《精编》时间管理与效率的关系

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1、时间管理与效率的关系 神奇的时间老人 时间老人的几个特点 1 规律性 每天24小时2 公平性 时间分配 人人平等 3 不可逆性 一去不复返 4 无价性 最有价值 最无价值 时间管理是一项基本技能 时间是最宝贵的资源 不懂时间管理 那就什么也无法管理 时间管理 TimeManagement 就是 是指用最短的时间或在预定的时间内 把事情做好 用技巧 技术和工具帮助人们完成工作 实现目标 时间管理是一项基本技能 时间管理 并不是要把所有事情做完 而是更有效的运用时间 时间管理的目的 决定该做些什么 决定什么事情不应该做 时间管理最重要的功能 是透过事先的规划做为一种提醒与指引 测试 1 我在每个工

2、作日之前 都能为计划中的工作做些准备 2 凡是可交派下属 别人 去做的 我都交派下去 3 我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标 4 我尽量一次性处理完毕每份文件 5 我每天列出一个应办事项清单 按重要顺序来排列 依次办理这些事情 6 我尽量回避干扰电话 不速之客的来访 以及突然的约会 7 我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作 8 我的日程表留有回旋余地 以便应对突发事件 9 当其他人想占用我的时间 而我又必须处理更重要的事情时 我会说 不 评分 选择 从不 为0分 选择 有时 记1分 选择 经常 记2分 选择 总是 记3分 结论 0 12分 你自己没有时间规划 总是让别人牵着鼻子走

3、 13 17分 你试图掌握自己的时间 却不能持之以恒 18 22分 你的时间管理状况良好 23 27分 你是值得学习的时间管理典范 浪费时间的主观原因 1 做事目标不明确 2 作风拖拉 3 缺乏优先顺序 抓不住重点 4 过于注重细节 5 做事有头无尾 6 没有条理 不简洁 简单的事情复杂化 7 事必躬亲 不懂得授权 8 不会拒绝别人的请求 9 消极思考 时间管理理论发展 第一代的理论 着重利用便条与备忘录 在忙碌中调配时间与精力 第二代理论 强调行事历与日程表 反映出时间管理已注意到规划未来的重要 第三代理论 目前正流行 讲求优先顺序的观念 也就是依据轻重缓急设定短 中 长期目标 再逐日订定实

4、现目标的计划 将有限的时间 精力加以分配 争取最高的效率 时间管理是一项基本技能 时间管理 并不是要把所有事情做完 而是更有效的运用时间 时间管理的目的 决定该做些什么 决定什么事情不应该做 时间管理最重要的功能 是透过事先的规划做为一种提醒与指引 目标规划重要性 实现目标 是检验时间管理的唯一标准目标的规划 是行动计划的依据 是成功的基础 有长远而清晰目标的 成为行业内成功人物 有短缺而清晰目标 成为区域性成功人物 长短目标都没有 一生平庸 2011年销售规划 销售渠道规划 根据公司董事会同意 公司在2010年为了加快发展速度 公司的销售模式作调整 销售板块分为七快 市场细分发展 2011年

5、工作计划 1 2011年任务2 2011年本省的区域划分及人员配置3 2011年各业务人员经销商合同计划及实施对策4 2011年大客户目标5 2011年注射剂项目计划6 2011年添加剂项目计划7 2011年政府采购计划8 2011年全省开展的推广活动计划9 2011年全省的市场推广活动费用预算10 2011年业务人员培训计划 全面预算计划的开展 长期目标计划 1 2011年销售计划2 2011年每月 每客户 每品种销售计划 3 2011年每市场 每经销商市场推广计划 中期目标计划 每季度计划短期目标计划 每月计划行动计划 每天计划 销售预算表演示 与经销商同步开展预算 经销商全年 季度 月

