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1、正大食品程序文件编号：QDMW-001-A章节号：4.2.3版本/修订： A/0标题：文件控制程序页次：1/41 目的本程序的目的是对质量管理体系实施所要求的文件进行控制，确保其有效性和适宜性，并满足使用的需要。2 适用围本程序适用于对指导和影响质量管理体系实施所涉及的各类文件（包括外来文件）进行控制的活动。3 职责3.1 办公室负责质量手册、程序文件及其他管理性文件的控制管理。3.2 技术部负责技术性文件（包括外来文件）的控制管理。4 定义4.1 受控：具有明确发放围并且受更改控制。4.2 非受控：发放围事先不确定并不受更改控制。5 工作程序5.1 文件的编制、审批和发布5.1.1 质量手册
2、的编制、审批和发布执行公司“质量手册管理”的有关规定。5.1.2 程序文件由办公室组织相关职能部门编制，该程序主管部门负责人审核，发布前由管理者代表批准。5.1.3 公司技术性文件由技术部编制，技术部经理审核，总经理批准后发布实施。5.1.3.1 对外来技术标准等技术文件，由技术部经理审核其适用性，根据公司实际情况确定采用的容，经总经理批准并加盖“受控”标识后才能发放使用。5.1.3.2 需要时，发放使用的外来技术文件，应加注使用说明，阐明采用的容。5.1.4 各部门使用的管理性文件，由使用部门自行编制，部门负责人审核，管理者代表批准后发布使用。5.1.4.1 涉及两个部门以上的管理性文件，批
3、准发布前必须经所涉及部门负责人会签确认容。5.2 文件管理5.2.1 各类文件应按如下编号原则标识。正大食品程序文件编号：QDMW-001-A章节号：4.2.3版本/修订： A/0标题：文件控制程序页次：2/4a）质量手册编号：QDMW A 版本号 发布年份 质量手册在质量管理体系文件中的层次 企业名称缩写 b) 程序文件编号： QDMW B 版本号 顺序号 程序文件在质量管理体系文件中的层次 企业名称缩写 c) 其他管理性文件编号：QDMW G C . 版本号 顺序号 文件所处的层次 管理性文件代号 企业名称缩写 d） 技术性文件编号：QDMW J C . 同 c） 技术性文件代号 企业名称
4、缩写5.2.2 各类文件均应按预先确定的文件发放围一览表发放。正大食品程序文件编号：QDMW-001-A章节号：4.2.3版本/修订： A/0标题：文件控制程序页次：3/45.2.2.1 文件发放围一览表根据文件使用对象确定发放围及数量，并经部门负责人批准。5.2.3 文件发放时由控制部门编号并加盖受控状态标识，同时将发放情况记入文件发放/回收记录表,图纸的发放填写图纸发放记录。5.2.4 非受控文件发放时应经管理者代表批准并记录发放情况。5.2.5 受控文件持有者须妥善保管，不得随意涂改、复印、外借，持有者调离该岗位时，文件控制部门应将原发放的受控文件收回。5.2.6技术文件管理执行技术文件
5、管理规定。5.2.7 管理评审前，各文件控制部门对受控文件进行一次评审，以确定文件的有效性及是否需要更新。5.3 文件更改5.3.1 文件需要更改时，申请部门填写文件更改申请单，经原文件审批人员重新审批后持单更改。5.3.2 文件更改的方式有手写更改与换页更改。5.3.2.1 手写更改时，将更改容用细实线划掉，在其上方填写正确的容，同时签名和标注修改日期。5.3.2.2 换页更改时，按文件发放/回收记录表的数量和围发放新页，同时将作废页回收销毁。5.3.3 文件更改的情况应随时记入文件更改状况一览表，需要时，同时填写“更改页”。修改图纸时，填写图纸修改通知单，并经部门主管批准。5.3.4 文件
