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1、应用文书写作与处理 应用文书 今天我们学点什么 教学目的 一 学习和掌握 必需 够用 的应用文写作 特别是公文写作 的基本理论和基础知识 二 能熟练写出符合国家政策法令 观点正确 内容充实 结构合理 层次分明 表达清晰 语言得体 标点正确的各类常用应用文书 本讲义主要考虑公文 三 能准确的阅读 评鉴一篇应用文书 能对具体的应用文书就观点 材料 结构 格式 语言等方面加以分析评鉴 1 应用文书概述 基本含义 概念 分类和特点 2 公文的特点 作用3 常用文种的写作规范 要领4 公文格式方面的有关规定5 行文规则方面的有关规定6 公文办理方面的有关规定7 公文管理方面的有关规定8 如何写出高质量的
2、公文9 如何正确对待公文写作 本讲义主要分为以下几部分 目录 最新应用文写作 为什么学习应用文书写作 1 开展工作的需要 应用文书使用范围涉及各行各业 各类工作业务的方方面面 任何管理活动和相关业务几乎都离不开应用文书的写作 为提高工作效率 实现应用文书管理 特别是公务文书的规范化 科学化 无论是机关单位的工作人员 企业从事管理工作 或是生产岗位的同志都有必要学习和掌握应用文书写作知识 打好写作基础 练就扎实的基本功 为在岗位上成才 有所作为 实现自身价值奠定基础 此外 加强政务工作的规范化建设 更是提高办公室部门运转质量和服务水平的根本所在 2 提高自身素质和实际工作技能的需要 作为开展工作
3、的一种极其重要的手段和工具 无论是哪一机关 单位 部门 都要使用公文来指导和推动工作 上至领导机关 下至基层单位 都离不开应用文书 应用文书特别是行政公文是各种实用文章体式中使用频率最多 使用范围最广泛的文体 因此 提高应用文书写作水平是提高工作人员 员工素质的应有内涵 应用文书写作已成为人们就业 参与竞争的重要手段 建功立业的必要组成部分 是在现阶段 新形势下对机关 企事业单位的工作人员 员工基本素质的客观的 内在要求 是考核各级 各类工作 管理人员包括一些领导干部的综合指标的一项重要内容 3 提高机关应用文书管理水平的需要 一是文种使用不规范 对文种的写作特点 适用范围了解不够 混用 误用
4、文种现象较为普遍 二是公文用语 公文结构格式 公文处理程序不规范 缺乏正确的理论指导 有的机关 单位过于随意 三是文字表达能力差 这也是导致公文质量低 应用文写作水平不高的主要原因 应用文书写作 是写作学的一个重要分支 写作的概念 应用文书写作 是以实用为目的的写作 应用文书的概念 又称文书 是机关 团体 企事业单位和个人 在日常工作 学习和生活中 为办理公私事务而形成并使用的 具有实用价值和一定惯用文章体式的文字信息载体 本文的研究对象 主要是机关 团体 单位和个人由于公务 业务活动而使用的应用文书及应用文书写作 它包括带有法定性的公文 还包括一般应用文 应用文书的文章体裁 种类繁多 由于标
5、准不同 它的分类也不尽相同 一 应用文书概述 最新应用文写作 关于应用文概念的几种说法 台湾 张仁青教授在 应用文 一书中说 凡个人与个人之间 或机关团体与机关团体之间 或个人与机关团体之间 互相往来所使用之特定形式之文字 而为社会大众所遵循 共同使用者 谓之应用文 香港学者陈耀南 现代应用文写作 凡个人 团体 机关相互之间 公私往来 用约定俗成的题材和术语写作 以资交际和信守的文字 都叫应用文 内地 洪威雷教授在 应用文写作学概论 一书中说 应用文是社会团体 政党 国家 机关 企事业单位和人们在日常工作 生活中 为处理公私事务而经常使用的具有某些比较固定格式的一种实用文体 综合看 不同专家