6、产品预算经销商的客户计划预算 包括全年大客户合同 台湾活动 北京活动客户维护计划 新客户开展计划 最新的时间管理概念 GTD 尽管去做 无压工作的艺术 DavidAllenGTD GettingThingsDone 的具体做法 1 收集2 整理3 组织4 回顾5 行动 GTD 收集 收集 就是将你能够想到的所有的未尽事宜 GTD中称为stuff 统统罗列出来 放入inbox中 这个inbox常用的就是笔记本和电脑 收集的关键 在于把一切赶出你的大脑 记录下所有的工作 GTD 整理 整理 将stuff放入inbox之后 就需要定期或不定期地进行整理 清空inbox 将stuff按是否可以付诸行动

7、进行区分整理 不能付诸行动的 可以进一步分为参考资料 日后可能需要处理以及垃圾几类 可行动的 再考虑是否可在两分钟内完成 如果可以则立即行动完成它 如果不行对下一步行动进行组织 GTD 组织 组织 个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤 组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织 对参考资料的组织 主要就是一个文档管理系统 而对下一步行动的组织则一般可分为 下一步行动清单 等待清单和未来 某天清单 等待清单 主要是记录那些委派他人去做的工作 未来 某天清单则 记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划 下一步清单则 具体的下一步工作 而且如果一个项目涉及到多步骤的工作 那么需要将其细化成具

8、体的工作 GTD对下一步清单的处理与一般的to dolist最大的不同在于 它作了进一步的细化 比如按照地点 电脑旁 办公室 电话旁 家里 超市 分别记录只有在这些地方才可以执行的行动 而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作 GTD 回顾 回顾 回顾也是GTD中的一个重要步骤 一般需要每周进行回顾与检查 通过回顾及检查你的所有清单并进行更新 可以确保GTD系统的运作 而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作 GTD 执行 执行 现在你可以按照每份清单开始行动了 在具体行动中可能会需要根据所处的环境 时间的多少 精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动 6点优先

9、工作制 该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的 它使这家公司用了5年的时间 从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业 艾维利因此获得了2 5万美元咨询费 故管理界将该方法喻为 价值2 5万美元的时间管理方法 6点优先工作制 要求把每天所要做的事情按重要性排序 分别从 1 到 6 标出6件最重要的事情 每天一开始 先全力以赴做好标号为 1 的事情 直到它被完成或被完全准备好 然后再全力以赴地做标号为 2 的事 依此类推 艾维利认为 一般情况下 如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事 那么 他一定是一位高效率人士 业务员每天6点优先工作 帕累托原则 这是由19世纪

10、意大利经济学家帕累托提出的 其核心内容是生活中80 的结果几乎源于20 的活动 区域 经销商 客户 产品 是那20 的客户给你带来了80 的业绩 可能创造了80 的利润 如 政府采购 建议不要花太多精力 送货收款工作 安康工程 复合醛和干粉消毒剂 1 3 13因此 要把注意力放在20 的关键事情上 帕累托原则拓展 四个象限 根据这一原则 我们应当对要做的事情分清轻重缓急 进行如下的排序 A重要且紧急 比如救火 抢险等 必须立刻做 B紧急但不重要 比如有人因为打麻将 三缺一 而紧急约你 有人突然打电话请你吃饭等 只有在优先考虑了重要的事情后 再来考虑这类事 人们常犯的毛病是把 紧急 当成优先原则

11、 其实 许多看似很紧急的事 拖一拖 甚至不办 也无关大局 C重要但不紧急 比如学习 做计划 与人谈心 体检等 只要是没有前一类事的压力 应该当成紧急的事去做 而不是拖延 D既不紧急也不重要 比如娱乐 消遣等事情 有闲工夫再说 重要且紧急 必须立刻做 1 预约客户 2 设二级商 3 换新经销商 4 近期会议计划和申请 5 信息的群发 如何完成任务 1 集中精力完成代金券使用 按照参加台湾活动的人数 1000个客户 每购5000元可用一张 每人二张 每月销售额是 10000000 要求 1 业务员要给每一个客户电话联系 确保代金券使用 2 凡是客户代金券没收到 或丢失的 解决方案为 3 代金券可垮

