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1、 建设工程文件归档整理规范 GB50328 2001 1 术语 1 建设工程文件 constructionprojectdocument 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录 包括工程准备阶段文件 监理文件 施工文件 竣工图和竣工验收文件 也可简称为工程文件 2 工程准备阶段文件 seedtimedocumentofaconstructionproject 工程开工以前 在立项 审批 征地 勘察 设计 招投标等工程准备阶段形成的文件 3 监理文件 projectmanagementdocument 监理单位在工程设计 施工等监理过程中形成的文件 4 施工文件 constructingdoc
2、ument 施工单位在工程施工过程中形成的文件 5 竣工图 asbuilddrawing 工程竣工验收后 真实反映建设工程项目施工结果的图样 6 竣工验收文件 handingoverdocument 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件 7 建设工程档案 projectarchive 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字 图表 声像等各种形式的历史记录 也可简称工程档案 8 案卷 file 由互有联系的若干文件组成的档案保管单位 9 立卷 filing 按照一定的原则和方法 将有保存价值的文件分门别类整理成案卷 亦称组卷 10 归档 puttingintorecord 文件形成单位
3、完成其工作任务后 将形成的文件整理立卷后 按规定移交档案管理机构 2 基本规定 一 建设 勘察 设计 施工 监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围 二 在工程文件与档案的整理中建设单位的职责 在工程招标及勘察 设计 施工 监理等单位签订协议 合同时 应对工程文件的套数 费用 质量 移交时间等提出明确要求 收集和整理工程准备阶段 竣工验收阶段形成的文件 并应进行立卷归档 负责组织 监督和检查勘察 设计 施工 监理等单位的工程文件的形成 积累和立卷归档工作 也可委托监理单位监督 检查工程文件的形成 积累和立卷归档工作 收集和汇总勘察 设计 施工 监理等单位
4、立卷归档的工程档案 在组织工程竣工验收前 应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收 未取得工程档案验收认可文件 不得组织工程竣工验收 对列入城建档案馆 室 接收范围的工程 工程竣工验收后 个月内 向当地城建档案馆 室 移交一套符合规定的工程移交 三 勘察 设计 施工 监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交 四 建设工程项目实行总承包的 总包单位负责收集 汇总各分包单位形成的工程档案 并应及时向建设单位移交 各分包单位应将本单位形成的工程文件整理 立卷后及时移交总包单位 建设工程项目由几个单位承包的 各承包单位负责收集 整理立卷其承包项目的工程文件 并应及时向建设单位移交
5、 五 城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督 检查 指导 在工程竣工验收前 应对工程档案进行预验收 验收合格后 须出具工程档案认可文件 3 工程文件的归档范围及质量要求 一 工程文件的归档范围1 对与工程建设有关的重要活动 记载工程建设主要过程和现状 具有保存价值的各种载体的文件 均应收集齐全 整理立卷后归档 2 工程文件的具体归档范围应符合附录 的要求 二 归档文件的质量要求1 归档的工程文件应为原件 2 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察 设计 施工 监理等方面的技术规范 标准和规程 3 工程文件的内容必须真实 准确 与工程实际相符合 4 工程文件应采用耐久性强的书
