《精编》公文写作内容提要

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1、公文写作内容提要 公文写作的基本理论知识公文写作的体式公司常用文书的撰写 一 公文写作的基本理论知识 一 概述1 何为公文公文是公务文书的简称 广义的公文是指行政机关 社会团体 企事业单位以及个人在公务活动中所形成的有一定格式 内容完备 具有现行效用的应用文 行政机关日常收发的文件 会议纪要 领导讲话 工作简报等统称为公文 公文写作的基本理论知识 狭义的公文特指行政公文即指行政机关在实施领导和行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书 公文写作的基本理论知识 二 行政公文的种类1 依据 国家行政机关公文处理办法 国发 2000 23号文件明确指出主要公文的13个种类 命令 令 决定

2、 公告 通知通报 议案 报告 请示批复 意见 函 会议纪要 文种 文件名称 公文写作的基本理论知识 2 依据公文的行文方向 可以将公文分为 上行文平行文下行文 具有隶属关系的下级机关向上级机关的行文 请示 报告 平行机关和不相隶属关系机关单位之间的行文 函 议案 具有隶属关系的上下级机关向下级机关的行文 命令 决定 通知 批复 公文写作的基本理论知识 公文来源 收进公文 外发公文 内部公文 秘密程度 绝密公文 机密公文 一般公文 紧急程度 特急 急件 一般 按照不同标准还可以分为 公文写作的基本理论知识 三 公文的特点1 有特定的作者和读者公文的作者是依法成立并能以自己的名义行使职能和担负义务

3、的机关 组织 公文的撰写与制发不是个人行为 代表的是机关 组织 公文不是任何人都可以阅读的 各种公文都只有自己特点的读者 公文写作的基本理论知识 注意 公文特定的作者及其内容是受法律保护的 我国 刑法 第167条规定 伪造 变更国家机关 企业 事业 人民团体的公文 处三年以下有期徒刑 拘役 管制或剥夺政治权利 情结严重的处三年以上十年以下有期徒刑 公文写作的基本理论知识 2 有法定效力公文的法定效力 指公文的权威性和约束性 公文是机关和组织在职能活动中形成的代表作者的意图 对受文者产生影响 公文执行办理完毕 效用消失 成为档案归档 公文写作的基本理论知识 3 公文的制发具有程序性公文的制发受严

4、格的程序制约 制发公文 收文处理 起草 核稿 签发 签收 分办 批办 承办 登记 催办 二 公文的体式 一 公文的格式公文的格式包含 用字 用纸 排版 制版 印刷 装订及文面结构 国务院办公厅在2000年8月24日发布了 国家行政机关公文处理办法 这一法规于2001年1月1日正式施行 国家质量技术监督局又发布了 中华人民共和国国家标准 国家行政机关公文格式 这一国家标准成为了公文的法定格式 公文写作的基本理论知识 4 公文有规范的体式 公文的格式 1 公文的用字文字从左到右横写 横排 民族自治地方采用汉字或通用的少数民族文字 正文用3号仿宋字 文中小标题用3号小标宋体或黑体 每面22行 每行2

5、8字 公文的格式 2 公文的用纸依据国家质量技术监督局发布的 中华人民共和国国家标准 国家行政机关公文格式 中的规定 公文用纸采用GB T148中规定的 4型纸 其成品幅面尺寸为 210 297 版心尺寸为 公文用纸的天头为 37 1 订口为 28 1 版心尺寸为 156 225 不含页码 28mm 26mm 297mm 35mm 37mm 210mm 版心156 X225 订口 公文的格式 公文的制版 印制 装订 页码公文的制版要求要干净 版心不偏 采用双面印刷 无损害 无遗漏 页码用4号半角阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之下一行 数码左右各放一条4号一字线 一字线距版心下边缘7 单页码居右

6、空1字 双页码居左空1字 空白页和空白页以后的页不标识页码 如下所示 公文的格式 4 文面结构依据 中华人民共和国国家标准 国家行政机关公文格式 的规定 将组成公文的各格式要素划分为眉首 主体 版记三个部分 眉首 主体 版记 公文的格式眉首部分 眉首部分眉首又称文头 包含 文件名称 法文机关标识 发文字号 红色间隔线 公文分数序号 秘密等级 保密期限 紧急程度 签发人等 公文的格式眉首部分 1 文件名称文件名称 发文机关全称或规范化的简称 文件 置于问题部分中央 并套红印制 联合行文主办机关要放在前面 2 发文字号 指发文机关在年度内发文的顺序 由机关代字 发文年号 发文顺序组成 年号用六角号

7、码括起 如 国发 2000 23号 发文字号在文件名下空2行用3号仿宋体居中排布 发文字号下4mm是红色间隔线 公文的格式眉首部分 3 公文份数及秘密等级公文的份数 份号 指印制同一公文时每份公文的分数序号 绝密 机密公文要标明份号 用阿拉伯数字顶格标在版心左上角第一行 秘密等级和保密期限用 隔开 用3号黑体顶格标在版心右上角第一行 如 绝密 一年 公文的格式眉首部分 4 紧急程度与签发人紧急程度指对公文送达办理的要求 用 特急 紧急 标明使用3号黑体顶格标在版心右上角第2行 签发人 上行文要注明签发人姓名 是发文机关的领导人 联合行文有会签人 置于发文字号右空1字 用3号仿宋体字标冒号后用3

