《精编》办公自动化——文字处理基础

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1、办公自动化最全教程13 第四章办公自动化 文字处理基础 4 1办公自动化软件概述 一 概述Office是Microsoft公司开发的一套现代办公套装软件 随着社会的需要技术也不断改进 现在出现了0fficexp 但并不是每个人都需要使用套件中的所有应用程序 因此Microsoft公司将该套件设计了5个版本 标准版 商业版 专业版 Premiere 开发版 每个版本里主要包括6个应用软件和2组工具集的若干组合 二 定义所谓办公自动化 是指通过先进技术的应用 将人们的部分办公业务物化于人以外的各种设备 并由这些设备和办公人员共同完成办公业务的人机信息系统 办公自动化还可以形象地理解为 办公人员运用

2、现代科学技术 如通过局域网或远程网络 采用各种媒体形式 管理和传输信息 改变传统办公的面貌 实现无纸办公 我们办公自动化主要学习Office2003版本主要包括3大项 文字处理软件Word电子表格软件Excel幻灯片制作软件PowerPoint Word2003基本操作文档的基本编辑方法文档的排版表格的制作图文混排页面排版与打印文档 4 2文字处理基础 4 2 1Word2003基本操作 Word2003启动Word2003退出Word2003窗口基本组成 1 Word2003的启动常规启动单击 开始 程序 MicrosoftWord 快捷启动双击桌面上的Word快捷方式图标通过已有文档进入W

3、ord2003 2 Word2003的退出 单击标题栏右侧的 关闭 按钮 单击标题栏左侧的 W 图标 在随之打开的快捷菜单中 单击关闭 双击标题栏左侧的 W 图标 单击 文件 菜单中的 退出 命令 按组合键Alt F4 Word2003基本操作 3 Word2003窗口的组成标题栏菜单栏工具栏标尺状态栏文档窗口 文本区 Word2003基本操作 4 2 2文档的基本编辑方法 每次启动Word2003都会建立一个新文档 并命名为 文档1 单击 文件 菜单的 新建 命令 单击 常用工具栏 上的 新建 按钮 文档的基本编辑方法 文档输入选定文本内容编辑文档 文档输入 一 光标定位 光标表示录入文本时

4、的插入位置 键盘定位在欲插入文本处单击鼠标左键 鼠标定位在当前文本范围以外的区域双击鼠标左键 4 3 1文档输入 二 选择输入法使用Ctrl Shift组合键在英文和各种中文输入法之间进行切换 使用鼠标单击任务栏右侧的语言指示器 在打开的输入法菜单中选择所需输入法 用Ctrl 空格键在英文和系统首选中文输入法之间进行切换 输入法 状态栏 3 3 1文档输入 4 3 1文档输入 4 3 1文档输入 三 输入特殊符号单击 插入 菜单中的 符号 项 出现下图对话框 选择 符号 选项卡 单击 插入 或者直接双击要插入的符号即可 4 3 1文档输入 4 3 1文档输入 4 3 1文档输入 四 非打印字符

5、的显示 常用工具栏 的右侧 显示 隐藏 按钮是用于控制非打印字符是否可以显示在屏幕上 4 3 1文档输入 4 3 1文档输入 五 保存文档单击 文件 菜单中的 保存 项 或单击 常用工具栏 中形如软盘的图标 单击 文件 另存为 项 出现 另存为 对话框 4 3 1文档输入 文档输入 六 打开文档常用的两种方式 单击 常用工具栏 中左边第二个按钮 图标为一本打开的书 单击 文件 菜单中的 打开 选项 选定文本内容 选定部分文本内容的效果 1 基本的选定方法鼠标移到欲选取文本的开头 然后拖曳经过要选择的内容 松开鼠标按钮 光标移到欲选取文本的开头 然后同时按住Shift键和光标来选择内容 若要取消

6、选定 在文本窗口的任意处单击鼠标或光标移动键 选定文本内容 选定文本内容 2 利用选定区在文本框的左侧有一向下延伸的长条形的空白区域 称为选定区 选定文本的常用技巧 选定文本内容 编辑文档 插入删除移动复制撤销与重复查找与替换 1 插入只要将光标移动到想要插入字符的位置 然后输入字符即可 编辑文档 2 删除用BackSpace键或Delete键可逐个删除字符 但如果要删除大量的文字 首先选定要删除的内容 然后可以选择下述3种删除方法之一 1 按BackSpace键或Delete键 2 单击 常用工具栏 上的 剪切 按钮 3 单击 编辑 菜单中的 剪切 命令 编辑文档 编辑文档 3 移动直接移动