6、写材料 如碳素墨水 蓝黑墨水 不得使用易褪色的书写材料 如 红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复写纸 铅笔等 5 工程文件应字迹清楚 图样清晰 图表整洁 签字盖章手续完备 6 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为 幅面 图纸宜采用国家标准图幅 7 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大 耐久性强的纸张 图纸一般采用蓝晒图 竣工图应是新蓝图 计算机出图必须清晰 不得使用计算机出图的复印件 8 所有竣工图均应加盖竣工图章 1 竣工图章的基本内容应包括 竣工图 字样 施工单位 编制人 审核人 技术负责人 编制日期 监理单位 现场监理 总监 2 竣工图章尺寸为 3 竣工图章应使用不易褪色的红印泥 应盖在图标
7、栏上方空白处 竣工图章示例 9 利用施工图改绘竣工图 必须标明变更修改依据 凡施工图结构 工艺 平面布置等有重大改变 或变更部分超过图面 的 应当重新绘制竣工图 10 不同幅面的工程图纸应按 技术制图复制图的折叠方法 统一折叠成 幅面 图标栏露在外面 竣工图修改方法 杠改法 具体做法是用细实线划去不需要的条款或者需要变更的部分 该方法适用于钢筋型号改动 尺寸改动或者有关文字说明需要取消的条款的修改 叉改法 适用于在图面上局部取消部分的修改 补图法 具体做法是直接在原图上画上需要增加的内容 当需要增加处空白图面不够时 可以采用结点引出法画到本张图的其它空白处 或者该卷竣工图的其他张页的空白处 该
8、方法适用于在蓝图上局部增加的图幅不大的情况下使用 注改法 加写说明法 适用于设计说明 材料做法等能用一句话说明问题的变更 技术图折叠方法 GB10609 3 89 1 基本要求1 1折叠后的图纸幅面一般应有A4 210mm 297mm 或A3 297mm 420mm 的规格 对于需装订成册又无装订边的复制图 折叠后的尺寸可以是190mm 297mm或297mm 400mm 1 2无论采用何种折叠方法 折叠后复制图上的标题栏均应露在外面 图纸尺寸 单位 毫米 A4297 210A3297 420A2594 420A1840 594A01188 840 2 折叠方法2 1需装订成册的复制图2 1
9、1有装订边的复制图首先沿标题栏的短边方向折叠 然后再沿标题栏的长边方向折叠 并在复制图的左上角折出三角形的藏边 最后折叠成A4或A3的规格 使标题栏露在外面 如表1和表2 2 1 2无装订边的复制图首先沿标题栏的短边方向折叠 然后再沿标题栏的长边方向折叠成190mm 297mm或297mm 400mm的规格 使标题栏露在外面 并粘贴上装订胶带 如表3和表4 2 2不装订成册的复制图不装订成册的复制图的折叠方法有以下两种 2 2 1第一种折叠方法首先沿标题栏的长边方向折叠 然后再沿标题栏的短边方向折叠成A4或A3的规格 使标题栏露在外面 如表5和表6 2 2 2第二种折叠方法首先沿标题栏的短边方
10、向折叠 然后再沿标题栏的长边方向折叠成A4或A3的规格 使标题栏露在外面 如表7和表8 2 3加长幅面复制图的折叠方法根据标题栏在图纸幅面上的方位 可参照前述方法折叠 2 3 1需装订成册的加长幅面复制图2 3 1 1有装订边的加长幅面复制图当标题栏位于复制图的长边时 见表1和表2 可将加长复制图的长边部分先折出210mm 对A4 或420mm 对A3 再将其余部分折成等于或小于185mm 对A4 或395mm 对A3 的尺寸 使标题栏露在外面 当标题栏位于复制图的短边上时 见表1和表2 可将加长复制图的长边部分折叠成等于或小于297mm的尺寸 使标题栏露在外面 2 3 1 2无装订边的加长幅
11、面复制图当标题栏位于复制图的长边上时 见表3和表4 可将加长复制图的长边部分折叠成等于或小于190mm 对A4 或400mm 对A3 的尺寸 使标题栏露在外面 当标题栏位于复制图的短边上时 见表3和表4 可将加长复制图的长边部分折叠成等于或小于297mm的尺寸 使标题栏露在外面 2 3 2不需装订成册的加长幅面复制图当标题栏位于复制图的长边上时 见表5 表6 表7和表8 可将加长复制图的加长部分折叠成等于或小于210mm 对A4 或420mm 对A3 的尺寸 使标题栏露在外面 当标题栏位于复制图的短边上时 见表5 表6 表7 和表8 可将加长复制图的长边部分折叠成等于或小于297mm的尺寸 使
