《精编》会议执行培训手册I

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1、Part7案例分享 Part1会议类型 会议类型 按照举办单位划分按照会议规模划分按照会议活动特征划分按照会议性质和内容划分新型和新颖会议类型 Part1会议类型 按照举办单位划分 A 公司类会议 B社团协会类会议 C 其他组织会议 公司类会议公司类会议规模大小不一 小到几个人 大到上千人 公司类会议的主题通常是管理 协调和技术等 具体可分为 A 销售会议B 经销商会议 C 技术会议 D 管理者会议E 董事会会议 F 股东会议等社团协会类会议社团协会类会议因人数和性质的不同而互不相同 社团协会大致可以细分为 A 行业协会 B 专业和科学协会 C 教育协会 技术协会等其中行业协会是会展业最重要的

2、市场之一 因为协会的成员多为业内成功管理人员 社团协会类会议通常伴有展览会 其他组织会议这类会议的典型代表是政府机构会议 其中 省市县级的中小规模的政府机构会议数量十分庞大 是一个非常可观的会议市场 在西方国家 工会会议也是重要的会议市场 Part1会议类型 按照会议规模划分 根据会议的规模即参加会议的人数的多少 会议可以分为 A 小型会议 B 中型会议 C 大型会议 D 特大型会议小型会议 出席的人数少则几人 多则几十人 但是一般不超过100人 中型会议 出席人数在100 1000人之间 大型会议 出席人数在1000 10000人之间 特大型会议 出席人数在10000人以上 如重大节日庆典

3、大型表彰 庆祝大会等 Part1会议类型 按照会议活动特征划分 A 商务型会议 B 政治性会议 C 展销会议 D 文化交流会议 E 度假型会议 F 专业学术会议商务型会议商务会议公司 企业因业务 管理 发展等需要而展开的会议被称为商务会议 商务会议一般对设施 环境和服务有较高的要求 消费标准也比较高 召开商务会议一般选择与公司形象大体一致或更高层次的饭店 政治性会议国际政治组织 国家和地方政府为某一政治议题召开的各种会议属于政治性会议 政治性会议根据内容需要一般采取大会和分组讨论等形式 展销会议各类展商及一些与会者除参加展览外 还会在饭店 会议中心等场所举办一些招待会 报告会 谈判会 签字仪式

4、 娱乐活动等 这些会议可以统称为展销会议 另外 一些大型企业或公司在饭店举行会议时 同时还会在饭店举办小型展销活动 这些会议也可划入展销会议范畴文化交流会议各种民间和政府组织组成的跨区域性的文化学习交流活动 常以考察 交流等形式出现 培训会议用一个会期对某类专业人员进行的有关业务理论培训 培训会议形式可采用讲座 讨论 演示等形式进行 度假型会议利用节假日 周末等时间组织人员边度假休闲 边参加会议 这样既能增强互相了解 增强机构的凝聚力 又能解决所面临的问题 度假型会议一般选择在风景 名胜地区的饭店或度假区举行 专业学术会议这类会议是某一领域具有一定专业技术的专家学者参加的会议 如专题研究会 学

5、术报告会 专家评审会等 Part1会议类型 按照会议性质和内容划分 Part1会议类型 新型和新颖会议类型 除以上提到的会议类型外 还有以下几种新型和新颖的会议类型 A 玻璃鱼缸式会议 B 辩论会 C 角色扮演 D 网络会议 玻璃鱼缸式会议这是一种非常独特的讨论会议类型 通常由6到8名与会者在台上或房间中心围成一圈 圈子中间留有一个空座 其他与会者只能作为观众坐在周围旁听 不能发言 只有那些坐在圈子里的人才可以发言 如果有观众想发言 他必须走到圈子里 坐在中间的那个空座上 发言完毕再回到原座位 辩论会辩论会是指两个人或两个团体就某一问题展开辩论 一方为正方 一方为反方 角色扮演一般人可能不会想

6、到开会时使用角色扮演这一会议形式 不过 根据讨论话题的不同 角色扮演有时会将一个问题诠释得更好 网络会议随着现代科技的发展和广泛运用 网络会议逐渐成为一种新的会议形式 网络会议使用的是一种被称为流动媒体的技术 由于是通过网络传递 所以不存在什么时间上的障碍 网络会议对公司召开培训会议非常有利 它不必再让有关人员乘坐飞机去往目的地 可以节省飞行 住宿 伙食 地面交通等许多费用 Part1会议类型 我们常接触的会议 Part2会议台型与布置 会议常用台型和会场布置详解 课桌式 教室式 会议室内将桌椅按排端正摆放或成 V 型摆放 按教室式布置会议室 每个座位的空间将根据桌子的大小而有所不同 此种桌型

