《精编》时间管理-提高工作效率的方法

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1、时间管理 提高工作效率的方法 时间 是最稀有的资源 因为 它无可替代 无法购得 不能增加 不能储存 昨天 是已被注销的支票明天 是尚未到期的本票今天 才是可以随时取用的现金 时间是什么 对于不同的人 时间的意义各不相同 对运动员来说 时间就是名次 就是荣誉 金钱 2006年7月12日 刘翔打破了尘封13年之久的由英国名将科林 杰克逊保持的12秒91的世界纪录 仅0 03秒之差 时间是什么 对处于危机中的人来说 时间就是生命 2008年05月12日下午 四川省汶川县发生里氏8 0级地震 马元江于5月20日从地震废墟中获救时 已被掩埋7天8夜长达179小时 超过了人类的生存极限 黄金72小时 三天

2、 时间是什么 痛苦时 我们希望时间过得快些 生病时 失恋时 读高中时 在富士康工作时 处于战乱中时 快乐时 我们希望时间能够停滞 品尝美味时 欣赏美景时 比赛胜利时 朋友欢聚时 台上领奖时 行鱼水之欢时 时间是什么 对个人而言 时间 生活 8 00 17 00 上班18 00 19 00 吃饭19 00 21 00 看电视 读书 上网 运动 22 00 6 00 做爱 睡觉6 00 7 00 起床 洗漱 早餐 开始新的一天在节假日 探亲访友 学习 出游 做家务 照顾孩子 如此这般 日复一日 年复一年 浪费时间 会降低我们的生活质量 缩短我们的有效寿命 浪费别人的时间 等于图财害命 浪费自己的时

3、间 等于慢性自杀 时间是什么 对企业来说 时间 金钱 签订合同 规定交货期 解决合同纠纷 有诉讼时效 工资是按天算的 房租是按月结的 浪费时间 企业就会损失金钱 贷款利息 设备折旧都同时间密切相关 赢得客户 需要时间 设计产品 需要时间 生产加工 需要时间 所有的劳动成果和工作绩效 都要花时间才能获得 你的一天价值多少 作为企业的员工 我们的时间是可以用金钱衡量的 为什么要管理时间 浪费工作时间 就是浪费了企业的金钱 浪费工作时间 为企业创造的价值就相应减少 做好时间管理 让有限的时间产生最大的价值 管理好时间 会提高工作效率能降低运营成本最终提高企业竞争力 你的时间用在了哪里 找东西 半小时

4、 做计划 半小时 闲谈 半小时 别人打扰 半小时 如果 一天只有一件事 你会花一整天去做 如果 一天有两 三件事 你也会把它们都干完 如果要求自己每天做十件事 你很可能成功完成八件 调查表明 一个效率糟糕的人与一个高效人士相比 工作效率可差10倍以上 时间管理的实质 是对工作事项的管理 我们的工作目标 完成任务签订合同 生产工装 设计模具 税务申报 出厂检验 达到期望数值销售回款额 不良品率控制 成本控制 利润率 解决问题处理顾客投诉 不良品返修 修改制造工艺 满足需求招聘人才 采购原料 财务报销 贷款 订餐订房 以上全部 都是为了实现企业目标 企业的终极目标 通过全体员工的努力工作 实现企业

5、利润最大化 顾客满意程度最大化 终极目标 实现股东权益最大化 时间管理的方法 工作效率低下的原因 1 目标不明确 2 优柔寡断 作风拖拉 3 不分主次 抓不住重点 4 过分注重细节 5 做事有头无尾 6 没有条理 毫无章法 7 事必躬亲 不懂授权 8 不会拒绝别人的请求 时间管理常见误区 帕金森定律1958年英国历史学家诺斯古德 帕金森 NorthcoteParkinson 出版了 帕金森定律 一书 工作会自动地膨胀 占满一个人所有可用的时间 如果时间充裕 他就会放慢工作节奏或是增添其他项目以便用掉所有的时间 本来只需要两个小时就能完成的事情 我们有可能会拖两个星期 在最后的时刻才不得不去完成

