《精编》公文写作基础知识授课

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1、 公文写作基础知识 一 公文的定义二 公文写作的意义三 公文基础知识介绍四 常用公文的写作五 公文写作注意事项六 常见错误 主要内容 一 公文的定义 公文是集团在公务活动中使用的具有法定效力和规范体式的公务文书 是发布各类规章 请示和答复问题 指导 布置和商洽工作 报告情况 交流经验的重要工具 二 公文写作的意义 公文写作水平的高低 是衡量一个单位工作水平 工作作风的重要标准 它不仅代表着公司的形象 也反映了一个文职人员基本素质的高低 三 公文基础知识介绍 一 公文处理细则颁布时间 安徽省行政机关公文处理实施细则 安徽省人民政府2000年12月25日发布 2001年1月1日起施行 安徽 集团公

2、文处理细则 安徽 集团股份有限公司2004年3月20日发布施行 二 公文的分类 按其行文方向 可分为三大类上行文下行文平行文 1 什么是上行文 上行文是指下级机关向上级机关报送的公文 如请示 报告等 2 什么是下行文 下行文是指上级机关向所属下级机关的行文 如决定 决议 通告 通知 通报 批复 会议纪要等 3 什么是平行文 平行文是指同级机关或不同隶属机关之间的行文 三 集团常用公文种类 决定 决议公告 通告 通知通报 报告请示 批复函 意见 会议纪要 四 集团公司公文的体式和格式 集团公司公文一般由眉首部分 发文单位标识 文头 版头 发文字号 签发人 主体部分 标题 主送机关 正文 附件 印

3、章 成文日期 附注 版记部分 主题词 抄送机关 印发机关 印发日期 四 常用公文的写作 通知请示报告函会议纪要 一 通知的写法 什么情况下用 通知 这种文种 1 传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项 如 关于开展安全生产大检查活动的通知 2 发布规章 如 关于印发 安徽 集团印章管理办法 的通知 3 任免和聘用干部 如 关于 等同志职务任免的通知 什么情况下用 通知 这种文种 4 转发上级机关 同级机关和不相隶属机关的公文 如 集团关于转发合肥市企联申报合肥市50强的通知 5 批转下级机关的公文 如 关于批转 环保公司加强 大厦安全管理的通知 执行性通知写法会议性通知写法人

4、事任免性通知写法知照性通知写法转发性通知写法 1 执行性通知写法 用于对本单位的工作作出具体安排布置 要求下级机关执行 具有较强的指令性 执行性通知的正文结构 一般是三部分内容 发文缘由具体事项执行要求 发文缘由 包括发文的原因和目的 这是文件的开头部分 文字上要简明扼要 原因分为 政策性缘由和事实性缘由政策性缘由 即由于上级的某些要求或规定 才促使发文单位制发的执行性通知 常用的语句如 根据集团年初计划工作会议安排 为了贯彻李炜主席倡导学习传统文化的号召 等等 事实性缘由 由于工作中出现了某些需要采取措施的情况 才促使发文单位制发的执行性通知 常用的语句如 近来 我公司 鉴于 等 发文目的

5、一般只有一句话 为了 发文缘由 多数通知的发文缘由部分 都采用先写发文原因 再写发文目的的方法 然后紧接着用一句过渡语 如 现将有关事项通知如下 特作如下通知 等转入第二部分具体事项 具体事项 一是需划分段落 分条分项写时 必须按事项的性质 特点来划分 不可相互混杂 条理不清 二是事项必须紧扣缘由 做到事由一致 三是各项措施必须明确 具体 切实可行 不可模棱两可 含糊不清 执行要求 另起一行写出 执行要求的语气要严肃 庄重 措辞要注意分寸 有一些常用语 如 请遵照执行 请于 月 日前将 报于 特此通知 等 没有执行要求的 可自然结尾 执行性通知写法例文 关于认真学习贯彻集团2010年工作会议精

