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1、政策及执行程序档案名称：生效日期：政策：修改日期：部 门：财务部批 准：总经理主题: 采购制度及程序政策：制定*饭店采购制度及程序目的： 当饭店的业务运作进行时，采购部是负责饭店一切物品的采购及服务的部门，饭店一切所需求的物品必须经由采购部负责采购，饭店不允许未经行政管理部门批准的任何购货行为，无论现金（零用金除外及非现金的交易，需用部门必须按照采购程序，经过审批手续后，由采购部办理。采购部要提供最新的市场信息的资料给需求部门，且采购部需要为各使用部门提供可靠的服务，搜集良好的品质的物料和供应商来配合饭店的政策，采购人员必须对所有物品的数量、质量、价格、货源等加以控制，并能按各部门的要求，购入
2、质优、价廉的货品从而达到最大限度的降低进货成本提高利润，节约资金之目的。采购程序： 一 采购货品分类：1. 货舱存货补充仓库管理人员应经常留意各种库存物品的存量的改变在物料的存量达到规定的补充线时，应及时提出补充要求，保障饭店任何时间均有合理的物料供应。2. 部门新增的物品运作部门在业务所需时，须要新增设备或添加物料 时，所需的采购工作在各部的采购申请获得行政办批准后，由采购部门进行洽购，以适应新的业务发展。3. 部门替换旧有设备或物品当饭店的业务运作至一定周期时，操作设备，器材，用具，低值易耗品等物品，均需按情形更新，补充。4. 物品和饮料供应食物及饮料供应品因性质不同，且受客人流量和消费的
3、影响，故每天都有极大的流量，加上品质方面的选定，需要厨房部，饮食部，采购部和成本控制部的合作，以便能以最佳的物料产出最好的食物和饮品，因此，其采购申请和程序与其他部门不同，除了批量的采购外，亦有每天补充用料的每日市场采购。5. 燃油和燃料6. 维修物料和工程零配件。7. 急用和零星用品二货舱存货补充，部门新增物品及替换旧有设备或物品采购申请及程序1. 采购申请1.1 货舱存货补充各仓库的每项存仓物料均应设定合理的补充线，在存量接近或低于补充线时，即需要补充货仓之存货，货仓主管便需填写一份货仓补货表通知给有关部门，表必须注明以上资料：货品名称a. 平均每月消耗量b. 库存数量c. 最近一次订货数
4、量d. 最近一次订货数量建议e. 提供本次订货数量建议f. 若有可能应随附样品有关部门查阅后需回复该项货品是否需要取消或补充，如有任何转变或更改，应予注明，然后送回货仓主管，货仓主管便可填写采购申请表送交采购部。1.2 部门新增物品 若有部门欲增置新物品，部门主管应参照每年之预算有否包括等该项目在，如没有预算，应连同有关报告和采购申请表一并送交采购部。1.3 部门替换旧有设备或物品 如部门欲替换旧有设备或物品，应先填写一份“固定资产，物品损失或损坏报告”给财务经理审批，经审批后，将一份损失或损坏报告副本和采购申请表送交采购部。2. 采购申请单2.1 所有的采购申请必须填写一式四份采购申请单经部
5、门主管核签后，整份共四页交给采购部。 采购申请单一共四页，在经行政办批准后： 第一页：收货部存档（存收货组准备收货） 第二页：采购部存档 第三页：财务部存档（应付会计核算） 第四页：部门存档2.2 填写采购申请单时部门主管应注意的事项：a. 货品名称，规格，数量及数量单位必须列明b. 如货物必须在指定日期前收到请注明c. 此申请单只限于部门主管签署d. 部门主管必须紧记，此申请单交往采购部之日起，采购部需要找供应商之报价，选择供应商，然后经财务经理及总经理批准方可发出采购订单，制造至送货需要一定的时间，故请各部门主管详细计划订货时间，及时发出申请表，以配合货品之应用。3. 检定申请单当采购部收
6、到采购申请单后，应作出以下覆查，以防错漏。3.1 签署核对检定采购申请单有否部门主管签署及核对是否准确。3.2 数量核对覆查存仓数量及每月消耗，决定采购申请表上之数量是否正确，因过多或过少都会产生很多不良后果。 过多存货引起的问题有：a. 流动资金减少而束缚于存货成本，b. 保险费及存货成本增加，c. 货品残变或过期的可能性而形成损耗，d. 货品有被盗之危险而招损存货不足引起的问题：a. 出品产生缺项，令到客人不满或令整个预定的供应计划改变，影响业务素质和饭店形象b. 匆忙的定单导致价格或品质上的不可预控，4. 供应商4.1 联络供应商我们可以利用，传真或其他通讯途径联络供应商要求资料，报价及
7、样品，供应商资料可从以下来源获得：a. 营业代表的来访b. 供应商目录及邮寄小册子c. 刊物或黄页，报刊上的广告d. 展览会e. 有关部门的介绍4.2 选择供应商在采购方面，选择供应商是一项十分重要的环节，故我们选择供应商时要考虑以下条件：a. 稳固财政：最好选择有稳固财政能力的供应商，因这样对保持饭店货品水准，数量及交货期有一定的保障，b. 品质的统一：所选择的供应商必须符合饭店要求的物品，令饭店保持一贯稳定水准，c. 地区：若品质或数量可以接收的话，最好选择本地的供应商，从而节省税项，运输及保险费用，且联系方便，易於随时检查合同的执行情况，d. 价格：如所有供应商之货品，品质，数量及交货期
