《精编》会议接待管理培训

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1、会议接待管理 教学提示重点 会议接待工作的基本内容难点 会议接待礼仪 职业情景 滨江市商业糖酒批发公司是一家由全民企业改制的股份制企业 公司经济实力雄厚 主营糖 酒 副食品 非酒精饮料 滋补品 粮油及制品 食用香精及添加剂 兼营日用百货 针纺织品 文化用品 五金 交电等 公司营销方式以调拨 批发为主 辅以零售 代购 代销 薄利多销为该公司的一大特色 案例分析 职业情景 该公司目前已与国内150多家厂商建立了直接的业务关系 以互惠互利为合作之本 各厂商通过商业糖酒批发公司反馈的信息 在管理和经营上都获益匪浅 也使商业糖酒批发公司得到了更多的信赖 相互合作更加紧密 适逢滨江市商业糖酒批发公司投资兴

2、建的商业大厦竣工暨商场开业 为进一步加强工商合作 滨江市商业糖酒批发公司决定召开商品供货商业务恳谈会 邀请年供货1000万元以上的30家企业老总莅临滨江市共谋发展 同时为滨江市商业大厦商场开业剪彩 剪彩后 30家厂商的老总还将举行购物签名活动 职业情景 在公司办公室主任夏雨的精心准备下 上午的业务恳谈会议在友好 热情的气氛中开始 由于大家相互间都很熟悉 又有一段时间没有见面 因此会议开始很长一段时间大家都在相互问好 谈论对近期国家大事的看法 期间还有很多传接电话 作为会议召集人的夏雨 很想控制会议的进程 但她不知道怎样说 事后 公司老总批评了办公室主任夏雨 认为本次会议没有达到预期的效果 讨论

3、 1 出现这种情况 是否有会议安排方面的问题 2 面对这种情况 夏雨该怎么做 1 会务工作流程图 会前 2 会务工作流程图 会中 3 会务工作流程图 会后 会议接待流程 1 与会议主办者洽谈 2 向会议主办方提供会议接待策划方案和报价 3 邀请会议主办者实地考察会议举办场所 4 与会议主办者确认会议接待方案 5 与会议主办者签订会议接待标准合同 6 确认会议主办者预付会议订金事宜 7 在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册 8 准备会议资料 含代邀请相关领导 新闻媒体 新闻通稿 接待资料 会议配套的商务服务及公关礼仪 翻译 通讯及文秘服务 一 会前工作 二 会中工作 1 机场

4、码头 车站 专人 专车分批分时段按要求接站 2 会议酒店现场 会议秘书分发会议资料 来客接待 3 会议秘书协助会场布置及会场的会务服务 4 会议秘书在会议接待 报到 处协助会务组确认和分发房间 确认VIP用房及整理记录有关信息 协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作 5 确认用餐时间 菜单 标准 形式 酒水及主次桌和其他相关安排等工作 二 会中工作 6 提前确认会议代表 客户 的娱乐项目 娱乐场所及消费和付费的方式 7 确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃 住 行 游 购 娱安排事宜 日程安排 房餐车导游等安排 8 确认并保障会议期间会场防盗 消防等安全工作 参会代表的人 财 物等安全工作

5、 9 确认特殊客人 含领导 少数民族代表 VIP 残障代表及家属等 的安排及接待工作 10 协调会议期间的交通工具的安排 11 代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务 三 会后工作 1 会务服务的总结 评估 会议代表的意见反馈及处理工作 2 会议资料 领导讲话稿 代表发言稿 新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录 3 与会议主办者的费用结算工作 4 欢送代表工作 会议接待工作的基本内容 1 接待准备计划拟定2 会议接待物品准备会场设施 常用文具 生活用品 会场装饰用品 视听器材 专门用品 一 接待准备 二 会议现场接待服务 1 报到及接待工作 1 与会人员的接送 2 会议交通工

6、具的安排 3 与会人员返回时 车 船和飞机票的预订及购买 4 会议文娱活动的安排和组织 5 其他属于招待方面的工作 二 会议现场接待服务 2 组织签到 1 工作人员代签到 2 簿式签到 3 电子计算机签到 4 证卡签到 5 座次表签到 会议签到方式 工作人员代签到 会议工作人员事先制定好参加本次会议的花名册 开会时 来一人就在该人名单后画上记号 表示到会 缺席和请假人员也要用规定的记号表示 例如 表示到会 用 表示缺席 用 0 表示请假等 这种会议签到方法比较简便易行 但要求会议工作人员必须认识绝大部分与会人员 所以这种方法只适宜于小型会议和一些常规性会议 对于一些大型会议 与会人员很多 会议

