《精编》秘书理论与实务课件

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1、秘书理论与实务 主讲 吴颖群 秘书理论与实务课程的性质 1 专业必修课 2 取得秘书证的重要基础课程 3 实践性较强的课程 4 最为强调团队合作精神的课程 关于团队合作精神 1 本课程要求上课以小组为单位完成实践任务 2 小组成员轮流担任小组长 负责召集本组同学课堂讨论 分工处理作业任务 3 无故迟交作业或不交作业的小组 该次成绩计0分 4 每次课堂请随身携带纸和笔 以便完成实践任务 5 团队合作精神既是完成作业 获得实训成绩的重要保障 也是本门课程要求训练的一项内容 关于考试与成绩 本课程采取平时成绩 20 实践成绩 40 期末成绩 40 最终算出每位同学的总成绩 迄今为止 你对秘书和秘书职

2、业都有哪些了解和认识 换只手表乔治 华盛顿 1732一1799 是美国的第一位总统 他有一个年轻的秘书 一天早晨 这位秘书来迟了 他发现华盛顿正在等候着 感到很内疚 便说他的表出了毛病 华盛顿平静地回答 恐怕你得换一只表 否则我就要换一位秘书了 全世界最有权势的人里根身为美国总统 执政8年 权倾一时 但是他说 有人说我是全世界最有权势的人 可我一点也不信 白宫有一位官员 每天早晨把一张小纸片放在我办公桌上 纸片上写着每一刻钟我该做的事情 他才是全世界最有权势的人 关于秘书的小笑话 从秘书到国务院总理 温家宝1982年 温家宝从甘肃上调中央 隔年中共总书记胡耀邦在邓小平和陈云的支持下 大量选拔年

3、轻干部出任副部长 41岁的温家宝在这股浪潮中获任命为地质矿产部副部长 1985年 温家宝再获胡耀邦提拔 出任中共中央办公厅第一副主任 一年后又取代王兆国担任主任 中央办公厅是中共中央的神经中枢 负责处理党政的核心文件和安排主要领导人的活动 办公厅主任的实际地位还高于一般部长 温家宝在这个职位上一呆又是7年 先后当了胡耀邦 邓小平和江泽民三位总书记的 大管家 1987年至1992年他是中央书记处候补书记兼中央办公厅主任 1998年 任国务院副总理 兼任中央书记处书记 2002年后 任中央政治局常委 国务院副总理 2003年3月17日 当选新一届政府总理 由此可见 秘书工作非常重要 也非常能锻炼人

4、 模拟任务 总经理办公室 李总 王俐啊 这次公司召了一批办公室文员 我打算在她们岗前培训班上讲一讲秘书工作的相关问题 重点是要让她们明白秘书应具备的职业能力和职业道德 大概一小时左右的时间 这个讲话稿就由你来起草吧 王俐 好的 李总 任务1 请以小组为单位替王俐写出这份讲话稿 结合相关知识 注意讲话人的身份 目的和要求 请先用30分钟的时间讨论拟定这份讲话稿的基本框架 具体包括 题目 开篇语 具体内容小标题及大概字数 结束语 每组派一名同学上台模拟李总发言 秘书办公室 王俐第一次接受李总的任务 可是一定要做好的哦 经过思考 她终于拟定了要写的内容 1 什么是秘书 2 秘书工作特点及发展前景 3

5、 秘书工作的职业能力 4 秘书职业道德的内容 秘书 秘书的定义 秘书的类型 职务名称之一 是领导的助手 指官名 历代封建王朝曾设有秘书监 秘书令 秘书郎等官职 掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍 皇帝宣布命令的宣示 指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员 指宫庭里的藏书 谶纬 汉代流行的宗教迷信 谶 是巫师或指方士制作的一种隐语或预言 作为凶吉的符验或征兆 纬 是指方士化的儒生编集起来的各种著作 图路等书 秘书 秘书 狭义的秘书 广义的秘书 是指掌握文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员 是指在领导者身边或中枢机构工作 并以办文 办会和承办领导者交办之事为主要辅助任务的专门人员 本书采用的定义为

6、秘书是为政府机关 企事业单位 团体或个人提供辅助管理 综合服务的人员 秘书的类型 按职业性质分类 按服务对象分类 按业务范围分类 按工作类型分类 我国秘书的分类 除机要秘书外 目前尚无明确的规定 秘书学界的认识也尚不统一 根据使用 合理和简明的原则 对秘书作如下的分类 按职业性质分类 政务秘书 商务秘书 政务秘书 是指在国家机关 国营或集体企事业单位 以及官办社团中担任秘书工作的公职人员 其劳动报酬由国家或集体承担 在我国的秘书队伍中 政务秘书占有主导地位 商务秘书 是指在私营企业 民办社团 个体户和专业户以及家庭中担任秘书工作的雇用人员 其劳动报酬由聘用者个人承担 按辅助对象分类 公务秘书

