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1、秘书工作教案第一章 秘书工作概述教学目的了解秘书的含义、职业特色、类别和秘书部门的特征，掌握秘书工作的原则和特点，理解秘书工作的作用。了解秘书工作的起源与发展。 通过本章学习，你会对秘书有一个初步的了解，为学习后续内容，奠定一个良好的基础。 教学重点与难点教学重点1、秘书的概念2、秘书的职业特点3、秘书工作的原则与作用4、秘书机构的设置教学难点1、秘书的来由与定义2、秘书工作作用的技能3、案例分析1.1秘书的含义和职业特征1.1.1 “秘书”词义的演变1、宫中秘藏之书 ： 最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。2、行政职位: 秘书工作人员,被看作是行政人员。政府秘书属国家公务员3、社会职业：秘
2、书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。1.1.2 秘书的定义 所谓秘书，指处于枢纽地位，主要以办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋和助手。1.1.3 秘书的分类和层次 横向分类 1、按单位性质不同：机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。 2、按工作内容不同：行政秘书、机要秘书，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。3、按服务对象不同：公务秘书、私人秘书。 纵向分类（层次）1、高级（省厅级）动脑2、中级（处科级）动手3、初级（科级以下）动腿儿1.1.4 秘书的职业特征 1、直接性 一是秘书工作的内容与领导工作是一致
3、的，即领导做什么秘书也做什么; 二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的; 三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。2、稳定性 秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。3、知识化 秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。属知识分子、“白领阶层”、文官范畴4、年轻化 发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为2035岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。少数高级秘书、秘书官员、私人秘书除外从整个秘书机构来看，年龄应呈梯形结构。5、女性化 近20年来，女性秘书有明显
4、增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。（温柔、体贴、善于管理、形象思维、做程序性、重复性的工作、体力轻）1.2秘书工作的内容、作用1.2.1 秘书工作的内容1、文书撰写（上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等）2、文书制作（打字、复印、编排、装订等）3、文书处理（收发、传递、办理、保管、立卷）4、档案管理（归档、鉴定、管理、提供等）5、会议组织（准备、记录、文件、善后）6、调查研究（计划、实施、分析、研究等）7、信息资料工作（收集、整理、提供、储存）8、信访工作9、接待工作（日常来访、计划来访接待、安排、服务）10、协调工作（政
5、策、工作、地区、部门、人际关系等）11、督查工作（政策推行或决议实施的督促、检查）12、日程安排（领导工作日程、会晤、差旅等）13、日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等）14、办公室管理（环境、设备、办公用品、经费）15、其他临时交办事项1.2.2 秘书工作的要求1、秘书工作的“四个转变”（1985.1）由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋献策由单纯地传递信息转变为综合处理信息由被动服务转变为主动服务由单凭老经验办事转变为科学化管理2、秘书工作的“六个强调”（1986后）强调调查研究工作强调信息工作强调信访工作强调协调工作强调督查工作强调党务、政务工作1.2.3 秘书工作的性质和特点1、
6、辅助性 在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。2、综合性3、机密性 善于保守秘密是秘书的首要职业道德4、服务性1.2.4 秘书工作的作用1、助手作用 2、参谋作用 3、协调作用 4、信息枢纽作用 5、公共关系作用1.3 .1秘书工作的发展趋势1、逐渐形成双向选择的社会化秘书服务系统 2、 逐渐走向秘书工作科学化的道路 3、 逐步形成以公务秘书为主导、社会秘书为主体的职业阶层1.3.2 国外秘书工作的发展趋势由事务型转为智能型 秘书工作日益专业化 秘书人员的高学历、秘书工作的永业化 1.3 关于秘书学1.3.1 秘书学的涵义和研究对象1.秘书学的涵义是写作学和管理学的边缘
7、学科是管理学的一个分支是一门新兴的综合性应用科学是一门综合性、实践性很强的新兴学科 秘书学是研究秘书人员如何做好秘书工作的学科2、研究对象秘书工作、秘书人员1.3.2 秘书学研究的兴起1979年，领导提出1980年，上海大学、江汉大学、南开大学、成都大学率先开设1983年，上海大学首创秘书杂志1984年，上海召开“全国高等院校秘书教学经验交流会”19841985年，第一批秘书学专著问世1.3.3 秘书学研究的发展方向秘书学教学理论八十年代：秀才 党政机关九十年代：通才 党政机关、大中型企业九十年代以后：管理人才 更广范围1.3.4 秘书学研究的方法和方式1、从实际出发，由经验上升为理论的方法2