7、 编辑文档 利用剪贴板进行移动操作选择 剪切 按钮或命令 后 粘贴 4 复制直接复制在移动文本的同时按住Ctrl键即可 可利用剪贴板来复制选择 复制 按钮或命令 后 粘贴 编辑文档 编辑文档 5 撤销与重复单击 撤销 按钮 命令 使文本恢复原来的状态 单击 编辑 菜单中的 重复 项来恢复刚执行的 撤销 操作 常用工具栏 上有一个 恢复 按钮 其功能与 撤销 按钮正好相反 它可以恢复被撤销的一步或任意步的操作 编辑文档 编辑文档 6 查找与替换在一篇长文档中查找某段文字 或者想用新输入的一段文字代替文档中已有的且出现在多处的特定文字 可以使用 查找与替换 功能 编辑文档 4 2 3文档的排版 字

8、符的格式化段落排版项目符号和编号分栏样式使用模板 字符的格式 指字符的字体 大小 粗细和各种表现形式 字符的格式化可通过下列方式 工具栏按钮字体 字号 字型 字体 对话框 如下页所示 段落排版 段落对齐方式 格式工具栏 上有四个段落对齐按钮 从左到右依次为 两端对齐 居中对齐 右对齐 分散对齐 段落缩进 首行缩进 悬挂缩进 首行缩进 第一行缩进 段落缩进 整个段落都缩进 悬挂缩进 除首行外 其余各行缩进 缩进设置 拖动水平标尺用 段落 对话框 见下页 项目符号和编号 自动编号单击 格式工具栏 中的 编号 按钮 这时光标处出现 1 数字编号 回车换行时 会自动出现 2 数字编号如果想删除某一条内

9、容 编号会自动重新排列 改变编号顺序选择需要编辑的文字内容 在 格式 菜单中 选择 项目符号和编号 选择标签 编号 的对话框 选择 重新开始编号 可重新开始编号 选择 继续前一列表 可继续前一列表的编号改数字编号为项目编号 见下页 分栏 在 格式 菜单中选择 分栏 打开 分栏 对话框 思考 我们常看到报刊 杂志上的长文档 其文档格式是一致的 但是 现在对于相同格式的文字和段落 我们仍然采用逐一设置的方法 太繁琐 有没有可以复制格式或者其他使文档格式保持一致的方法呢 样式 样式 样式 是系统或用户并保存的一系列排版格式 分类 从应用范围来说 段落样式和字符样式从定义形式来说 自定义样式和预定义样

10、式 查看和显示样式 思考 有一些特殊的文档 例如 邀请函 课程表等 它们内容的主体都是类似的 我们有没有简单的方法 只需输入不同内容 不用反复输入文字和编排格式呢 模板 使用模板 模板 是一种特殊文档 它具有预先设置好的 最终文档的外观框架 它可以包含 同一类型文档中相同的文本和图形 使用模板 使用模板创建新文件创建模板保存模板 使用模板创建新文件 使用模板 创建模板 使用模板 本节小结 本节着重讲述了文档的排版方法 包括字符的格式化 段落排版 项目符号和编号 分栏 样式 模板等 文档中除了文本之外 还有什么特殊的格式呢 表格 4 2 4表格制作 表格的建立表格的编辑表格的格式化排序和数字计算

11、表格的排版和转换 表格的建立 创建表格1 工具栏按钮的方法 直接插入表格单击 常用工具栏 的 插入表格 按钮按住鼠标左键并拖动到所需表格的行列格数松开左键 这时窗口中会出现带虚线框的表格2 菜单的方法 按行列定制表格单击 表格 插入表格 项选择所需的行列数 单击 确定 补充表格线 上述方法可创建了规则表格 若需增添或删除表格线以满足不同的表格形状 可打开 表格和边框 工具栏 表格的编辑 表格中的光标定位在表格中输入文本在表格中选择文本增加表格的行 列删除表格中的单元格 行 列表格行高 列宽的调整表格中文字的编辑拆分表格拆分及合并单元格 格式化表格 1 边框与底纹边框设置 菜单方法 工具栏按钮方

