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1、时间管理 此演示文稿会与参加人员进行相关讨论 所以你将需要加入 会议细节 来辅助讨论 请充分运用PowerPoint 会议记录 将会议细节记录于你演示文稿进行中 方法如下 在幻灯片放映状态单击鼠标右键选取 会议记录 选取 会议细节 将意见记录于其中按下 确定 以结束此对话框这个功能将随着意见的加入 而自动于幻灯片下方产生一个执行项目 大纲 你是否有时间管理不良的征兆缺乏时间管理的危害性缺乏时间管理意识的征兆何为时间管理 有关时间的概念造成时间浪费的主要因素一般人的习惯安排在工作中如何提高效率时间处理原则时间处理技巧 课程目标 了解什么是时间管理以及为何要时间管理 学会对自己的时间运用状况进行分
2、析 能够找出自己浪费时间的因素 并运用适当的策略进行处理 能够找出适合自己的时间安排模式 学会制定高效率的时间安排计划 掌握时间管理的几项辅助工具 你是否有时间管理不良的征兆 你是否同时进行着多项工作 但似乎无法全部完成 你是否因顾虑其他的事而无法集中心力来做目前该做的事 如果工作被中断 你会特别震怒吗 你是否每晚回家的时候累得精疲力竭 却又觉得好象有什么事没有做完 你是否觉得总是没有时间运动或休闲 甚至是随便玩玩也没空 效率下降 劳动强度加大 影响工作积极性 长期恶性循环将导致健康下降 家庭关系紧张 严重的将影响个人前途以及造成经济上的重大损失 公司范围内的低效率将失去重大商机 缺乏时间管理
3、的危害性 缺乏时间管理意识的征兆 接到指令后 才知道要做什么 很少能预计要做什么而先行准备 每天到了公司才开始要做什么 没有月份及年度的工作计划 经常花很多时间等待前手完成工作后 再进行工作 经常过了规定的期限 使工作无法进行或要花更多的代价才能完成 非要完成一件事后才做另一件事 无法同时进行多项工作 心里的声音常常对您说 今天不做没有关系 反正明天也能做 每天忙于杂事 琐事 而真正重要的工作没有时间去做 每天被工作追赶 没有余裕的时间 每件事情都想依预定时间进行 但每次都无法准时开始 准时完成 陷于恶性循环中 常常把事情延到最后 使自己在时间上没有变通的弹性 从不认为经由时间管理能增加自己的
4、时间 常常因为沟通不良 情报错误而使工作重新再做 接下许多工作 才发现根本没有足够时间依时进行 何为时间管理 时间管理 能正确的了解时间的特性 而作 自我管理 更深入的是让人通过有效的时间管理达至人生目标的实现 也就引申为现在流行的 成功学 有关时间的概念 供给毫无弹性无法积蓄无法取代无法失而复得 时间的特性 缺乏时间管理意识缺乏沟通弄不清优先顺序 时间的敌人 造成时间浪费的主要因素 人为因素 管理因素 环境因素 1 企图做的太多2 安排紊乱 使用的工具杂乱无章3 个人能力的欠缺4 不会说 不 5 缺乏自我约束能力6 做事经常拖延 犹豫不决7 工作时过多地和别人拉家常8 争吵 发火9 压力 紧
5、张 1 缺乏优先处理顺序2 缺乏目标计划3 无效的委派4 员工缺乏训练 执行力较低5 缺乏交流或交流不清6 权责混乱7 无危机管理意识8 缺乏进度控制 1 电话打断2 不速之客拜访3 无效率的会议4 内容不全或延误的信息5 过多的文件 繁琐的程序6 人员不足或过多7 嘈杂的工作环境 一般人的习惯安排 先做喜欢做的先做懂的先做容易的先做花时间少的先做资料齐全的先做已排定的先做经过筹划的先做别人的先做有趣的 时间管理的运用分析当前的时间支配情况审核目标将目标分解成可管理的任务时间计划工具安排时间计划实施计划评估计划并进行调整 在工作中如何提高效率 时间管理的运用 时间管理不患寡而患不均 工作重要
6、工作不重要 工作紧急 工作不紧急 既重要又紧急A列出清单马上处理 重要但不紧急B需有计划的完成勿托延而变成A 不重要但不紧急D休息时间 不重要但紧急C时间盗贼尽量避免 分析当前的时间支配情况 记录自己的时间使用状况 日记录和周记录 活动 电话 计划中的约会 偶然 特别约会 会议 行政事务 编写报告及分析对每一类别每天所耗费的时间汇总 确定每一活动用了百分之多少的时间确定每一类别上的时间是否与你的关键责任相符合根据取得的回报对时间的使用情况进行评估 审核目标 没有目标就象是开车没有目的地一样 不管你开多快 你什么地方都去不了 审核你的组织的 部门的及个人的目标写下来定下完成期限目标必须相互协调必
