《精编》会议运营管理之会议筹备管理

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1、会议营运管理第六章会议筹备管理 第六章会议筹备管理 会议营运管理第六章会议筹备管理 会议筹备是会议运营活动持续时间最长的阶段 会议筹备的质量对会议能否成功举办和会议的质量影响最大 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备会议初期筹备的主要工作是建立会议组织机构 制定会议工作计划 编制会议预算和筹措会议启动资金 选择专业会议管理机构 业界人士曾形象的将这些主要工作比喻成一个人 会议组织机构就像人的脑袋 工作计划和会议预算就像人的两条腿 资金就像人体流动的血液 专业会议管理机构就像人的两只手 这种比喻充分说明了筹备初期所完成的这些工作的重要性 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初

2、期筹备6 1 1会议组织机构建立会议组织机构形式并不是一成不变的 以下是两种形式 大型国际会议的组织机构图 一 大会组委会 承办委员会 财务委员会 行政委员会 学术委员会 旅游委员会 注册子委会 公关子委会 社会活动子委会 展览子委会 交通子委会 旅行子委会 饭店子委会 秘书处 PCO 财务委员会 大会主席 学术委员会 组织委员会 秘书长 司库 附展组 会务组 公宣组 财务组 筹资组 交通组 旅游组 安保组 秘书处 PCO 学术组 大型国际会议的组织机构图 二 接待组 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 1会议组织机构建立 一 秘书处下的工作小组1 学术组学术组是在大会学

3、术委员会的直接领导下 负责会议的具体学术筹备工作 内容包括 l 确定征文通知书中的全部学术内容 2 接收会议论文 3 组织审查论文 4 编辑 校对和出版论文集 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 1会议组织机构建立 5 确定注册通知书中的全部学术内容 6 制定会议期间的详细学术日程 7 提出会场 设备使用计划 8 安排学术参观活动 9 确定卫星会中的学术内容 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 1会议组织机构建立2 会务组主要负责 l 各轮会议通知的编辑和印刷 2 论文集的印刷 3 各轮会议通知的邮寄 4 各轮会议通知反馈表的搜集和数据库的制作 会议

4、营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 1会议组织机构建立2 会务组 5 会场和设备的保障 6 所有社会活动的安排 7 代表注册用品的准备 8 现场注册 9 工作人员的管理 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 1会议组织机构建立3 公关宣传组与有关专业媒体联系并进行公关活动 在有影响的专业媒体上发布会议公告及其他会议信息 召开会议的新闻发布会 利用多种场合宣传会议 树立会议在社会公众中的良好形象 这些工作关系到会议的出席率和能否顺利进行 所以 大中型会议都设立专门的公关宣传组来做这些工作 小型会议虽然不必设立单独的公关宣传组 而是把这些工作放在会务组里 但应

5、安排得力的人员重点来做 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 1会议组织机构建立4 接待组主要负责会议代表的接待工作 包括 l 会前预订宾馆 预测房间数量 协商价格 2 会前将代表住店信息提供给宾馆 3 会议期间协助宾馆安排代表用房 4 安排国内代表的返程机 车票 协助国外代表确认机票 5 安排会议代表的就餐 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 1会议组织机构建立4 接待组对于大型会议和规格很高的会议 与会的贵宾会很多 有的甚至是我国各级政府主要领导人和国际组织的领导人 就需要设立单独的贵宾接待组来安排贵宾参加会议的有关事宜 但是 中小型会议的贵宾通常

6、不会很多 因此没有必要单独成立贵宾接待组 这部分工作通常是放在接待组里来完成的 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 1会议组织机构建立5 财务组具体负责会议的财务管理 内容包括 l 编制会议预算 2 收取代表的各项费用 3 支付会议的各项开支 4 情况发生变化时调整预算并及时向会议各级领导汇报 5 会议结束后 完成财务决算 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 1会议组织机构建立6 筹资组负责筹集会议资金的具体工作 包括 l 编制筹资文件 2 搜集所有可能给会议赞助的个人和单位的名单 3 与可能赞助的个人和单位联系和谈判 4 签订筹资合同 5 催要赞助

7、款 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 1会议组织机构建立7 附设展览组如果会议不设立单独的附设展览委员会 则可在秘书处下设立附设展览组 它负责所有与附设展览有关的事务 具体工作将会在第九章详细论述 即使是将附设展览的组织工作承包给某个PEO 会议秘书处也要指定专人负责与附设展览有关的工作 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 1会议组织机构建立8 交通组主要负责安排会议使用的各种车辆 为与会者预订 购买交通票 如飞机票 火车票 长途汽车票 轮船票 帮助与会者预约出租车等 会议的筹备机构中是否建立单独的交通组也要根据会议的需要 举办大型会议时 需要车辆

8、很多 需要预订 购买的交通票也很多 应当设置专门的交通组 举办中小型的会议时 可将这部分工作放到接待组中来完成 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 1会议组织机构建立9 旅游组负责会议代表的旅游安排 内容包括 l 提供通知书中旅游部分的内容 例如设计线路 确定价格 2 安排会议期间的旅游参观活动 3 组织会前 会后的旅游活动 4 安排会议期间的陪同人员活动 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 1会议组织机构建立10 安保组负责会议期间的安全保卫工作 包括在会场人口 重要部位安排固定点守卫和会场的流动巡逻 与政府公安 安全部门以及保安公司的联络和协调等