12、法 注 更改线型时 操作顺序 2 居中表格居中表格中文字水平居中表格中文字垂直居中 排序和数字计算 1 表格的排序单击 表格和边框 降序 按钮或者 升序 按钮将光标定在表格中 点击菜单表格的 排序 弹出 排序 对话框 2 表格的求和列的求和 把光标定位到需要求和的 列 的下面的单元格 单击 表格和边框 工具栏上的 自动求和 按钮行的求和 先把光标定位到需要求和的 行 的右边单元格中 单击 自动求和 按钮 3 表格的计算 光标定位到显示答案的单元格 表格 菜单中的 公式 对话框 输入计算范围 答案放哪呢 什么操作 哪些数进行计算呢 3 5 4排序和数字计算 LEFTABOVE单元格 单元格单元格

13、 单元格 表格的排版和转换 标题行重复表格和文字的转换调整表格的大小表格的复制和删除自动套用表格格式在表格之间加入间隙 调整表格的大小 1 手动调整 2 自动调整 4 2 5图文混排 插入对象选中对象移动和缩放设置对象格式 插入对象 图片简单图形自选图形艺术字体文本框公式 1 图片 样例3 6 1插入剪贴画 操作步骤 将光标置于要插入的地方单击 插入 菜单中的 图片 则在该项菜单的右边出现一个级联式子菜单 选择其中的 剪贴画 菜单项 将打开 Microsoft剪贴库 对话框 在列表框中选择剪贴画 单击 插入 按钮 2 简单图形和自选图形 样例3 6 2插入简单图形和自选图形 1 简单图形 2

14、自选图形 3 艺术字体 样例3 6 3插入艺术字体 操作步骤 4 文本框 样例3 6 4插入文本框 操作步骤 单击如上图所示按钮 鼠标变成十字型 将十字型光标移到文档中要插入文本框的左上角 按住鼠标拖动完成插入操作在文本框中输入文字 5 插入公式 样例3 6 5插入公式 操作步骤 单击 插入 菜单中的 对象 命令 选中对象 将鼠标在对象上移动 当鼠标的形状变为十字箭头时 单击鼠标左键 此时在对象周围会有8个夹点出现 表示该对象被选中 如果要取消选中状态 只需将鼠标移动到该对象之外 单击即可 移动和缩放 将鼠标指针移动到被选中对象上 鼠标指针变为十字箭头形状时 按住鼠标左键拖动对象至合适的位置放

15、开即可完成移动对象的操作将鼠标指针移动到被选中对象的某个夹点上 光标形状变为双箭头时 按住鼠标左键拖动后放开 可调整对象的大小 设置对象的格式 将鼠标指针移动到被选中对象上 鼠标指针变为十字箭头形状时 单击鼠标右键打开快捷菜单 1 版式选项卡 样例3 6 6不同版式效果 设置对象的格式 版式 选项卡 设置对象的格式 2 图片 选项卡 样例3 6 7水印效果 操作 选择 图片 选项卡 4 2 6页面排版与打印文档 普通视图与页面视图页面设置页眉和页脚打印预览与打印 普通视图与页面视图 普通视图首次启动Word2003时的编辑窗口 就是普通视图单击 视图 菜单中的 普通 菜单项在屏幕底部水平滚动条

16、左边有四个视图按钮 单击左边第一个 为普通视图 按钮页面视图单击 视图 菜单下的 页面 项单击屏幕底部水平滚动条左边第三个按钮 页面视图 页面设置 页面设置 包括文档的编排方式以及纸张大小等 单击 文件 页面设置 菜单项 可打开 页面设置 对话框 页边距 选项卡 纸型 选项卡 页眉和页脚 页眉或页脚 是页码 日期或公司徽标等文字或图形 常打印在文档的每页的顶部或底部 创建与编辑页眉和页脚 如下图 设置不同的页眉和页脚 打印预览与打印 1 打印预览打开打印预览窗口打印预览窗口的操作2 打印打印文档的方法 打印 对话框的基本操作 本章小结 本章主要介绍了Word2003的文档编辑方法 主要致力于各种文档的建立 编辑 排版