7、摆设可针对会议室面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性 参会者可以有放置资料及记笔记的桌子 还可以最大限度容纳人数 适用于论坛 新闻发布会 研讨会 培训等等 这种形式便于听众作记录 剧院式 会议厅内面向讲台摆放一排排座椅 中间留有较宽的过道 特点 在留有过道的情况下 最大程度地摆放座椅 最大限度地将空间利用起来 在有限的空间里可以最大限度容纳人数 但参会者没有地方放资料 也没有桌子可用来记笔记 适用于新闻发布会 论坛 辩论会 启动仪式等等 Part2会议台型与布置 会议常用台型和会场布置详解 长方型 将会议室里的桌子摆成方形中空 前后不留缺口 椅子摆在桌子外围 通常桌子都会围上围裙 中间通常

8、会放置较矮的绿色植物 投影仪会有一个专用的小桌子放置在最前端 此种类型的摆桌常用于学术研讨会一类型的会议 前方设置主持人的位置 可分别在各个位置上摆放上麦克风 以方便不同位置的参会者发言 此种台型容纳人数较少 对会议室空间有一定的要求 围桌式 适用于公司年会 中式宴会晚宴 如答谢会 招待会 茶话会等等 围桌式 长方型 Part2会议台型与布置 会议常用台型和会场布置详解 U型 将桌子连接着摆放成长方形 在长方形的前方开口 椅子摆在桌子外围 通常开口处会摆放放置投影仪的桌子 中间通常会放置绿色植物以做装饰 不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围 多摆设几个麦克风以便自由发言 椅子套上椅套会显示

9、出较高的档次 U型 鸡尾酒会式 以酒会式摆桌 只摆放供应酒水 饮料及餐点的桌子 不摆设椅子 以自由交流为主的一种会议摆桌形式 自由的活动空间可以让参会者自由交流 构筑轻松自由的氛围会议摆台 鸡尾酒会式 其他种类 签字仪式 签字仪式 较为特殊的会议种类 适用签字类型的发布会 一般摆台分为台上台下两种 其他种类 会议的形式不是固定不变的 有时会有多种会议类型混用 如双U 就是把U型和课桌式结合一起 按照客人要求摆设的个性化会议种类日渐兴起 Part2会议台型与布置 如何选择会议场地 选择一个能让会议组织者和与会者都满意的会议及会议旅游活动场所非常重要 在实际中到底该怎样去挑选呢 在实际中 我们可以

10、参考以下几点来挑选场地 1 列出可供选择的清单 须制作一个会议场所清单表 清单表上需注明会议要求的所有重要条件 清单的合理设计不仅列出了备选对象 而且体现了对酒店的条件要求 便于对各个场所进行比较和选择 选择适合的会议场地 必须综合考虑当地可提供的会议资源状况 会议的程序 预计与会人数 与会人员背景 会议目的 目标以及与会者的偏好等因素 2 会议类型与场所的搭配 一般的 举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所 如公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点 如培训中心或其他宁静场所 重大的奖励 表彰型会议一定要有档次 要引人入胜 对于交易会和新产品展示会 则需要选择有展厅的

11、场所 还要求到达会场所在城市的交通必须便利 3 亲临现场实地考察 在决定场地之前最好进行一次现场参观 需要注意的是 参观不是想去就去的 首先我们要检查一下自己是否已具备了前提条件 例如 报价方已经接受和同意会议明细表中的各项事宜 报价方是候选名单中较好的一个 对报价方拟订的合同条款基本接受等 Part3会议设备 会议设备分类 Part3会议签到 会议签到是一项重要的会前工作 它是出席也是会中任务的重要内容之一 会议签到一般以下几种方法 簿式签到与会人员在会议工作人员预先备好的签到簿上按要求签置自己的姓名 表示到会 签到簿上的内容一般有姓名 职务 所代表的单位等 与会人员必须逐项填写 不得遗漏