8、号楷体表签发人姓名 如 签发人 xxx 1 001 人民政府办公室文件 铜市政办发 2006 28号 上行文格式 秘密 一年特急 凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm 要留出80mm一25mm 55mm的空白供上级机关批示文件用 也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头37mm十25mm十55mm 117mm 序号不编虚位 不加 第 字 1 建设局 卫生局 市建发 2006 188号 联合行文格式 文件 联合行文时应使主办机关名称在前 文件 二字置于发文机关名称右侧 上下居中排布 如联合行文机关过多 必须保证公文首页显示正文 1 001 人民政府办公室文件 市政办发 2012

9、28号签发人 夏XX 秘密 一年特急 上报的公文需标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 签发人用3号仿宋体字 签发人后标全角冒号 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 公文格式主体部分 主体共7个要素 即公文标题 主送机关 公文正文 附件 成文时间 公文生效标识 附注 1 人民政府办公室文件 市政办发 2010 27号 公文标题 主送机关 关于印发 2013年创建中国优秀卫生城市工作方案的通知 红色反线下空2行 用2号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 各乡镇人民政府 场管委 各街道办事处 合作区管委 市政府各

10、部门 标题下空l行 左侧顶格用3号仿宋体字标识 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时 应将主送机关名称移至版记中的主题词之下 抄送之上 标识方法同抄送 1 人民政府办公室文件 市政办发 2006 27号 正文 附件 关于印发 市2013年创建中国优秀卫生城市工作方案的通知 各乡镇人民政府 场管委 各街道办事处 合作区管委 市政府各部门 现将 市2013中国优秀卫生城市工作方案 印发给你们 请认真遵照执行 附件 1 创建中国优秀旅游城市工作责任分解明细表2 责任分工明细表 主送机关名称下l行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行

11、主送机关名称下l行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 1 人民政府办公室文件 市政办发 2006 27号 成文时间 关于xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx的通知 用汉字将年 月 日标全 零 写为 成文日期的标识位置下一要素详细分解 各乡镇人民政府 场管委 各街道办事处 合作区管委 市政府各部门 现将 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 印发给你们 请认真遵照执行 二 六年六月一日 1 公文生效标识单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文日期 成文日期右空4字 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文日期 成文日期

12、右空4字 加盖印章应上距正文1行之内 端正 居中下压成文时间 印章用红色 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文日期上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文日期上 加盖印章应上距正文1行之内 端正 居中下压成文时间 印章用红色 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文日期上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文日期上 1 公文生效标识联合行文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 特殊情况说明 当联合行文需加盖两个印章时 应将成文日期拉开 左右各空7字 主办机关印章在前 两个印章均压成文日期 印章用红色 只能采用同种加盖印

13、章方式 以保征印章排列整齐 两印章间互不相交或相切 相距不超过3mm 当联合行文需加盖3个以上印章时 为防止出现空白印章 应将各发文机关名称 可用简称 按加盖印章顺序排列在相应位置 并使印章加盖或套印在其上 主办机关印章在前 每排最多排3个印章 两端不得超出版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 印章之间互不相交或相切 在最后一排印章之下右空2字标识成文时间 1 附注 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文日期 成文日期右空4字 加盖印章应上距正文1行之内 端正 居中下压成文时间 印章用红色 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文日期上 当印章下弧有文字时

14、采用中套方式 即印章中心线压在成文日期上 公文如有附注 用3号仿宋体字 居左空2字加圆括号标识在成文日期下l行 此件可见报 公文的格式版记部分 版记共5个要素 即主题词 抄送 印发机关和印发时间 版记中的反线 版记的位置 主题词 用3号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号 词目用3号小标宋体字 词目之间空1字 公文如有抄送机关 在主题词下l行 左空1字 用3号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 抄送机关间用顿号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 如主送机关移至主题词之下 标识方法同抄送机关 位于抄送机关之下 无抄送机关在主题词之下 占1行位置 用3号仿宋体字 印发机关左

15、空l字 印发日期右空1字 印发日期以公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 版记个各要素之下均加一条反线 宽度同版心 公文特点格式 一些公文有自己的特定格式在这里主要介绍 会议纪要函 1 XXXXXXXX公司会议纪要 XXXXX办公室编2006年12月1日 会议纪要格式 会议纪要标识由 会议纪要 组成 其标识位置同平行文格式 用红色小标宋体字 字号由发文机关酌定 会议纪要不加盖印章 其他要素从本标准相关要素说明 第15期 1 人民政府 市政函 2006 27号 信函式格式 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm 推荐用小标宋体字 字号由发文机关酌定 发文机关全称下4mm处为一条武文线 上粗下

16、细 秘密 一年特急 距下页边20mm处为一条文武线 上细下粗 两条线长均为170mm 发文机关名称及双线均印红色 发文字号置于武文线下l行版心右边缘顶格标识 如需标识秘密等级或紧急程度 可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识 发文字号下空l行标识公文标题 两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明 公文的体式 语体 公文的语体指的是公文的用语要求 公文的用语不同于文学 科技等作品 他有自己的要求 1 准确选词恰当 造句严密 用精确词少用模糊词 公文的体式 语体 2 简要精简内容 精简语言 3 庄重使用书面语 使用平实语言 4 规范用字规范 语句规范 标点规范 提法规范 数字规范 计量单位规范 使用公文惯用语 公司常用公文的撰写 一 决定1 界定 决定是发文单位对重要事项或重大行动做出安排的一种下行文 2 决定的结构与撰写结构A 标题 主送机关 正文 落款 结构B 无主送机关 公司常用公文的撰写决定 3决定的正文决定的正文有三个层次 决定的缘由决定的内容决定的执行要求 可选用 决定的模式安排类 关于 的决定XXXXX 主送单位 目前 事实依据 根据 理论依据 为了 目的主旨 现决定 意