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1、1 高效会议管理 商务版 孙业利博士上海圣博华康投资管理有限公司 2 倾听和关注会议是管理最综合最直接的表现 3 效用 功效 效应 效力 效果 时效 绩效 高效会议结构原则 效益评价 效率实施 4 1 效用 目标和方向几何困境存在价值会议板块会议类型开会政策会议成功要素不开会的理由会议文化 5 会议几何困境 1 效用 目标和方向 平均一生中9000小时的会议每年企业中30 在开会中层管理人员开会时间超过35 高层管理人员开会时间超过50 全美每天开会人数超过1000万年人事费用的7 15 无效会议损失人均800美元 年 会议复原综合症 6 会议几何困境 2416256 1 效用 目标和方向 2
2、222 员工 决策层 管理层 基层 7 会议几何困境 1 效用 目标和方向 波纹效应 波纹效应 rippleeffect 15人会议影响300人持续一周以上 8 意义 表现存在价值 1 效用 目标和方向 阶层和资源 组织和部门 权威和领导 能力和方法 9 意义 表现存在价值 1 效用 目标和方向 群体决策的水平型组织 层次决策的等级制组织 10 会议板块 1 效用 目标和方向 董事会代表会商务谈判人事安排财务计划 报告 动员和布置生产会务虚会商务会谈计划准备研讨 论坛和学习社会活动组织 信息传递决议决策 11 规模 大会 中会 小会 小组会 一对一手段 电话会 广播会 网络会 视频会 现场会内
3、容 讨论会 专题会 报告会 技术会 业务会 对象 内部 外部 国际 层次时间 例会年会 季度 周会 晨会 临时会 1 效用 目标和方向 会议类型 12 会议管理机制和机构更有效的解决办法参与者了解目的性合适的人员准点时间和地点议题到位合会与分会不要怕取消 1 效用 目标和方向 会议政策 13 1 效用 目标和方向 成功会议基本要素 共同内容注意点共同过程注意点维护开放和平衡的会议环境保护参与者不受人身攻击明确角色分配 14 1 效用 目标和方向 成功会议基本要素 多头怪物 案例梁先生是一个行业协会会员部主任 他召集王科长 钟小姐 金秘书一个会议 梁 不容反对地 我很清楚 问题是需要增加100元
4、的年会员费 王 咄咄逼人地 如果这样 会员会减少 事实上我们需要改个好听的名字 以适合实际需要 梁 口气缓和 年费只增加50元怎么样 钟小姐 以希望的口吻 我们可以请一个好一点的集资人员 我认识这样一个人的 王 得意地 把 协会 改成 俱乐部 怎么样 这听起来更加有时代感 金 第一次插话 你就知道赶时髦 难道我们不能将预算削减一些吗 我知道现在有人乱报销 至少可以减一点儿 15 准备不足结局渺茫更优的替代方法 自己解决单独交谈通知和告示问卷调查电话信函口头传达重复和已经达成一致 1 效用 目标和方向 不开会的理由 16 杨经理刚上任 发现部门里的员工工作时特别缺少积极性 经理很想了解其中的原因
5、 于是首先召开了一次会议 但在会议上 他发现员工们并不承认自己工作缺乏积极性 并且回避原因所在 似乎是有些顾虑 于是杨经理决定改变方法 他先找到了比较敢说的小刘私下面谈 了解到问题可能出自两名员工身上 他们是副总经理的亲戚 副总经理的权势造成了这两人在部门内虽然无所作为 但却总是多得很多利益 杨经理又通过不记名调查问卷的形式向大家了解了进一步的情况 找到了问题的根源所在 于是直接向董事会反映 董事会将以权谋私的副总经理降职 并将他的两位亲戚解聘 之后 杨经理又发了一个通知 要求大家调整心态 提高工作积极性 虽然再没有召开一次会议 但部门风气却迅速成功好转了 部门的效益也随之上升 1 效用 目标