6、更改后，文件控制部门及时将作废文件收回并销毁，文件销毁时填写文件销毁表。5.3.5 作废文件由于参考等原因需保留时，应在其封面加盖“参考”印章，以防止误用。5.4 外来文件的控制5.4.1 对公司使用的外来标准等外来文件，技术部应记录有关信息并填写外来文件登记表。5.4.2 外来文件的发放情况也应记入文件发放/回收记录表。5.4.3 技术部每年年底到有关标准管理部门对外来标准进行有效性检索。发现更新情况及时对公司的相应标准进行更换。5.5 记录管理5.5.1 文件控制过程中发生的记录，由文件控制部门按记录控制程序（QDMW-002-A）的要求保存。6 引用文件6.1 记录控制程序 （QDMW-
7、B-002-A）7 记录正大食品程序文件编号：QDMW-001-A章节号：4.2.3版本/修订： A/0标题：文件控制程序页次：4/47.1 文件发放围一览表 7.2 文件发放/回收记录表 7.3 图纸发放记录 7.4文件更改申请单 7.5 图纸修改通知单 7.6 文件更改状况一览表 7.7 外来文件登记表 7.8 文件销毁表 编制审核批准日期日期日期正大食品程序文件编号：QDMW-002-A章节号：4.2.4版本/修订： A/0标题：记录控制程序页次：1/21 目的本程序的目的是对记录进行有效的控制和管理，为证实产品的符合性和质量管理体系的有效性提供证据，为持续改进提供参考。2 适用围本程序
8、适用于对记录的标识、贮存、保护、检索和处置等控制活动。3 职责3.1 质管部是记录控制的归口管理部门。3.2 各部门按本程序的要求对所产生的记录进行控制。4 定义 无5 工作程序5.1 记录的要求5.1.1 以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据为目的的记录，可载于各种媒体，但必须设计固定的表格格式。5.1.2 各部门填写记录时，必须字迹清晰、易于识别，不得随意涂改记录。5.1.2.1 记录确需更改时，由记录原填写人将修改的容用细实线划掉，在其上方或旁边填写正确容并签字或加盖个人印章。5.1.3 各部门产生的记录，要及时收集、整理、编目，按要求装订成册，以便于检索和保存。5.2 记录的标识
9、5.2.1 公司记录的标识方法为编号标识，由质管部统一管理。5.2.2 各部门所设计和使用的新记录表格，在使用前交质管部统一编号标识。5.2.3 记录的编号方法为：QDMW D . 顺序号 部门编号 记录在质量管理体系文件中的层次 企业名称缩写正大食品程序文件编号：QDMW-002-A章节号：4.2.4版本/修订： A/0标题：记录控制程序页次：2/25. 3 记录的贮存5.3.1 各产生记录的部门，可根据记录的用途及参考价值确定记录的保存期。5.3.2 质管部将产生于各部门的记录进行汇总，并填写记录清单（QDMW-4.2-06）备案。5.3.3 记录装订成册后置于适宜存取的清洁、干燥、通风、
10、安全的场所贮存，防止记录在规定的保存期损坏、变质和丢失。5.4 记录的保护5.4.1 各部门设专人负责记录的贮存和保护工作。5.4.2 记录在保存期不允许随意借阅或外传。5.4.2.1 确因工作需要，公司其他人员欲查阅记录时，应事先经记录保管部门负责人批准。5.4.2.2 公司外来人员欲查阅记录时，应事先经管理者代表批准。5.4.2.3 上述人员查阅记录时，均须填写借阅登记表（QDMW-4.2-07）。5.5 记录的检索5.5.1 以记录清单为索引，按其序号排列归档贮存，以实现使用时易于查找的目的。5.6 记录的处置5.6.1 记录超过保存期后，由保管人集部门负责人核查，确无保留参考价值的记录，予以销毁。5.6.2 记录销毁时填写文件销毁表（QDMW-4.2-08）。6 引用文件 无7 记录7.1 记录清单 7.2 借阅登记表 7.3 文件销毁表 编制审核批准日期日期日期正大食品程序文件编号：QDMW-003-A章节号：5.6版本/修订： A/0标题：管理评审程序页次：1/31 目的本程序的目的是为规和有效地进行管理评审，确保公司质量管理体系的适宜性、充分性和有效性，并不断地进行持续改进。2 适用围本程序适用于总经理组织管理层进行的管理评审活动。3 职责3.1 总经理亲自组织进行管理评审。3.2 办公室进行管理评审前的准备。4 定义 无5 工作程序5.1