6、学者对应用文的界说 概括 有相同之处 也有相异之处 在文字表述上相同的是 个人 团体 机关 在意思上相似的是 约定俗成的体裁 特定形式 比较固定的格式 公私往来 处理公私事务 互相往来 实际上 应用文 就是 应付 生活 用 于实务的 文章 既明确 又简练 更符合信息化时代的要求 约翰 奈斯比特教授认为 人人应具备 应付 日常工作和生活所需要的应用文写作的能力 从字面上分析 应用文 重在 应用 两字 这是区别其它文体最主要的特征 应者 对应 适应 应承 应制 应付也 用者 派用 需用 运用 实用也 如果再抓住应用文的 管理 交际 信守 等功用 综合一国三地对应用文的表述 应用文的概念就会明确起来
7、了 尽管一国三地所使用的文种称谓有所不同 但对应用文这一词的界定 概述是可以统一起来的 根据应用文书的特点 作用 写作规律 把应用文书分成行政公文 机关事务文书 公关礼仪文书 财经文书 法律诉讼文书和科技文书 新闻宣传 专业论文 法规与规章文书 应用文书的文章体裁 种类繁多 由于标准不同 它的分类也不尽相同 从来源上分 对外文书 发文 收来文书 收文 内部文书 从作用上分 指挥性文书 规范性文书 报请性文书 知照性文书 记录性文书 最新应用文写作 应用文书的分类 从行文关系或行文方向上分 上行文 平行文 下行文 泛行文 从处理要求上分 应用文书又可作多种划分有需办件 参阅件 从时间处理要求分
8、有特急件 急件 平件从保密处理要求分 有机密件 普通件等 应用文体有着极为广泛的使用范围 它既可以办理公务又可以处理个人事务 公务 包括传达和贯彻党的方针 政策 发布法规 请示和答复问题 指导和商洽工作 报告情况 交流经验等等 个人事务 应用广泛 已成为社会生活的纽带 现代应用文写作 应用文的种类 日常文书类事务文书类公务文书类礼仪文书类经济文书类科技文书类涉外文书类司法文书类新闻报道类 应用文的特点 1 鲜明的实用性 就是为了解决工作和生活中人们沟通信息时 需要解决的实际问题 2 内容的真实性 写作时必须坚持实事求是的原则 来不得半点虚构 3 格式的规范性 写文章贵在创新 而应用文则不然 其
9、写作格式就不允许创新 有严格的规范性 4 语体的独特性 语言具有准确性 简明性 质朴性和庄重性 其表达方式以叙述 说明为主 以议论为辅 应用文的作用 宣传指导作用沟通协调作用总结提高作用积累凭证作用立命处世作用 应用文的主旨1 主旨的含义通过一篇应用文的全部内容表现出来的基本观点 看法 意见 主张或主要问题 就是应用文的主旨 2 主旨的要求正确 主旨正确 是写好应用文的前提 鲜明 主旨鲜明 是为了确保主旨的统帅作用 客观 主旨客观 是因为应用文不同于其他文体 特别强调客观 真实 集中 主旨集中 指的是应用文只能一个主旨 要求主旨单一 集中 突出 现代应用文写作 3 主旨的表现形式 1 标题明旨
10、即用文章的标题直接概括出主旨 使读者一目了然 如 立即刹住用公款请客送礼 吃请受礼的歪风 中共中央纪律委员会通报 这个通报就采用了标题现旨的形式 集中体现了通报的主旨 2 开头明旨即在文章开头写明主旨 以统帅全文 3 文中明旨即在文章的主体部分直接或间接地显现主旨 4 篇末点旨即在文章的结尾点明主旨 应用文的材料写文章要用材料 一是叫 素材 指现实生活中搜集 积累起来的人 事 情况 数据 道理 二是叫 题材 指经过选择写进了文章里的人 事 情况 数据 道理 材料的种类 按内容可分为政治材料 经济材料 军事材料等 按时间可分为现实材料 历史材料 按联系可分为纵向材料 横向材料 按性质可分为感性材
11、料 理性材料或正面材料 反面材料 按来源可分为直接材料 间接材料 按范围可分为概貌材料 典型材料 材料的搜集途径和方法1 观察 搜集材料的重要途径之一 是写好应用文的基础和前提 2 感受 所谓感受就是通过五官感受生活 去获取事物的有关属性 经过综合分析 形成对事物的总体印象 3 调查 调查是带有特定意图的定向观察 它比一般观察更有计划 更有组织 更有目的 4 查阅 查阅可突破时空限制 可间接利用其他研究者的成果 节省大量的时间和人力 但应该注意其真实性和可靠性 进行核实 争取准确无误并注明出处 应用文材料的选择一要切题 材料为主题服务 主题是材料的统帅 因此 选材必须按照主题的需要来选择材料