6、 完美主义 所有的事项都想做好结果是 效率低下 完全主义 全部事项都想做完往往是 什么也没有做好 平均分配时间和精力不分主次 把重要的事项忽略了 帕累托法则 80 20法则 意大利经济学家帕累托提出的 主要内容是 原因与结果 投入与产出 努力与报酬之间的关系往往是不平衡的 若以数学方式测量这个不平衡 得到的是一个80 20关系 结果 产出或报酬的80 取决于20 的原因 投入或努力 简而言之 80 的结果几乎源于20 的原因 因此 要关注主要的少数 忽略次要的多数 把注意力集中到最重要的20 的事情上 根据这一法则 我们应当 集中80 的精力做好重要的20 的工作 另外80 的工作 只需投入2

7、0 的精力 方法一 帕累托法则 ParetoPrinciple 按照每件工作的重要程度不同 把每天要做的事情分为A B C三类 方法二 ABC分类法 A 必须做的 B 应该做的 C 暂时可以不做的 方法三 重要 紧急矩阵A 如果大部分时间做的都不是第II象限的工作 这个时候就会感觉压力大 精辟力尽 被危机牵着鼻子走 总是忙于收拾残局 方法三 重要 紧急矩阵B 第II象限的活动才是高效工作管理的核心 对第II象限的投入 会极大地减少将来对第I象限的投入 这样你就不会再有被事情追着跑的感觉了 压力也不会太大 方法三 重要 紧急矩阵C 制定计划与提高效率有关系吗 答案是 Yes 超市购物行为分析冲动

8、性购买事先没有计划或只有粗略的计划 进了超市到处逛 看到了可能需要的 即刻作出购买判断 弊端 可能重复购买 也可能遗漏真正需要买的 计划性购买在生活中发现需求及时记下来 香皂 洗发精 色拉油 大米 进超市前列出购物清单 到了超市按单购买 事先做好计划 可以保证在最短的时间内买到全部所需物品 方法四 工作计划管理A 方法四 工作计划管理B 对工作做出计划 并按计划去执行 留出处理不可预计事项的时间 制定日 周 月的工作计划 我的 周工作计划 方法四 工作计划管理C 2011年度监督审核计划 9 9 9 11 价值2 5万美元的时间管理方法美国效率大师艾维利使一家公司用了5年的时间 从濒临破产一跃

9、成为当时全美最大的私营钢铁企业 列出每天的Top6把事情按重要性排序 分别从 1 排到 6 先做好标号为 1 的事情 直到它被完成 然后做标号为 2 的事 再做标号为 3 的事项 依此类推 如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的事 那么 他一定是一位高效率人士 列出每周 每月的Top6 方法五 6点优先工作法 5S管理内容 整理 整顿 清扫 清洁 素养养成良好工作习惯1 文件 物品分类保管2 定置存放3 贴上标签 以便识别4 用毕物归原处5 不乱放东西6 要勤于记录 开会 电话 计划 想法 7 下班前整理桌面 处理文件的3个要点 第一 尽快回复 以免对方长期等待 第二 及时归档 以免弄乱

10、或弄丢 第三 随手销毁 以免浪费空间和时间 方法六 办公现场5S管理 博恩 崔西 BrianTracy 是美国首屈一指的个人成长权威人士 在成功学 潜能开发 销售策略及个人实力发挥等各方面独树一帜 崔西定律 任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比 如果完成一件工作有3个步骤 则此工作的困难度是9 而完成另一工作有5个步骤 则此工作的困难度是25 所以必须要简化工作流程 简化程序是成功者的共同特质 工作愈简化 愈不容易出问题 方法七 博恩 崔西定律 3张办公桌 圣经 新约 的翻译者詹姆斯 莫法特的书房里有3张桌 第一张 正在翻译的 圣经 译稿 第二张 他的一篇论文的原稿 第三张 正在写的一

