的种类 登记方法和错帐更正 本章的重点 1 会计凭证的填制与审核 2 帐簿的登记和错帐更正 本章的难点 1 会计凭证的填制与审核 2 帐簿的登记和错帐更正 3 各种记帐程序的掌握 内容提要 本章首先阐述了会计凭证的概念 种类 基本内容 填制的要求以及审核内容 会计凭证的传递与保管 其次介绍了帐簿的概念 种类及其登记规则 错帐的更正方法 最后介绍了分类帐及各种记帐程序 教学方法与手段 课堂讲授为主 结合案例分析 课堂提问 观看实物 进行实际操作等教学方法 并配以适量的习题以巩固课堂讲授的知识 采用多

2、媒体教学手段教学 本章结构 第四章会计凭证与帐簿 在复式簿记系统中 会计帐户与复式记帐法 必须借助于会计凭证与帐簿这两种工具或载体 才能够体现其作用 本章将着重阐述这两种会计核算方法 第一节会计凭证概述第二节原始凭证的填制与审核第三节记帐凭证第四节会计凭证的传递保管第五节帐簿及其登记第六节分类帐及各种记帐程序本章小结与练习题 第一节会计凭证概述 一 会计凭证会计凭证 简称凭证 是记录经济业务 明确经济责任 作为记帐依据的书面依据 也是组织经济活动 传输经济信息 实行会计监督的重要依据 下一页 二 会计凭证的基本作用会计凭证的作用 主要体现在以下几个方面 1 可以及时正确地反映每一笔经济业务 2

3、 会计凭证是进行帐簿登记的依据3 可以发挥会计事前控制的作用4 利用会计凭证可以明确各个职能部门 各个经办人员的经济责任 强化岗位责任制 会计凭证包括原始凭证和记帐凭证 原始凭证是记载经济业务发生与完成的原始证据 是登记记帐凭证的依据 而记帐凭证是以原始凭证为依据进行编制 确定会计分录 是登记帐簿的直接依据 第二节原始凭证的填制与审核 原始凭证 也称单据 是经济业务发生时取得或填制的 用以记录和证明经济业务的发与完成情况 并作为记帐原始依据的一种会计凭证 原始凭证是会计核算的原始资料和重要的证明文件 一 原始凭证的分类二 原始凭证的基本内容三 原始凭证的填制应该符合下列基本条件四 原始凭证的审

4、核 原始凭证的分类 原始凭证按照其取得的来源不同 可以分为外来原始凭证与自制原始凭证 1 外来原始凭证外来原始凭证是企业 单位同外部的企业 单位或个人发生经济业务往来时 从外部企业 单位 个人那儿取得的原始凭证 下一页 2 自制原始凭证自制原始凭证是由本单位内部经办人员在办理经济业务时自行填制的原始作证 自制原始凭证按照填制手续的不同可以划分为 1 一次凭证一次凭证是填制手续一次完成 用以记录一项经济业务或若干同类经济业务的原始凭证 2 累计凭证累计凭证是指在规定期限内 随着经济业务的多次 连续发生 分次填列 连续反映某一种经济业务 能够多次使用的自制原始凭证 3 汇总原始凭证汇总原始凭证也称

5、原始凭证汇总表 是根据一定时期内若干张同类经济业务的原始凭证汇总编制而成的凭证 原始凭证的基本内容 不管原始凭证是自制的还是从企业外部取得的 也不论原始凭证反映的经济业务多么包罗万象 所有原始凭证都必须具备以下几种要素 1 原始凭证名称2 经济业务内容摘要3 金额 单价 数量 4 接受凭证的单位名称 抬头人 与填制单位名称5 有关人员 经办人员 部门负责人 的签名或盖章6 凭证填制日期7 凭证编号 原始凭证的填制应该符合下列基本条件 1 各种原始凭证的内容必须填写齐全 要做到完整 正确 不错 不漏 不简略 2 原始凭证的填写必须用黑色或蓝色墨水笔书写 3 凡是设计大写和小写金额的原始凭证 大

6、小写金额应该相互符合 大小写必须符合规范 下一页 1 汉字大写数字金额一律用壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 佰 仟 万 亿等 用正楷或者行书体书写 不得随意使用简化字或非上述大写写法 2 阿拉伯数字应该一个一个地填写 不得连笔写 3 所有以元为单位的阿拉伯数字 除了表示单价等情况外 一律填写到分 无角分的 角位和分位可以写作 00 有角无分 分位应该写 0 4 各种原始凭证不得随意涂改 挖补 5 各种原始凭证必须连续编号 以便查核 6 各种原始凭证的填制应该及时 要在经济业务发生 执行或完成时即予以填制 不可拖延时日 也不可事后再进行追记 原始凭证的审核 一 原始凭证审核的主要内容1

