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1、第四章 期 初 数 据41 期初余额整理和录入为了保证手工业务与软件处理的衔接、数据的连贯，在软件进行日常业务前要进行期初余额整理和录入。期初数据是公司信息系统运行的基础，为了使公司的管理信息系统实施能够顺利进行，使企业的各种业务可以在用友ERP系统上正常运行，要保证数据的完整、准确。由于大部分公司ERP项目涉及职能部门的业务较多，数据种类和内容都比较烦杂，所以需要针对期初数据的准备做提前的规划，在期初数据录入系统以前，所有的期初数据都必须按照要求准备完毕，并在期初数据录入阶段有计划的安排录入工作。411 期初数据准备与录入流程1 期初数据准备对于供应链期初数据的准备主要分为两方面：业务档案的
2、准备、业务期初余额的整理。业务档案的准备包括存货档案、仓库档案、计量单位、收发类别等等，具体参见第二章“供应链系统建账与基础设置”；业务期初余额为系统启用日期该时点的数据，期初数据以系统启用日期为准，如系统启用时间为2003年3月1日，那么期初余额就为2003年3月1日该时点的数据。下面将着重介绍供应链各模块期初余额的整理工作：（1） 采购系统期初数据准备：准备人员：采购部门与财务部门共同准备准备内容：暂估入库货物的整理：暂估入库是指已经入库，但尚未收到供货单位采购发票的货物，即货到票未到。存货若按批次管理、保质期进行管理，整理时，要把每种存货的各个批号及保质期一并整理。可依据下表提供的栏目进
3、行整理填制，将来依据此表进行期初采购入库单的录入，以便取得采购发票后进行结算：表1-1 采购期初数据期初暂估入库表入库日期仓库部门名称供货单位存货名称数量单价金额批号整理： 审核：在途货物的整理：在途货物是指启用采购管理系统前已取得供货单位采购发票，但没有办理入库的货物，即票到货未到。可依据下表提供的栏目进行整理填制，将来依据此表录入到采购系统中，目的是为了以后与采购入库单做结算。表1-2采购期初数据期初在途存货表发票类型 专用普通发票号码供货单位部门名称税率存货名称数量单价整理： 审核：（2） 销售期初数据整理准备人员：销售人员、库管员、统计员、财务人员准备内容：整理系统启用日期以前已经发货
4、、出库，但尚未开具销售发票的存货。企业如果有委托代销业务，需要整理启用日之前已经发生但未完全结算的存货，如系统启用日期前委托代销发出A产品10个，其中3个已经办理结算，那么剩余7个A产品需作为期初数据整理录入销售系统，以待将来通过销售系统办理结算业务。企业如果有分期收款发出商品业务，还需整理启用日之前已经发出的但尚未完全结算的存货。可依据下表提供的栏目进行整理填制，以便将来依据此表进行销售期初的录入（其中业务类型用于标识每笔业务属性：一般销售、委托代销还是分期收款发出商品）：表1-3 销售期初数据统计表入库日期仓库部门名称供货单位存货名称数量单价金额业务类型整理： 审核：（3）库存期初数据整理
5、准备人员：库管员、统计员。准备内容：企业要对库房进行一次全面的盘点工作，进行仓库存货的实物数量和账面数量核对工作，做好手工数据一致性的校对工作，并将盘点表交与财务等相关部门，经有关部门批准后，进行相应的调整处理，调整存货账的实存数，使存货的账面记录与库存实物核对相符，实现启用初期帐实相符。由于库存系统主要是对存货的数量进行管理，所以不进行批次、保质期管理的企业，只需整理各存货期初结存的数量；进行批次管理、保质期管理、出库跟踪入库管理的企业，需录整理存货期初结存的详细数据，如批号、生产日期、失效日期、入库单号等；进行货位管理的企业，还需整理货位。如果企业有不合格品管理的，还需将系统启用前发生的未
6、处理的不合格品结存量进行统计。企业外购或生产完工对产品进行检验后，如果发现不合格品，对于严重不合格不能再使用的不合格品可当时销毁；对于可再作为不合格品继续使用或等待以后处理的不合格品可先办理入库，记入不合格品备查簿，和合格品分开进行专门保管。对于在存货保管过程中，由于保管不善或其他原因产生的不合格品，也要登记不合格品备查簿，以便进行相应的处理。上述内容可依据下表提供栏目对存货期初余额进行整理。在不使用GSP模块时，我们可以不使用不合格品管理程序。存货期初余额和库存的期初余额要分开录入，系统提供两系统间互相取数和对账功能。库存和存货核算就可分别先后启用，即允许先启存货再启库存或先启库存再启存货。