9、 大型会议设立专门的安保组 中小型会议可放在会务组里面 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 2会议组织机构建立 二 确定会议对外公布的联络人参加会议的代表有可能来自全国各地或世界上任何一个国家 为了能使他们很方便地随时与会议取得联系 要尽早公布对外联络人的姓名 通信地址 会议网页 电子信箱 传真和电话 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 2会议组织机构建立1 通信地址和收件人会议的通信地址必须安全可靠 因为注册表和支票等重要东西有时要通过邮寄递达 绝不能出现差错 如果信件要通过单位的收发室 应让收发室的人了解会议组织者的单位 收件人和会议的 英文 名

10、称 对外公布的收件人应和收发室建立良好的关系 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 2会议组织机构建立2 电子邮件由于目前互联网的越来越普及和使用的方便 快捷 经济 电子邮件成为目前筹备会议的主要通信手段 这里要强调的是 为了通信的安全可靠 会议应使用在本地政府的电信部门注册登记的电子信箱 例如北京地区应在北京无线通信管理局开设电子信箱 会议主办者千万不要为了节省经费而使用在一般商业网站注册的电子信箱 这些信箱经常出现故障 并且邮箱容量有限 不能保证经常性的通畅联络 因而容易使与会代表产生抱怨 甚至取消参加会议 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 2会

11、议组织机构建立3 会议网页建立会议专用网页及时发布会议信息也是目前最常用的办会手段 会议组织者可向有关域名管理机构申请会议的专用域名 租用独立的磁盘空间 这样费用比较高 委托PCO承办会议时 由于PCO有自己的专用网站 会议主页可放在这个专用网站上 费用就非常低了 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 2会议组织机构建立3 会议网页对于国际会议 由于我国的互联网与国际上的互联网连接的光缆的频带还不足够宽 因而北美和欧洲地区的会议代表经常反映浏览我国的会议网站的速度太慢 这和我们浏览北美和欧洲地区的网页时感觉速度慢是相同的道理 因此有的会议组织者会在这些地区开设镜像网站 以满

12、足这些地区的参会代表的需要 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 2会议组织机构建立4 电话对外公布的电话 要求接电话的工作人员一定要具备良好的电话礼仪常识 对会议有全面了解 能够解答代表提出的各种问题 对于国际会议 还要求有较强的英语听说能力 由于国际长途电话费用昂贵 在筹备国际会议的过程中 很少有国外代表打电话来询问问题 如果有代表采用此种方式 一般都是比较重要或比较紧急的事情 工作人员听不懂 或听懂了但又不能及时解答 对方会非常沮丧 甚至有可能取消出席会议 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 2会议组织机构建立5 传真传真机要使用单线的电话线 不

13、要和电话线共用一条线 一般也不要使用分机 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 2制定会议工作计划 一 会议的阶段划分会议组织机构建立后 应该立即开始制定会议的工作计划 大型会议从筹备到开始 结束持续时间很长 通常都要跨几个年度 就是筹备一个几百人的中小型会议也至少需一两年的时间 因而工作计划经常分几个阶段来制定 阶段的划分没有多少理论依据 经常是一种工作习惯 因会而异 因人而异 不同的会议组织对各个阶段的叫法也不统一 习惯上把它分为初期筹备阶段 征集论文阶段 代表注册阶段 会议举行阶段和会议善后阶段等五个阶段 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 2制

14、定会议工作计划 一 会议的阶段划分1 初期筹备阶段的主要工作初期筹备阶段的主要工作是 建立会议机构 制定会议详细工作计划 发布会议第一轮通知 选择并确定承办会议的专业会议管理机构 编制会议初步预算和落实筹备经费 初步挑选会议场所和会议住宿 餐饮场所或供应单位 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 2制定会议工作计划 一 会议的阶段划分2 论文征集阶段的主要工作举办会议的目的就是要进行交流 征集会议论文是进行交流的基础 论文多则表明将来参加会议的人数也可能多 论文质量好将来会议的水平才有可能高 从市场推广的角度来看 征集论文的活动实质是会议的销售活动 它决定了未来会议的数量和

15、质量 将来此次会议学术水平的高低和会议规模的大小 很大程度上取决于论文的征集工作是否成功 这个阶段经历的时间最长 大型会议一般需要1 2年 中小型会议一般需要半年左右 全部工作主要就是围绕征集会议论文展开的 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 2制定会议工作计划 一 会议的阶段划分3 代表预先注册阶段的主要工作这个阶段的工作主要是围绕编辑和制作会议注册通知书进行的 会议的注册通知书基本包含会议的所有主要内容 这些内容都是经过会议的学术委员会和组织委员会联合召开几次会议 反复讨论和研究确定的 会议组织者还需要与注册通知书中所有涉及的会议服务机构签署协议书 如会议中心 宾馆

16、旅行社和出租汽车公司等 才能将有关的内容公布出去 这一阶段的另一项主要工作是接收代表的注册 处理注册的有关事宜 统计出各种数据 提供给各个与会议有关单位 为会议的现场组织实施作好充分的准备 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 2制定会议工作计划 一 会议的阶段划分4 会议举行期间的组织工作会前的筹备工作和会议期间的组织工作有千丝万缕的联系 很难用一个明确的时间将它们截然分开 一般可以从会议举办的前几天开始算起 到底是多少天 也是仁者见仁 智者见智的事情 很难统一 会议举行期间的组织工作主要是组织实施会议的各项专业和社会活动 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 2制定会议工作计划 一 会议的阶段划分5 会议结束后的后续工作会议的后续工作可以从会议的闭幕式结束后开始 一直到会议的全部工作结束为止 这个阶段有时可延续到会议结束后的几个月的时间 会议营运管理第六章会议筹备管理 6 1会议初期筹备6 1 2制定会议工作计划 二 重要日期的确定会议组织者和会议代表双方是互动的 会议组织者每次发布的会议信息 都要求会议代表能有反馈 确定每次发布信息的时间和