11、篇侦探小说 莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌 继续工作 间作套种连续几季都种相同的作物 土壤的肥力就会下降很多 因为同一种作物吸收的是同一类养分 长此以往 地力就会枯竭 变换不同的工作内容 就会产生新的优势兴奋灶 而原来的兴奋灶则得到抑制 这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松 方法八 莫法特休息法 有关时间管理的研究已有相当长的历史 第一代的理论着重利用便条与备忘录 在忙碌中调配时间与精力 第二代强调工作计划与日程表 反映出时间管理已注意到规划未来的重要 第三代是讲求优先顺序的观念 也就是依据轻重缓急设定短 中 长期目标 再制定实现目标的计划 将有限的时间 精力加以分配 争

12、取最高的工作效率 时间管理的演变 何谓严谨 严肃 谨慎 严密 周到 是就是 非就非 一是一 二是二 工作需要严谨的态度叙述事项尽量具体 能定量描述就不定性描述 不用 大概 也许 估计 等词汇 用数字表达 沈阳离天津很远啊 沈阳 天津距离700公里 工厂交货太慢了 工厂延迟交货8天 这批货不良品很多啊 本批货不良品率10 对不确定的事情 可以用发生概率 安全系数等表示 例子 高跟鞋的高度 很高 比我的高 11cm高 严谨的工作态度 时间管理8条金律 金律1 要和你的价值观相吻合 一定要有明确的个人价值观 否则 你就很难知道什么对你最重要 时间分配一定不好 时间管理的重点不在于管理时间 而在于如何

13、分配时间 你永远没有时间做好所有事项 但你有时间做对你来说最重要的事项 金律2 设立明确的目标 时间管理的目的 是让你在最短的时间内实现更多你想要实现的目标 必须把今年 本月的4到10个目标写出来 并依次按重要程度排列 然后制定详细计划 并按计划行事 设定目标的SMART原则S Specific具体的M Measurable可以测量的A Attainable可以达到的R Relevant相关的T Time bound有时间限制的 金律3 改变你的想法 美国心理学之父威廉 詹姆士对时间行为学的研究发现这样两种对待时间的态度 1 这件工作实在讨厌 所以我能拖便拖 2 这不是件令人愉快的工作 却又必

14、须去做 所以我得马上动手 早些完成好早些摆脱它 当你有了动机 迅速踏出第一步是很重要的 不要想立刻推翻自己的整个习惯 只需强迫自己现在就去做被你拖延的某件事 从明早开始 每天都从你的timelist中选出最不想做的事情先做 金律4 安排不被干扰时间 每天至少要有一小时的 不被干扰 时间 假如你能在这一个小时完全不受任何人干扰 在自己的空间里独自思考或者工作 这一个小时可能抵过你平时的一天 金律5 严格规定完成期限 帕金森在其所著的 帕金森法则 ParkinsonsLaw 中 写下这段话 你有多少时间完成工作 工作就会自动变成需要那么多时间 如果你有一整天的时间可以做某项工作 你就会花一天的时间

15、去做它 而如果你只有一小时的时间可以做这项工作 你就会更迅速有效地在一小时内做完它 我们必须制定工作计划 严格限定完成时间 规定了完成期限 工作效率会大大提高 金律6 做好时间日志 你每天主要做了哪些事情 都花了多少时间 1 2 3 4 甲 乙 丙 丁 诸多事项 把这些事项与所花的时间一一记录下来 再进行分析 你会发现哪些时间用的合理 找到了浪费时间的根源 你才能有针对性地作出改变 金律7 学会列清单 把自己要做的每一件事情都写下来这样做首先能让你随时都明确自己手头上的任务 好记性不如烂笔头 不要指望自己可以用脑子记住所有事项 要是把重要的事情忘记了 你就会有大麻烦 当看到已经列出的长长的list时 会产生工作紧迫感 催促你加紧工作 金律8 同一类事情一次做完 你要思考 就抽出一段时间只作思考 整理文件 尽量将全部都整理完 写东西 处理邮件 打电话 把要打的电话累积一段时间一次打完 熟能生巧 同类事物有其共性 反复做某一类事情 效率一定会很高 结束语 让我们 科学管理时间 提高工作效率 为公司的发展 共同努力