7、私人秘书 公务秘书 是指辅助领导群体的秘书 我国党政机关 企事业单位和群众团体多实行集体秘书制 私人秘书 是指辅助领导者个人的秘书 我国的高 中级领导机关和大型企业 多实行个人秘书制 按业务范围分类 通用秘书 专业秘书 通用秘书 是指在我国党 政 军机关或部门中担任秘书工作的秘书 这是我国秘书队伍的主体部分起着十分重要的作用 专业秘书 是指在不同行业中担任秘书工作的秘书 如医务秘书 法律秘书和教学秘书等 按工作内容分类 文字秘书 事务秘书 文字秘书 是指以文稿撰拟和审核为主要工作的秘书 人们通常称为 秀才 笔杆子 事务秘书 是指以从事日常工作为主的秘书人员 如负责文书 协调 督察 信访 会务

8、接待 值班等事务工作的秘书人员 机要秘书 机要秘书 是指从事机密文电处理和为领导者个人服务的秘书 党政机关的机要秘书人员 一般包括密电员 机要保密员和领导人的机要秘书 此外 还可以按业务水平 职务名称等标准对秘书进行分类 文字工作 即各种文稿的撰拟和审核工作 信息工作 即信息的收集 加工 传递和存储工作 协调工作 即部门 工作和人际之间的调整与改善工作 督察工作 即对决策实施 中心工作和领导交办事项的督促检查工作 文书工作 即文书的收文处理和发文处理工作 信访工作 即人民群众的来信处理和来访接待工作 提案工作 即人大 政协 职代会等所提意见 建议 批评 提案和议案的办理工作 保密工作 即保守或

9、保护秘密 使秘密特别是国家秘密不被泄露的工作 会务工作 即各种会议和会议的准备 组织和善后工作 接待工作 即对各类客人的迎送 招待和服务工作 值班工作 即在值班室固定或轮流担任的工作 其他工作 主要是领导临时交办的工作和突发性工作 秘书工作 就是秘书人员为完成辅助领导工作和机关工作的任务 而在一定业务范围内的劳动 我国秘书工作的内容很广 而且有扩大的趋势 常规性的秘书工作 主要有以下12个方面 秘书工作的性质 辅助性 综合性 从本质上说 秘书工作是一种特殊的综合性 辅助性的管理活动 但又离不开具体的事务性工作 工作内容繁杂 服务对象多变 准确把握其特点有利于我们进一步认识和把握秘书工作规定 有

10、针对性地做好秘书工作 辅助性 秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和展开的 是受领导活动的制约和支配的 第一 在日常工作中帮助领导完成大量事务性工作 让领导从繁琐工作中解决出来 集中精力解决主要问题 第二 在领导决策过程中做好信息的收集和分析工作 提出合理化建议 第三 在工作执行过程中做好调研 督导和信息反馈工作 综合性 第一 秘书工作的内容纷繁复杂 且涉及到本机关的全部工作 第二 秘书部门处于机关的枢纽地位 担负着沟通上下 联系左右之责 第三 秘书人员在办文 办会和向领导反映情况以及处理日常事务性工作时 必须对各方面情况进行综合 才能有效地为领导者提供帮助和服务 秘书工作的作用 助手作用

11、 参谋作用 枢纽作用 信息作用 门面作用 助手作用 秘书工作直接为领导服务 直接关系和影响领导的工作 相当于领导助手的作用 参谋作用 给领导当参谋是领导对秘书高度信任的表现 也是对秘书工作提出的高要求 参谋作用体现在秘书工作的各个方面 枢纽作用 从纵向看秘书工作是做好承上启下 上传下达的枢纽工作 从横向看是做好单位各职能部门的协调 平衡的枢纽工作 信息作用 秘书要当好领导的助手 充当领导的 耳目 就必须进行调查研究 搜集各种信息 为领导决策提供服务 门面作用 各种文件 信息的上承下达 各种事项的内外联系 来信来访等大都是由秘书机构出面办理 人们往往把它看成是代表领导的 所以秘书机构和秘书人员的