8、都能符合饭店要求，选择供应商便选择价格最低的一家，若品质条件不同则应与需货部门共同考虑，协商核定最符合饭店要求的供应商，e. 维修保养：如所购买之货品是需要日后有维修保养的，选择供应商便需要注意这一项，因好的维修服务能间接影响货品的性能和成本，采购人员应向工程部门咨询有关的自行维修的可能性及日后的保养维修方法，属于机电，器材等项目的购买，事先一定要向工程部门了解所购买物品能可否与饭店的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况。5.报价单饭店的制度，报价单需要最少三家作出比较，但要视货品质量和种类，和货源供应而定。报价种类5.1 口头报价：口头报价只可接受于经常翻订，而质量价格与供应商
9、最后一次订货完全相同，除每天市场采购外，其他采购业务应绝对避免。5.2 书面报价：这是最完善的报价方法，新置货品必须采用此种方法，其他采购业务应尽量以此种方法进行，以免临时发生变化，5.3 投标方式：对于价值大的工程项目，最好发出投标之邀请信给有潜力的供应商，并要求于指定日期报价，过期作废，饭店对于每一份报价要保守秘密以求取得公平竞争，择优选取。6.物品评价及选择选择货品时，采购部需集中有关部门意见，并详细分析报价单中资料，以确保正确的选择。6.1 样本测试a. 当需要某种货品时，采购部可要求供应商提供样品b. 样品交予需求部门进行种种测试及提供意见，例如：布草洗涤的测试等c. 为求公平，供应
10、商的名字无需提供给需求部门d. 在进行测试时，采购职员需在场证明e. 测试需由需求部门提供书面报告给采购部7. 议价通常物品的价值和数量较大时，我们可以和供应商作议价以进一步达成对饭店较为有利的协议，而且我们不单可在价格方面洽谈，甚至物品的质量，交货期或一切细节，通过议价，价格可减低，这样，对饭店有直接的利益，在以下的情况中是没有多大作用的，但是仍应尽力尝试。a. 小数值的购买b. 唯一供应的来源c. 法律规定的价格d. 已定折扣之价目表e. 紧俏的市场商品8. 决定当一切步骤完成后，采购部便可将有关资料填写在采购申请单的适当栏目，连同所有的报价单和推荐供应商之报告交给财务经理及总经理批准。9
11、. 定购采购申请表一经财务经理及总经理审批后，交回采购部，采购部可按第2项的安排分派采购申请单给规定的部门，而采购人员应立刻准备采购单给供应商，及时进行采购物料。9.1 采购定单采购定单乃饭店正式给予供应商之授权文件，此份定单一式六份，而其中之供应商，货品容资料，数量及价格必须与已批准之采购申请表相同。采购定单一式六份：第一份：供应商 第二，三份：采购部 第四份：会计部 第五份：收货部第六份：需求部门a. 采购定单必须之资料： 货品供应商名称，地址及有关资料 采购申请单之 定单日期 需求部门 品名，质量，种类描述，数量，单价，交货期，运输方式及验收标准 总值 付款方法b. 采购定单中的有效签名
12、： 采购定单中授权的有效签署处加盖饭店的合同专用章外，另需按饭店规定的分级授权加签，例如： 总值在 100.00 元人民币以下，只需 财务经理签字批准 总值在 100.00 元人民币以上，需要 财务部经理 总经理或授权之付经理签字批准9.2 合同有关服务性质之要求，工程项目或高总值及数量大的物品之定购，我们可以用采购合同代替采购定单，采购合同是一份互相协定的有效法律文件，一经签署，双方便要遵守合同上的细则。a. 合同的目的： 买卖双方经由合同来确认双方的责任，保障双方利益 合同经双方盖章及签署后，彼此各执一份以作为凭证，完善合同的效力合同足以约束买卖双方的行为，减少违约事件的发生，保障合同的有
13、效执行b. 工程合同细则应详细列明： 工作围物料供应，安装家私设备 规格，质量标准及验收标准和方法 其他费用杂项开支，超时，利息，工人工资，保险等的承担 完成工期和工程进度界定方法 延期完工之赔偿 保养期及维修事项的规定 工程进度款，保障金等的付款方法和规定c. 物品或服务性采购合同细则应列明： 详细的采购项目标的质量，规格，数量，包装的规定 交货期限，运输方法及交货地点 付款细则和验收方法 维修保养方法及收费 保证的年限 接受或拒绝货品程度和处理方法 什么情形下可取消合同 合同的权利（违约赔偿及其他权益保障）10. 其他10.1 采购定单之跟踪当定单发出后，采购部需跟催整个过程直至满意收货以
14、下情况乃采购部需要跟催的：a. 货品未能依期交货b. 交货数量或品质与定单出入c. 新聘的供应商或改变供应商d. 唯一来源但有问题的供应商e. 供应商未能履行合同的责任10.2 采购定单的取消a. 饭店欲取消定单： 如因某种原因欲取消已发出之定单，供应商可能提出取消的赔偿，故采 购部必须预先提出有可能的问题及可行解决方法给财务经理决定解决办法。b. 供应商欲取消定单： 如供应商欲取消定单，采购部必须能够找到另一个供应商，并立即通知需 求部门，为保障饭店利益，供应商必须赔偿饭店人力，时间及其他经济损失。c. 违反合同： 合同上应已载明详细细则，若有违反，便应依合同上所载作处理。10.3 收货 收货乃收货组