8、、运用其他学科的先进方法研究秘书学3、有经验的秘书人员与理论研究人员相结合案例1 女秘书工作典型的一日苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理，她了解成功并没有绝对的保证，不过继续不断的进修并增进自己的技能与条件，则是绝对必要的。作为一位进修秘书课程的专校夜校生而言，对其行业的进阶应有旺盛的事业心。她接受要求，详述她一天的工作实况，以供有志从事秘书工作者对办公室内的各项活动，所遭遇的问题与突发事件，以及秘书必须面临的职责有一个较清晰的观念。她的看法几与凯勒女士的前述一席话不约而同。苏珊说：“当我担任速记员的工作时，我的日常工作极易描述，现在我所担负的责任较前为重，有许多紧急事件需待处理，我发
9、觉我的日常工作几乎无定规定制可言。不过典型的情况是：听写口授、誊清文件、安排访客的会见事宜、接听电话、准备行程表(我的上司经常作业务旅行)、处理邮件以及各项交办事者。” 苏珊从事秘书工作的背景 对于苏珊的背景作一简单的描述，将有助于读者了解她何以在20来岁的年龄就能担任一个负有重责的职位。苏珊18岁毕业于美国高级中学，然后接受1年的秘书专业课程训练。结业之后，苏珊对她的未来计划一无决定，曾经向一个就业辅导机构登记，其后6个月内，她曾经担任过好些临时性工作，事后她说：“这6个月我获得不少宝贵的经验。我学会了如何适应不同的雇主与工作环境。” 苏珊的一位友人，有一天告诉她，一家饮料公司有一个速记员的
10、缺额。经过了好几次测验和两度面谈之后，苏珊总算被雇用了。在她进入这家饮料公司工作6个月后，她到大专夜间部就读。她所修习的课目有信函写作、高级秘书业务、市场学及市场调查、政治学及国际关系、心理学及人群关系、推销术及广告学，她目前在这家公司服务已6年多，并且数度获得晋升。 苏珊写这篇描述她一天工作的记载时，她担任该公司营业部经理麦克先生及广告部经理惠特先生两人的执行秘书已有一年半的时间。她已接获通知，将升任麦克经理的行政助理，并且当她训练杜娜小姐担任惠特经理的秘书而能独立作业时，即行生效。 苏珊选择星期四这一天作为示范，说明一位秘书典型的一日。这一天，麦克经理已因公出差，而惠特经理正准备远行。苏珊
11、告诉我们：“这是典型的一日，两位经理同时出差是常有的事。时间正好相近，这一天确实相当忙，致使我速记了一些文件，准备过几天再行誊正。” 苏珊的一天工作详记 (办公时间从上午9时到下午5时，中间有1小时午餐时间，两次咖啡小憩各15分钟)。 8：30 抵达办公室。整理仪容，检查办公用品与文具。整理惠特经理办公室及检查麦克经理办公室。 8：55 检视手中的工作，开始誊正昨天听写的两封信，尽快送请惠特经理签名。完成信稿放人签名卷夹中，置于惠特经理案头。(信件宜如此慎重处理，以免他人窥视) 9：15 拆阅并处理第一批邮件。留下必须由我直接作答的，惠特经理到达办公室，嘱我到他办公室作大约5分钟的口授笔记。迅
12、速整理出即将讨论的事项，因他即将于下午远离，公差两星期。 向惠特经理报到，听写时，两度因电话而中断，然后继续笔记。回到办公桌后，回复一紧急电话。请杜娜小姐听第二个电话。她正接受训练，一旦我担任麦克经理的行政助理后，即将为惠特经理工作。 惠特经理把他的旅行计划交给我，交代他外出期间要我处理的事情，并电告杜娜小姐，以她能协助我工作表示高兴。惠特经理当面嘱咐如有需要可找他人帮忙，以完成交办事项，因为他知道我还得替麦克经理做不少事。 9：50 回到我的办公桌，检查档案，获取必要的资料，回复在惠特经理办公室所接听的电话。 捡出必须由惠特经理过目的航空信件。无特别紧要待复函件，摘记几项待办事项，待第二次邮
13、件到来再处理。接听几通电话，其中一通为一位盛怒的客户B先生打来的，他要与麦克经理直接讲话，他不相信麦克经理已经外出，最后我才婉转问明原委，并应允他立即查明，尽快打电话告诉他。 10：10 决定前往征信所，核对B先生的帐目，请杜娜小姐照顾我的办公室，并告诉惠特经理我要到征信所去，征信所事忙一时无法查对，答应中午以前电话告诉我。 10：20 回到办公桌，记下征信所午前会来电话，不然，我应打电话去问。咖啡小憩时间，但已无法分身了。告诉杜娜小姐旅行信用证书的用法并叫她到出纳室。稍后并告诉她登记月支帐的方法。杜娜小姐回来后，将准备交由她接替的工作：复制文件、校对、正式信件的打法、推销员所报费用数字的核实
14、等，一一交待。 杜娜小姐从出纳室带款返回办公室，在我面前点清，当她交钱给惠特经理时也将当面点清，这一点很重要。一旦点清无讹，以后再有差错就毋需负责。 10：40 开始誊清惠特经理口授信件。文书中心来电话说，他们为惠特经理 打印推销业务会议议程表，因为事忙，无法如期在今天完成。我决定无论如何明天一定要做完(我通常皆较实际需要时间提前几天，以防临时赶不及，但我并没有明白告诉他们)。 11：10 打好数封信函送请惠特经理签名，并影印其中部分信函，我在他办公室时，惠特经理接听一通私人电话，决定提早于3点钟，而不是原定的5点钟动身，因此，我至少必须在2点半左右为他准备好应带的公事包。 11：15 回到办
15、公桌，打三通电话分别通知同仁，将原定4点钟召开的会议提前到2点钟。惠特经理应带的文件几乎皆已备齐，为了慎重起见再检查一遍，并通知杜娜小姐来作实地见习。 征信所来电话，告知客户B先生的帐目详情，既得完整资料，自可回复B先生电话。一面打电话，一面教杜娜小姐留心为惠特经理所准备应带的文件。 与B先生通电话，他似乎很满意，将经过记下准备告知麦克经理，并将这种作业程序示知杜娜小姐，当我的上司远行期间，我皆将所有重要电话及访客谈话摘要记录，函件也做札记。惠特经理的公文包已准备妥当，只等最后一份的资料。 11；45 整理档案并与同仁会议后，开始处理麦克经理的信件，他希望当天能知道来信大致内容。惠特经理提早离开办公室去进午餐，当他经过我的办公室时