6、和方向 小案例 17 1 公司需要制定新的员工规范 关系到每个员工的行为准则 2 国家刚对税制进行了调整 企业所得税和增值税的税率都有不同幅度的变化 需要让相关的人员都能深入了解 3 员工们在周五都计划着自己的周未活动 但经理想安排周五的晚些时间了解一下大家的工作情况 4 李主任上任一个月 很希望了解一下下属对自己的评价 并且希望从基层得到进一步改进自己工作的建议 5 上半年公司利润下滑 总经理很生气 于是打算将各个部门经理召集起来研究情况 但是谁都知道销售经理和广告经理很对立 他们一定会在会上彼此大加指责 1 效用 目标和方向 判断是否开会 18 资源的准备管理的过程生产的产品团队的载体一个
7、团队的目标应该和整个组织的任务相关联 并对之提供支持 卡尔 哈会曼 团队合作 1 效用 目标和方向 会议文化 19 2 效力 敬业和专业 准备开会组织和组织者专题会筹备组场外功夫休哈特循环议程设计 对象和人数开会形式程序临时会议小组VIP管理会议成本 20 准备开会笔记本 电脑 笔 手 桌子 椅子 黑板还缺少什么 讨论讨论研究研究 2 效力 敬业和专业 21 组织和组织者机构 个人小组常设机构责任 制定主题 组织开会 目标管理重点 合适的组织者在员工会议上 主管负责人应该是一个领导者 观察者 稽查员 提问者和决策者 请注意在这其中不包括说教者 一个主管人员决不能利用员工会议来自以为是地宣讲道理
8、 英特尔公司执行总裁安迪 格罗夫 2 效力 敬业和专业 22 专题会筹备组领导小组执行委员会秘书组保障组专家组商业组支持单位 2 效力 敬业和专业 23 场外功夫休哈特循环沟通 全面 完整 对称 及时 通路协调 主次先后调整精心 用文案来表达 2 效力 敬业和专业 ActPlanCheckDo 24 议程设计主题与目标 清晰并达成决定选择开会形式开会对象时间和地点主持人选择发言者可能的结论文件准备和发放工作分配落实 2 效力 敬业和专业 25 对象和人数直接部门关联部门合适人员讨论会报告会生产和技术分析会的平均人数项目17行政18销售15人事15研发13 2 效力 敬业和专业 26 选择参会对
9、象记录 2 效力 敬业和专业 Y N Y N Y Y N N N Y Y N Y N Y Y N N N Y Y N Y N Y Y N N N Y Y N Y N Y Y N N N Y 27 开会形式 组织间会议 2 效力 敬业和专业 一个组织内部的统一内部配合和默契收集与会组织和代表信息事先的沟通瓦解和中融 28 组织间会议作业 2 效力 敬业和专业 利用将参加的一次组织间会议进行记录1 此次会议的议题是 在会议召开之前 已方的意见 已经 还未 达成统一 于是我们 要 不 召开已方的事先预备会 预备会后 达成 没有达成 的统一 2 此次组织间会共有 方参加 分别是 3 他们的情况有 在这
10、些组织中 有一些人值得注意 他们是 4 这些人的特点是 5 还有一些可能有用的信息 包括 6 对于将召开的会议 已方 有 没有 会议领队 他们是 其它人 有 没有 明确分工 包括 负责 7 另外 已方还安排了一些可能需要的行动 是 此次会议最后 取得了 没取得 成功 29 2 效力 敬业和专业特殊会议形式 单独谈判大型会务新闻发布会网络会议会议阴谋 30 2 效力 敬业和专业 一对一会议 正方做好充分准备提建议和施加压力会前拜访选择合适的场所定下基调 反方发现优势掌握信息保守秘密适当压力守住底线后发制人故意误解 31 2 效力 敬业和专业听证会案例 上海居民用户排水收费标准拟由现行的0 70元
11、 立方米调整为1 00元 立方米 同时拟将居民和非居民用户的收费标准适当拉开差距 昨天下午 5月13日 市物价局就调价方案举行了公开听证 21名公开聘请的代表和10名旁听市民参加听证会 对调价幅度基本认可 提交听证会申请方案为 方案一 按居民与非居民用户区别收费排水收费标准由现行统一的0 70元 立方米分别调整为 居民1 00元 立方米 非居民1 20元 立方米 方案二 按排放污 废 水性质分类计价为体现 按污染程度收费 原则 并为逐步建立 按质计价 的收费机制创造条件 拟对非居民排水户按其排放污 废 水性质采取分类计价 适当拉开收费差距 排水收费标准分为四档 会上 多数与会代表原则上同意第二