12、二要真实 真实是文章的生命 因此选材必须以真实为前提 所用的材料要确凿无误 持之有据 人 事 物 地名和数据以及引文都要真实准确 三要典型 材料典型是选材必备要求 因此选材必须选择那些特征鲜明 代表性突出 能以一当十 最能反映问题 揭示事物本质和规律的材料 用来表现文章的主题 四要新颖 文章贵在 新 深 奇 其中的 新 指的是立意新 题材新 角度新和材料新 什么是表达方式 表达方式就是作者将内容传达出来所运用的方法和手段 由于社会生活本身是复杂的 对社会生活的认知 也需要有各种各样的认识方式和反映方式 这些认识方式和反映方式 在转换为语言进行传达的时候 就是表达方式 如果反映的对象是事物的运动
13、过程 我们就需要用叙述的方式 叙述就是对事件发展变化过程的叙说和交代 如果反映的对象是事物栩栩如生的外貌和形态 我们就需要用描写的方式 描写是将事物的状貌 情态描绘出来 活生生地再现给读者的一种表达方式 如果表达的对象是作者的思想观点 理性认识 就要采用议论的方式 议论是对某一事物或问题发表见解 表明自己的观点和态度的表达方式 如果表达的对象是作者的情感 就要采用抒情的方式 抒情就是对内心情感的抒发 如果表达的对象是某种知识 也就是对一个事物或事理的科学认知 就要采用说明的方式 说明是把事物的形状 性质 特征 成因 关系 功用等解说清楚的表达方式 又称行政机关公文 简称公文或 公务文书 是党政
14、机关 社会团体 企事业单位在进行公务活动时使用的具有法定效力和规范格式的文书 具备了以下几个条件才能算作公文 1 首先 公文是在公务活动中使用并形成的 是为了处理公务 不是为了办理私事的 2 它的使用范围仅限于党政机关 人民团体 企事业单位 而不是个人 3 它是具有特定格式的文字材料 它不同于普通的文字材料 从标题到落款 从内容到文面 从用纸到标记都有特定的要求 二 行政公文的概念 特点 作用 公文的常用表达方式对一般文章而言 表达方式是文章体裁的重要标志 叙述描写用得多 就是记叙文 议论用得多 就是议论文 抒情用得多 就是抒情文 说明用得多 就是说明文 对于公文来说 所用的表达方式 主要是叙
15、述 议论 说明三种 而且 公文都属于应用文 不能用通常的记叙 议论 说明三大文体的标准去分类 在公文内部 虽然表达方式有时仍可作为区分公文内部不同文体的参考因素 如决议 议论成份就比较多 通报 叙事的成份较多 但在多数情况下 公文对表达方式是综合运用的 在一篇公文中 叙述 议论 说明三种表达方式 常常水乳交融 无法绝然分开 公文的种类 根据 国家行政机关公文处理办法 规定 行政公文分13种 企事业单位 人民团体也常酌情比照使用这些行政公文 13种行政公文 依其特点 作用 又可分为几个小类 领导指导性公文 这类公文包括命令 令 意见 决定 通知 通报 批复 会议纪要七种 以行文关系或行文方向为标
16、准划分 领导指导性公文属于下行文 呈报性公文 这类公文包括议案 报告 请示 意见四种 公文的种类 以行文关系或行文方向为标准划分 呈报性公文属于上行文 公布性公文 这类公文包括公告 通告两种 以行文关系或行文方向为标准划分 公布性公文属于泛行文 商洽性公文 商洽性公文只有函一种 函多作平行文 1 鲜明的政治性和政策性 法定的权威性 规范性和行政约束力 2 固定的写作格式和处理程序 3 特定的作者和较强的时效性 单纯的结构和缕晰的条文 最新应用文写作 1 领导和指导作用 上级机关发给下级机关的公文 都具有领导和指导作用 2 行为规范作用 相当一部分公文 体现了政府机关对人们行为的要求 要求人们坚决执行 3 宣传和教育作用 有些政策规定本身就是最好的宣传 而传达贯彻党和国家的方针政策又是公文所负的重要任务 4 联系知照作用 有关机关之间的许多工作是通过公文进行联系 协调的5 依据和凭证作用 各种公文都反映了制发机关的意图 都具有法定的效力 受文机关则以此作为处理工作 解决问题的依据 公文的作用 对公文语言的要求 1 准确 这是对公文语言的最基本要求 包括用词准确 语言准确 语言得体 2 精