12、优点是利于保存 便于查找 缺点是这种方法只适用于小型会议 一些大型会议 参加会议的人数很多 采用簿式签到就不太方便 证卡签到会议工作员将印好的签到证事先发给每们与会人员 签证卡上一般印有会议的名称 日期 座次号 编号等 与会人员在签证卡上写好自己的姓名 进入会场时 将签证卡交给会议工作人员 表示到会 优点是比较方便 避免临开会时签到造成拥挤 缺点是不便保存查找 证卡签到多用于大中型会议 会议工作人员代为签到会议工作人员事先制定好参加本次会议的花名册 开会时 来一人就在该人名单后画上记号 表示到会 缺席和请假人员也要用规定的记号表示 例如 表示到会 用 表示缺席 用 0 表示请假等 电子签到还有

13、一种可以自助使用的签到软件 这是一款普及型的数字会务工具 满足会议现场的电子签到 短信通知 智能抽奖等基本需要 主要使用对象是商务会议 学术会议 休闲聚会 培训活动 娱乐体育等活动的组织者 如今市面上已有的电子签到客户端有31签到软件 使用者只要具备网络 电脑 31签到软件 即可轻松实现快速 准确的电子签到 即时掌控现场情况 Part3会议人员要求 礼仪的标准 服饰礼仪 Part3会议人员要求 礼仪的标准 仪容礼仪 仪态 Part3会议人员要求 礼仪的标准 语言礼仪 Part3会议人员要求 Part3会议人员要求 Part3会议人员要求 Part3会议人员要求 Part3会议人员要求 Part

14、3会议人员要求 主持人的标准 根据会议所需不同 对主持人的知名度也不同 相对于大型活动更多需要专业度与知名度较高的电视台主持人 会议中 谁最重要 主持人 发言人 参与人 组织者 Part3会议组织与策划 组织者 目标 从会议组织者的角度了解会议的基本流程明确会议组织中的注意事项和基本原则分享以往会议组织中的得与失 为更好的组织会议做好准备 Part3会议组织与策划 目录 会议的基本流程 1 会议组织的注意事项 2 会议组织的基本原则 3 突发事件预防与处理 4 Part3会议组织与策划 一 会议的基本流程 Part3会议组织与策划 1 会前准备 会前准备工作是会议管理的第一步 对会议做出事先安

15、排与充分准备 是实现会议目的的重要条件 无论会议大小 如会前准备充分 就能事半功倍 有备无患 确认会议的基本信息制定会议计划会场布置提出预防措施 Part3会议组织与策划 确认会议的基本信息 会议主题 会议时间 会议地点 参会人员 会议目标 会议形式 会议预算 Part3会议组织与策划 2 会中执行 根据会议计划完成分配的职责 了解会议需求及时提供方便 观察参会者情绪和反馈 弥补不足之处 认真记录会议内容 以备执行 相互协助 配合解决突发事件 Part3会议组织与策划 会议中可能出现的问题 Part3会议组织与策划 3 会后总结跟进 安排参会者相互交流的场所和机会了解参会者的意见和建议 内容

16、组织 及时编辑会议资料整理后下发至相关人员手中 如会议纪要 会议简报 根进会议决议的根进执行结果反省会议组织中的收获与不足 优点 问题 原因 改善 Part3会议组织与策划 Part3会议组织与策划 二 会议组织的注意事项 1 场地选择 根据客户需求明确会议的场地要求城市 区域 会场级别 场地大小 场型 设备 周边环境 根据场地要求和预算列出备选方案场地 联系人 基本信息 价格 优劣势分析 推荐了解周边环境如 客户距离 交通环境 娱乐条件 Part3会议组织与策划 2 会议通知 通知的基本内容 客户需求表明后勤的关联信息 食宿安排 交通 后勤联系人与会者需要做哪些准备工作 会前再提醒准备工作 日程等 通知的形式 邮件电话短信通知的常见附件会议资料日程表 交通图 参与人名单通讯录分房信息 航班及接送机安排 周边活动地点联系方式 Part3会议组织与策划 3 会场布置 场型的确认资料的准备和确认打印文件 PPT等设备的准备和确认投影 相机 音频线 麦克 白板 笔 其他物品的准备和确认横幅 X展架等宣传品 鲜花 茶歇 Part3会议组织与策划 会议的准备和确认 XX会议工作准备单负责人 酒店