12、标题栏露在外面 4 工程文件的立卷 一 立卷的原则和方法1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律 保持卷内文件的有机联系 便于档案的保管和利用 2 一个建设工程由多个单位工程组成时 工程文件应按单位工程组卷 3 立卷可采用如下方法 1 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件 监理文件 施工文件 竣工图 竣工验收文件 部分 2 工程准备阶段文件可按建设程序 专业 形成单位等组卷 3 监理文件可按单位工程 分部工程 专业 阶段等组卷 4 施工文件可按单位工程 分部工程 专业 阶段等组卷 5 竣工图可按单位工程 专业等组卷 6 竣工验收文件按单位工程 专业等组卷 4 立卷过程中宜遵循下列要求 1
13、案卷不宜过厚 一般不超过 2 案卷内不应有重份文件 不同载体的文件一般应分别组卷 二 卷内文件的排列1 文字材料按事项 专业顺序排列 同一事项的请示与批复 同一文件的印本与定稿 主件与附件不能分开 并按批复在前 请示在后 印本在前 定稿在后 主件在前 附件在后的顺序排列 2 图纸按专业排列 同专业图纸按图号顺序排列 3 既有文字材料又有图纸的案卷 文字材料排前 图纸排后 三 案卷的编目1 编制卷内文件页号应符合下列规定 1 卷内文件均按有书写内容的页面编号 每卷单独编号 页号从 开始 2 页号编写位置 单面书写的文件在右下角 双面书写的文件 正面在右下角 背面在左下角 折叠后的图纸一律在右下角
14、 3 成套图纸或印刷成册的科技文件材料 自成一卷的 原目录可代替卷内目录 不必重新编写页码 4 案卷封面 卷内目录 卷内备考表不编写页号 2 卷内目录的编制应符合下列规定 1 卷内目录式样宜符合规范附录 的要求 2 序号 以一份文件为单位 用阿拉伯数字从 依次标注 3 责任者 填写文件的直接形成单位和个人 有多个责任者时 选择两个主要责任者 其余用 等 代替 4 文件编号 填写工程文件原有的文号或图号 5 文件题名 填写文件标题的全称 6 日期 填写文件形成的日期 7 页次 填写文件在卷内所排的起始页号 最后一份文件填写起止页号 8 卷内目录排列在卷内文件首页之前 3 卷内备考表的编制应符合下
15、列规定 1 卷内备考表的式样宜符合本规范附录 的要求 2 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数 各类文件页数 照片张数 以及立卷单位对案卷情况的说明 3 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后 4 案卷封面的编制应符合下列规定 1 案卷封面印刷在卷盒 卷夹的正表面 也可采用内封面形式 案卷封面的式样宜符合附录 的要求 2 案卷封面的内容应包括 档号 档案馆代号 案卷题名 编制单位 起止日期 密级 保管期限 共几卷 第几卷 3 档号应由分类号 项目号和案卷号组成 档号由档案保管单位填写 4 档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号 档案馆代号由档案馆填写 5 案卷题名应简明 准确地揭示卷内文件的内容
16、案卷题名应包括工程名称 专业名称 卷内文件的内容 6 编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者 7 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期 8 保管期限分为永久 长期 短期三种期限 各类文件的保管期限详见附录 永久是指工程档案需永久保存 长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命 短期是指工程档案保存 年以下 同一案卷内有不同保管期限的文件 该案卷保管期限应从长 9 密级分为绝密 机密 秘密三种 同一案卷内有不同密级的文件 应以高密级为本卷密级 5 卷内目录 卷内备考表 案卷内封面应采用 以上白色书写纸制作 幅面统一采用 幅面 四 案卷装订1 案卷可采用装订与不装订两种形式 文字材料必须装订 既有文字材料 又有图纸的案卷应装订 装订应采用线绳三孔左侧装订法 要整齐 牢固 便于保管和利用 2 装订时必须剔除金属物 五 卷盒 卷夹 案卷脊背1 案卷装具一般采用卷盒 卷夹两种形式 1 卷盒的外表尺寸为 厚度分别为 2 卷夹的外表尺寸为 厚度一般为 3 卷盒 卷夹应采用无酸纸制作 2 案卷脊背案卷脊背的内容包括档号 案卷题名 式样宜符合附录 一 归档应符合下列规定 1 归档文件必