6、神的通知 集团各成员企业 总部各部室 2010年 集团工作会议已于2010年2月5日在合肥召开 会上 集团公司董事局主席兼CEO李炜先生作了重要的战略讲话 集团总裁刘云星先生 经营总监张洪勋先生代表集团领导班子分别作了2009年度工作总结和2010年度经营计划工作报告 这些会议文件是总结过去 谋划未来 尤其是做好今年各项工作的纲领性文件 为此 现就会议精神的学习贯彻问题通知如下 发文缘由 一 请各成员企业 集团总部各部室于春节前后组织全体员工认真学习会议文件 将会议精神传达到每一名基层员工 并结合本单位工作实际 找出差距 提出措施 落实到位 具体事项 二 请总部各部室根据年终工作会议精神 调整

7、修改本部室2010年分月工作计划安排 并于2月26日前将修改后的工作计划报至集团公司综合办 执行要求 希望全集团上下振奋精神 凝心聚力 真抓实干 为全面完成2010年各项任务而努力奋斗 执行要求 特此通知 执行要求 附件 1 李炜主席所作的战略报告 与道同行以德养心铸建 新家园 2 集团公司总裁刘云星先生所作的 安徽 集团2009年度工作报告 二 一 年二月九日 2 会议性通知写法 会议性通知包括召开会议和举办学习班 它一般有以下内容构成 缘由具体事项 缘由 依据目的原因会议名称 具体事项 会议时间和地点 有时还要注明报到时间与地点 如会议地点比较难找 还应写明交通路线等 会议议题 参会人员

8、有时还可附名额分配表 其他有关事项 如食宿安排 指定带队人 联系电话 联系人 应携带的物品 如文件 证件 费用 等 重庆松风电子有限公司关于召开代理商工作会议的通知 各地区代理商 本公司各部门 为了保证松风显示器在中国的领先地位 建立一个和谐顺畅而稳定坚固的销售渠道 给厂商 代理商和消费者带来更多的利益 本公司决定在重庆召开松风电子2005年度显示器代理商工作会议 现将有关事项通知如下 依据 目的 原因 会议名称 一 会议议题1 总结各地区代理销售情况 2 3 二 参加会议人员 各地区代理商及本公司各部门负责人 三 会议时间 5月10日至5月12日 四 报到时间和地点 5月9日在重庆乐园度假村

9、酒店大堂报到 五 会议地点 重庆百乐园度假村二楼圆形会议厅 六 其他事项 1 大会将为各与会人员免费提供食宿 2 参加会议的代理商请按要求填写本通知所附的会议报名表 于4月20日前寄回会务组 需接车 接机及购买回程机票 车票的人员 务请在会议报名表中注明 3 请华东 华北及华南各代理商报到时向我公司提交一份销售情况报表 会务联系 重庆市 路 号松风电子有限公司代理商工作会议会务组联系人 李秘书 联系电话 电子邮箱 liwen 具体事项 附件 重庆松风电子有限公司代理商工作会议报名表重庆松风电子有限公司二OO五年四月十八日 3 人事任免性通知写法 标题 如果是同时任免多人的职务 标题只写首要之人

10、姓名 后面加 等几位同志 正文 1 任免依据 应根据什么政策或法律 法规的规定 或者是经哪一级组织 会议 在什么时间批准或决定 根据 经 研究决定 一类用语领起第二部分 2 任免内容 每个事项单独为一个段落 以达到醒目的效果 每个被任免的人 无论涉及职务多少 均应一一写明 关于王 等同志职务任免的通知 公司各部室 为进一步优化人力资源配置 根据考察结果 经2010年2月1日公司总经理办公会议通过 聘任 任免依据 王 为企业策划部经理 主持全面工作 吴 为工程部副经理 主持施工工作 免去洪 的企业策划部经理职务和刘 的工程部副经理职务 由公司另行安排其他工作 特此通知 任免内容 分段 集团公司

11、年 月 日 4 知照性通知写法 这类通知用于向下级机关或不相隶属机关告知某些事项 如启用印章 作息时间调整 迁址办公 成立 调整 撤销或合并某个机构等等 关于5 1劳动节放假的通知 集团各成员企业 总部各部室 根据省政府5 1劳动节放假通知精神 现对集团公司劳动节放假做如下安排 5月1日 3日放假公休 共3天 驻 大厦各公司5月3日 周一 的宣誓活动调整到5月4日进行 特此通知 二 一 年四月十五日 5 转发性通知写法 转发性通知是批转 转发 印发公文的通知 批转 转发 和 印发 的选用1 批转 用于上级机关批转下级机关的公文 如 集团关于批转 环保公司加强 大厦安全管理的通知 2 转发 用于

