《精编》办公中的演示文稿制作

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1、第5章 办公中的演示文稿制作 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 2 本章内容介绍 在一些办公业务中 如会议发言 单位介绍 产品说明等 经常有一些复杂的内容难以用语言描述 此时最好的办法是事先准备一些带有文字 图形 图表甚至视频 动画的演示文稿 用来阐明论点 然后在面向观众播放这些幻灯片的同时 进行更详细的讲解 本章主要介绍如何利用Office中的PowerPoint制作和播放演示文稿 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 3 本章主要知识点 PowerPoint功能及其主要术语演示文稿的创建方法演示文稿中文字的编排演示文稿中各种对象的添加演示文稿的编辑与修饰演示文稿

2、的放映设置演示文稿的显示与打印 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 4 5 1演示文稿简介及本章实例说明 1 演示文稿的适用场所当进行学术交流 产品展示 工作汇报等场合需要介绍一个计划 一个观点或做报告进行演讲时 最好的办法是事先准备一些带有文字和图表的幻灯片 用来阐明自已的主要论点 然后在面向观众播放这些幻幻灯片的同时 进行更详细的讲解 Office中的PowerPoint就是这样一种工具 它可以制作内容丰富多采 效果生动活泼的的演示文稿 2 PowerPoint制作幻灯片的功能特点 1 可以作为屏幕演示 2 可以制作投影机幻灯片及35毫米专业幻灯片 3 可以同时制作讲义 备注

3、和大纲 并且可以在演示中作记号 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 5 3 PowerPoint制作演示文稿时的几个术语 1 演示文稿 PowerPoint文件称为演示文稿 默认扩展名为 ppt 2 对象 是PowerPoint幻灯片的组成元素 3 版式 是幻灯片中指对象的布局格式 4 母版 母版包含着每个页面上所需要显示的对象 5 配色方案 是一组可以用于演示文稿的预设颜色 也可用于表格和图表 6 模板 是一个已经保存的演示文稿文件 4 本章实例说明贯穿本章的实例是制作一家名为 中原旅游集团公司 的公司演示文稿 其目的是通过宣传公司形象来扩大公司的知名度 让消费者充分了解本公司

4、 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 6 5 2演示文稿的创建 本节主要内容PowerPoint的启动 退出与界面组合快速创建演示文稿框架幻灯片中文字的编排幻灯片中多媒体对象的添加幻灯片中旁白的录制幻灯片中表格与图表的添加幻灯片中组织结构及其他对象的添加 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 7 PowerPoint的启动 退出与界面组合 首先介绍PowerPoint的启动 退出 窗口界面组成及各组成部分的主要作用 本章适用的软件版本为PowerPoint2002 以下都简称为PowerPoint 不再说明 同其他应用程序一样 启动PowerPoint有许多方法 常用

5、的有以下两种 第一种 双击Windows桌面上的快捷方式 MicrosoftPowerPoint 图标 第二种 选择单击 开始 程序 MicrosoftPowerPoint 命令 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 8 PowerPoint的启动界面组成 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 9 快速创建演示文稿框架 快速创建演示文稿框架的方法有三种 第一种方法是利用 内容提示向导 创建 是初学者的最佳方法 它将创建演示文稿的过程及每步应该进行的操作步骤化 用户只需根据提示进行操作即可 第二种方法是利用 空演示文稿 创建 空演示文稿 没有文字内容和背景颜色 只有框架

6、幻灯片的背景以及配色都要由用户自己设计 此方法适合能够熟练地使用PowerPoint的用户 第三种方法 也是用户使用较多的方法是利用 设计模板 创建演示文稿 设计模板包含了一个预定义好格式和配色方案的演示文稿 一旦选择了一个符合设计的演示风格的设计模板后 只要根据自己的演示主题 选择版式 加入相应的文字即可 操作非常方便 快捷 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 10 幻灯片中文字的编排 演示文稿通常是由一系列具有主题的幻灯片组成 演示文稿能否充分反映主题 说明问题 文本是最基本的手段 创建好演示文稿框架后 接着就要向幻灯片中输入文本 1 在演示文稿中直接输入文字幻灯片一般分为两