7、审核原始凭证的合法性2 审核原始凭证的合理性3 审核原始凭证的完整性4 审核原始凭证的正确性 下一页 二 原始凭证审核后的有关处理 1 对于符合合法 合理 完整 正确要求的原始凭证 应该按照规定及时办理有关的会计手续 并根据原始凭证填制记帐凭证 并将作为有关的附件粘贴于记帐凭证后 目的是以备查核 2 对于内容合法 合理 但是不够完整 正确的原始凭证 应该暂缓办理会计手续 退回给有关的责任人 责令其改正或补办 3 对于内容完整正确但不合法 不合理的的原始凭证 应该按照有关规则拒绝办理会计手续 责成经办人员自行承担后果 对于弄虚作假 营私舞弊的违法行为 应该及时向主管机关和负责人报告 请求严肃处理

8、 第三节记帐凭证 记帐凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表 按照经济业务的内容加以归类 用来确定会计分录而填制的直接作为登记帐簿依据的会计凭证 一 记帐凭证的分类1 记帐凭证按照适用的经济业务的不同可以划分为通用记帐凭证与专用记帐凭证 2 记帐凭证按照填制方式可以分复式记帐凭证与单式记帐凭证二 记帐凭证的基本内容三 记帐凭证的填制四 记帐凭证的审核 记帐凭证按照适用的经济业务的不同可以划分为通用记帐凭证和专用记帐凭证 1 专用记帐凭证专用记帐凭证是专门用于某一类经济业务的记帐凭证 它分为 1 收款凭证即用来记录现金与银行存款收入业务的记帐凭证 是根据现金收入与银行存款收入的原始

9、凭证填制的 2 付款凭证即用来记录现金与银行存款付出业务的记帐凭证 3 转帐凭证即是根据转帐业务的原始凭证填制或汇总原始凭证填制的 用于填列转帐业务会计分录的记帐凭证 下一页 2 通用记帐凭证通用记帐凭证是适合于所有经济业务的记帐凭证 采用通用记帐凭证的单位 无论是款项的收付还是转帐业务 都采用统一格式的记帐凭证 一般适合于规模不大 款项收付不多的企业 记帐凭证按照填制方式可以分为复式记帐凭证与单式记帐凭证 1 复式记帐凭证它是将一项经济业务涉及的借方和贷方的各个会计科目集中在一张记帐凭证上 复式记帐凭证可以集中反映帐户的对应关系 便于了解经济业务的来龙去脉 可以减少记帐凭证的张数 2 单式记

10、帐凭证它是将一项经济业务所涉及的每个会计科目分别填制凭证 即每一张凭证只填写一个会计科目 或者说每一笔经济业务都要分别填制两张或两张以上的借项记帐凭证和贷项记帐凭证 单式记帐凭证便于汇总每一个会计科目的发生额和有利于分工记帐 但是由于不能够在一张记帐凭证上反映一项经济业务的全貌 不便于查帐 而且记帐凭证数量繁多 填制工作量大 二 记帐凭证的基本内容 记帐凭证的格式依据不同的记帐方法 借贷 增减 收付记帐法 而不同 即使在同一记帐方法下 各个单位使用的记帐凭证也不完全一致 但所有的记帐凭证都必须具备下列内容 1 记帐凭证名称与填制单位的名称 2 经济业务简要说明 摘要 3 会计分录4 金额合计

11、记帐备注5 所附原始凭证张数6 记帐凭证填制日期7 记帐凭证编号8 有关主管与经办人员签字 三 记帐凭证的填制 填制记帐凭证 是会计核算工作的重要环节之一 是对原始凭证的进一步整理与分类 是按照复式记帐的要求 运用会计科目 确定会计分录 作为登记帐簿的依据 填制记帐凭证的具体要求包括 1 填制记帐凭证必须以经过审核无误的原始凭证或汇总原始凭证为依据 2 会计凭证上的会计分录必须正确 一级科目 二级科目与明细科目之间必须保持对应关系 金额必须核对无误 3 正确 合理地填写摘要 4 记帐凭证的日期 收付款凭证的日期是货币资金收付的日期 转帐凭证的日期是收到原始凭证的日期 但需在摘要栏注明经济业务发