7、库存的期初数据可与存货核算的期初数据不一致。表1-3 库存期初数据统计表仓库存货名称规格型号计量单位数量单价批号生产日期失效日期货位整理： 审核：表1-3 不合格品统计表仓库存货名称规格型号计量单位数量单价批号生产日期失效日期货位整理： 审核：（4）存货期初数据整理准备人员：库管员、财务人员。准备内容：财务人员与库管员一并对存货单价和金额等内容进行整理，核对企业财务的存货账与库房的实物账，不相符的要找到原因，进行相应的账务处理，整理完的数据总额要与财务账面的相应存货科目一致，实现启用初期账账相符。存货如果实行计划价的还需整理存货期初差异。如果企业已计提跌价准备的还要整理系统启用前已经计提的跌价
8、准备余额。表1-3 存货期初数据统计表仓库存货名称规格型号计量单位数量单价金额已提跌价准备整理： 审核：2 期初数据录入流程期初暂估入库期初在途存货期初发货单期初委托代销发货单期初分期收款发货单 销售管理采购管理 录入 录入 期初记帐 审核 存货期初余额期初分期收款发出商品余额库存期初余额不合格品期初 存货核算（记帐）库存管理（审核） 取数期初差异跌价准备期初 对账4.1.2 录入采购管理系统期初余额1 期初暂估入库录入：企业将经过整理过的“期初暂估入库表”，录入采购系统中“期初采购入库单”，以待取得采购发票后进行结算，对采购成本的确认。示例1.1：系统启用时间为2003年3月1日，企业将3月
9、1日前暂估入库的存货经过整理得出下表1-3。表1-3 期初暂估入库表序号入库日期仓库部门名称供货单位存货名称数量单价生产日期批号120030215原料库采购部五金交电钢管1000500220030225原料库采购部昌德钢材钢条-2015整理： 审核：操作步骤： 在用友ERP-U8采购管理系统界面，单击“业务”|“入库”|“入库单”，单击【增加】进行“期初采购入库单”的录入，录入第一笔业务如图4-1所示。录入完成后，单击【保存】。期初余额支持负入库，对于第三笔期初余额为负入库的业务，通过用友ERP-U8采购管理系统界面，单击“业务”|“入库”|“红字入库单”进行录入。单击【增加】如图4-2所示。
10、如图4-2 期初红字采购入库单提示：l 红字入库单是对采购退货业务进行处理，数量为负数。技术细节：如果存货有辅助计量单位，在进行期初采购入库单录入前，要对采购入库单进行单据设计，增加表体栏目“件数”、“换算率”；如果存货有批次管理、保质期管理，还要增加表体栏目“批号”、“生产日期”、“保质期”、“失效日期”。2 期初在途存货企业将经过整理过的“期初在途存货表”，录入采购系统中“期初采购专用（普通）发票”，以待货物办理入库后进行结算，可以录入负发票。示例1.1：假设企业将3月1日前在途存货经过整理后，得出下表1-4。表1-4 期初在途存货表开票日期发票类型 专用普通供货单位部门名称税率存货名称数
11、量单价20030223增值税专用发票光明配件厂采购部17钢条300 1220030226普通发票（红字）五金交电采购部17车架-5085整理： 审核：操作步骤： 在用友ERP-U8采购管理系统界面，单击“业务”|“发票”|“专用（普通）采购发票”，单击【增加】进行“期初采购专用发票”的录入，如图4-3所示。录入完成后，单击【保存】。对于启用系统前收到的红字发票，通过用友ERP-U8采购管理系统界面，单击“业务”|“发票”|“红字专用（普通）采购发票”进行录入。单击【增加】如图4-4所示。图4-4 期初红字采购发票录入完成后，单击【保存】退出。3期初记帐（1）期初记账是将采购期初数据记入有关采购账中，它标识着采购系统期初数据工作的完结，接下来才可做采购的日常业务处理。示例1.3：假设该企业3月1日前采购系统期初数据录入完成后，进行期初记账。操作步骤：通过用友ERP-U8采购管理系统界面，单击“设置”|“采购期初记账”如图4-5所示。图4-5 采购系统期初记账 单击【记账】后如图4-6所示。图4-6 采购系统期初记账提示：l 没有期初数据的用户，可以不录入期初数据，但也必须执行期初记账操作。l 采购系统与存货系统集成使用时，采购系统必须进行期初记账后，存货系统才可进行期初记账。（2）取消记账：