12、区域使用 代金券使用率作为年底优秀团队评选的标准 如何完成任务 十二月代金券使用方案 考虑到去年 口蹄疫 的影响 建议考虑复合醛 方案 复合醛 恩典 洁体键 安泰 注射剂 加康 骏安在十二月15号前 把挂历送到客户手上 呼吸道综合症和口蹄疫 技术卡发放 报数 如何完成任务 2 经销商任务完成情况实施和激励 A 认真总结经销商的全年销售任务完成情况 分析每一个经销商完成任务的可能性 B 结合第四季度的销售任务 找出影响80 销售任务的经销商 C 把会议或各种资源放在重点经销商身上 确保任务完成 紧急但不重要 请别人做 同学的突然来访客户请打牌三缺一 麦肯锡30秒电梯理论 麦肯锡公司曾经得到过一次

13、沉痛的教训 该公司曾经为一家重要的大客户做咨询 咨询结束的时候 麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长 该董事长问麦肯锡的项目负责人 你能不能说一下现在的结果呢 由于该项目负责人没有准备 而且即使有准备 也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚 最终 麦肯锡失去了这一重要客户 麦肯锡30秒电梯理论 麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚 凡事要直奔主题 直奔结果 麦肯锡认为 一般情况下人们最多记得住一二三 记不住四五六 所以凡事要归纳在3条以内 这就是如今在商界流传甚广的 30秒钟电梯理论 或称 电梯演讲 麦肯锡30秒电梯理论 公司介绍 团队介绍 自我介绍 产品

14、介绍 办公室美学 秩序是一种美 均匀 对称 平衡和整齐的事物能给人一种美感 简洁就是速度 条理就是效率 简洁和条理也是一种美 是一种办公室的美学 工作的美学 我们应当养成如下良好习惯 物以类聚 东西用毕物归原处 不乱放东西 把整理好的东西编上号 贴上标签 做好登记 好记性不如烂笔头 要勤于记录 处理文件的3个环节 第一 迅速回复 第二 迅速归档 以免文件弄乱或弄丢 第三 及时销毁 没用的文件要及时处理掉 以免继续浪费空间和时间 办公室美学 好记性不如烂笔头 要勤于记录 记录和经销商谈话记录和客户谈话记录和上级谈话记录和竞争对手谈话 办公室美学 处理文件的3个环节 第一 迅速回复 第二 迅速归档

15、 以免文件弄乱或弄丢 第三 及时销毁 没用的文件要及时处理掉 以免继续浪费空间和时间 对客户的服务也一样 金律一 要和你的价值观相吻合 你一定要确立个人的价值观 假如价值观不明确 你就很难知道什么对你最重要 当你价值观不明确 时间分配一定不好 时间管理的重点不在于管理时间 而在于如何分配时间 你永远没有时间做每件事 但你永远有时间做对你来说最重要的事 例如工作计划 金律二 设立明确的目标 成功等于目标 时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标 你必须把今年度4到10个目标写出来 找出一个核心目标 并依次排列重要性 然后依照你的目标设定一些详细的计划 你的关键就是依照计划进行 严

16、凯的 1 3 13 金律三 改变你的想法 美国心理学之父威廉 詹姆士对时间行为学的研究发现这样两种对待时间的态度 这件工作必须完成它实在讨厌 所以我能拖便尽量拖 这不是件令人愉快的工作 但它必须完成 所以我得马上动手 好让自己能早些摆脱它 当你有了动机 迅速踏出第一步是很重要的 不要想立刻推翻自己的整个习惯 只需强迫自己现在就去做你所拖延的某件率 然后 从明早开始 每天都从你的timelist中选出最不想做的事情先做 预约和计划 金律四 遵循20比80定律 生活中肯定会有一些突发困扰和迫不及待要解决的问题 如果你发现自己天天都在处理这些事情 那表示你的时间管理并不理想 成功者花最多时间在做最重要 而不是最紧急的事情上 然而一般人都是做紧急但不重要的事 金律五 安排 不被干扰 时间 每天至少要有半小时到一小时的 不被干扰 时间 假如你能有一个小时完全不受任何人干扰 把自己关在自己的空间里面思考或者工作 这一个小时可以抵过你一天单位时间的工作量 甚至有时候这一小时比你3天工作的效率还要好 金律六 严格规定完成期限 巴金森 c NoarthcoteParkinson 在其所著的 巴金森法则