12、下级机关转发上级机关或不相隶属机关的公文 如 关于转发合肥市企联申报合肥市50强的通知 3 印发 用于本单位制发的有关材料和文件 如 关于印发 安徽 集团印章管理办法 的通知 标题 文种的处理 如果被转发的文件也是通知 为避免标题结尾出现 通知的通知 一类赘语 允许将文种省略 如 转发市委办公厅 关于转发省委办公厅关于 工作的通知 的通知 转发市委办公厅关于 工作的通知 书名号的使用 被批转或转发的公文如果是法规 规章性公文 应加上书名号 正文 具体事项 即告知将什么文件转发 必要时 简要点名发文机关的态度 同意 或 原则同意 等 执行要求 执行要求的文字一般很简短 用规范性语言 请遵照执行

13、请参照执行 请照此办理 等等 转发性通知例文 关于印发 安徽 集团会计政策 的通知 集团各成员企业 总部各部室 为统一企业会计政策 集团公司制订了 安徽 集团会计政策 现予印发 请遵照执行 特此通知 二 一 年四月十三日 二 请示的写法 什么情况下用 请示 这种文种 事项性请示 下级机关请求上级机关审核批准某项或者开展某项工作的请示 属于请求批准性的请示 政策性请示 下级机关往往会在工作中碰到某一方针 政策等不明确 不理解的问题 或者碰到新问题和情况 请示的正文 正文包括原由 事项和结语原由 请示的原由是请示事项和要求的理由及依据 事项 包括办法 措施 主张 看法等 结语 请示的结语有 以上请

14、示 请批复 妥否 请批示 等 注意 请示一般只写一个主送机关 如需同时送其他机关 应当用抄送形式 但不得同时抄送下级机关 三 报告的写法 什么情况下用 报告 这种文种 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或者建议 答复上级机关的询问 综合性报告专题性报告回复性报告 综合性报告 是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告 专题性报告 是针对某项工作 某一问题 某一事件或某一活动写成的报告 在内容上具有专一性 回复性报告 是根据上级机关或领导人的查询 提问作出的报告 专题性报告 三段式 结构法 总结经验为主的专题工作报告 情况 经验 不足之处 略写 改进措施反映情况为主的专题工

15、作报告 情况介绍 存在的问题 今后的打算 意见 因工作失误而写的检查报告 错误的事实 产生错误的主客观原因 造成错误的责任 处理意见 改进措施结尾通常以 请审核 特此报告 等作结语 四 请示与报告的相同点与不同点 请示与报告的相同点 都是上行文公文里都有陈述意见 请示与报告的不同点 1 陈请性 请示是向上级机关请求指示和批准的公文 行文内容具有请求性 而报告是向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问或者要求的公文 具有陈述性 2 求复性 请示的行文目的是请求上级批准 解决某个具体问题 要求作出明确答复 而报告的目的则在于使上级掌握某方面或阶段的情况 不要求批复 请示与报告的不同点 3

16、超前性 请示行文时机具有超前性 必须在事前行文 等上级机关作出答复之后才能付诸实施 而报告则可在事后行文 也可在工作进行过程中行文 一般不在事前行文 4 单一性 请示事项具有单一性 要求一文一事 而报告可以一文一事 也可以一文数事 注意 报告 中不得夹带请示事项 对报告中夹带请示事项 使用 请示报告 混合文种的公文 收文机关只按报告件处理 不予回复 五 函的写法 什么情况下用 函 这种文种 适用于平级机关或不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准等 函的类型 商洽函 即不相隶属机关之间商洽工作 联系有关事宜的函 询答函 即不相隶属机关之间相互询问和答复有关具体问题的函 批请函 即用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的函 告知函 即告知不相隶属机关有关事项的函 函的标题写法 函的标题一般由发文机关 事由和文种构成 有的只由事由和文种构成 如 房地产公司关于要求改造办公线路的函 函的正文写法 开头 写行文的缘由 背景和依据 主体 写需要商洽 询问 答复 联系 请求批准或答复审批及告知的事项 结语 不同类型的函结语有别 1 要求对方复函的 结语常用 盼复 望