12、形象对领导机关的影响很大 起着门面作用 秘书工作的原则 准确 保密 高效 这是对工作效率的要求 秘书工作应及时 高效 这是对秘书工作质量的要求 也是提高效率的基础 这是对工作纪律上的要求 案例 一天 强林化妆品公司的秘书小娟正在准备一份关于向美国一家公司出口化妆品的合同文书 这时 在另一家化妆品公司任职的同学小强打来电话 一阵寒暄后 小强无意中谈起了自己工作中的烦心事 很失意 小娟听了很得意地告诉好友 自己最近协助老总与美国一家公司谈成了一大笔生意 可为公司赢利300万元 正在准备合同文书呢 三天后 当小娟和老总兴致勃勃地前往签订合同时 却被告知美国公司已经与小强服务的公司以略低的价位签订了合

13、同 强林公司煮熟的鸭子就这样不明不白地飞走了 原来 小强听到小娟无意中透露的信息 联想到这家美国公司求购信息中的货物数量 轻易地猜出了美国客人能接受的价位 并迅速告诉了公司领导 成功地从强林公司手中抢走了这笔生意 煮熟的鸭子不明不白地飞走了 秘书部门 秘书部门的名称 秘书部门的组织结构类型 秘书部门的含义 秘书部门的具体组织形式 秘书部门的设置和管理 秘书部门的含义 秘书部门即秘书机构 是秘书人员工作的地方 它是秘书群体和个体活动的组织形式 可分为职能性机构和综合性机构 秘书部门的名称 大体有三类 一是 办公厅 室 二是在 秘书 这词后冠以 局 处 科 股 室 等来命名三是以秘书组织承担的具体

14、职能来命名 如 信访办公室 秘书部门的组织结构类型 目前主要有两种 总体办公室结构模式各项事务统一管理的综合办公部门 适合于秘书工作量不太大的机关或单位 分部门办公结构模式将秘书工作内容进行分工 采用分部门办公的形式进行管理的结构模式 秘书部门的具体组织形式秘书部门具体的组织形式是根据工作的实际需要而确定的 影响秘书部门组织形式的主要因素是机关单位的性质和规模 秘书部门的设置和管理秘书部门内部必须进行科学的分工 明确的岗位责任制 各司其职 各尽其责 同时又要分工不分家 互补互助 秘书素质 秘书的心理素质 秘书的知识结构 秘书的政治理论素养 秘书的能力结构 秘书的职业道德 秘书的政治理论素养 坚

15、持正确的政治方向 具备较高的政治理论水平 养成实事求是的工作作风 增强事业心和责任感 加强世界观的改造 形成正确的价值观 秘书的知识结构 基础知识 相关知识 专业知识 社会科学知识和自然科学知识 与工作直接相关的知识 管理学 社交礼仪学 法学等 与服务部门相关的行业专业知识 秘书的心理素质 要努力提高思想觉悟 树立正确的人生观 保持积极 健康向上的情绪状态 避免不良心理因素的干扰 要克服不良心理影响 要正确认识 评价自己 确定合理的奋斗目标 将理想和从事的工作结合起来 要培养健康的兴趣 积极参加各种有益社交和体育活动 秘书的能力结构 分析判断能力 应变能力 沟通协调能力 表达能力 组织管理能力

16、 是秘书人员面对各种复杂的事务能运用辩证唯物主义的方法 要能说会写 包括口头表达能力和书面表达能力两个方面 要善于发现上下级之间等的矛盾 及时沟通协调 秘书是领导的左膀右臂 要有一定的组织管理能力 要认识到不断变化的情况 灵活变通处理 社交公关能力 秘书要与各种各样的人打交道要必备较强的社交公关能力 熟练操作现代化办公设备的能力 现代科技发达要求秘书要掌握现代化办公手段 秘书的职业道德 是秘书人员职业活动中的行为规范和行动指南 主要包括职业责任 职业纪律 职业情感和职业能力修养等几个方面 案例分析 优化办公环境 办公环境的布置 办公环境的布置 办公环境的布置 办公环境布置的程序 软环境 办公环境布置的美化 硬环境 优化原则 办公室常见的安全隐患 办公室常见的潜在危险 办公环境的安全防护措施 硬环境 空气环境光线要求声音环境色彩环境 软环境 营造和谐的人文环境 人际环境 气氛环境 工作作风 办公室布置的原则 方便工作利于监督协调舒适保证安全 办公环境的布置 分析各部门的工作任务 了解各部门及员工之间的关系 确定各办公室 办公桌的位置 根据需要分配空间大小 办公室的大小因各人工作性质而异