7、个部分 标题区和主体区 标题区用于输入每张幻灯片的标题 主体区用于输入幻灯片要展示的文字信息 2 主体区中文本的输入单击幻灯片的主体区 在光标处输入文本 当输入的文本超过文本框的长度且文本为一个段落且时 不要按Enter键 让文本自动换行 输入完一个段落的文字时再按Enter键 若要调整文本的层次可单击窗口左侧的 按钮 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 11 幻灯片中多媒体对象的添加 在幻灯片中加入图片 声音 影片 自己绘制图形 艺术字等多媒体对象 对于增强幻灯片的可视性和生动性有很大的好处 下面介绍在幻灯片中添加各种对象的方法 1 添加图片可以在已经输入过文字后的幻灯片中加入

8、图片 2 添加图形如果想在已有的幻灯片中加入自己绘制的图形 与插入图形类似 操作时 首先在幻灯片视图中打开所要加入图形的幻灯片 然后利用 绘图工具栏 上的各种绘图工具和自选图形在幻灯片上绘图 或者选择 插入 图片 自选图形 命令 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 12 3 添加艺术字可以在已有的幻灯片中加入艺术字 如图5 11所示 为在第1张幻灯片中插入艺术字的效果 以此为例 说明幻灯片中添加艺术字的方法 4 添加声音和影片为了增加幻灯片的播放效果 烘托幻灯片的场景 还可以把声音或影片添加到幻灯片中 在放映幻灯片时 这些多媒体对象会自动播放 办公自动化实用技术 电子教案 中国水

9、利水电出版社 13 幻灯片中旁白的录制 旁白是演示文稿设计者用话筒录制的讲解声音 录制旁白的操作步骤如下 1 选择要添加旁白的幻灯片 选择单击 幻灯片放映 录制旁白 命令中的 录制旁白 对话框 2 单击 设置话筒级别 在弹出 话筒检查 对话框中 检查话筒的录音效果 然后单击 确定 按钮 3 在 录制旁白 对话框中 单击 更改质量 按钮 弹出 选择声音 对话框 从中设置声音的各项指标 单击 确定 按钮 4 单击 录制旁白 对话框中的 确定 按钮 开始在放映幻灯片的过程中录制旁白 录制完一张幻灯片的旁白后 单击鼠标左键 接着录制下一张 5 全部录制完毕 弹出消息框 询问是否将幻灯片的排练时间保存

10、可单击 保存 或 不保存 按钮 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 14 幻灯片中表格与图表的添加 1 添加表格如果是新增幻灯片 就在打开的 新幻灯片 对话框中 选择带有 表格 的版式 然后双击 表格 占位符 即可根据需要进行表格设置 从而添加表格 如果想在已有的幻灯片中加入表格 可以单击工具栏上的 插入表格 按钮或选择单击 插入 表格 命令项 2 添加图表如果是新增幻灯片 就在打开的 新幻灯片 对话框中 选择带 图表 的版式 然后双击 图表 占位符 即可根据需要进行图表数据输入 从而添加相应图表 如果想在已有的幻灯片中加入图表 可以单击工具栏上的 插入图表 按钮或选择单击 插入

11、 图表 命令项 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 15 幻灯片中组织结构及其他对象的添加 1 添加组织结构图组织结构图是用来反映组织内部人员结构和组织层次的图示 利用组织结构图可以清晰地描述组织内部的各种关系 使复杂的信息简单化2 添加其他对象为了让演示文稿更具说服力 有时候还需要加入一些公式 Excel图表 Word文档 AutoCAD图形 Flash动画等 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 16 3 演示文稿的修饰与编辑 幻灯片中对象的编辑幻灯片的复制 移动和删除演示文稿模板的设计和更换幻灯片版式的更新幻灯片背景的修改幻灯片配色方案的修改演示文稿母版的设计页