7、工作人员不能认识大部分人 逐个询问到会人员的姓名很麻烦 所以大型会议不适宜采用这种方法 会议签到方式 簿式签到 与会人员在会议工作人员预先备好的签到簿上按要求签置自己的姓名 表示到会 签到簿上的内容一般有姓名 职务 所代表的单位等 与会人员必须逐项填写 不得遗漏 簿式签到的优点是利于保存 便于查找 缺点是这种方法只适用于小型会议 一些大型会议 参加会议的人数很多 采用簿式签到就不太方便 会议签到方式 电脑签到 电脑签到快速 准确 简便 参加会议的人员进入会场时 只要把特制的卡片放到签到机内 签到机就将与会人员的姓名 号码传到中心 与会者的签到手续就在几秒钟即办完 将签到卡退还本人 参加会议人员

8、到会结果由计算机准确 迅速地显示出来 电脑签到是先进的签到手段 一些大型会议都是采用电脑签到 会议签到方式 证卡签到 会议工作员将印好的签到证事先发给每们与会人员 签证卡上一般印有会议的名称 日期 座次号 编号等 与会人员在签证卡上写好自己的姓名 进入会场时 将签证瞳交给会议工作人员 表示到会 其优点是比较方便 避免临开会时签到造成拥挤 缺点是不便保存查找 证卡签到多用于大中型会议 会议签到方式 座次表签到 会议工作人员按照会议模型 事先制定好座次表 座次表上每个座位按要求填上合适的与会人员姓名和座位号码 参加会议的人员到会时 就在座次表上消号 表示出席 印制座次表 与会人员座次安排要求有一定

9、规律 如从 号到号是某部门代表座位 将同一部门的与会人员集中一起 便于与会者查找自己的座次号 采用座次表签到 参加会议的人员在签到时就知道了自己的座次号 采用座次表签到 参加会议的人员在签到时就知道了自己座位的排数和座号 起到引导的效果 任务一接站报到工作 知识目标 1 掌握接站工作的程序 接站的工具准备2 掌握引导与会代表报到的程序与注意事项 能力目标 1 能够按要求接站2 能够按要求签到 教学重点 能够按要求接站和签到 教学方法 项目驱动案例教学 教学时数 2课时 一 任务导入 天地公司是一家中外合资企业 主要生产家电产品 公司资产雄厚 员工近2000人 著名科技人员和高层管理人员云集 公

10、司在全国各大中城市设有众多分公司和销售代理商 最近几年 公司推出了一系列新产品 占领了国内10 以上的家电市场 在国外的影响也很大 2008年 公司加大管理和研发力度 在电脑 手机 电视等多个模块上研制生产出新型 新款产品 国内市场份额达15 2008年底公司召开年度全国销售商表彰大会 以表彰先进 规划2009年工作 参加表彰大会的有公司邀请的省市的有关领导 同行业兄弟单位的代表 公司董事会成员 全国各分公司的领导 全国销售代理商代表以及公司著名的高层管理人员和科技人员等 会议时间 2008年12月23 24日 两天2008年12月23日上午9 00 11 00表彰先进个人和先进集体下午14

11、30 17 002009年工作部署12月24日上午9 00 11 00会议分组讨论下午14 30 16 00参观新型 新款家电产品的生产线地点 北京与会人数 1500人左右受表彰人数 40人左右会议由秘书高山协助总经理张伟组织筹划 请做好相关的会中的接站报到工作 二 任务分析 要做好相关的接站报到工作 首先要弄清会议的内容 会议的时间 与会的领导与嘉宾 与会代表的人数 其次要掌握接站工作的程序 接站的工具准备 了解引导与会代表报到的程序与注意事项 最后 作为职业秘书 接站报到工作要做到有条不紊 任何细节的疏忽都会影响到会议的效果和本企业的形象 三 相关知识 会议的接站报到工作是会议中期重要的工