7、须切合实际考虑你为每一目标安排的优先顺序 并自总是否期望太多 将目标分解成可管理的任务 对你的目标逐一进行审核 并列明实现每项目标需要完成的所有关键任务 将任务按先后顺序进行排列 估计每项任务或活动需要花费时间 为每项任务或活动的完成设定一个截止期限 对较为复杂的活动 分段设定子目标以跟踪进展 根据任务对首要目标的支持程度 给每项任务设定优先顺序 注意哪些任务需要按顺序完成 哪些可以在达到某一特定阶段之前或之后的任何时间完成 时间计划工具 待办事项 清单约会日程表每日与每周的计划日常管理软件与硬件挂历 台历 安排时间计划 把需要创造力和智慧的重要工作或活动安排在精力旺盛的时间来做只对你一天中的
8、部分时间进行规划 以留出时间应付危机和突发事件尽可能将相似的任务进行综合与合并确定可以利用意外之外的空闲时间做的事利用待办事项清单将日常事务进一步进行细分 实施计划 实施的前一天晚上或下午对计划进行复核尽可能严格坚持你的计划 迅速处理意料之外的事务 并回头处理原来的紧要事务在计划出现变化时 调整每周计划作为补救措施习惯成自然 你能完成为当周确定的任务 为实现目标你正在取得进展 你是否感到准备更充分 更专注 不做某些事情会有什么后果 你在回避时间浪费的情况 这是你能坚持下去的计划 一天至少将进展与计划核对一遍 评估计划并进行调整 时间处理原则 轻重缓急 重要的事情往往不紧急 紧急的事情往往不重要
9、一次结清 同一类的事情最好一次把它做完 未作过的事多加50 不熟的多加25 为突发事件预留时间有效授权并权责分明要和你的价值观相吻合 不可以互相矛盾 每一分钟每一秒做最有效率的事情 遵守20 80定律 时间处理技巧 如何应付不速之客控制你的电话如何应对案头工作克服拖延如何应对会议怎样学习说 不 其它技巧 控制你的电话 对电话进行筛选 利用助理或语音邮件可能时把致电者引荐给某个其他人如果你必须接听电话 要保证使它简短并且有针对性提高你打电话的技巧 缩短你需要为此花费的时间在一天当中拿出一段时间来专门接听电话 让每个人都知道你的这种安排在一间没有电话的房间里工作尽可能多地用电子邮件代替电话 如何应
10、付不速之客 确定你的不速之客是否有即时的麻烦或必须迅速处理的问题如有可能 确定另外的时间约见这位访客如有可能 引荐给另一位合适的人如果你必须会见某人 放下你的工作之前要记下你中断的地方 干扰结束后迅速回到原处 克服拖延 计划过度 你可能以延长计划过程来回避开始工作完美主义 任务永远不能完全完成 使得你难以继续下一项行动厌倦截止期要求太高 如何应对案头工作 努力做到文件只处理一次 或回复 归档 传递 或扔掉对于需要迅速处理的 用电子邮件或电话亲自沟通避免在你送回的文件上签署 让我们读者讨论 的意见 直接设定一个见面的具体时间 怎样学习说 不 明确为什么要说 不 有助于坚持自己的决定并避免内疚尽量
11、只介入有助于你实现目标的事务学习对非首要事情说 不 哪怕这件事是高级管理层吩咐下来 列出你正在处理的事务清单 请提出要求的人在给你增加新工作时决定各项事务的轻重缓急 如何应对会议 参加任何会议之前 确定你是否是最佳代表 如果你肯定会议值得参加 要确保该会议有明确的结果要求提前浏览议程只安排参加会议中与你有关的部分如果你是主持 开会前分发议程和要点 其它 其它技巧 做好 时间日志 你花了多少时间在哪些事情 把它详细地记录下来 每天从刷牙开始 洗澡 早上穿衣花了多少时间 早上搭车的时间 早上出去拜访客户的时间 把每天花的时间一一记录下来 做了哪些事 你会发现浪费了哪些时间 当你找到浪费时间的根源 你才有办法改变 跟顶尖人士学习 千万要仔细选择 你所接触的对象 因为这会节省你很多时间 假设与一个成功者在一起 他花了四十年时间成功 你跟十个这样的人一起 你是不是就浓缩了四百年的经验 时间管理的箴言 有所选择的利用时间就是节约了时间 弗郎西斯 培根大概没有一样事情 比对时间的关照与尊重 更可显示有效经营者与无效经营者之差异 彼得 杜拉克时间就是生命 浪费时间就是浪费生命 把握时间就是把握生命 AlanLakein