12、眉页脚的添加 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 17 幻灯片中对象的编辑 1 前面已经介绍过 PowerPoint幻灯片实际上包含的是各个对象 如文字 图形 图表 表格等 这些对象的缩放 复制 移动 删除操作基本上相同 1 缩放选择所要缩放的对象 这时对象周围会出现控制点 将鼠标移动到控制点上 会变成双向箭头状 这时拖曳鼠标可以进行缩放操作 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 18 幻灯片中对象的编辑 2 2 复制 1 工具栏方法 选择所要复制的对象 单击常用工具栏 复制 钮 然后将光标置于目的位置 单击常用工具栏 粘贴 钮 对象被粘贴到目的位置 完成操作 2 菜

13、单的方法 首先选择所要复制的对象 单击 编辑 菜单中的 复制 项 然后将光标置于目的位置 在单击选择 编辑 菜单中的 粘贴 项 完成操作 3 鼠标拖曳的方法 首先选择要复制的对象 然后按下Ctrl键的同时 拖曳鼠标到目的位置 最后松开鼠标 完成操作 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 19 幻灯片中对象的编辑 3 3 移动与复制操作相似 都是用工具栏按钮的方法和菜单的方法 菜单法 选择 编辑 菜单中的 剪切 项 鼠标拖曳的方法 直接拖曳对象到目的位置 4 删除选取对象 按Del键 或选择 编辑 菜单中的 清除 项 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 20 演示文稿模

14、板的设计和更换 1 幻灯片制作过程中 有时往往需要重新编排幻灯片的顺序 进行复制 移动 删除幻灯片的操作 这时最好的方法是在 幻灯片浏览视图 中进行操作 即先选择 视图 菜单中的 幻灯片浏览 项 或单击屏幕下方左侧第2个按钮 切换为幻灯片浏览视图 1 复制操作 1 工具栏按钮的方法 单击工具栏 复制 钮 将光标置于目的位置 单击工具栏 粘贴 钮 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 21 演示文稿模板的设计和更换 2 2 菜单的方法 选择 编辑 菜单中的 复制 项 将光标置于目的位置 选择 编辑 菜单中的 粘贴 项 3 鼠标拖曳的方法 按下Ctrl键同时 拖曳鼠标到目的位置 拖动时

15、幻灯片旁边出现的竖线指示的就是放置的位置 2 移动操作与复制操作相似 都是用工具栏按钮的方法和菜单的方法 菜单法 选择 编辑 菜单中的 剪切 项 鼠标拖曳的方法 直接拖曳鼠标到目的位置 3 删除操作选定需要删除的幻灯片 按Del键即可 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 22 幻灯片版式的更新 在幻灯片制作过程中 可以修改演示文稿的风格 更换或者自己设计模板 要自己设计演示文稿模板 建立演示文稿时 选择 空的演示文稿 然后 自己就可以在空的幻灯片上自由设计 更换演示文稿模板的视图窗格 可以单击格式工具栏的 幻灯片设计 按钮 也可以选择单击 格式 幻灯片设计 命令 以上两种方法都可

16、以打开 幻灯片设计 视图窗格 从模板文件列表中选择一个模板 从其快捷菜单中选择 应用于所有幻灯片 或 应用于选定幻灯片 选项 即可完成模板的局部或者全部更换 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 23 幻灯片背景的修改 模板所规定的背景是可以修改的 包括背景颜色和背景图案 操作步骤如下 选择 格式 菜单中的 背景 项 打开 背景 对话框 在背景填充下面的背景颜色列表中 选择颜色块 可以修改背景颜色 如果选择 填充效果 将打开 填充效果 对话框 此时 选择 过渡 纹理 图案 图片 标签 可以分别制作逐渐变色 背景纹理 背景图案 背景图片的效果 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 24 幻灯片配色方案的修改 1 配色方案是由文本颜色 背景颜色等八种颜色组成的一组用于演示文稿的预设颜色方案 每一个模板都有一个标准的配色方案 一个配色方案可应用于一个或多个幻灯片 在设计幻灯片时可以改变其标准配色方案 操作步骤如下 1 单击任务窗格标题栏右侧的 按钮 在下拉菜单中选择 幻灯片设计 配色方案 任务窗格变为 幻灯片设计 配色方案 为其主要显示内容 2 在 应用配色方案 列表