12、生的实际日期 5 记帐凭证的编号 要根据不同情况采纳不同方式 下一页 6 填制记帐凭证 应认真查对所附的原始凭证的种类 张数 以保证所填列的经济业务的内容 数字正确 防止重复填制或漏填 7 在复式记帐凭证上 一定要填写金额合计 以便于在填制时能够检查借贷双方的金额是否平衡 总帐与二级或明细科目之间的金额合计是否平衡 会计分录是否正确 8 记帐凭证填制时 如果发生错误 应该重新填制 不得在原始凭证上作出任何修改 如果已经登记入帐 则采用规定的方法更正 9 记帐凭证填制后如果还有空行 应该自最后一笔金额的空行处至合计数上的空行处划斜线注销 以堵塞漏洞 严格会计核算手续 10 记帐凭证填制后 应该进

13、行复核与检查 有关人员均需要签名或盖章 11 实行会计电算化的企业 采用机制的记帐凭证应该符合手工记帐凭证的一切要求 而且打印出的记帐凭证要加盖有关单位的公章或经办人员的签名 四 记帐凭证的审核 记帐凭证审核的基本内容包括 1 审核记帐凭证是否依据审核无误的原始凭证填制 2 审核记帐凭证应借 应贷会计科目 一级 二级或明细科目 和金额是否正确 借贷双方金额是否相符 明细帐金额之和与相应的总帐金额是否相符 3 审核记帐凭证的摘要是否清楚 日期 记帐凭证编号附件张数及有关人员的签名填写是否完整 第四节会计凭证的传递保管 一 会计凭证的传递 二 会计凭证的保管 一 会计凭证的传递 会计凭证的传递是指

14、会计凭证从填制到归档保管整个过程中 在单位内部各个有关部门和经办人员之间的传递程序与传递时间 各种会计凭证 其所记录的经济业务不尽相同 所以办理会计凭证的传递程序与占用的时间也不同 科学的传递程序 应该使会计凭证沿着最快捷 最合理的流向运行 因此 在制定会计凭证传递程序时 应该着重考虑以下几点 1 要根据经济业务的特点 企业内部机构的设置和人员分工情况以及经济管理上的需要 恰当地规定各种会计凭证的联数与所必须流经的必要环节 2 要根据有关部门与经办人员对经济业务办理必要手续的需要 确定会计凭证在各个环节停留时间 保证经济业务手续的完成 3 建立严格的会计凭证交接和签收制度 为了保证会计凭证的安

15、全完整 在各个环节中都应该指定专门的人员办理交接手续 做到责任明确 手续齐全 严密 二 会计凭证的保管 会计凭证的保管是指会计凭证登帐后的整理 装订与归档存查等 对会计凭证的保管 既要作到会计凭证的安全与完整 又要便于会计凭证的日后查阅 会计凭证归档保管的主要方法和要求是 1 每月记帐完毕 要将本月各种记帐凭证加以整理 检查是否存在缺号以及附件是否齐全 2 如果在月内会计凭证数量过多 可以分册进行装订 3 装订成册的会计凭证应该集中保管 专人负责 4 会计凭证的保管期限和销毁手续必须严格地执行会计制度的有关规定 第五节帐簿及其登记 一 帐簿的意义二 设置帐簿的原则三 帐簿的种类四 帐簿的设置与

16、登记五 对帐与结帐六 查帐与会计记录错误的更正 一 帐簿的意义 帐簿是按照会计科目开设的帐户 帐页 以会计凭证为依据 用来序时和分类地登记有关经济业务的簿籍 设置与登记帐簿是一种基本的会计核算方法 帐簿与帐户之间 既有区别 又有联系 帐户是在帐簿中按照规定的会计科目开设的户头 用来反映某一个会计科目所要核算的经济内容 帐簿的作用可以概括如下 1 帐簿可以为企业的经营管理提供系统 完整的会计信息 2 帐簿可以为定期编制会计报表提供数据资料 3 帐簿是考核企业经营成果 加强经济核算 分析经济活动的重要依据 二 设置帐簿的原则 任何单位都应该根据本单位经济业务的特点与经营管理上的需要设置一定种类和数量的帐簿 一般来讲 帐簿设置应该遵循以下一些基本的原则 1 帐簿设置要能够保证全面 系统地反映与控制各个单位的经济活动情况 为经营管理提供系统 分类的核算资料 2 设置帐簿要在满足实际需要的前提下 考虑本单位人力物力的节约避免重复设置 3 帐簿的格式 要按照所记录的经济业务的内容和需要提供的核算指标进行设计 要力求简便实用 避免繁琐重复 三 帐簿的种类 1 帐簿按照用途进行分类1 序时帐簿也称日记