12、方案 代表李中亮先生说 此次听证会提出的调价理由还是从纯粹的经济角度 作为价格调整听证会 目的还不够明确 望能促进企业合理用水 参与听证会的一位浴场老板表示 目前浴场水费是5元 吨 排水费是0 7元 吨 如果排水费调整到1 4元 吨 浴场压力很大 排水企业应探索 增效降本 上海社会科学院王先生说 水价分为刚性部分和弹性部分 每个人每天都必须喝一定的水 这是刚性的 而超出必须使用水的部分是弹性的 排水费调整应该在弹性部分合理调整 他认为 排水费调整的关键 应该是通过价格调整来提高社会节水意识 但价格杠杆不是万能的 不能一刀切 另外 排水企业今后要努力探索 增效降本 如污泥的再利用问题等 同时对企
13、业用户收费也要适当考虑 因为企业用户会把这些成本摊到产品中 无形中又把这些费用摊到市民身上 目前来看 污水处理设施运行缺少一定的资金 适当调价是合理的 市物价局表示将认真梳理代表意见 提出基本方案后 提交市政府常务会议公布实施 32 敬业和专业网络视频会议网络视频电子系统适用的时间 内容和对象控制会议中的发言和文件传输丰富的数据量和个性化表达 2 效力 33 程序会议要点和注意事项介绍与会者请主持人介绍会议议程致辞主题发言评论和交流提问和讨论小结和布置 2 效力 敬业和专业 34 临时会议小组TCG小组关系只限于会议期间人员组织与召集不同主题和兴趣 2 效力 敬业和专业 35 VIP管理谁来决
14、定谁是贵宾专人负责联络到会与离开保密措施和安全措施贵宾就坐和发言安排贵宾文件礼品结伴和随从安排 2 效力 敬业和专业 36 2 效力 敬业和专业 直接成本 所有费用和支出时间成本 与会者时薪 时间 人数效率成本 开会耽误的收益 此收益可能性伍德法 实际工作日每分钟薪水 1 0 3 时间 人数 会议成本 37 3 效应 环境和艺术 问题在哪里开会时机选址要素会场环境会场排坐会议材料主持人发言者沟通会议互动 引发讨论决策 德菲尔法 演示工具PPT技巧与会议有关的色彩厌会情结的处方会议虫药剂化解冲突的方法会议病的理疗 38 问题在哪里打瞌睡讲话 争执 无主题 接电话迟到和早退无反馈意见50 睡过 1
15、0 一半时间以上在睡 3 效应 环境和艺术 39 开会时机例会临时会报告会董事会最佳开会时间 时季 时段 时隔 3 效应 环境和艺术 40 开会时间的案例 3 效应 环境和艺术 据美国哈瑞森顾问公司在1992年的调查结果显示 被调查的4397家美国公司共13462次会议中 有43 的会议都存在着时间安排不合适的情况 其中73 的会议导致了与会者的缺席或不满 从而造成了效率的损失 于是哈瑞森公司向被调查公司中的1458家适当安排会议时间的建议 根据这些建议 这些公司在其后的2个月内对召开会议的时间进行了特别的安排 随后的调查结果显示 适当的会议时间安排可以减少77 的与会者的缺席和不满 从而大大
16、提高会议的效率和质量 41 选址要素远近气候相关设施距离场所功能和历史交通安全 3 效应 环境和艺术 配套服务设施住宿标识周围环境费用与其它活动冲突 42 会场环境空间形态 大小 相关会所形态设施 影视音响 同传 屏幕 网线 空调布置 标识 会标 广告 灯光 桌椅会场 位置 数量 间距 主席台 接待席 贵宾席摆设 鲜花 果品 背景音乐用具 纸 笔 资料 文件夹配套 餐饮 茶水 吸烟 交通 衣帽间 卫生间周围影响 监控 安全通道 3 效应 环境和艺术 43 会场安排案例 3 效应 环境和艺术 如果希望会议的内容尽量保密 那黑漆漆但有着柔和音乐的洒吧间十会值得考虑如果与会者的各个都充满朝气 那有着室内游泳池 灯光明亮的大厅则是最佳选择如果您希望轻松地和少量的几个会议参与者交换意见 那么可以选择某个参与者的办公室如果是要显示您的权威性 不管您最后的会议地点选择如何 让自己感到舒服自在是重要的考虑 44 会场排坐U T E V O矩型执导型园桌型 P P P M 3 效应 环境和艺术 45 3 效应 环境和艺术 会议材料发言稿公开资料对外新闻稿 46 选择性主持人 司仪 召集人等基本要求 了解