12、作 会议工作人员的言谈举止 能否使与会人员在接站和报到地点得到及时 热情 友好的接待 是否了解本次表彰大会的概况 对会议的效果都会产生直接的影响 所以 组织会议的秘书人员必须重视会议的接站报到工作 尤其是一些重大的会议 更是要注重会议的接站报到工作 三 相关知识包括 接站工作接站的工具准备引导与会代表报到做好签到工作 接站工作 接站工作的主要步骤 1 要有统一的指挥调度系统 掌握与会代表的名单以及飞机 火车 轮船的班次及抵达的准确时间 将其编制成一目了然的表格 并要掌握与会代表的联络方式 拟定 会议代表接站安排表 注明代表姓名 单位 职务 联系方式 车次 航班 到达 出发 时间 随行人数 接站

13、司机和车号 接站工作人员 接站领导 接站出发地点和时间 将表格提前发放到接站的工作人员和接站领导手中 由接站的工作人员负责联系 2 要备有足够的车辆和接站人员 接站人员每人要有一份与会代表抵达的准确时间表 按分工的线路和时间去接 3 对于自备交通工具的外地与会人员 要事先通过发传真或打电话的形式告之到达报到地点的详细路线图 4 在车站 码头 机场设置接待站 并制作醒目的接站牌或接站条幅 如 天地公司接待处 接站的工具准备 先准备好车辆和会议代表到达接站回执 带好接待计划 会议代表接站安排表 手提式扩音器 工作证 胸卡 醒目的接站条幅和接站牌等接站标识物品 还要有一张急救电话号码表 应包含主要航

14、空公司 出租车公司和会议有关方的电话号码 引导与会代表报到 报到是指与会人员在到达会议所在地时所办理的登记注册手续 热情迎接与会人员 现场运作 合理安排工作人员和良好的交通安排是会议报到和现场管理顺利进行的组成部分 第一印象很重要 现场报到是大家露面的时候 前来报到的与会人员都是有备而来 每个代表都应该得到最热情周到的服务 欢迎与会者并帮助他们进行报到是会议殷勤待客的重要表现 一 引导与会代表报到的注意事项如下表所示 二 引导与会代表报到的程序如下 1 在报到处的周围设立醒目的引导牌和标识牌 标明报到的具体位置 2 接待人员将预先准备好的文件袋 包括有关会议文件和会议材料 会场座次图 代表证

15、工作证 出席证等证件 餐券 住宿房间号码 文具等 发给报到人员 必要时引导与会代表去所住宿的房间并简要介绍周围的情况和开会的要求 3 向每位代表发放 会议指南 会议指南 包括会议日程 会议文件 食宿 乘车安排 座席安排 发言顺序 作息时间 代表名单 宾馆服务 注意事项等 要尽可能详细 清楚 使与会代表一目了然 会议指南 的主要内容 1 会议日程安排 包括会议代表自报到之日起到会议闭幕止每日上午 下午及晚上的具体安排 2 住房安排 包括会议代表单位 姓名 职务 住房号及电话 是女性代表 少数民族代表的需注明 3 会议分组名单 包括会议代表总人数 各小组人数 各小组组成单位及部门名称 小组成员名单

16、 小组召集人 联络员 会场 4 会议秘书处的组成 包括备会务小组成员名单 住房号及电话 5 会议注意事项 作息时间表等 4 随时统计需订返程票的会议代表 会议期间 根据预定返程票回执 见下表 和与会人员的需要安排专人负责飞机票 车票 船票的订票工作 直到外地与会人员全部离开 5 随时统计报到人数以备领导查询 答复会议代表咨询 6 报到结束后 汇总有关情况报告会议秘书长 要特别注意代表变更情况和因故不能及时报到代表的情况 总之 会务工作人员在引导参会人员报到并发放证件 文件 材料 安排食宿之后 同时还应掌握报到情况 及时催促有关单位按时报到 对于未按时报到的单位要问明原因 并及时向组委会领导报告报到情况 向会务组提供报到名单 做好签到工作 签到是指与会人员进入正式会场时向会议组织者表示入场的一种手续 会务组组织会议签到 可以及时准确地掌握到会人数 也可有效地保证会议安全 某些会议如党代会 人民代表大会对到会人数要求较严 必须达到法定人数才能进行选举和表决 有些会议不用签到 与会人员可凭会议通知 出席证 列席证或入场券进入正式会场 一些小型的内部会议可由秘书直接在名单上划掉 常用的签到方式